Les entreprises tiennent un livre de caisse pour enregistrer les transactions en espèces ainsi que les transactions bancaires. Un livre de caisse a une colonne de caisse qui montre l’argent disponible dans l’entreprise et une colonne de banque qui montre l’argent à la banque.La banque tient également un compte pour chaque client dans leurs livres. Tous les dépôts sont enregistrés au crédit du compte du client et les retraits sont enregistrés au débit de son compte. Un relevé de compte est envoyé régulièrement aux clients par la banque. Parfois, les soldes bancaires figurant dans le livre de caisse et le relevé bancaire ne correspondent pas. Si le solde disponible dans le livret ne correspond pas à la colonne banque du livre de caisse, l’entreprise doit en identifier les raisons. Pour réconcilier les soldes figurant dans le livre de caisse et le livret, un état de rapprochement est préparé, connu sous le nom de Bank Reconciliation Statement ou BRS. En d’autres termes, le BRS est un état qui est préparé pour réconcilier la différence entre les soldes selon la colonne banque du livre de caisse et le livret à une date donnée.
Pourquoi préparer un BRS ?
Il n’est pas obligatoire de préparer un BRS et il n’y a pas de date fixe pour préparer le BRS. Le BRS est préparé sur une base périodique pour vérifier que les transactions liées aux banques sont enregistrées correctement dans la colonne banque du livre de caisse et également par la banque dans ses livres. Le BRS aide à détecter les erreurs dans l’enregistrement des transactions et à déterminer le solde bancaire exact à une date spécifiée.
Comment préparer un BRS
- La première étape consiste à comparer les soldes d’ouverture de la colonne banque du livre de caisse ainsi que du relevé bancaire ; ceux-ci pourraient être différents en raison de chèques non crédités ou non présentés d’une période précédente.
- Maintenant, comparez le côté crédit du relevé bancaire avec le côté débit de la colonne banque du livre de caisse et le côté débit du relevé bancaire avec le côté crédit de la colonne banque du livre de caisse. Placez une coche contre tous les éléments apparaissant dans les deux enregistrements.
- Analysez les entrées à la fois dans la colonne banque du livre de caisse ainsi que dans le livre de passe et recherchez les entrées qui ont été oubliées pour être enregistrées dans la colonne banque du livre de caisse. Faites une liste de ces écritures et faites les ajustements nécessaires dans le livre de caisse.
- Corrigez si des erreurs ou des fautes apparaissent dans le livre de caisse.
- Calculez le solde corrigé et révisé de la colonne banque du livre de caisse.
- Maintenant, commencez l’état de rapprochement bancaire avec le solde actualisé du livre de caisse.
- Ajoutez les chèques non présentés (chèques qui sont émis par l’entreprise commerciale à ses créanciers ou fournisseurs mais qui ne sont pas présentés pour paiement – Charges) et déduisez les chèques non crédités (chèques versés à la banque mais pas encore encaissés – Produits).
- Faites tous les ajustements nécessaires pour les erreurs bancaires. Dans le cas où l’état de rapprochement bancaire commence par le solde débiteur selon la colonne banque du livre de caisse, ajouter tous les montants crédités par erreur par la banque et déduire tous les montants crédités par erreur par la banque. Faites l’inverse dans le cas où son commencer par le solde créditeur.
- Le chiffre résultant doit être égal au solde selon le relevé bancaire.
Bénéfices de la préparation d’un BRS
Les erreurs comptables pourraient conduire à des circonstances plus qu’embarrassantes lorsque les chèques rebondissent ou que les entreprises commencent à recevoir des appels ennuyeux de créanciers ou de fournisseurs pour des paiements qui sont déjà libérés. Les rapprochements bancaires vous aident à repérer les fraudes et à réduire le risque de transactions qui pourraient entraîner des pénalités et des frais de retard. Le BRS offre plusieurs avantages à une entreprise, notamment :
Détecter les erreurs : Un rapprochement bancaire vous aide à repérer les erreurs comptables qui sont communes à toutes les entreprises. Ces erreurs comprennent des erreurs telles que l’addition et la soustraction, les paiements manqués et les doubles paiements.
Le suivi des intérêts et des frais : les banques pourraient ajouter des paiements d’intérêts, des frais ou des pénalités sur votre compte. Le rapprochement bancaire mensuel vous permet d’ajouter ou de soustraire ces montants dans vos livres.
Détecter la fraude : Vous ne pourrez peut-être pas empêcher les employés de voler votre argent une fois, cependant, vous pourriez l’empêcher à l’avenir. L’état des rapprochements bancaires vous aide à détecter et à repérer les transactions frauduleuses. Il est conseillé d’employer une personne indépendante pour effectuer les rapprochements afin d’empêcher l’employé comptable de falsifier vos livres et vos rapprochements.
Suivre les créances : Le BRS vous permet de confirmer toutes vos recettes, vous aidant à éviter les situations embarrassantes et identifiant également les entrées pour les recettes que vous n’avez pas déposées.
Conseils pour assurer un BRS efficace
1. Tout d’abord, il est essentiel d’avoir en main toute la documentation et les informations requises. Autrement dit, si toute la documentation et les informations requises sont à votre disposition, vous avez une meilleure vision des choses.2. Éviter les erreurs courantes, telles que :
a. Erreur relative à la duplication des entrées.
b. Non comptabilisation d’une transaction qui entraînerait une différence égale au montant manqué
c. Des erreurs lors de la saisie des virgules et des points, qui causent des écarts qui, pourraient avoir une valeur importante. Par exemple, au lieu d’entrer 2 401,30 INR, entrer 240,13 INR.
d. Des erreurs de transposition lors de la saisie des chiffres dans les livres. Par exemple, au lieu d’entrer INR 221,200, entrer INR 212,200.
3. Les banques peuvent aussi faire des erreurs : Il est possible que votre banque ait commis une erreur. Elle peut débiter des montants incorrects de votre compte, ou créditer des dépôts qui ne vous appartiennent pas. C’est pourquoi, en cas d’erreurs pour lesquelles vous ne trouvez pas d’explications, ou pour lesquelles vous avez un doute, le mieux est de consulter votre banque.4. Rapprocher les éléments : Lister les différences et les réconcilier puis les oublier est possible. Si les différences continuent à s’accumuler sans qu’aucune mesure ne soit prise, votre rapprochement bancaire perd tout son sens. Il est nécessaire de contrôler en permanence les transactions réconciliées afin qu’elles apparaissent correctement dans la colonne banque du livre de caisse et dans le relevé bancaire.