Üzleti kommunikációs készségek vezetőknek

Az információ korában hatalmas mennyiségű adatot kell feldolgozni, és ugyanilyen nagyszámú grafikon és diagram áll rendelkezésre az adatok történetének bemutatására. Íme néhány a leggyakrabban használt grafikonok közül, és az azokkal elmesélhető történetek fajtái.

Numerikus adatgrafikonok

Mondjunk néhányat a numerikus grafikonok leggyakoribb típusai közül:

• Sávdiagramok
• Vonaldiagramok
• Tortadiagramok
• Soros összehasonlító diagramok

Sávdiagramok

A sávdiagramok kategóriák összehasonlítására szolgálnak. Az x-tengelyt (a grafikon alján lévő vízszintes vonalat) általában a kategóriák feltüntetésére használják: ebben az esetben az általános egészségügyi kiadásokkal rendelkező országok 2015-ben. Az y-tengely (a függőleges vonal) itt nincs jelölve, de egyértelműen a milliókban elköltött dollárokat mutatja. Minél magasabb a sáv, annál több dollárt költöttek. Ez a diagram világosan mutatja, hogy az Egyesült Államok többet költ egészségügyi ellátásra egy lakosra vetítve, mint más országok. Ezt a diagramon a kontrasztos színű sávok egyértelműen jelzik. Nem lehet nem észrevenni – megtöri a mintát, és a merész szín vonzza a tekintetet.

1. ábra. Egy példa egy oszlopdiagramra

Vonaldiagram

Az oszlopdiagramokhoz hasonlóan a vonaldiagramok is kategóriákat hasonlítanak össze, de leggyakrabban trendek bemutatására használják őket. Mivel az x-tengely gyakran az idő múlását mutatja, a grafikonon ábrázolt adatpontok a kérdéses kategóriák emelkedő vagy csökkenő tendenciáját mutatják.

2. ábra. Egy példa egy vonaldiagramra

A fenti vonaldiagram a közösségi média forgalmi trendjeit szemlélteti. Minden egyes közösségi médiaszervezetet más-más színű vonal ábrázol. Az x-tengely az idő múlását, az y-tengely pedig az egyes szervezetek által megragadott médiaforgalom százalékos arányát mutatja. A grafikonon látható, hogy a Facebook forgalma emelkedő tendenciát mutat, míg a Pinterestnél hullámvölgyek tapasztalhatók. A harmadik helyen álló Twitter forgalma viszonylag stagnál.

Pie Charts

3. ábra. Példa egy kördiagramra

A kördiagramok az adatok összetételét, vagyis egy egész darabjait mutatják. Ez lehet olyan egyszerű, mint “az itteni csapat 50 százalékban férfiakból és 50 százalékban nőkből áll” vagy “az eladásaink 30 százalékban szépirodalmi könyvekből és 70 százalékban nem szépirodalmi könyvekből állnak.”

A 3. ábrán az egész torta (az egész kör) az üzletben eladott összes terméket jelenti; a torta darabjai azt mutatják, hogy az egyes részlegek az eladások hány százalékát érték el. Egy ilyen diagramon nagyon jól látható, hogy a ruházati és kiegészítő részlegek teszik ki az eladások legnagyobb részét, az illatszerek pedig a legkisebbet.

Néhány összehasonlító diagram nem kör alakú. Néha fánk alakúak, máskor pedig sávok formájában jelennek meg, amint azt a következőkben látni fogjuk.

Soros összehasonlító diagramok

A kategóriákat “tortadiagram” megközelítéssel is összehasonlíthatja, többféleképpen beépítve az összetételi tényezőt. Ebben a diagramban a kategóriákat sávok ábrázolják, de maguk a sávok összetételi diagramok. Minden egyes sáv értéke 100%, és a színes blokkok a lakosságon belül a háziállattartás különböző szintjeit jelölik.

4. ábra. Egy példa az egymásra helyezett oszlopdiagramra

Hasonlóképpen “egymásra helyezett” az alábbi vonaldiagram is, amely az eladások szintjét mutatja a terméktípusok alapján. Egy tendenciát és egy egésznek egy részét is látja – összehasonlítva és áttekintve az összetételt.

5. ábra. Egy példa egy halmozott vonaldiagramra

Nem numerikus adatdiagramok

A fenti diagramok nagyon hasznosak, ha az adatok numerikusak. De léteznek diagramok más típusú adatokhoz is. Beszéljünk a nem numerikus diagramok néhány leggyakoribb típusáról.

• Venn-diagramok
• Folyamatdiagramok
• Gantt-diagramok
• Organizációs diagramok
• Piktogramok
• Infografikák

Venn-diagramok

A Venn-diagram két különböző kategória összehasonlítását és a köztük lévő közös elemeket mutatja. A 6. ábrán látható diagram az interneten biztonságosan megosztható különböző képtípusokat mutatja be nekünk.

6. ábra. Egy példa a Venn-diagramra

Ahol a körök átfedik egymást, az közös jellemzőt jelent. Például a JPG és a PNG fájlok mindkettőnek nagy színpalettája van, így ezen a területen átfedik egymást. A “webbiztonság” mindháromnak közös jellemzője, tehát középen van, ahol az összes kör átfedésben van. Az egyes körök nem átfedő területei az egyes fájltípusok egyedi jellemzőit jelölik – olyasmit, ami nem közös a többi ábrázolt fájltípussal.

Folyamatábrák

A folyamatábrák egy folyamatot mutatnak be. Az áramlási diagramok dokumentálják az események sorrendjét az elejétől a végéig, hogy a folyamat dokumentálható, követhető és irányítható legyen.

A 7. ábrán látható áramlási diagram azt a folyamatot mutatja be, ahogyan az elméleteket létrehozzák, terjesztik és elfogadják.

7. ábra. Példa egy folyamatábrára

Látható, hogy a tetején van egy ötlet, amely egy kísérlethez vezet, majd az eredmények határozzák meg, hogy melyik utat választják. Ha a kísérlet sikeres vagy sikertelen, különböző utakat választanak. A folyamatábra útja mentén az összes alternatíva bemutatásra kerül, és választani kell közöttük. A szemed a forgatókönyv minden részénél az elejétől a végéig követi az utat.

Gantt-diagram

A Gantt-diagram egy idővonal. Az idővonalhoz több projekt is hozzáadható kezdő- és befejezési dátummal, valamint mérföldkövek és határidők is megjelennek. Ezt a diagramot arra használják, hogy meghatározzák, mennyi ideig tart egy projekt, milyen erőforrásokra van szükség, és milyen sorrendben kell elvégezni a feladatokat.

8. ábra. Példa egy Gantt-diagramra

A 8. ábrán két különböző csapat egy projektet futtat. A piaci csapat (piros) a július 23-i hétre (az első mérföldkő dátuma) befejezi a piackutatást és meghatározza a specifikációkat. Ezután a tervezési csoport (kék) veszi át az általános architektúra és a projekttervezés feladatát, és felelős azért, hogy augusztus 6-án elérje a második mérföldkövet. Mint látható, a piaci és a tervezési csapatnak a mérföldkövek teljesítése után is további munkával kell hozzájárulnia, és a projekt csak november végén fejeződik be.

Szervezeti diagramok

A szervezeti diagramok (néha hierarchiadiagramnak is nevezik) megmutatják a szervezetben dolgozó embereket és jelentési kapcsolataikat. Általában a szervezeti diagram tetején egy elnök vagy vezérigazgató áll, akit az elnökök és alelnökök csapata követ, majd az ő közvetlen jelentéseik, és így tovább. A szervezeti ábrát általában a humánerőforrás-szakemberek készítik és tartják karban, akik vizuális képet szeretnének kapni a szervezetük felépítéséről és a beszámolási kapcsolatokról, hogy jobb döntéseket hozhassanak a vállalat tehetségének kihasználásáról.

A 8. ábrán látható szervezeti diagramon a hierarchia csúcsán egy elnök áll, és egy ügyvezető igazgató, egy minőségbiztosítási vezető és egy titkár közvetlenül az elnöknek jelent. Mindegyik közvetlen beosztottnak vannak saját közvetlen beosztottjai, és így tovább.

9. ábra. Példa egy szervezeti diagramra

Piktogramok

A piktogramok szimbólumokat és képeket használnak adatok, információk vagy gondolatok közvetítésére. A 9. ábrán látható piktogramok valójában egy önéletrajz részét képezik, és jelzik, hogy az egyes piktogramok mellett milyen információk találhatók (telefonszám, cím, Twitter-kezelő, illetve e-mail cím).

9. ábra. Négy példa a piktogramokra

Ez megkönnyíti a toborzó számára a szükséges elérhetőségek megtekintését és kiválasztását. Más piktogramok folyamatokat (például az IKEA-bútorok építésének utasításait) vagy információkat közvetíthetnek (például amikor a telefonján lévő időjárás alkalmazás egy esőfelhő képével közli, hogy ma esni fog az eső).

Infografikák

Az infografikák hasonlóan képeket használnak, de adatokat és szavakat is tartalmaznak, mindezt egyetlen pont magyarázatára. Az infografikák felhasználhatók arra, hogy egy összetett témát egy kicsit egyszerűbbé tegyenek, különösen akkor, ha két-három tényezőnél többet kell figyelembe venni. Két vagy több kategória összehasonlítására is használhatók, és érdekesebbé és figyelemfelkeltőbbé tehetik az adatokat.

Ez az infografika azt mutatja be, hogy a csirkefogyasztás hogyan kapcsolódik a Superbowl-hoz. Láthatja, hogy a fogyasztás és a csirke kilónkénti ára hogyan nőtt az idők során. Azt is leírja, hogy különösen a csirkeszárnyak hogyan váltak népszerűbbé az idők során, mindezt figyelemfelkeltő és szórakoztató minőségben, amely magával ragadó és érdekes a közönség számára.

Táblázatok

A kommunikátor használhat táblázatokat is az adatok megjelenítésére. A táblázatok formázhatók szavakra vagy numerikus adatokra. Használhatók adatok összehasonlítására, vagy amikor egy elemhez több adatpont is tartozik.

Az 1. táblázat egy egyszerű táblázat három emberről, akik versenyeken futnak. George, Alana és Sebastián mindegyikéhez négy adatpont tartozik. Egy egyszerű táblázat használatával mindezeket az adatokat a közönség elé tárhatja. Összehasonlíthatják a legjobb időket, és áttekinthetik az egyes futók rangsorát.

A 2. táblázat egy kicsit összetettebb, és emiatt az adatok nem egészen olyan könnyen hozzáférhetőek az olvasó számára. De az adatok is összetettek, és ha a könnyebb áttekinthetőség érdekében megjelenítjük őket, ez megfelelő választásnak tűnik. A 2. táblázat egy olyan felmérés eredményeit mutatja be, amelyben a résztvevőknek nyolc beszélőt (egy férfi és egy nő különböző angol nyelvjárásokból) kellett rangsorolniuk szakmaiság, intelligencia, iskolázottság, barátságosság és szociabilitás szerint. A válaszadási arányokat a férfi és női beszélőkre vonatkozóan mutatjuk be, majd dialektusonként átlagot számolunk.

.

A táblázatok segítségével bonyolultabb adathalmazokat kezelhet. Egy táblázat akkor használható, ha egyedi értékeket szeretne megjeleníteni, ha értékeket hasonlít össze, vagy ha adatokat kíván megjeleníteni, majd összegezni. Ezek nem fogják olyan gyorsan közvetíteni a történetet az olvasónak, mint egy grafikon, de így is nagy mennyiségű információt közvetít könnyen érthető módon.

Tegyél hozzá!

Javítsd ezt az oldaltTudj meg többet