A berendezések karbantartási naplójának legjobb gyakorlatai

Aki komolyan veszi a berendezések karbantartását, az folyamatosan keresi, hogyan javíthatja azt.
Egy egyszerű dolog van az orra előtt, amit ritkán használnak ki teljes mértékben – a berendezések karbantartási naplója.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk a pontos eszközkarbantartási napló előnyeit, és megvitatjuk a legjobb gyakorlatokat arra vonatkozóan, hogy hogyan tarthatja meg azt.

Mi az a berendezés-karbantartási napló?

A berendezés-karbantartási napló egy egyszerű dokumentum, amely egy adott eszközön elvégzett összes karbantartási műveletet mutatja.
Míg a benne szereplő információk az adott berendezés/eszköz típusától függően változnak, egy szabványos berendezés-karbantartási napló gyakran 2 különböző részre oszlik:

1. Az eszköz azonosítására szolgáló általános információk
2. Az eszközön elvégzett karbantartási műveletek listája és az azokat végző személyek

Az általános információk általában a következőket tartalmazzák:

• A berendezés neve
• Modell
• Sorszám
• Helyszín

Egyes esetekben az általános információk tartalmazzák a beszerzés dátumát és a beszerzési árat is.
A végrehajtott műveletek listája általában a következő információkat tartalmazza:

• Dátum (amikor egy bizonyos műveletet végrehajtottak)
• Művelet leírása (mit végeztek)
• Az említett műveleteket végző személy (aki végrehajtotta)

A berendezések karbantartási naplóinak különböző ingyenes sablonjai letölthetők, ha még mindig tollal és papírral követi nyomon a karbantartási feljegyzéseket.
Itt van néhány példa ilyen berendezés-karbantartási napló sablonokra:

Kép forrása

Kép forrása
Amint láthatja, a nyomon követett információk nagyon eltérőek lehetnek. Ha úgy gondolja, hogy a technikusai képesek szorgalmasan nyomon követni az átfogó részleteket, senki sem akadályozhatja meg abban, hogy komplex berendezés-karbantartási naplókat használjon. Ennek ellenére ne feledje, hogy minél több információt kell nyomon követniük, annál kevesebb idejük marad a tényleges karbantartási munka elvégzésére.
A részletes naplók felgyorsíthatják az általános karbantartásra fordított időt, de a felesleges dolgok nyomon követése csökkenti a termelékenységet és frusztrációhoz vezet. Ezért mindig az egyensúly megtalálására kell törekednie azáltal, hogy azonosítja azokat a dolgokat, amelyeket valóban hasznos nyomon követni.
Karbantartási koordinátorként hogyan értékeli, hogy valami hasznos-e? Kérdezd meg magadtól, hogy a nyomon követni kívánt adat része-e bármely karbantartási jelentésnek, és szükséged volt-e rá az elmúlt 3-6 hónapban egy fontos döntés meghozatalához.

Ha a válasz NEM, akkor a nyomon követés valószínűleg mindenki idejének pazarlása.

A CMMS használatának előnyei a karbantartási munkák nyilvántartására

A számítógépes karbantartásirányítási rendszer használatának számos oka van, és a berendezések karbantartási naplója ezek egyike.
A papíralapú nyilvántartásokkal összehasonlítva a következők a legnagyobb előnyei annak, ha egy modern CMMS-t használ az eszközökkel történő események nyomon követésére:

1. Páratlan adathozzáférés. Amíg van internetkapcsolata, bármikor, bárhonnan hozzáférhet az eszközök karbantartási naplójához.
2. Automatizált adatrögzítés. Kézi bejegyzés hozzáadásakor a CMMS automatikusan felismeri, hogy mikor és ki adja meg az adatokat, mivel a bejegyzéshez be kell jelentkeznie. Ha az elvégzett karbantartási művelet egy megelőző karbantartási terv része lenne, akkor nem kellene időt fordítania az adatok naplóba való bevitelére. Ez azért van így, mert a berendezés karbantartási naplója automatikusan feltöltődik az elvégzett munkautasításokkal és PM-ekkel.
3. Jobb elszámoltathatóság. Bár az adatok későbbi időpontban történő bevitelével még mindig végezhet néhány trükköt, minden feladat összekapcsolódik a karbantartási naptárral, így könnyebben észrevehető, hogy ki mit csinált, mennyi ideig tartott, és milyen alkatrészeket használtak fel. Így sokkal könnyebb megoldani egy esetleges vitát, és látni, ha egyes csapattagok nagyobb súlyt húznak, mint mások.
4. Kevesebb az emberi hiba helye. Mivel a CMMS automatizálja a rögzítési folyamat egy részét, kevesebb az esélye annak, hogy a technikusok hibás adatokat adjanak meg (Jogi nyilatkozat: Egyes CMMS szoftverek bonyolultak és nem túl felhasználóbarátok, ami rontja a karbantartási feljegyzések pontosságát. Ezért különösen sokat dolgoztunk azon, hogy CMMS-ünk a lehető legintuitívabb legyen.)
5. Hatalmas fölényű karbantartási előzmények áttekintése. A papír alapú nyilvántartások segítségével végezhet keresést vagy szűrheti a karbantartási műveleteket forrás, dátum vagy technikus szerint? Meg tudja nézni az eszközök előzményeit útközben is? Néhány másodperc alatt meg tudja keresni bármely eszközre vonatkozó információt? Ha van mobil CMMS-e, akkor igen.
6. A naplók szinte lehetetlen “elveszni” vagy megsérülni. A feljegyzések már attól a naptól kezdve elvesznek és rossz helyre kerülnek, hogy elkezdtük használni. Ráadásul a papír nem a legtartósabb anyag, így nem ritka; megsérül. Az adatok sokkal nagyobb biztonságban vannak, ha a felhőben tároljuk őket.
7. Kevesebb papírmunka. Senki sem szeret egy halom papírt cipelni magával, bárhová is megy. A modern CMMS-sel csak egy mobiltelefonra van szüksége. Ráadásul némi papírköltséget is megtakarít, és a környezetet is kíméli – mindkét fél nyer.
8. Képek/videók csatolásának lehetősége. Vannak dolgok, amelyeket sokkal könnyebb leírni egy képpel vagy egy rövid videóval – és szeretnénk, ha valaki videót csatolna egy papírhoz. Itt az ideje, hogy a mobiltelefonunkban lévő megapixeleket hasznos munkára fordítsuk.

Az alábbi képen látható, hogyan néz ki egy berendezés-karbantartási napló a Limble-ben:

Hogyan profitál a berendezések karbantartása a pontos karbantartási előzményekből

Kezdjük el először a “pontos” szót. Ha nem hajlandó némi erőfeszítést fektetni annak biztosítására, hogy a berendezések karbantartási naplójában szereplő adatok pontosak és szükség esetén rendelkezésre álljanak, akkor miért is vesződne egyáltalán a nyilvántartás vezetésével? Mire jó, ha a döntéseket helytelen adatokra alapozza?
Ha valamit tenni akar, tegye helyesen.
Itt van néhány előnye a pontos karbantartási előzményeknek:

• Könnyebb ütemezni a megelőző karbantartási munkákat. Összehasonlíthatja az eszközön tapasztalt konkrét meghibásodások listáját azzal, hogy milyen gyakran végzi el azokat a megelőző karbantartási feladatokat, amelyek célja az említett meghibásodások megelőzése.

Ha például heti PM-je van a csapágyak zsírozására, és mégis gyakrabban kell cserélni őket, mint ahogy azt az OEM-irányelvek javasolják, akkor valószínűleg heti egy alkalom helyett ötnaponta kell ütemeznie ezt a feladatot.

• Gyorsabb hibadiagnosztikai és javítási folyamat. A berendezések karbantartási naplója gyors betekintést nyújt az adott eszközön már elvégzett összes dokumentációba és munkába. Ez különösen hasznos az újabb technikusok számára, akik még nem ismerik alaposan az összes eszközt, így tudják, hogy a meghibásodások mely okait kell először ellenőrizniük.
• Könnyebb eldönteni, hogy mikor kell az eszközt kicserélni. A berendezések karbantartásának része annak értékelése, hogy egy eszközt érdemes-e még javítani. A teljes javítási költség és a potenciális állásidőből eredő kitettség vizsgálata mellett a berendezések karbantartási naplója hasznos információkkal szolgálhat az eszközön tapasztalt összes meghibásodás típusának és gyakoriságának áttekintése formájában.
• Csökkentett készlet- és üzemeltetési költségek. Nem számít, hogy váratlan meghibásodásról vagy tervezett leállásról beszélünk, ha kevesebb időre van szüksége egy kritikus eszköz javításához, rengeteg pénzt takaríthat meg, amit egyébként elveszítene azzal, hogy nem tudja elérni a termelési számokat. Ezenkívül a berendezések karbantartási naplói hasznosak lehetnek annak eldöntésében, hogy milyen és mennyi pótalkatrészt kell rendelnie és készleten tartania.

Ha modern CMMS-t használ, a pótalkatrész-készlet automatikusan nyomon követhető. Ebben az esetben a berendezések karbantartási naplója segítségével nyomon követheti az esetleges rendellenességeket. Ha például észreveszi, hogy szokatlanul sok olajszűrőt kezdett rendelni, ellenőrizheti a berendezések karbantartási naplóját, hogy megtudja, melyik eszköz(ök) égeti(k) el őket ilyen gyorsan, és miért.

Ha nem viszi túlzásba a nyomon követendő dolgokat, a tiszta karbantartási nyilvántartás nagyban hozzájárul a hatékony karbantartási részleg kialakításához.

Hogyan tartsa naprakészen a berendezések karbantartási naplóját?

Ha CMMS-t használ, gondoskodnia kell arról, hogy mindenki tudja, hogyan működik az eszköz, és kihez fordulhat, ha olyasmit kell beírnia, ami nem tartozik a szabványos eljárások közé.
Egy modern CMMS-ben az adatok összekapcsolódnak, ami azt jelenti, hogy bár az adatokat csak egyszer kell beírnia, ezeket az adatokat több helyen is használják. Annak érdekében, hogy a szűrési és keresési funkciók a lehető legpontosabb eredményeket adják, érdemes az adatokat mindig ugyanabban a formátumban megadni.
Ha tollat és papírt használ, itt van néhány dolog, amit érdemes meghatározni, hogy a lehető legpontosabb legyen a berendezések karbantartási naplója:

• készítsen egy szabványosított sablont minden egyes eszközhöz, amelyet nyomon akar követni, és próbálja ezeket a sablonokat a lehető leghasonlóbb formában tartani
• legyen egy kijelölt helye a feljegyzések tárolásának
• határozza meg, hogy a műszakváltáskor hogyan cseréljenek gazdát a berendezések karbantartási naplói

Az utolsó dolog, amit itt meg akarunk említeni, ami a fent említett megközelítésektől függetlenül fontos, az az, hogy a pontos adatbevitel fontosságát kommunikálni kell a technikusoknak.
A karbantartó technikusok gyakran nem éppen ideális körülmények között dolgoznak. A forróságban/hidegben/nedvesben töltött órák talpon töltése fizikailag és szellemileg is megterhelő lehet. Ilyen helyzetekben az elvégzett munkáról szóló részletes és pontos jelentések megírására való fokozott odafigyelés nem prioritás. Ahhoz, hogy ez megváltozzon, extra időt kell szánnia arra, hogy megduplázza ezeknek a feljegyzéseknek a fontosságát. Magyarázza el, hogy a hamis információk milyen hatással lehetnek a mindennapi munkafolyamatukra, valamint a szervezet egészére.

Tanuljon a történelemből, hogy ne ismételje meg

Nem mondják semmire, hogy a történelem a legjobb tanár.
Reméljük, hogy sikerült megmutatnunk, hogy a berendezések karbantartási naplójának előnyei felülmúlják a szükséges adatok feljegyzésére fordítandó többletidőt.
Egy CMMS segítségével szinte minden munkát elvégeznek Ön helyett, így ebben a forgatókönyvben arra kell összpontosítania, hogy pontos adatokkal rendelkezzen a berendezések karbantartási naplójában, és ténylegesen felhasználja azokat a berendezések karbantartásának különböző szempontjainak javítására. A CMMS alapos áttekintéséért tekintse meg a Mi a CMMS rendszer és hogyan működik című útmutatónkat.
Ha szeretne többet megtudni arról, hogy a Limble CMMS milyen más módon egyszerűsítheti a karbantartási műveleteket, ne habozzon kapcsolatba lépni Önnel.

Írta:

Bryan Christiansen

Share: