A projektmenedzsmentben használt beszerzési szerződések típusai

A mai napon a projektmenedzsmentben használt beszerzési szerződések különböző típusairól lesz szó.

Egy bizonyos szint után minden szervezetnek szüksége van beszerzésre a további növekedéshez, de ez nem lehetséges légüres térben. A szervezeteknek külső segítségre van szükségük a növekedés eléréséhez. A beszerzés követelmény a túlélni és növekedni kívánó vállalkozások számára.

A beszerzésirányítási rendszer segít kiválasztani a megfelelő szerződést és szállítót az áruk vásárlásához vagy a szolgáltatások bérléséhez.

A beszerzést meg kell értenie, függetlenül attól, hogy Ön vevő vagy eladó. Minden szervezet, legyen az projektszerű, funkcionális vagy mátrixszervezet, használ beszerzési szerződéseket.

Mi a beszerzés?

A Wikipedia szerint:

“A beszerzés az áruk, szolgáltatások vagy munkák külső forrásból történő beszerzése. Kedvező, hogy az áruk, szolgáltatások vagy munkák megfelelőek legyenek, és hogy a beszerzés a lehető legjobb áron történjen, hogy megfeleljenek a beszerző igényeinek a minőség és mennyiség, az idő és a hely tekintetében.”

A szervezeteknek számos okból van szükségük beszerzésre:

• Nincs meg a szakértelem egy bizonyos feladat elvégzéséhez.
• Más feladatokkal vannak elfoglalva.
• A beszerzés olcsóbb, mintha saját maguk végeznék el.

A beszerzésről való döntés előtt azonban költség-haszon elemzést kell végezni. Számolja ki a saját maga és a beszerzés útján történő elvégzés költségeit, majd válassza ki a költséghatékony megoldást.

Ha a kiszervezés előnyei meghaladják a saját maga elvégzésének előnyeit, akkor érdemes kiszervezni.

Például ki kell bővítenie az irodaházát, de nincs meg a szakértelme az elektromos munkákhoz. Két lehetősége van a projekt elvégzésére: vagy saját maga végzi el, vagy megbíz valakit, hogy végezze el Ön helyett.

Mivel nem rendelkezik házon belüli szakértelemmel, a második választással fáradságot, pénzt és időt takaríthat meg.

A beszerzés előnyei

A beszerzés megkönnyíti a szervezetek számára az üzletmenetet. Az alaptevékenységükre összpontosíthatnak, a többit pedig kiszervezhetik. Segítségével a vállalatok megoszthatják a lehetőségeket, szakértőket alkalmazhatnak, és árukat vagy szolgáltatásokat vásárolhatnak.

Elmúltak azok az idők, amikor a szervezetek minden szükséges folyamatot házon belül végeztek. Manapság a szervezetek az alapfunkcióikat végzik, a beszerzést pedig más feladatokra használják.

A kezdeti időkben a Ford Motors szóját termesztett, hogy olajat nyerjen belőle a festékhez való felhasználáshoz. Manapság ezt egyetlen autógyártó sem teszi. Ha festékre van szükségük, akkor a piacról vásárolnak. Ugyanígy más alkatrészek, például gumiabroncsok, üveg stb. esetében is.

Nem célszerű mindenben részt venni, amire egy szervezetnek szüksége van. Nagyon költséges a megfelelő szakértelem megszerzése, majd fenntartása, és ez még azt is eredményezheti, hogy vagy nem megfelelő minőségű vagy túlárazott terméket kapunk. Mindkét esetben rosszat tesz egy szervezetnek.

A beszerzésmenedzsment létfontosságú a modern vállalkozások számára. Segít megtalálni a legjobb eladót a megfelelő feltételek mellett. Lehetővé teszi, hogy az Ön igényeinek megfelelően válassza ki a megfelelő beszerzési szerződést.

A beszerzési szerződésnek számos típusa létezik, és mindegyiket meg kell értenie, hogy kiválaszthassa azt, amelyik megfelel az Ön igényeinek.

Mielőtt megvizsgálnánk a típusokat, először is meg kell értenünk a szerződés fogalmát.”

A szerződés

A szerződés egy kötelező érvényű megállapodás a vevő és az eladó között. Kulcsfontosságú a vevő és az eladó kapcsolatában, és keretet ad arra, hogy hogyan fognak egymással bánni.”

Beszerzési szerződés

Beszerzési szerződésnek minősül minden olyan szerződés, amely két vagy több fél között jön létre szolgáltatások vagy áruk szállítására. A beszerzési szerződéseket három kategóriába sorolhatjuk:

1. Fixed-Price Contract
2. Cost Reimbursable Contract
3. Time and Materials Contract

Projektvezetőként az Ön feladata, hogy olyan szerződést válasszon, amely megfelel az Ön igényeinek.

Fixáras szerződés

A fixáras szerződést sok szakértő átalánydíjas szerződésnek nevezi. Ezt a szerződést akkor használja, ha a munka terjedelme rögzített. A szerződés aláírását követően az eladó szerződéses kötelezettséget vállal arra, hogy a feladatot a megállapított áron és határidőn belül elvégzi. Ezért az eladó viseli a kockázat nagy részét. Nincs lehetőség az ár újratárgyalására, kivéve, ha a munkaterület megváltozik.

A kiszervezési és kulcsrakész beszerzési szerződések általában fix árasak. Ez a szerződés jól meghatározott hatókörrel hasznos.

Mivel a költségek nem változhatnak, ez a szerződés alkalmas a költségek ellenőrzésére.

Itt a terjedelem módosítása költséges dolog. A vállalkozók gyakran úgy kapják meg a szerződést, hogy a legalacsonyabb árat kínálják, majd minden adandó alkalommal megpróbálnak többletbevételre szert tenni, például egy hozzáadott terjedelemmel.

Láttam már vállalkozókat veszekedni a projektmenedzserekkel a terjedelemmel kapcsolatban. Kezdetben egyetértettek, de később apró kérdéseken vitatkoztak, hogy felvetették a módosítási kérelmet.

Gondoskodjon arról, hogy a hatókör jól meghatározott és a lehető legrészletesebb legyen; gondosan figyelje a hatókörben bekövetkező változásokat.

A fix áras szerződéseket három kategóriára oszthatja:

1. Meghatározott árú szerződés (FFP)
2. Meghatározott árú ösztönződíjas szerződés (FPIF)
3. Meghatározott ár gazdasági árkiigazítással (FP-EPA)

Meghatározott árú szerződés (FFP)

Ez a legegyszerűbb típusú beszerzési szerződés. Az eladónak egy meghatározott pénzösszeg és idő alatt kell elvégeznie a munkát. Az eladó felelős a költségnövekedésért, és jogilag köteles a feladatot a megállapodáson belül elvégezni.

A Firm-Fixed-Price szerződést leginkább kormányzati vagy félkormányzati szerződéseknél használják, ahol a munkaterületet nagy részletességgel határozzák meg.

Ezzel a szerződéssel könnyen lehet mozgósítani és ajánlatokat kapni, és költségalapon értékelik, ami meglehetősen gyors.

Mivel az eladó viseli a kockázatot, a költség magasabb. Ha a terjedelem nem egyértelmű, az eladó és a vevő között viták alakulhatnak ki. Az eredeti terjedelemtől való bármilyen eltérés sokba kerülhet.

Példa: Az eladónak 18 hónapon belül 50 000 USD-ért ki kell festenie az egész épületet.

Fixed-Price Incentive Fee Contract (FPIF)

Itt, bár az ár fix, az eladó ösztönzőt kaphat, ha jól teljesít. Ez az ösztönző csökkenti az eladó kockázatát.

Az ösztönző bármilyen projektmutatóhoz, például költséghez, időhöz vagy műszaki teljesítményhez köthető.

Példa: A vállalkozó 10 000 USD ösztönzőt kap, ha időben teljesíti az első mérföldkövet.

Fixed-Price with Economic Price Adjustment Contracts (FP-EPA)

Fixed-Price with Economic Price Adjustment Contracts (Fixed-Price with Economic Price Adjustment Contract)

Fixed-Price with Economic Price Adjustment Contractet akkor használ, ha a megállapodás több évre szól. Ennek a szerződésnek van egy speciális rendelkezése, amely megvédi az eladót az inflációtól.

Példa: A projekt költségének körülbelül 3%-a egy bizonyos idő után a fogyasztói árindex alapján emelkedik.

Beszerzési megbízás (PO)

Ezt a szerződést árucikkek vásárlására használják.

Példa: 10.000 rongycsomó megvásárlása 1,00 USD áron.

Költségvisszatérítéses szerződés

Ezt a szerződést sok szakértő költségvisszatérítéses szerződésnek nevezi.

Itt az eladónak megtérítik az elvégzett munkát, plusz a nyereségét jelentő díjat. Gyakran az eladók akkor kapják ezt a díjat, ha teljesítik vagy meghaladják a kiválasztott projektcélokat: a feladat korábbi befejezése vagy költségmegtakarítás stb.

A költségvisszatérítéses szerződést akkor használja, ha bizonytalan a feladat terjedelme, vagy ha nagyobb a kockázat. Ebben a szerződésben a kockázat a vevőt terheli, mivel minden költséget ő fizet.

Ez a szerződés jobb költségkontrollt biztosít, ha nincs jól meghatározott terjedelem.

A terjedelem kúszása a költségtérítéses szerződés velejáró hátránya, ha a követelmények nem egyértelműek. Az eladó megpróbálhatja növelni a költségeket, hogy növelje a díjat vagy a költségtérítést.

Ezt megfelelő ellenőrzéssel vagy a nyereség maximalizálásával minimalizálhatja. A maximális nyereség például a teljes költség 10%-a lehet.

A költségtérítéses szerződéseket négy kategóriába sorolhatja:

1. Költség plusz fix díj (CPFF)
2. Költség plus ösztönző díj (CPIF)
3. Költség plus díj (CPAF)
4. Költség plus költségszázalék (CPPC)

Költség plus fix díj szerződés (CPFF)

Itt, az eladó az összes felmerült költséget plusz egy fix díjat kap, függetlenül a teljesítményétől. A vevő viseli a kockázatot.

A szervezetek ezt a szerződést olyan nagy kockázatú projekteknél alkalmazzák, ahol az ajánlattevők nem érdekeltek a versenyben.

ACPFF-szerződések megóvják az eladót a kockázatoktól.

Példa: Teljes költség plusz 25 000 USD mint díj.

Költség plusz ösztönző díj szerződés (CPIF)

A költség plusz ösztönző díj szerződésben az eladónak megtérítik az összes költséget plusz egy ösztönző díjat, amely bizonyos, a szerződésben említett teljesítménycélok elérésén alapul. Ezt az ösztönzőt egy megállapodás szerinti képlet alapján számítják ki.

Itt a kockázat a vevőt terheli, azonban alacsonyabb, mint a költség plusz fix díjas szerződésben.

A CPIF-szerződésben az ösztönző az eladó számára motiváló tényező.

Az ösztönző általában a megtakarítás egy bizonyos százalékát jelenti, amelyen a vevő és az eladó osztozik.

Példa: Ha a projekt a költségvetés alatt fejeződik be, az eladó a megtakarítás 25%-át kapja.

Költség plusz jutalék (CPAF)

Itt az eladó a költségeiért plusz egy jutalékot kap. Ez a plusz a szerződésben leírt, meghatározott teljesítménycélok szerinti elégedettség elérése alapján kerül kifizetésre.

Megjegyzés: Az ösztönző díj és a jutalomdíj között különbség van. Az ösztönző díjat a szerződésben meghatározott képlet alapján számítják ki, és objektív értékelést jelent. A jutalomdíj az ügyfél elégedettségétől függ, és szubjektív módon kerül értékelésre. A jutalomdíj ellen nem lehet fellebbezni.

Példa: Ha az eladó úgy teljesíti a feladatot, hogy teljesítménye alapján teljesíti vagy meghaladja a minőségi előírásokat, a vevő 10 000 USD-ig terjedő jutalmat adhat.

Költség plusz költséghányad (CPPC)

Ez esetben az eladó a felmerült összes költséget plusz e költségek egy százalékát kapja. A vevők gyakran nem kedvelik ezt a szerződéstípust, mert az eladó mesterségesen megnövelheti a költségeket, hogy magasabb profitot érjen el.

Példa: Teljes költség plusz a költségek 15%-a a vállalkozónak fizetendő díjként.

Az idő- és anyagszerződés

Ez a fix áras és a költségtérítéses szerződések keveréke. Itt mindkét fél osztozik a kockázaton.

Az idő és anyag szerződést akkor használja, ha a teljesítendő teljesítmény “munkaórák”. Itt a projektmenedzser közli a szükséges képzettséget és tapasztalatot az eladóval, aki biztosítja a személyzetet.

Ezt a szerződést szakértők vagy külső támogatás igénybevételére használják.

Ebben a szerződésben a vevő meghatározhatja az óradíjat egy “nem túlléphető” határértékkel.

Példa: Ön egy technikusnak 20 USD-t fizet óránként.

Összefoglaló

A beszerzési szerződés kiválasztása fontos része a projektnek, mivel ez határozza meg az eladóval való kapcsolatát. Olyan szerződést szeretne kiválasztani, amely a legjobb értéket nyújtja az idő és a pénz tekintetében, és megvédi a projektet a kockázatoktól. Válasszon fix áras szerződést, ha a munkaterület jól meghatározott. A költségtérítéses szerződés azonban jó választás, ha a munkaterület nem rögzített. A Time and Material típus jó a tanácsadók vagy külső támogatás igénybevételéhez.