Definíció: A tervezés az az alapvető vezetői funkció, amely magában foglalja annak előzetes eldöntését, hogy mit, mikor, hogyan és ki fogja elvégezni. Ez egy olyan szellemi folyamat, amely meghatározza a szervezet célkitűzéseit, és különböző cselekvési irányokat dolgoz ki, amelyekkel a szervezet elérheti ezeket a célkitűzéseket. Pontosan meghatározza, hogyan lehet elérni egy adott célt.
A tervezés nem más, mint a cselekvés előtti gondolkodás. Segít belelátni a jövőbe, és előre eldönteni, hogyan kezeljük azokat a helyzeteket, amelyekkel a jövőben találkozni fogunk. Logikus gondolkodást és racionális döntéshozatalt foglal magában.
A tervezés jellemzői
- Vezetői funkció: A tervezés elsősorban vezetői funkció, amely alapot biztosít a vezetés egyéb funkcióinak, azaz a szervezésnek, a létszámgazdálkodásnak, az irányításnak és az ellenőrzésnek, mivel ezeket a készített tervek perifériáján belül végzik.
- Célorientált: A szervezet céljainak meghatározására, az alternatív cselekvési irányok azonosítására és a célok elérése érdekében végrehajtandó megfelelő cselekvési terv eldöntésére összpontosít.
- Átjárható: Átjárható abban az értelemben, hogy a szervezet minden szegmensében jelen van, és a szervezet minden szintjén szükség van rá. Bár a tervezés hatóköre a különböző szinteken és részlegeken eltérő.
- Folyamatos folyamat: A tervek egy meghatározott időtartamra készülnek, mondjuk egy hónapra, negyedévre, évre és így tovább. Ha ez az időszak lejárt, új terveket készítenek, figyelembe véve a szervezet jelenlegi és jövőbeli követelményeit és feltételeit. Ezért ez egy folyamatos folyamat, mivel a terveket kidolgozzák, végrehajtják, majd újabb terv követi.
- Szellemi folyamat:
- Futurisztikus: A tervezés során bepillantást nyerünk a jövőbe. Magában foglalja a jövőbe tekintést, annak elemzését és előrejelzését, hogy a szervezet hatékonyan tudjon szembenézni a jövő kihívásaival.
- Döntéshozatal: Döntéseket hozunk a cél elérése érdekében választható alternatív cselekvési irányok kiválasztásáról. A választott alternatívának az összes közül a legjobbnak kell lennie, a legkevesebb negatív és a legtöbb pozitív eredménnyel.
A tervezés a célok, célkitűzések meghatározásával és az ezek elérését szolgáló terv megfogalmazásával foglalkozik. A tevékenység segít a vezetőknek elemezni a jelenlegi állapotot, hogy meghatározzák a jövőbeni kívánt helyzet elérésének módjait. Ez egyszerre a szervezet igénye és a vezetők felelőssége.
A tervezés jelentősége
- A célok meghatározásával és a cselekvési irány kiválasztásával segíti a vezetőket a jövőbeli teljesítmény javításában a szervezet javára.
- A jövőbe tekintve minimalizálja a kockázatot és a bizonytalanságot.
- Elősíti a tevékenységek összehangolását. Így csökkenti a tevékenységek közötti átfedéseket, és kiküszöböli a nem produktív munkát.
- Előreláthatólag kijelöli, hogy mit kell tenni a jövőben, így irányt ad a cselekvésnek.
- Felfedi és azonosítja a jövőbeli lehetőségeket és veszélyeket.
- Normákat határoz meg az ellenőrzéshez. Összehasonlítja a tényleges teljesítményt a szabványteljesítménnyel, és erőfeszítéseket tesz annak korrigálására.
A tervezés minden típusú szervezetben, háztartásban, ágazatban, gazdaságban stb. jelen van. Tervezésre azért van szükségünk, mert a jövő rendkívül bizonytalan, és senki sem tudja 100%-os pontossággal megjósolni a jövőt, mivel a feltételek bármikor változhatnak. Ezért a tervezés minden szervezet alapvető követelménye a túlélés, a növekedés és a siker érdekében.
A tervezés lépései
A tervezési folyamat révén egy szervezet nemcsak betekintést nyer a jövőbe, hanem a szervezetet is segíti a jövőjének alakításában. A hatékony tervezéshez hozzátartozik a terv egyszerűsége, azaz a tervnek világosan megfogalmazottnak és könnyen érthetőnek kell lennie, mert ha a terv túlságosan bonyolult, az káoszt okoz a szervezet tagjai között. Továbbá a tervnek meg kell felelnie a szervezet összes követelményének.