A vállalkozások pénztárkönyvet vezetnek, hogy rögzítsék mind a készpénz-, mind a banki tranzakciókat. A pénztárkönyvben van egy készpénz oszlop, amely a vállalkozásnál rendelkezésre álló készpénzt mutatja, és egy banki oszlop, amely a bankban lévő készpénzt mutatja.A bank is vezet egy számlát minden ügyfélről a könyveiben. Az összes befizetést az ügyfél számlájának hiteloldalán, a pénzfelvételt pedig a számlájuk terhelő oldalán rögzítik. A bank rendszeresen számlakivonatot küld az ügyfeleknek.Néha a pénztárkönyv és a bankszámlakivonat szerinti banki egyenlegek nem egyeznek meg. Abban az esetben, ha a pénztárkönyvben rendelkezésre álló egyenleg nem egyezik a pénztárkönyv banki oszlopával, a vállalkozásnak meg kell határoznia ennek okait. Fontos a különbségek egyeztetése.A pénztárkönyvben és a bérletkönyvben szereplő egyenlegek egyeztetésére egy egyeztetési kimutatás készül, amelyet banki egyeztetési kimutatásnak (Bank Reconciliation Statement, BRS) neveznek. Más szóval, a BRS egy olyan kimutatás, amelyet a pénztárkönyv banki oszlopa és a pénztárkönyv adott napon fennálló egyenlegei közötti különbség egyeztetésére készítenek.
Miért készítsünk BRS-t?
A BRS elkészítése nem kötelező, és nincs meghatározott időpont a BRS elkészítésére. A BRS-t időszakonként készítik annak ellenőrzésére, hogy a bankkal kapcsolatos tranzakciókat megfelelően rögzítették-e a pénztárkönyv banki oszlopában, és a bank is megfelelően rögzítette a könyveiben. A BRS segít a tranzakciók rögzítési hibáinak felderítésében és a pontos banki egyenleg meghatározásában egy meghatározott időpontban.
Hogyan kell elkészíteni a BRS-t
- Az első lépés a pénztárkönyv banki oszlopának és a bankszámlakivonatnak a nyitó egyenlegének összehasonlítása; ezek eltérhetnek az előző időszakból származó jóvá nem írt vagy be nem mutatott csekkek miatt.
- Most hasonlítsa össze a bankszámlakivonat hiteloldalát a pénztárkönyv banki oszlopának terhelési oldalával és a bankszámlakivonat terhelési oldalát a pénztárkönyv banki oszlopának hiteloldalával. Jelöljön be minden olyan tételt, amely mindkét nyilvántartásban szerepel.
- Elemezze a bejegyzéseket mind a pénztárkönyv banki oszlopában, mind a bérletkönyvben, és keressen olyan bejegyzéseket, amelyeket elmulasztottak a pénztárkönyv banki oszlopában könyvelni. Készítsen listát az ilyen bejegyzésekről, és végezze el a szükséges kiigazításokat a pénztárkönyvben.
- Javítsa ki, ha a pénztárkönyvben hibák vagy tévedések jelennek meg.
- Kalkulálja ki a pénztárkönyv banki oszlopának korrigált és felülvizsgált egyenlegét.
- Most indítsa el a banki egyeztetési kivonatot a pénztárkönyv frissített egyenlegével.
- Adja hozzá a be nem mutatott csekkeket (a gazdasági társaság által a hitelezőinek vagy szállítóinak kiállított, de kifizetésre be nem mutatott csekkek – kiadás) és vonja le a jóvá nem írt csekkeket (a bankba befizetett, de még be nem szedett csekkek – bevétel).
- Végezze el az összes szükséges kiigazítást a banki hibák miatt. Abban az esetben, ha a banki egyeztetési kimutatás a pénztárkönyv banki oszlop szerinti terhelő egyenleggel kezdődik, adja hozzá a bank által tévesen jóváírt összes összeget, és vonja le a bank által tévesen jóváírt összes összeget. Tegye fordítva abban az esetben, ha a hitelegyenleggel kezdődik.
- A kapott összegnek meg kell egyeznie a bankszámlakivonat szerinti egyenleggel.
A BRS elkészítésének előnyei
A könyvelési hibák olyan körülményekhez vezethetnek, amelyek több mint kínosak, amikor a csekkek visszapattannak, vagy a cégek bosszantó hívásokat kapnak a hitelezőktől vagy a szállítóktól olyan kifizetések miatt, amelyeket már elengedtek. A banki egyeztetések segítenek a csalások kiszűrésében, és csökkentik az olyan tranzakciók kockázatát, amelyek büntetéseket és késedelmi díjakat okozhatnak. A BRS számos előnyt kínál egy vállalkozás számára, amelyek közé tartozik:
A hibák felderítése: A banki egyeztetés segít a számviteli hibák kiszűrésében, amelyek minden vállalkozásnál gyakoriak. Ezek a hibák közé tartoznak az olyan hibák, mint az összeadás és kivonás, az elmaradt kifizetések és a dupla kifizetések.
Kamatok és díjak nyomon követése: A bankok kamatfizetéseket, díjakat vagy büntetéseket írhatnak a számlájára. A havi banki egyeztetés lehetővé teszi, hogy ilyen összegeket adjon hozzá vagy vonjon le a könyvelésében.
A csalások felderítése: Lehet, hogy egyszer nem tudja megakadályozni, hogy az alkalmazottak ellopják a pénzét, azonban a jövőben megelőzheti. A banki egyeztetések kimutatása segít Önnek a csalárd tranzakciók felderítésében és kiszűrésében. Célszerű egy független személyt alkalmazni az egyeztetések elvégzésére, hogy megakadályozza, hogy a könyvelő alkalmazott meghamisítsa a könyvelését és az egyeztetéseket.
A követelések nyomon követése:
Tippek a hatékony BRS
biztosításához: 1. A BRS lehetővé teszi, hogy megerősítse az összes bevételét, segít elkerülni a kellemetlen helyzeteket, és azonosítja az olyan bevételek bejegyzéseit is, amelyeket nem Ön helyezett el.
Tippek a hatékony BRS
biztosításához. Először is, alapvető fontosságú, hogy minden szükséges dokumentáció és információ kéznél legyen. Ez azt jelenti, hogy ha minden szükséges dokumentáció és információ a rendelkezésére áll, jobb rálátása lesz a dolgokra. 2. Kerülje el az olyan gyakori hibákat, mint:
a. A bejegyzések megkettőzésével kapcsolatos hiba.
b. Egy olyan tranzakció figyelmen kívül hagyása, amely az elmaradt összeggel megegyező különbözetet okozna
c. Hibák a vesszők és pontok beírása során, amelyek olyan eltérést okoznak, amely, jelentős értéket képviselhet. Például 2.401,30 INR helyett 240,13 INR beírása
d. Transzpozíciós hibák a számok bevitele során a könyvekben. Például 221.200 INR helyett 212.200 INR beírása.
3. A bankok is követhetnek el hibákat: Előfordulhat, hogy a bankja is hibát követett el. Előfordulhat, hogy helytelen összegeket terhelnek le az Ön számlájáról, vagy olyan betéteket írnak jóvá, amelyek nem az Öné. Ezért, ha olyan hibákat talál, amelyekre nem talál magyarázatot, vagy amelyekkel kapcsolatban kétségei vannak, a legjobb, ha konzultál a bankjával. 4. A tételek egyeztetése: A különbségek felsorolása és egyeztetése, majd elfelejtése lehetséges. Abban az esetben, ha a különbségek tovább halmozódnak anélkül, hogy intézkedne, a banki egyeztetés értelmetlenné válik. Folyamatosan ellenőrizni kell az egyeztetett tranzakciókat, hogy azok megfelelő módon jelenjenek meg a pénztárkönyv banki oszlopában és a bankszámlakivonatban.