I rapporti sugli incidenti sono fondamentali per stabilire la sicurezza per i dipendenti e per stabilire le migliori pratiche sul posto di lavoro. Documentare correttamente gli incidenti aiuta a identificare i pericoli nell’ambiente di lavoro e ad evitare situazioni che potrebbero mettere in pericolo le persone. Soprattutto, un rapporto sugli incidenti ben scritto può aiutare a garantire che la vostra azienda sia conforme ai regolamenti e agli standard governativi sul lavoro. Ogni azienda ha linee guida uniche quando si archiviano i rapporti sugli incidenti. Il modo in cui un’organizzazione opera giorno per giorno è molto probabilmente diverso da quello della vostra azienda. Non è necessario copiare il loro esatto formato o modello. Piuttosto, inventate una linea guida che rispecchi i sistemi e le procedure della vostra azienda. Ma la struttura e le inclusioni essenziali sono le stesse.
Informazioni di base
Il rapporto sull’incidente deve essere fattuale e completo. Deve includere:
- i nomi e le posizioni delle persone coinvolte
- i nomi di eventuali testimoni
- il luogo esatto e/o l’indirizzo dell’incidente
- l’ora e la data esatta del fatto
- una descrizione dettagliata e chiara di ciò che è successo esattamente
- una descrizione delle lesioni
Perché nessuna informazione deve essere omessa, è fondamentale iniziare a scrivere il rapporto il prima possibile. Più si aspetta, più difficile può essere documentare accuratamente i dettagli dell’incidente. È meglio scrivere il rapporto quando la memoria dell’incidente è ancora fresca.
Precisione
Il documento deve essere accurato e privo di errori grammaticali o di ortografia. Idealmente, non ci dovrebbero essere correzioni, specialmente se è scritto a mano. Se devono essere fatte delle correzioni, ogni parola cancellata o aggiunta potrebbe dover essere siglata dai testimoni. L’ultima cosa che volete è che il rapporto possa essere interpretato in modi diversi. Leggete il rapporto più volte e cercate eventuali lacune che devono essere colmate. C’è una parte mancante della storia? Qualche parte della storia potrebbe essere ulteriormente chiarita? Ricorda di includere non solo l’incidente vero e proprio, ma anche gli eventi che hanno avuto luogo prima e dopo.
Obiettività
Evita di usare parole emotive e dichiarazioni che descrivono sentimenti. Il rapporto deve essere fattuale e privo di sarcasmo, affermazioni condiscendenti e commenti giudicanti. Ci si aspetta che la persona incaricata del rapporto scritto si basi esclusivamente sui fatti, in grado di individuare ed evitare pregiudizi e opinioni personali. Perché questo accada, lui o lei non deve permettere che informazioni precedenti o esterne influenzino il rapporto.
Considerazioni legali
Ricorda che questi sono documenti legali che possono essere utilizzati dalla polizia e dai tribunali per indagare sull’incidente. Dovrebbe indicare chiaramente se si tratta di uno dei seguenti argomenti:
- Ferimento fisico
- Assalto
- Distruzione di proprietà
- Infortuni sul lavoro
- Furto o rapina
- Comportamento aggressivo
- Malattia grave
- Morte imminente
- Atti illegali e criminali
- Situazioni di disturbo
Se non sei sicuro se un rapporto è necessario, considera la saggezza del “meglio prevenire che curare”.”. Se l’incidente è estremo, può essere bene chiamare immediatamente la polizia. Infine, controlla sempre le norme sul lavoro del tuo paese per assicurarti che la tua azienda sia pienamente conforme.
Cause of Incident
Se la causa esatta dell’incidente rimane indeterminata dopo l’indagine iniziale, va bene condividere delle ipotesi, purché siano chiaramente identificate in questo modo nel rapporto. Includere dichiarazioni di testimoni, schizzi e foto quando possibile. Se disponibili, anche i filmati della sicurezza dovrebbero essere citati.
Firma del supervisore
Il rapporto completato deve essere firmato dal supervisore o dal manager in carica al momento dell’incidente. Come firmatario autorizzato, deve leggere il rapporto e assicurarsi che sia chiaro, leggibile e accurato, e che le linee guida aziendali per la segnalazione degli incidenti siano state rigorosamente seguite.
Confidenzialità
Perché i rapporti includono quasi sempre informazioni sensibili e riservate, come i problemi di salute di un dipendente, la segnalazione degli incidenti deve essere fatta tenendo presente la privacy delle parti coinvolte. Solo il personale autorizzato dovrebbe essere in grado di rivedere i dettagli del rapporto.
Best Practices for Filling Out Incident Report Forms
Ogni azienda deve avere un protocollo per la segnalazione degli incidenti. Solo le persone di autorità dovrebbero avere accesso a questo documento. Possono usarlo per la documentazione di eventi sfortunati, la gestione dei rischi e la creazione di misure di sicurezza come richiesto dalla legge. Le seguenti buone pratiche dovrebbero essere osservate quando si compila il modulo:
- Praticare un senso di urgenza. Compilare il modulo di rapporto e archiviarlo entro 24 ore.
- Includere piccoli dettagli e tutti i dati pertinenti.
- Il supervisore dovrebbe verificare le informazioni nel rapporto.
- Solo la persona direttamente coinvolta nell’incidente può compilare il modulo.
- Essere esaurienti ed evitare di fare correzioni.
- Lettura di prova.
- Non date per scontato che il lettore capisca le dichiarazioni generali.
- Mantenete la riservatezza e non lasciate che persone non autorizzate leggano le informazioni.
- Firmate il documento quando avete finito.
- Informate la polizia o il personale sanitario quando necessario.
Ogni dipendente della vostra azienda dovrebbe sottoporsi a un seminario o a una formazione sulla gestione di un incidente sul lavoro. In questo modo, sapranno come segnalare un incidente quando succede qualcosa. Infine, andare senza carta può aiutare ad evitare di perdere documenti cruciali. I moduli digitali, come il modello gratuito qui sotto, sono una grande alternativa alle vecchie scartoffie.