Come scrivere una grande firma email [+ Esempi professionali]

L’impiegato medio invia 40 email al giorno. Sono 40 opportunità per commercializzare te stesso e il tuo business in quelle singole email che mandi, ogni singolo giorno.

Molte persone trattano le loro firme email come un ripensamento, il che fa perdere una vera opportunità. Queste firme sono un’opportunità per voi di chiarire chi siete, rendere facile per le persone raggiungervi, e dare alle persone un posto dove andare per saperne di più – sia su di voi, che sulla vostra attività, o su qualcosa su cui state lavorando.

Quindi, se state solo mettendo il vostro nome e un punto o due informazioni di contatto nella vostra firma, non state sfruttando appieno l’opportunità di connettervi e impegnarvi con le persone a cui state inviando le email. (Anche se non vuoi nemmeno esagerare. Riempire la tua firma di link e informazioni è semplicemente spammoso e auto-promozionale.)

Quindi cosa dovrebbe andare nella tua firma? Molto di questo dipenderà dalle preferenze personali, dal marchio e dalla cultura della tua organizzazione, e anche dal settore in cui ti trovi. Tuttavia, ecco alcuni suggerimenti per creare la tua:

Nome e cognome

Proprio come nella corrispondenza via posta, il tuo nome dovrebbe sempre essere incluso in modo che il destinatario del tuo messaggio sappia da chi proviene. Questo si manifesta nella firma dell’email, spesso come prima linea di testo.

Informazioni sull’affiliazione (come titolo di lavoro e dipartimento)

Subito dopo il tuo nome dovrebbero esserci le tue informazioni di affiliazione. Le tue affiliazioni potrebbero includere il tuo titolo di lavoro, la tua azienda o organizzazione, e/o anche il tuo dipartimento. Il vostro nome dovrebbe essere alla fine un’attrazione, naturalmente, come si costruisce una relazione con il destinatario, ma fornire queste informazioni fornisce più contesto circa la conversazione e il vostro ruolo in essa. Inoltre, l’affiliazione con una grande organizzazione ti dà più credibilità, soprattutto se si tratta di un’organizzazione riconoscibile. Questo ti aiuta ad ottenere l’attenzione dei tuoi lettori in modo che prendano sul serio il tuo messaggio.

Informazioni di contatto secondarie

Anche le informazioni di contatto secondarie sono importanti, in modo che il destinatario sappia come contattarti. Le informazioni secondarie potrebbero includere telefono, fax, o qualsiasi altro metodo di comunicazione che vuoi sottolineare. In situazioni in cui non vuoi dare la tua linea diretta, potresti cogliere questa opportunità per promuovere il tuo sito web personale — un modo passivo per aprire le linee di comunicazione senza inondare te stesso di contatti se non vuoi.

Icone del profilo sociale

La tua presenza sui social media è una parte importante del tuo marchio personale perché ti aiuta a guadagnare un seguito nel tuo spazio e mostra alla gente cosa ti interessa. Si può dire molto di una persona da ciò che posta e da come si ritrae.

Ecco perché è una grande idea includere i link alle tue pagine di social media nella tua firma e-mail. Non solo rafforza il tuo marchio personale, ma aiuta anche le persone a trovare nuovi modi per contattarti e seguirti.

Ancora meglio? Può aiutare a guidare il traffico verso il tuo contenuto online se stai pubblicando link a quel contenuto sui social. Quindi, se includi icone sociali nella tua firma, assicurati di mantenere i tuoi profili sociali aggiornati e pieni di contenuti interessanti e rilevanti. (In altre parole, se non hai twittato per sei mesi, potresti voler lasciare Twitter fuori.)

Perché usare le icone dei social media invece di semplici link di testo? Perché le icone sono più facilmente riconoscibili per le persone che scremano la tua firma – e si distinguono dal resto del testo. Secondo una ricerca di NeoMam Studios, le immagini a colori aumentano dell’80% la disponibilità di una persona a leggere il resto del contenuto. Questo è un enorme vantaggio. Inoltre, le icone sono grandi risparmiatori di spazio in un luogo in cui si potrebbe impacchettare un sacco di informazioni.

Anche se si ha una presenza su un sacco di siti di social media, però, cercare di limitare il numero di icone a cinque o sei. Concentrati sugli account che contano di più per far crescere il tuo business o per costruire il tuo marchio personale.

Se includi molte icone dei social media, cerca almeno di ridurre gli altri contenuti, se possibile, in modo che il tuo design non sia troppo occupato. Guarda l’esempio qui sotto, realizzato utilizzando il generatore di firme email di HubSpot.

Call to Action

Una delle cose più intelligenti che puoi fare nella tua firma email è includere una call-to-action. Le migliori CTA della firma sono semplici, aggiornate, non invadenti e in linea con il tuo stile di email, facendole apparire più come un post-script, e meno come un lancio di vendite. Scegli una CTA che si allinea con uno dei tuoi attuali obiettivi di business, e aggiornala quando questi obiettivi cambiano.

Esempio

Ecco un grande esempio dall’ex Social Media Manager di HubSpot, Chelsea Hunersen. Lei cambia il suo testo CTA a seconda dei suoi attuali obiettivi di social media. Qualche mese fa, l’ha usato per guidare le persone all’account Twitter di HubSpot.

Una volta creato un canale Slack unico per gli inbound marketers, ha cambiato la sua CTA nella firma delle email per puntare le persone lì, invece.

I link ai video possono essere particolarmente evidenti perché in alcuni client email come Gmail, la miniatura di un video apparirà sotto la tua firma. Ecco un esempio di come appare dalla nostra Emily MacIntyre:

Link di prenotazione

Se ti ritrovi a fare avanti e indietro con colleghi e clienti che vogliono prenotare incontri con te, rendilo facile per loro includendo un link per prenotare il tuo calendario proprio nella tua firma email. Ecco un esempio del nostro Bryan Lowry, qui sotto.

Esempio

Ci sono molti strumenti là fuori che aiutano le persone a prenotare appuntamenti. Bryan dell’esempio qui sopra usa il link di prenotazione personalizzato e condivisibile di HubSpot. Se sei un cliente HubSpot Sales, puoi condividere il tuo link personalizzato per le riunioni con chiunque voglia prenotare una riunione e fargli scegliere tra i tuoi orari disponibili. Se vuoi, puoi fare in modo che il CRM HubSpot crei automaticamente un nuovo record di contatto per chiunque prenoti una riunione se non ne esiste già uno.

Se non sei un cliente HubSpot, un ottimo strumento per le riunioni è Calendly, che è gratuito per Basic e ti permette di integrare il tuo calendario Google o Office 365. Se stai cercando un’alternativa a Calendly, YouCanBook.me è un altro strumento di prenotazione che va per $7 per calendario al mese.

Disconoscimento del settore o requisiti legali

Alcuni settori come quello legale, finanziario e assicurativo hanno linee guida specifiche sull’uso delle e-mail e l’etichetta per proteggere le informazioni private dalla trasmissione. Per questo motivo, si potrebbe desiderare di guardare in quali regolamenti il vostro settore ha in atto e includere un disclaimer nella vostra firma sulle trasmissioni e-mail. Mail-Signatures offre una serie di esempi di email disclaimer, tra cui questo:

“Il contenuto di questa email è riservato e destinato solo al destinatario specificato nel messaggio. È severamente vietato condividere qualsiasi parte di questo messaggio con qualsiasi terza parte, senza un consenso scritto del mittente. Se hai ricevuto questo messaggio per errore, per favore rispondi a questo messaggio e segui con la sua cancellazione, in modo che possiamo assicurarci che un tale errore non si verifichi in futuro.”

Foto o logo

Un’immagine è una grande scelta per ravvivare la tua firma e-mail. Se vuoi un tocco personale in modo che i destinatari che non hai mai incontrato possano associare il tuo nome alla tua faccia, considera di usare una foto professionale nella tua firma. In alternativa, è possibile utilizzare il logo della società per aggiungere più consapevolezza del marchio all’e-mail.

Pronomi

Anche se non è così comune nelle firme e-mail e certamente non richiesto, aggiungere i tuoi pronomi preferiti alla tua firma è utile, soprattutto quando si inviano e-mail a persone che non hai mai incontrato. Toglie anche l’ambiguità se hai un nome percepito come genere neutro.

Ora che conosci gli elementi che dovresti includere, come deve essere una grande firma email? Qui ci sono alcuni suggerimenti per creare firme che siano utili e professionali, compresi alcuni grandi esempi. Puoi anche utilizzare il generatore gratuito di firme email di HubSpot per creare il tuo modello di firma email professionale e aggiungerlo facilmente al tuo client di posta elettronica.

Esalta il tuo nome, l’affiliazione e le informazioni di contatto secondarie.

Come puoi immaginare, il tuo nome viene prima. Subito dopo il tuo nome, comunque, dovrebbe esserci la tua affiliazione e dove altro le persone possono raggiungerti.

La tua affiliazione potrebbe significare il tuo titolo di lavoro, la tua azienda, la tua scuola, o un’organizzazione simile che ritieni importante per i tuoi destinatari. Il tuo nome dovrebbe alla fine essere un’attrazione propria, naturalmente, ma usare un nome di marca più popolare – e anche il suo logo – ti assicura di ottenere l’attenzione dei tuoi lettori e che prendano sul serio il tuo messaggio.

Anche le informazioni di contatto secondarie sono importanti. Potresti non voler appoggiare il tuo numero di telefono personale, ma potresti cogliere questa opportunità per promuovere il tuo sito web personale — un modo passivo per aprire le linee di comunicazione senza inondarti di informazioni che non vuoi.

Esempio

Ecco un esempio di firma email che colpisce bene tutte e tre le cose descritte sopra. Il nome e il cognome di Kevin sono accompagnati dalla sua affiliazione con l’Università del Connecticut. Promuove anche il suo sito web personale in modo che i suoi destinatari abbiano un altro sbocco per vedere il suo lavoro e contattarlo per ulteriori informazioni.

Vuoi creare una firma come quella qui sotto? Usa il generatore di firme email di HubSpot.

Mantieni i colori semplici e coerenti.

Il branding è più efficace quando è coerente — e questo include la tua firma email. Aggiungere il colore alla tua firma email è un bel tocco che ti aiuterà a distinguerla dal resto della tua email. Ma se decidi di usare il colore, assicurati di limitarti a uno o due oltre al testo scuro.

Esempio

Usa sottili evidenziazioni per abbinare il tuo logo o branding, come fa Brittany Hodak nella sua firma email, qui sotto. Nota come le icone dei suoi social media hanno la stessa tonalità di blu del logo ZinePak.

Usa la gerarchia del design.

Un buon design consiste nel presentare le tue informazioni in un modo facilmente digeribile. Poiché la tua firma email è probabilmente più una lista di informazioni che una storia avvincente, vorrai usare la gerarchia per dirigere gli occhi dei lettori verso ciò che dovrebbero leggere per primo.

Esempio

Scala il tuo nome su un carattere più grande in modo che attiri la maggior parte dell’attenzione, come faresti su un curriculum. Poi, scegli le informazioni da mettere in grassetto e da colorare in base all’importanza, in modo da guidare gli occhi delle persone in modo logico attraverso il design, come nell’esempio qui sotto.

Image Credit: Envato

Make link trackable.

Hai messo alcuni link nella tua firma email, incluso il tuo CTA e le icone dei social media. Ma qualcuno sta effettivamente cliccando su di loro?

Per capire se i link nella tua firma stanno effettivamente attirando click e hanno un impatto, vorrai rendere quei link tracciabili – proprio come faresti con qualsiasi altro link nelle tue email.

Segui queste istruzioni per creare facilmente un link di monitoraggio che ti aiuti ad attribuire il traffico al tuo sito web alla tua firma email. Di tanto in tanto, potresti cambiare il formato della tua firma o le parole all’interno della tua firma per vedere cosa porta più click.

Utilizza i divisori di spazio.

Anche se non vuoi mai riempire la tua firma email con troppe informazioni, ci sono modi per inserire molto testo in un’area compatta come questa senza compromettere il design.

Questo è utile per suddividere diversi tipi di informazioni, come il tuo nome e le informazioni di contatto, il tuo logo, qualsiasi chiamata all’azione che hai, o anche un disclaimer.

Esempio

L’uso di divisori di spazio all’interno del tuo design, come nell’esempio qui sotto, è un ottimo modo per farlo. Puoi anche usare i divisori glifici, che sono il simbolo della barra verticale (cioè, |.)

Image Credit:Venngage

Includere un prefisso internazionale nel tuo numero di contatto.

Se lavori con persone di tutto il mondo, non dimenticare il prefisso del tuo paese quando elenchi il tuo numero di telefono di contatto. Molte persone lo trascurano se non sono abituate a comporre i prefissi internazionali, ma è davvero utile per i tuoi colleghi e clienti internazionali averlo proprio lì. Ecco una lista di codici paese se non conosci il tuo.

Esempio

Ecco un esempio di Kit Smith, ex Brandwatch, una società che ha uffici sia negli Stati Uniti che in Europa e lavora con clienti internazionali. Avere il codice paese degli Stati Uniti sul loro aiuta a rendere più facile per la gente di altri paesi raggiungerlo per telefono.

Rendi il tuo design mobile-friendly.

Secondo Litmus, l’iMobile di Apple ha rappresentato il 46% di tutte le aperture delle email nel giugno 2018. Non solo, ma gli utenti mobili controllano le loro e-mail tre volte più spesso degli utenti non mobili.

Più persone leggono le e-mail su dispositivi mobili, più vorrai tenere gli utenti mobili in primo piano quando scrivi le e-mail — compresa la tua firma e-mail.

Un modo importante per rendere la tua firma e-mail mobile-friendly è rendere il design della tua firma facile da leggere e cliccabile per gli utenti mobili. Questo è dove la scala diventa davvero importante. Assicurati che il tuo testo sia abbastanza grande da essere letto su piccoli schermi mobili, e che i tuoi link e pulsanti siano abbastanza grandi – e sufficientemente distanziati – perché le persone possano toccarli con le dita.

Esempio

Guarda l’esempio qui sotto, e nota quanto spazio c’è tra diversi elementi cliccabili come le icone dei social media. Queste sono ottime per toccare con il dito su uno schermo mobile in modo che gli utenti non tocchino accidentalmente l’icona di Facebook quando volevano andare su Twitter.

Image Credit: Canva

Infine, come per qualsiasi parte di un’email, assicurati che la tua firma sia bella come pensi, testandola con vari client email. Microsoft Outlook non riconosce le immagini di sfondo, per esempio, quindi evita di usarle. Altri client di posta elettronica non caricano affatto le immagini di default.

Con queste best practice per la firma delle e-mail, puoi creare la tua firma che si allinea con il tuo marchio e dà alle tue e-mail un tocco di professionalità in più.