Equipment Maintenance Log Best Practices

Chiunque sia serio sulla manutenzione delle attrezzature è costantemente alla ricerca di come migliorarla.
C’è una cosa semplice proprio davanti al tuo naso, e che raramente viene usata al suo pieno potenziale – un registro di manutenzione delle attrezzature.
In questo articolo, esamineremo i vantaggi di avere un accurato registro di manutenzione delle attrezzature e discuteremo le migliori pratiche su come mantenerlo tale.

Cos’è un registro di manutenzione delle attrezzature?

Il registro di manutenzione delle attrezzature è un semplice documento che mostra tutte le azioni di manutenzione che sono state effettuate su un bene specifico.
Mentre le informazioni che contiene variano a seconda del tipo di attrezzatura/asset in questione, un registro standard di manutenzione dell’attrezzatura è spesso diviso in 2 sezioni distinte:

1. Informazioni generali usate per identificare l’asset
2. Lista delle azioni di manutenzione eseguite sull’asset e chi le ha eseguite

Le informazioni generali di solito riguardano:

• Nome dell’attrezzatura
• Modello
• Numero di serie
• Localizzazione

In alcuni casi, le informazioni generali includono anche la data e il prezzo di acquisto.
Lista delle azioni eseguite di solito copre le seguenti informazioni:

• Data (quando una certa azione è stata eseguita)
• Descrizione dell’azione (cosa è stato fatto)
• Persona che esegue dette azioni (chi le ha eseguite)

Ci sono vari modelli gratuiti di registri di manutenzione delle attrezzature che puoi scaricare se stai ancora usando carta e penna per tracciare i tuoi record di manutenzione.
Ecco un paio di esempi di tali modelli di registro di manutenzione delle attrezzature:

Fonte immagine

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Come potete vedere, le informazioni tracciate possono variare molto. Se pensate che i vostri tecnici siano in grado di tracciare diligentemente dettagli completi, nessuno può impedirvi di usare registri di manutenzione di attrezzature complesse. Detto questo, tenete a mente che più informazioni hanno bisogno di tracciare, meno tempo hanno per eseguire il lavoro di manutenzione effettivo.
I registri dettagliati possono accelerare il tempo speso per la manutenzione generale, ma tracciare cose inutili ridurrà la produttività e porterà alla frustrazione. Ecco perché si dovrebbe sempre cercare di trovare un equilibrio identificando le cose che sono effettivamente utili da tracciare.
Come coordinatore della manutenzione, come si fa a valutare se qualcosa è utile? Chiedetevi se i dati che volete tracciare fanno parte di un qualsiasi rapporto di manutenzione, e se avete avuto bisogno di conoscerli per prendere una decisione importante negli ultimi 3-6 mesi.

Se la risposta è NO, allora tracciarli è probabilmente una perdita di tempo per tutti.

I vantaggi di usare il CMMS per registrare i lavori di manutenzione

Ci sono molte ragioni per usare un sistema computerizzato di gestione della manutenzione, e il registro di manutenzione delle attrezzature è una di queste.
Rispetto ai registri cartacei, ecco i maggiori vantaggi di usare un moderno CMMS per tracciare ciò che succede con i vostri beni:

1. Accesso ineguagliabile ai dati. Finché si dispone di una connessione internet, è possibile accedere ai registri di manutenzione delle attrezzature in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo.
2. Registrazione automatica dei dati. Quando si aggiunge una voce manuale, CMMS riconosce automaticamente quando e chi sta inserendo i dati, dato che è necessario essere loggati per effettuare l’inserimento. Se l’azione di manutenzione eseguita fosse parte di un piano di manutenzione preventiva, non dovresti spendere tempo per inserire i dati nel tuo registro. Questo perché un registro di manutenzione dell’attrezzatura viene automaticamente popolato con i suoi ordini di lavoro e PM completati.
3. Migliore responsabilità. Mentre si può ancora fare qualche sciocchezza come inserire i dati in un momento successivo, tutti i compiti sono interconnessi con il calendario di manutenzione, quindi è più facile notare chi ha fatto cosa, quanto tempo ci è voluto, e quali parti sono state utilizzate. Questo rende molto più facile risolvere una potenziale controversia e vedere se alcuni membri del team stanno tirando più peso di altri.
4. Meno spazio per l’errore umano. Dal momento che il CMMS automatizza parte del processo di registrazione, c’è meno possibilità per i tecnici di inserire dati errati (Disclaimer: Alcuni software CMMS sono complicati e non molto facili da usare, il che danneggia la precisione dei vostri record di manutenzione. Questo è il motivo per cui abbiamo lavorato duramente per rendere il nostro CMMS il più intuitivo possibile.
5. Panoramica della storia della manutenzione molto superiore. Puoi eseguire una ricerca o filtrare le azioni di manutenzione per fonte, data o tecnico utilizzando i record cartacei? Potete guardare la storia delle risorse mentre siete in viaggio? Potete cercare informazioni per qualsiasi risorsa in pochi secondi? Se avete un CMMS mobile, è possibile.
6. I registri sono quasi impossibili da “perdere” o danneggiare. I registri sono stati persi e smarriti dal giorno in cui abbiamo iniziato ad usarlo. Inoltre, la carta non è il materiale più durevole là fuori, quindi non è raro che si danneggi. I dati sono molto più sicuri quando sono memorizzati nel cloud.
7. Meno scartoffie. A nessuno piace portare in giro una pila di carta ovunque vada. Con i moderni CMMS, hai solo bisogno di un telefono cellulare. Inoltre, si tagliano alcuni costi sulla carta e si aiuta l’ambiente – una situazione win-win.
8. Capacità di allegare immagini/video. Alcune cose sono semplicemente più facili da descrivere con una foto o un breve video – e ci piacerebbe vedere qualcuno allegare un video a un documento. È ora di mettere tutti quei megapixel sui nostri telefoni cellulari per fare qualche lavoro utile.

Nell’immagine qui sotto, potete vedere come appare un registro di manutenzione delle attrezzature in Limble:

Come la manutenzione delle attrezzature trae vantaggio da uno storico accurato della manutenzione

Per prima cosa affrontiamo la parola “accurato”. Se non siete disposti a investire qualche sforzo per garantire che i dati nei vostri registri di manutenzione delle attrezzature siano corretti e disponibili quando necessario, allora perché preoccuparsi di tenere la registrazione? A cosa serve basare le vostre decisioni su dati errati?
Se dovete fare qualcosa, fatela bene.
Ecco alcuni vantaggi di avere uno storico accurato della manutenzione:

• Più facile programmare il lavoro di manutenzione preventiva. È possibile confrontare l’elenco dei guasti specifici di un asset con la frequenza con cui si eseguono le attività di manutenzione preventiva che hanno lo scopo di prevenire quei guasti.

Per esempio, se avete un PM settimanale per ingrassare i cuscinetti e avete ancora bisogno di sostituirli più spesso di quanto sia raccomandato nelle linee guida OEM, probabilmente dovrete programmare quel compito ogni cinque giorni invece che una volta alla settimana.

• Diagnosi dei guasti e processo di riparazione più veloci. Il registro di manutenzione dell’attrezzatura vi dà una rapida visione di tutta la documentazione e del lavoro che è già stato fatto su quella risorsa. Questo è particolarmente utile per i nuovi tecnici che non hanno ancora familiarità con tutti gli asset, così sanno quali cause di guasti dovrebbero controllare per prime.
• È più facile decidere quando l’asset dovrebbe essere sostituito. Una parte della manutenzione delle attrezzature è valutare se vale ancora la pena riparare un bene. Oltre a considerare il costo completo della riparazione e l’esposizione al potenziale tempo di inattività, il registro di manutenzione dell’attrezzatura può fornire informazioni utili sotto forma di una panoramica del tipo e della frequenza di tutti i guasti che l’asset ha sperimentato.
• Riduzione dei costi di inventario e operativi. Non importa se stiamo parlando di un guasto inaspettato o di un fermo pianificato, avere meno tempo per riparare un asset critico può farvi risparmiare un sacco di soldi che altrimenti perdereste non essendo in grado di raggiungere i vostri numeri di produzione. Inoltre, i registri di manutenzione delle attrezzature possono essere utili per decidere quali e quanti pezzi di ricambio dovreste ordinare e tenere in magazzino.

Se state usando un moderno CMMS, l’inventario dei pezzi di ricambio viene tracciato automaticamente. In questo caso, è possibile utilizzare il registro di manutenzione delle attrezzature per seguire eventuali anomalie. Per esempio, se notate che avete iniziato a ordinare un numero insolitamente alto di filtri dell’olio, potete controllare i registri di manutenzione delle attrezzature per vedere quale risorsa (o risorse) li sta consumando così velocemente e perché.

Finché non esagerate con le cose che volete tracciare, avere registri di manutenzione puliti vi aiuterà molto a sviluppare un reparto di manutenzione efficiente.

Come mantenere aggiornato il registro di manutenzione delle attrezzature?

Se si utilizza un CMMS, è necessario assicurarsi che tutti sappiano come funziona lo strumento e a chi possono rivolgersi se hanno bisogno di inserire qualcosa che non è coperto dalle procedure standard.
In un moderno CMMS, i dati sono interconnessi, il che significa che, mentre è necessario inserire i dati solo una volta, quei dati sono utilizzati in più luoghi. Per assicurarsi che le funzioni di filtraggio e ricerca forniscano i risultati più accurati, è una buona idea inserire sempre i dati nello stesso formato.
Se stai usando carta e penna, ecco alcune cose che potresti voler definire per mantenere il tuo registro di manutenzione delle attrezzature il più accurato possibile:

• fate un modello standardizzato per ogni risorsa che volete tracciare e cercate di mantenere questi modelli il più simili possibile
• avete un posto designato per dove sono tenuti i registri
• definite come i registri di manutenzione delle attrezzature devono scambiarsi di mano durante il cambio di turno

L’ultima cosa che vogliamo menzionare qui che è importante, indipendentemente dai suddetti approcci, è la necessità di comunicare ai vostri tecnici l’importanza dell’inserimento accurato dei dati.
I tecnici della manutenzione lavorano spesso in condizioni non ideali. Passare ore in piedi al caldo/freddo/bagnato può essere fisicamente e mentalmente estenuante. In queste situazioni, essere molto attenti a scrivere rapporti dettagliati e accurati sul lavoro svolto non è una priorità. Per cambiare questa situazione, è necessario prendersi del tempo extra per raddoppiare l’importanza di queste registrazioni. Spiega come le informazioni false possono influenzare il loro flusso di lavoro quotidiano, così come l’organizzazione nel suo complesso.

Impara dalla storia per non ripeterla

Non si dice per niente che la storia è la migliore insegnante.
Speriamo di essere stati in grado di mostrarti che i benefici di avere un registro di manutenzione delle attrezzature superano il tempo aggiuntivo che devi spendere per scrivere i dati richiesti.
Con un CMMS, quasi tutto il lavoro è fatto per voi, quindi in questo scenario, il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di avere dati accurati nel vostro registro di manutenzione delle attrezzature e di utilizzarlo effettivamente per migliorare diversi aspetti della manutenzione delle attrezzature. Per uno sguardo approfondito al CMMS, controlla la nostra guida Cos’è un sistema CMMS e come funziona.
Se sei interessato a conoscere altri modi in cui Limble CMMS può semplificare le tue operazioni di manutenzione, non esitare a contattarci.

Scritto da

Bryan Christiansen

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