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Le aziende mantengono il libro cassa per registrare sia le transazioni di cassa che quelle bancarie. Un libro di cassa ha una colonna di cassa che mostra il contante disponibile presso l’azienda e una colonna di banca che mostra il contante presso la banca; la banca tiene anche un conto per ogni cliente nei suoi libri. Tutti i depositi sono registrati sul lato di credito del conto del cliente e i prelievi sono sul lato di debito del loro conto. Un estratto conto viene inviato regolarmente ai clienti dalla banca e a volte i saldi bancari secondo il libro cassa e l’estratto conto non corrispondono. Nel caso in cui il saldo disponibile nel libretto non corrisponda alla colonna bancaria del libro cassa, l’azienda dovrebbe identificare le ragioni dello stesso. E’ importante riconciliare le differenze. Per riconciliare i saldi come mostrato nel libro cassa e nel libretto si prepara una dichiarazione di riconciliazione conosciuta come Bank Reconciliation Statement o BRS. In altre parole, il BRS è una dichiarazione che viene preparata per riconciliare la differenza tra i saldi come da colonna bancaria del libro cassa e il libretto in una data determinata.

Perché preparare un BRS?

Non è obbligatorio preparare un BRS e non c’è una data fissa per preparare il BRS. Il BRS è preparato su una base periodica per controllare che le transazioni relative alla banca siano registrate correttamente nella colonna banca del libro cassa e anche dalla banca nei loro libri. Il BRS aiuta a rilevare gli errori nella registrazione delle transazioni e a determinare l’esatto saldo bancario ad una data specifica.

Come preparare un BRS

1. Il primo passo è confrontare i saldi di apertura di entrambe le colonne bancarie del libro cassa e dell’estratto conto bancario; questi potrebbero essere diversi a causa di assegni non accreditati o non presentati da un periodo precedente.
2. Ora, confronta il lato a credito dell’estratto conto con il lato a debito della colonna della banca del libro cassa e il lato a debito dell’estratto conto con il lato a credito della colonna della banca del libro cassa. Mettete un segno di spunta su tutte le voci che appaiono in entrambe le registrazioni.
3. Analizzate le voci sia nella colonna della banca del libro cassa che nel libretto e cercate le voci che non sono state inserite nella colonna della banca del libro cassa. Fai una lista di tali voci e fai le necessarie correzioni nel libro cassa.
4. Correggete se nel libro cassa appaiono errori o inesattezze.
5. Calcolate il saldo corretto e rivisto della colonna banca del libro cassa.
6. Ora, iniziate la riconciliazione bancaria con il saldo aggiornato del libro cassa.
7. Aggiungi gli assegni non presentati (assegni che sono emessi dall’azienda ai suoi creditori o fornitori ma non presentati per il pagamento – Spese) e deduci gli assegni non accreditati (assegni pagati in banca ma non ancora incassati – Entrate).
8. Fai tutte le correzioni necessarie per gli errori bancari. Se l’estratto conto della riconciliazione bancaria inizia con il saldo a debito come da colonna banca del libro cassa, aggiungere tutti gli importi erroneamente accreditati dalla banca e dedurre tutti gli importi erroneamente accreditati dalla banca. Fate viceversa nel caso in cui inizi con il saldo a credito.
9. La cifra risultante deve essere uguale al saldo come da estratto conto bancario.

Benefici della preparazione di un BRS

Gli errori contabili possono portare a circostanze che sono più che imbarazzanti quando gli assegni rimbalzano o le aziende iniziano a ricevere fastidiose chiamate da creditori o fornitori per pagamenti già effettuati. Le riconciliazioni bancarie aiutano a individuare le frodi e a ridurre il rischio di transazioni che potrebbero causare penali e tasse in ritardo. BRS offre diversi vantaggi a un’azienda, tra cui:

Rilevare gli errori: Una riconciliazione bancaria vi aiuta a individuare gli errori contabili che sono comuni a ogni azienda. Questi errori includono errori come l’aggiunta e la sottrazione, pagamenti mancati e doppi pagamenti.

Tracking Interest and Fee: le banche potrebbero aggiungere pagamenti di interessi, tasse o penalità sul vostro conto. La riconciliazione bancaria mensile vi permette di aggiungere o sottrarre tali importi nei vostri libri contabili.

Rilevare le frodi: Potreste non essere in grado di impedire ai dipendenti di rubare il vostro denaro una volta, tuttavia, potreste impedirlo in futuro. L’estratto conto delle riconciliazioni bancarie vi aiuta a rilevare e individuare le transazioni fraudolente. È consigliabile impiegare una persona indipendente per eseguire le riconciliazioni per evitare che l’impiegato della contabilità falsifichi i vostri libri e le riconciliazioni.

Tracking Receivables: BRS ti permette di confermare tutte le tue ricevute, aiutandoti ad evitare situazioni imbarazzanti e anche identificando le voci per le ricevute che non hai depositato.

Consigli per assicurare un BRS efficiente

1. Innanzitutto, è essenziale avere in mano tutta la documentazione e le informazioni richieste. Ciò significa che se tutta la documentazione e le informazioni richieste sono a vostra disposizione avrete una visione migliore delle cose.2. Evitare errori comuni, come:

a. Errore relativo alla duplicazione di voci.

b. Mancata contabilizzazione di una transazione che causerebbe una differenza pari all’importo mancato

c. Errori durante l’inserimento di virgole e punti, che causano discrepanze che, potrebbero essere di valore significativo. Per esempio, invece di inserire INR 2.401,30, inserire INR 240,13.

d. Errori di trasposizione durante l’inserimento delle cifre nei libri. Per esempio, invece di inserire INR 221.200, inserire INR 212.200.

3. Anche le banche possono fare errori: È possibile che la vostra banca abbia commesso un errore. Potrebbero addebitare importi errati sul tuo conto, o accreditare depositi che non ti appartengono. Per questo motivo, se trovi degli errori per i quali non trovi spiegazioni, o per i quali hai dei dubbi, la cosa migliore è consultare la tua banca.4. Riconciliare le voci: Elencare le differenze e riconciliarle e poi dimenticarsene è possibile. Nel caso in cui le differenze continuino ad accumularsi senza alcuna azione, la vostra riconciliazione bancaria diventerebbe senza senso. È necessario che si tenga un controllo costante sulle transazioni riconciliate in modo che si riflettano nel modo giusto nella colonna banca del libro cassa e nell’estratto conto.