Incidentenrapporten zijn van cruciaal belang voor de veiligheid van werknemers en voor het vaststellen van best practices op de werkplek. Het correct documenteren van incidenten helpt gevaren in de werkomgeving te identificeren en situaties te vermijden die mogelijk mensen in gevaar kunnen brengen. Het belangrijkste is dat een goed geschreven incidentenrapport kan helpen ervoor te zorgen dat uw bedrijf voldoet aan de arbeidsvoorschriften en -normen van de overheid. Elk bedrijf heeft unieke richtlijnen voor het indienen van incidentenrapporten. Hoe de ene organisatie in de dagelijkse praktijk werkt, is waarschijnlijk anders dan hoe uw bedrijf werkt. U hoeft hun exacte format of sjabloon niet te kopiëren. Bedenk in plaats daarvan een richtlijn die past bij uw bedrijfssystemen en procedures. Maar de structuur en de essentiële onderdelen zijn gewoon hetzelfde.
Basisinformatie
Het incidentenrapport moet feitelijk en volledig zijn. Het moet bevatten:
- de namen en functies van de betrokkenen
- de namen van eventuele getuigen
- de exacte locatie en/of adres van het incident
- de exacte tijd en datum van het voorval
- een gedetailleerde en duidelijke beschrijving van wat er precies is gebeurd
- een beschrijving van de verwondingen
Omdat geen informatie mag worden weggelaten, is het van cruciaal belang om zo snel mogelijk te beginnen met het schrijven van het rapport. Hoe langer u wacht, hoe moeilijker het kan zijn om de details van het incident nauwkeurig te documenteren. Het is het beste om het op te schrijven wanneer ieders herinnering aan het incident nog vers is.
Nauwkeurigheid
Het document moet nauwkeurig zijn en vrij van grammaticale of spelfouten. In het ideale geval zouden er geen correcties mogen zijn, vooral als het handgeschreven is. Als er toch correcties moeten worden aangebracht, moet elk geschrapt of toegevoegd woord door de getuigen worden geparafeerd. Het laatste wat u wilt is dat het rapport op verschillende manieren kan worden geïnterpreteerd. Lees het verslag meerdere malen en zoek naar eventuele leemten die moeten worden opgevuld. Ontbreekt er een deel van het verhaal? Kan een deel van het verhaal verder worden verduidelijkt? Vergeet niet om niet alleen het eigenlijke incident op te nemen, maar ook de gebeurtenissen die ervoor en erna plaatsvonden.
Objectiviteit
Vermijd het gebruik van emotionele woorden en uitspraken die gevoelens beschrijven. Het verslag moet feitelijk zijn en vrij van sarcasme, neerbuigende uitspraken en veroordelende opmerkingen. Van de persoon die belast is met de schriftelijke verslaglegging wordt verwacht dat hij of zij zich uitsluitend op feiten baseert en in staat is persoonlijke vooroordelen en meningen op te sporen en te vermijden. Daartoe mag hij of zij niet toestaan dat eerdere of externe informatie het verslag beïnvloedt.
Juridische overwegingen
Bedenk dat dit juridische documenten zijn die door politie en justitie kunnen worden gebruikt om het incident te onderzoeken. Er moet duidelijk in staan of het over een van de volgende zaken gaat:
- Lichamelijk letsel
- Aanslag
- Vernieling van eigendommen
- Werkongevallen
- diefstal of beroving
- agressief gedrag
- ernstige ziekte
- dreigende dood
- illegale en criminele handelingen
- verstorende situaties
Als u niet zeker weet of een melding noodzakelijk is, overweeg de wijsheid van “better safe than sorry.”. Als het incident extreem is, kan het goed zijn om meteen de politie te bellen. Controleer ten slotte altijd de arbeidswetgeving van uw land om er zeker van te zijn dat uw bedrijf volledig aan de regels voldoet.
Oorzaak van het incident
Als de exacte oorzaak van het incident na het eerste onderzoek onduidelijk blijft, is het prima om hypotheses te delen, zolang ze maar duidelijk zo in het rapport worden vermeld. Neem waar mogelijk verklaringen van getuigen, schetsen en foto’s op. Het ingevulde rapport moet worden ondertekend door de supervisor of manager die de leiding had op het moment van het incident. Als bevoegde ondertekenaar moet hij of zij het rapport lezen en ervoor zorgen dat het duidelijk, leesbaar en nauwkeurig is, en dat de bedrijfsrichtlijnen voor incidentenrapportage strikt zijn gevolgd.
Confidentialiteit
Omdat rapporten bijna altijd gevoelige en vertrouwelijke informatie bevatten, zoals de gezondheidsproblemen van een werknemer, moet incidentenrapportage worden gedaan met de privacy van de betrokken partijen in gedachten. Alleen geautoriseerd personeel zou de details van het rapport moeten kunnen bekijken.
Best Practices voor het invullen van incidentrapportageformulieren
Elk bedrijf moet een protocol hebben voor het melden van incidenten. Alleen mensen met autoriteit moeten toegang krijgen tot dit document. Zij kunnen het gebruiken voor documentatie van ongelukkige gebeurtenissen, beheer van risico’s, en het creëren van veiligheidsmaatregelen zoals voorgeschreven door de wet. Bij het invullen van het formulier moeten de volgende beste praktijken in acht worden genomen:
- Geef blijk van een gevoel van urgentie. Vul het meldingsformulier in en archiveer het binnen 24 uur.
- Voeg kleine details en alle relevante gegevens in.
- De supervisor moet de informatie in het rapport verifiëren.
- Alleen de persoon die direct bij het incident betrokken is, kan het formulier invullen.
- Gedetailleerd zijn en correcties vermijden.
- Prooflezen.
- Veronderstel niet dat de lezer algemene beweringen begrijpt.
- Houd het vertrouwelijk en laat onbevoegden de informatie niet lezen.
- Teken het document wanneer het klaar is.
- Informeer indien nodig de politie of zorgverleners.
Elke werknemer van uw bedrijf moet een seminar of training volgen met betrekking tot het omgaan met een incident op het werk. Op deze manier zullen ze weten hoe ze een incident moeten melden als er iets gebeurt. Tot slot kan papierloos werken helpen voorkomen dat u cruciale documenten kwijtraakt. Digitale formulieren, zoals het gratis sjabloon hieronder, zijn een geweldig alternatief voor ouderwets papierwerk.