Bij het verbeteren van de efficiëntie op de werkplek gaat het erom dat uw werknemers slimmer werken, niet harder. Het is ook niet voldoende om de efficiëntie van werknemers “hard aan te pakken”.
Het is belangrijk om alle factoren die van invloed zijn op de productiviteit van werknemers, zoals de werkomgeving, werktevredenheid en effectief leiderschap, goed te bekijken. Onze zeven hacks hieronder zullen u helpen de juiste hulpmiddelen en strategieën te vinden om het moreel en de betrokkenheid van werknemers te stimuleren en de efficiëntie in uw bedrijf te verhogen.
In dit artikel zullen we behandelen:
- Stel flexibele werktijden toe
- Update uw technologie
- Map processen
- Stimuleer teambuilding
- Kweek een prettige werkomgeving
- Stop met de vergadergekte
- Zoek manieren om te automatiseren
Maak flexibele werktijden mogelijk
Flexibele werktijden stellen werknemers in staat te werken wanneer zij het productiefst en efficiëntst zijn, of dat nu ’s avonds laat of vroeg op de dag is. Door werknemers de mogelijkheid te geven hun uren te kiezen, worden ze ook gelukkiger en zullen ze zich eerder aan werkgerelateerde taken houden als ze aan het werk zijn.
U zou zelfs kunnen overwegen om uw team volledig op afstand te laten werken, of in ieder geval meer thuiswerkdagen aan te bieden. Het hebben van een team op afstand verbetert de productiviteit met 13 procent, volgens Entrepreneur.
Je zou niet alleen zijn; startups en online bedrijven zoals Zapier en Groove hebben volledig op afstand werkende teams. Nixing pendelen bespaart werknemers veel tijd en geeft hen een meer comfortabele plek om hun werk te doen.
Tip: Als u vermoedt dat de productiviteit van thuiswerken dipt, probeer dan werknemers een tijdregistratietool zoals Time Doctor te laten gebruiken.
Update Your Technology
Onderzoek technologische ontwikkelingen in uw branche en zet alles in dat de efficiëntie van het werk zal verhogen. De aanschaf van iPads voor uw werknemers kan hen helpen onderweg te werken, vooral als ze vanuit huis werken. Of gebruik een iPad-systeem in uw receptie om te helpen bij het ontvangen van pakketten en medewerkers snel en gemakkelijk op de hoogte te brengen van gasten.
Tip: Probeer een virtueel whiteboard zoals Jamboard van Google tijdens uw conference calls. Overweeg werknemers een hoofdtelefoonvergoeding te geven zodat ze zich kunnen concentreren.
Map Processes
Inefficiënte werkprocessen kunnen van normaal efficiënte werknemers gefrustreerde, onproductieve werknemers maken. Breng uw processen in kaart om te zien of er iets overbodigs is dat de productiviteit vertraagt. Verander deze processen of elimineer ze helemaal.
Tip: Probeer een werkplekproces in kaart te brengen tijdens een vergadering met plakbriefjes, voordat u het vastlegt in een programma als Microsoft Visio. Voer herziene en nieuwe processen in projectmanagementsoftware zoals Asana in, zodat uw hele team aan boord is.
Stimuleer teambuilding
De productiviteit op het werk neemt toe als werknemers beter leren communiceren. Zoek manieren om werknemers als groep te laten samenwerken aan projecten of voor verschillende afdelingen om hun informatiestroom te verbeteren. Team-building activiteiten of off-site avonturen zijn geweldige manieren voor werknemers om te leren communiceren en samen te werken.
Het is nog beter als u deze teambuilding inspanningen combineert met manieren om werknemers aan te moedigen om actief te worden of hun algehele gezondheid te koesteren – zowel fysiek als mentaal. Gezonde werknemers nemen minder ziektedagen op en zijn productiever. Plus, dit soort activiteiten helpt werknemers zich te binden op een stressvrije, leuke manier die het moreel verhoogt en de betrokkenheid verbetert, zegt ProofHub.
Tip: Organiseer een liefdadigheidsloop, een sportdag of een fitnesswedstrijd. Laat werknemers zich een hele dag vrijwillig inzetten voor een goed doel. Of sponsor een wellness-dag met yoga, massages en workshops, evenals een gezonde lunch en snacks.
Foster a Happy Work Environment
Werknemers die gelukkig zijn op het werk gaan efficiënter met hun tijd om, doen hun werk beter en zijn over het algemeen productiever. Ze hebben ook de neiging om zich te concentreren op de taak bij de hand in plaats van te worden afgeleid door niet-werktaken, zoals het controleren van persoonlijke sociale media-accounts.
Begin met het analyseren van uw kantoorruimte, adviseert ProofHub. Hoe is de verlichting? Investeer in betere verlichting om vermoeide ogen te verminderen, evenals jaloezieën voor ramen om werknemers te laten aanpassen hoeveel natuurlijk licht ze willen.
Poll werknemers over hun werkplekken – zijn hun stoelen comfortabel genoeg? Kunt u een paar sta-bureaus installeren? Hoe zit het met ontspanningsruimtes, zodat werknemers op de bank kunnen werken?
Tip: Een snelle verandering in de kantoorindeling kan werknemers energie geven. Organiseer een initiatief om het meubilair op te ruimen en te verplaatsen (vraag werknemers eerst om mee te werken). Koop planten of nieuwe kunst of versier voor een feestdag.
Stop met de vergadergekte
Amerikaanse bedrijven geven elk jaar meer dan 35 miljard dollar uit aan vergaderingen en werknemers besteden gemiddeld 37 procent van hun tijd aan vergaderingen, volgens Entrepreneur. Overweeg of uw bedrijf te veel vergaderingen heeft – u zou zowel tijd als geld kunnen verspillen, om nog maar te zwijgen over de invloed op het geluk van uw werknemers.
Het hebben van de juiste projectmanagementtools zal helpen de noodzaak voor veel vergaderingen te elimineren. Natuurlijk zal er altijd behoefte zijn aan face-to-face vergaderingen, maar misschien niet zo veel van hen.
Tip: Slack, Asana en Basecamp zijn allemaal geweldige communicatie- en projectmanagementtools die kunnen worden gebruikt in plaats van vergaderingen.
Vind manieren om te automatiseren
Multitasking schaadt in feite de productiviteit. Het voortdurend roteren tussen verschillende taken kan ertoe leiden dat werknemers 40 procent van hun productiviteit verliezen, aldus Wrike. Dit is waar technologie kan schitteren en kleine taken kan overnemen die niet zo belangrijk zijn. Probeer uw social media-campagnes te automatiseren, e-mailmarketingdiensten te gebruiken die geautomatiseerde e-mailcampagnes versturen en uw verkoop- en leadgeneratiewerk te automatiseren.
Tip: LinkedIn heeft nu Lead Gen Forms waarmee gebruikers automatisch ingevulde formulieren kunnen indienen. Hootsuite en TubeMogul zijn hulpmiddelen waarmee u uw sociale mediacampagnes kunt automatiseren.
Mensen vragen ook:
- Hoe kan ik slimmer werken en niet harder?
- Hoe kan een bedrijf efficiënter zijn?
- Hoe verbeter je de prestaties van een team?
Hoe kan ik slimmer en niet harder werken?
Hierbij een aantal suggesties om slimmer en niet harder te werken:
- Houd je tijd bij: Gebruik een app als Rescue Time om precies te zien waar je elke dag je tijd aan besteedt.
- Doe het in twee minuten: Als je een taak ziet die je in twee minuten of minder kunt doen, doe het dan nu. Het zal meer tijd kosten om te doen als je er later op terugkomt.
- Stel staande vergaderingen voor: Bekort de vergadertijd en verhoog de betrokkenheid met staande vergaderingen.
- Vergeet perfectie: Perfect is de vijand van gedaan geldt vooral op de werkplek.
- Stop met brandjes blussen: Plan een specifiek tijdstip van de dag om e-mails en berichten te beantwoorden.
- Verfraai uw werkruimte: Voeg planten, kaarsen, foto’s of iets anders waar je blij van wordt toe. Inc. zegt dat een esthetisch aangename werkruimte de productiviteit met 15 procent kan verhogen.
- Werk gedurende 90 minuten: Werk niet langer dan 90 minuten aan een stuk en neem dan een pauze om koffie te gaan drinken of te wandelen, een rondje door het kantoor te lopen of een kort praatje te maken met een collega. Onderzoek heeft uitgewezen dat toppresteerders efficiënter zijn als ze maximaal 90 minuten per keer werken.
Hoe kan een bedrijf efficiënter zijn?
Voor tips over hoe een bedrijf efficiënter kan zijn, overweeg onze zeven hacks hierboven.
Hoe verbeter je de teamprestatie?
Hier zijn zes tips om de teamprestaties te verbeteren:
- Stel teamregels op: zoals geen mobiele telefoons of laptops tijdens vergaderingen en om buiten kantooruren te respecteren
- Wees duidelijk over het doel: wees altijd duidelijk over het doel van een project of doel en waarom je de stappen neemt die je neemt om er te komen
- Beloon goed werk: extra vakantiedagen, bonussen, bedrijfsbrede e-mails en persoonlijke felicitaties zijn allemaal goede manieren om de teamprestaties te verbeteren
- Stimuleer het gebruik van samenwerkingsruimtes: werknemers moeten zien dat senior managers deze informele ruimtes gebruiken
- Plan informele chats: haal koffie en gebak en houd een snelle ochtendvergadering of neem iedereen mee uit voor een middagkoffie
- Focus op sterke punten, niet op zwakke punten: identificeer de sterke punten van elk teamlid en zet ze in. Dit is effectiever dan focussen op de zwakke punten.