Equipment Maintenance Log Best Practices

Iedereen die serieus is over het onderhoud van apparatuur is voortdurend op zoek naar hoe het te verbeteren.
Er is een rechttoe rechtaan ding recht voor je neus, en dat wordt zelden gebruikt om zijn volledige potentieel – een equipment maintenance log.
In dit artikel gaan we in op de voordelen van een nauwkeurig onderhoudslogboek voor apparatuur en bespreken we de beste methoden om dit logboek bij te houden.

Wat is een onderhoudslogboek voor apparatuur?

Het onderhoudslogboek voor apparatuur is een eenvoudig document waarin alle onderhoudswerkzaamheden worden vermeld die aan een specifiek bedrijfsmiddel zijn uitgevoerd.
De informatie die het bevat, varieert afhankelijk van het type materieel/asset in kwestie, maar een standaardlogboek voor materieelonderhoud is vaak opgesplitst in 2 afzonderlijke delen:

1. Algemene informatie ter identificatie van het bedrijfsmiddel
2. Lijst van uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden aan het bedrijfsmiddel en wie ze heeft uitgevoerd

Algemene informatie omvat gewoonlijk:

• Naam van het apparaat
• Model
• Serienummer
• Locatie

In sommige gevallen omvat de algemene informatie ook de aankoopdatum en de aankoopprijs.
Lijst van uitgevoerde acties omvat gewoonlijk de volgende informatie:

• Datum (wanneer een bepaalde actie is uitgevoerd)
• Beschrijving van de actie (wat is er gedaan)
• Uitvoerende persoon (wie heeft het uitgevoerd)

Er zijn verschillende gratis sjablonen van onderhoudslogboeken voor apparatuur die u kunt downloaden als u nog steeds pen en papier gebruikt om uw onderhoudsgegevens bij te houden.
Hier vindt u een paar voorbeelden van dergelijke sjablonen voor onderhoudslogboeken voor apparatuur:

afbeelding bron

afbeelding bron
Zoals u kunt zien, kan de bijgehouden informatie sterk uiteenlopen. Als u denkt dat uw technici in staat zijn om ijverig uitgebreide details bij te houden, kan niemand u ervan weerhouden om complexe onderhoudslogboeken voor apparatuur te gebruiken. Houd er echter rekening mee dat hoe meer informatie ze moeten bijhouden, hoe minder tijd ze hebben om het eigenlijke onderhoudswerk uit te voeren.
Gedetailleerde logboeken kunnen de tijd die u besteedt aan algemeen onderhoud versnellen, maar het bijhouden van onnodige dingen zal de productiviteit verlagen en tot frustratie leiden. Daarom moet u altijd een evenwicht proberen te vinden door de dingen te identificeren die werkelijk nuttig zijn om bij te houden.
Hoe beoordeelt u als onderhoudscoördinator of iets nuttig is? Vraag uzelf af of de gegevens die u wilt bijhouden deel uitmaken van een onderhoudsrapport en of u ze de afgelopen 3-6 maanden nodig had om een belangrijke beslissing te nemen.

Als het antwoord NEE is, dan is het bijhouden ervan waarschijnlijk tijdverspilling.

De voordelen van het gebruik van een CMMS om onderhoudswerkzaamheden vast te leggen

Er zijn vele redenen om een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem te gebruiken, en het onderhoudslogboek voor apparatuur is er daar een van.
In vergelijking met papieren registraties zijn hier de grootste voordelen van het gebruik van een modern CMMS om bij te houden wat er met uw bedrijfsmiddelen gebeurt:

1. Ongeëvenaarde toegang tot gegevens. Zolang u een internetverbinding hebt, hebt u altijd en overal toegang tot de onderhoudslogboeken van uw apparatuur.
2. Geautomatiseerde gegevensregistratie. Bij het toevoegen van een handmatige invoer, herkent CMMS automatisch wanneer en wie de gegevens invoert, aangezien u moet zijn ingelogd om de invoer te maken. Als de uitgevoerde onderhoudsactie deel uitmaakt van een preventief onderhoudsplan, zou u geen tijd hoeven te besteden aan het invoeren van de gegevens in uw logboek. Dit komt omdat een onderhoudslogboek voor apparatuur automatisch wordt gevuld met de ingevulde werkorders en PM’s.
3. Betere verantwoording. Hoewel u nog steeds wat capriolen kunt uithalen als het invoeren van gegevens op een later tijdstip, zijn alle taken gekoppeld aan de onderhoudskalender, zodat het gemakkelijker is om te zien wie wat heeft gedaan, hoe lang het heeft geduurd, en welke onderdelen zijn gebruikt. Dit maakt het veel gemakkelijker om een potentieel geschil op te lossen en te zien of sommige teamleden meer gewicht in de schaal leggen dan anderen.
4. Minder ruimte voor menselijke fouten. Omdat CMMS een deel van het registratieproces automatiseert, is er minder kans dat technici onjuiste gegevens invoeren (Disclaimer: Sommige CMMS-software is ingewikkeld en niet erg gebruiksvriendelijk, wat ten koste gaat van de nauwkeurigheid van uw onderhoudsadministratie. Daarom hebben we extra hard gewerkt om ons CMMS zo intuïtief mogelijk te maken.)
5. Een enorm superieur overzicht van de onderhoudshistorie. Kunt u een zoekopdracht uitvoeren of de onderhoudsacties filteren op bron, datum of monteur met behulp van papieren dossiers? Kun je de historie bekijken terwijl je onderweg bent? Kunt u in een paar seconden informatie opzoeken voor elk bedrijfsmiddel? Als je een mobiel CMMS hebt, kan dat.
6. De logs zijn bijna onmogelijk om “kwijt te raken” of te beschadigen. Records zijn verloren gegaan en misplaatst vanaf de dag dat we begonnen met het te gebruiken. Bovendien is het papier niet het duurzaamste materiaal dat er is, dus het is niet zeldzaam dat het beschadigd raakt. De gegevens zijn veel veiliger wanneer ze in de cloud zijn opgeslagen.
7. Minder papierwerk. Niemand vindt het leuk om overal een stapel papier mee naartoe te slepen. Met een modern CMMS heb je alleen een mobiele telefoon nodig. Bovendien bespaar je op papier en help je het milieu – een win-win situatie.
8. Mogelijkheid om foto’s/video’s bij te voegen. Sommige dingen zijn gewoon veel gemakkelijker te beschrijven met een foto of een korte video – en we zouden graag zien dat iemand een video bij een papier voegt. Het is tijd om al die megapixels op onze mobiele telefoons in te zetten voor nuttig werk.

Op de foto hieronder ziet u hoe een onderhoudslogboek voor apparatuur eruitziet in Limble:

Hoe onderhoud van apparatuur baat heeft bij een nauwkeurige onderhoudshistorie

Laten we eerst het woord “nauwkeurig” aanpakken. Als u niet bereid bent enige moeite te doen om ervoor te zorgen dat de gegevens in uw onderhoudslogboeken correct zijn en beschikbaar zijn wanneer dat nodig is, waarom zou u dan überhaupt de moeite nemen de gegevens bij te houden? Wat heeft het voor zin om uw beslissingen te baseren op onjuiste gegevens?
Als u iets gaat doen, doe het dan goed.
Hier volgen enkele voordelen van een nauwkeurige onderhoudshistorie:

• Het is eenvoudiger om preventieve onderhoudswerkzaamheden te plannen. U kunt de lijst met specifieke defecten die een machine heeft gehad, vergelijken met de frequentie waarmee u preventieve onderhoudstaken uitvoert om deze defecten te voorkomen.

Als u bijvoorbeeld een wekelijkse PM hebt om de lagers te smeren en u moet ze nog steeds vaker vervangen dan in de OEM-richtlijnen wordt aanbevolen, moet u die taak waarschijnlijk om de vijf dagen plannen in plaats van eenmaal per week.

• Snellere diagnose van defecten en reparatieproces. Het onderhoudslogboek voor apparatuur geeft u snel inzicht in alle documentatie en werkzaamheden die al aan dat bedrijfsmiddel zijn uitgevoerd. Dit is vooral nuttig voor nieuwere technici die nog niet vertrouwd zijn met alle activa, zodat ze weten op welke oorzaken van storingen moeten ze eerst controleren.
• Gemakkelijker tijd beslissen wanneer het actief moet worden vervangen. Een deel van het onderhoud van apparatuur is het evalueren of het nog de moeite waard is om een onderdeel te repareren. Het logboek voor materieelonderhoud geeft niet alleen een overzicht van de reparatiekosten en de mogelijke uitvaltijd, maar ook van het type en de frequentie van alle storingen die de apparatuur heeft ondervonden.
• Lagere inventaris- en bedrijfskosten. Het maakt niet uit of we het hebben over een onverwachte storing of geplande downtime, minder tijd nodig hebben om een kritische asset te repareren kan u een ton geld besparen dat u anders zou verliezen door niet in staat te zijn om uw productieaantallen te halen. Bovendien kunnen onderhoudslogboeken van apparatuur nuttig zijn om te bepalen welke en hoeveel reserveonderdelen u moet bestellen en op voorraad moet houden.

Als u een modern CMMS gebruikt, wordt de voorraad reserveonderdelen automatisch bijgehouden. In dit geval kunt u het onderhoudslogboek van de apparatuur gebruiken om eventuele afwijkingen op te volgen. Als u bijvoorbeeld merkt dat u een ongewoon hoog aantal oliefilters bestelt, kunt u de onderhoudslogboeken van de apparatuur controleren om te zien welke bedrijfsmiddelen er zo snel doorheen gaan en waarom.

Zolang u niet overdrijft met zaken die u wilt bijhouden, zult u met een schone onderhoudsadministratie een heel eind komen bij het ontwikkelen van een efficiënte onderhoudsafdeling.

Hoe houdt u uw onderhoudslogboek bij?

Als u een CMMS gebruikt, moet u ervoor zorgen dat iedereen weet hoe de tool werkt en bij wie ze terecht kunnen als ze iets moeten invoeren dat niet onder de standaardprocedures valt.
In een modern CMMS zijn uw gegevens onderling gekoppeld, wat betekent dat u de gegevens weliswaar maar één keer hoeft in te voeren, maar dat die gegevens op meerdere plaatsen worden gebruikt. Om er zeker van te zijn dat de filter- en zoekfuncties u de meest nauwkeurige resultaten opleveren, is het een goed idee om gegevens altijd in hetzelfde formaat in te voeren.
Als u pen en papier gebruikt, zijn hier enkele dingen die u wellicht wilt definiëren om uw onderhoudslogboek voor apparatuur zo nauwkeurig mogelijk te houden:

• maak een gestandaardiseerd sjabloon voor elk bedrijfsmiddel dat u wilt bijhouden en probeer deze sjablonen zoveel mogelijk op elkaar te laten lijken
• heb een aangewezen plaats voor waar de records worden bewaard
• bepaal hoe de onderhoudslogboeken voor apparatuur tijdens de ploegenwissel van hand moeten wisselen

Het laatste dat we hier willen noemen en dat belangrijk is, ongeacht de eerder genoemde benaderingen, is de noodzaak om het belang van nauwkeurige gegevensinvoer aan uw technici over te brengen.
Onderhoudstechnici werken vaak in minder dan ideale omstandigheden. Urenlang op de been zijn terwijl het warm/koud/nat is, kan fysiek en mentaal slopend zijn. In dergelijke situaties is extra aandacht voor het schrijven van gedetailleerde en nauwkeurige rapporten over uw uitgevoerde werkzaamheden geen prioriteit. Om dat te veranderen, moet je wat extra tijd nemen om het belang van deze verslagen te benadrukken. Leg uit hoe onjuiste informatie hun dagelijkse werkstroom kan beïnvloeden, evenals de organisatie als geheel.

Leer van de geschiedenis om herhaling te voorkomen

Het is niet voor niets gezegd dat de geschiedenis de beste leermeester is.
We hopen dat we u hebben kunnen laten zien dat de voordelen van een onderhoudslogboek voor apparatuur opwegen tegen de extra tijd die u moet besteden aan het opschrijven van de vereiste gegevens.
Met een CMMS wordt bijna al het werk voor u gedaan, dus in dit scenario moet uw focus liggen op het hebben van nauwkeurige gegevens in uw logboek voor materieelonderhoud en het daadwerkelijk gebruiken ervan om verschillende aspecten van materieelonderhoud te verbeteren. Voor een diepgaande blik op CMMS, bekijk onze Wat is een CMMS-systeem en hoe werkt het gids.
Als u geïnteresseerd bent in andere manieren waarop Limble CMMS uw onderhoudswerkzaamheden kan vereenvoudigen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Geschreven door

Bryan Christiansen

Share:

• 
  Maksud November 25, 2019, 7:45 am

  Leuke post.

• 
  Micheal Well 27 februari 2020, 7:00 am

  Hy Bryan,
  Equipment Maintenance Schedule of log update. Het is zeer essentieel dat praktijken een schema hebben voor het onderhoud en de controle van al hun belangrijke klinische apparatuur. Apparatuur die kalibratie vereist, of die elektrisch of op batterijen werkt, moet regelmatig worden onderhouden om ervoor te zorgen dat het in goede staat is en blijft.
  Deze praktijk geeft u een goed gevoel over uw apparatuur als u onderhoud doet op regelmatige basis als zijn zeer goede praktijk de meeste professionele mensen volgen deze stappen.