Hoe schrijf je een goede e-mailhandtekening [+ professionele voorbeelden]

De gemiddelde kantoormedewerker verstuurt 40 e-mails per dag. Dat zijn 40 kansen om jezelf en je bedrijf te promoten in die individuele e-mails die je elke dag verstuurt.

Veel mensen behandelen hun e-mailhandtekeningen als een bijzaak, wat een gemiste kans is. Deze handtekeningen zijn een kans voor u om duidelijk te maken wie je bent, maken het gemakkelijk voor mensen om je te bereiken, en geef mensen een plek om naar toe te gaan om meer te weten te komen – hetzij over u, over uw bedrijf, of over iets wat je aan het werken bent.

Dus, als je gewoon je naam en een punt of twee van contact informatie in uw handtekening, bent u niet volledig gebruik maken van de kans om te verbinden en te betrekken bij de mensen die je e-mailt. (Al wil je ook niet overdrijven. Je handtekening volstoppen met links en informatie is gewoon spam en zelfpromotie.)

Dus wat moet er in je handtekening? Veel hangt af van persoonlijke voorkeur, het merk en de cultuur van uw organisatie, en zelfs van de branche waarin u werkzaam bent. Hier zijn echter enkele suggesties voor uw eigen handtekening:

Voor- en achternaam

Net als bij slakkenpostcorrespondentie, moet uw naam altijd worden vermeld, zodat de ontvanger van uw bericht weet van wie het afkomstig is. Dit komt tot uiting in de e-mailhandtekening, vaak als eerste regel tekst.

Aansluitingsinformatie (zoals functie en afdeling)

Nauw aansluitend op uw naam moet uw aansluitingsinformatie staan. Uw affiliaties kunnen uw functietitel, uw bedrijf of organisatie, en/of zelfs uw afdeling omvatten. Uw naam moet uiteindelijk zijn eigen tekening, natuurlijk, als je een relatie met de ontvanger op te bouwen, maar het verstrekken van deze informatie biedt meer context over het gesprek en uw rol in het. Bovendien geeft het je meer geloofwaardigheid als je je aansluit bij een grotere organisatie, vooral als het een herkenbare organisatie is. Dit helpt u om de aandacht van uw lezers te krijgen, zodat ze uw boodschap serieus nemen.

Secundaire contactinformatie

Secundaire contactinformatie is ook belangrijk, zodat de ontvanger weet hoe hij verder contact met u kan opnemen. De secundaire informatie kan telefoon, fax, of een andere methode van communicatie omvatten die u wilt benadrukken. In situaties waarin u uw directe lijn niet wilt ophoesten, kunt u van deze gelegenheid gebruikmaken om uw persoonlijke website te promoten – een passieve manier om de communicatielijnen te openen zonder uzelf te overspoelen met bereik als u dat niet wilt.

Sociale profieliconen

Uw aanwezigheid in de sociale media is een belangrijk onderdeel van uw persoonlijke merk, omdat het u helpt een aanhang in uw omgeving te krijgen en mensen laat zien waar u om geeft. U kunt veel over een persoon vertellen door wat ze posten en hoe ze zichzelf portretteren.

Daarom is het een geweldig idee om links naar uw sociale mediapagina’s in uw e-mailhandtekening op te nemen. Het versterkt niet alleen uw persoonlijke merk, maar het helpt mensen ook nieuwe manieren te vinden om contact met u op te nemen en u te volgen.

Even beter? Het kan helpen verkeer naar uw online inhoud te leiden als u links naar die inhoud op sociale media plaatst. Dus als u sociale pictogrammen in uw handtekening opneemt, zorg er dan voor dat u uw sociale profielen up-to-date houdt en boordevol interessante, relevante inhoud zet. (Met andere woorden, als u al zes maanden niet hebt getwitterd, kunt u Twitter beter weglaten.)

Waarom pictogrammen voor sociale media gebruiken in plaats van gewoon tekstlinks? Omdat pictogrammen gemakkelijker te herkennen zijn voor mensen die uw handtekening doorbladeren – en ze zullen opvallen tussen de rest van de tekst daar. Volgens onderzoek van NeoMam Studios verhogen gekleurde visuals de bereidheid van mensen om de rest van de inhoud te lezen met 80%. Dat is een enorm voordeel. Plus, pictogrammen zijn grote ruimte-besparende op een plaats waar je misschien veel informatie verpakt.

Zelfs als je aanwezig bent op veel sociale media sites, maar probeer het aantal pictogrammen te beperken tot vijf of zes. Concentreer u op de accounts die het belangrijkst zijn voor de groei van uw bedrijf of het opbouwen van uw persoonlijke merk.

Als u toch veel pictogrammen voor sociale media opneemt, probeer dan op zijn minst de andere inhoud te beperken als dat mogelijk is, zodat uw ontwerp niet te druk is. Bekijk het onderstaande voorbeeld, dat is gemaakt met HubSpot’s Email Signature Generator.

Call to Action

Een van de slimste dingen die je in je e-mailhandtekening kunt doen, is een call-to-action opnemen. De beste CTA’s in e-mailhandtekeningen zijn eenvoudig, actueel, niet opdringerig en in lijn met uw e-mailstijl, waardoor ze meer op een post-script lijken en minder op een verkooppraatje. Kies een CTA die aansluit bij een van uw huidige zakelijke doelen, en werk deze bij wanneer deze doelen veranderen.

Example

Hier is een geweldig voorbeeld van HubSpot’s voormalige Social Media Manager, Chelsea Hunersen. Ze verandert haar tekst CTA afhankelijk van haar huidige social media doelen. Een paar maanden geleden gebruikte ze het om mensen naar HubSpot’s Twitter-account te leiden.

Toen ze een uniek Slack-kanaal voor inbound-marketeers had gemaakt, veranderde ze de CTA in haar e-mailhandtekening om mensen daarheen te leiden.

Links naar video’s kunnen extra opvallen omdat in sommige e-mailclients, zoals Gmail, de miniatuurafbeelding van een video onder uw handtekening wordt weergegeven. Hier is een voorbeeld van hoe dat eruitziet, van onze eigen Emily MacIntyre:

Koppelingen voor boekingen

Als je heen en weer e-mailt met collega’s en klanten die vergaderingen met je willen boeken, maak het ze dan gemakkelijk door een koppeling naar je agenda in je e-mailhandtekening op te nemen. Hieronder staat een voorbeeld van onze eigen Bryan Lowry.

Example

Er zijn veel tools die mensen helpen bij het maken van afspraken. Bryan uit het voorbeeld hierboven gebruikt HubSpot’s deelbare gepersonaliseerde boekingslink. Als je een HubSpot Sales klant bent, kun je je gepersonaliseerde link delen met iedereen met wie je een afspraak wilt boeken en ze laten kiezen uit je beschikbare tijden. Als u wilt, kunt u ervoor zorgen dat het HubSpot CRM automatisch een nieuw contactrecord aanmaakt voor iedereen die een vergadering boekt als er nog geen bestaat.

Als u geen HubSpot-klant bent, is Calendly een geweldige tool voor vergaderingen, die gratis is voor Basic en waarmee u uw Google- of Office 365-agenda kunt integreren. Als u op zoek bent naar een alternatief voor Calendly, is YouCanBook.me een andere boekingstool die voor $ 7 per kalender per maand gaat.

Industry Disclaimer or Legal Requirements

Sommige industrieën, zoals juridische, financiële en verzekeringssector, hebben specifieke richtlijnen voor e-mailgebruik en etiquette om privégegevens te beschermen tegen verzending. Daarom is het raadzaam na te gaan welke voorschriften in uw branche gelden en in uw handtekening een disclaimer op te nemen over het verzenden van e-mail. Mail-Signatures biedt een aantal voorbeelden van e-mail disclaimer, waaronder deze:

“De inhoud van deze e-mail is vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de in het bericht vermelde ontvanger. Het is ten strengste verboden enig deel van dit bericht te delen met een derde partij, zonder schriftelijke toestemming van de afzender. Als u dit bericht per vergissing hebt ontvangen, gelieve dan te antwoorden op dit bericht en het te verwijderen, zodat wij ervoor kunnen zorgen dat een dergelijke vergissing zich in de toekomst niet meer voordoet.”

Foto of Logo

Een afbeelding is een goede keuze om uw e-mailhandtekening op te leuken. Als u een persoonlijk tintje wilt, zodat ontvangers die u nog nooit hebt ontmoet uw naam met uw gezicht kunnen associëren, kunt u overwegen een professionele foto in uw handtekening te gebruiken. U kunt ook het bedrijfslogo gebruiken om meer naamsbekendheid aan de e-mail te geven.

Pronomen

Hoewel het niet zo gebruikelijk is in e-mailhandtekeningen en zeker niet verplicht, is het toevoegen van uw voorkeursuitspraken aan uw handtekening nuttig, vooral wanneer u e-mailt met personen die u nog nooit hebt ontmoet. Het neemt ook onduidelijkheid weg als je een naam hebt die als genderneutraal wordt gezien.

Nu je weet welke elementen je moet opnemen, hoe ziet een goede e-mailhandtekening er dan uit? Hier zijn enkele tips voor het maken van handtekeningen die nuttig en professioneel zijn, inclusief een paar geweldige voorbeelden. U kunt ook HubSpot’s gratis Email Signature Generator gebruiken om uw eigen sjabloon voor professionele e-mailhandtekeningen te maken en eenvoudig toe te voegen aan uw e-mailclient.

Benadruk uw naam, affiliatie, en secundaire contactinformatie.

Zoals u wellicht kunt raden, komt uw naam op de eerste plaats. Nauw aansluitend op uw naam, echter, moet uw affiliatie zijn en waar anders mensen u kunnen bereiken.

Uw affiliatie kan betekenen uw functietitel, uw bedrijf, uw school, of een soortgelijke organisatie die u belangrijk acht voor uw ontvangers. Uw naam moet uiteindelijk zijn eigen aantrekkingskracht, natuurlijk, maar het gebruik van een meer populaire merknaam – en zelfs het logo – zorgt ervoor dat u de aandacht van uw lezers en ze nemen uw boodschap serieus.

Secundaire contactinformatie is ook belangrijk. Misschien wilt u uw persoonlijke telefoonnummer niet vermelden, maar u kunt wel van de gelegenheid gebruik maken om uw persoonlijke website te promoten – een passieve manier om de communicatielijnen te openen zonder uzelf te overspoelen met contact dat u niet wilt.

Voorbeeld

Hier volgt een voorbeeld van een e-mailhandtekening die alle drie de hierboven beschreven zaken goed treft. Kevins voor- en achternaam gaan vergezeld van zijn connectie met de Universiteit van Connecticut. Hij promoot ook zijn persoonlijke website, zodat zijn ontvangers een andere uitlaatklep hebben om zijn werk te zien en contact met hem op te nemen voor meer informatie.

Wilt u een handtekening maken zoals die hieronder? Gebruik HubSpot’s Email Signature Generator.

Houd de kleuren eenvoudig en consistent.

Branding is het meest effectief wanneer het consistent is — en dat geldt ook voor uw e-mailhandtekening. Het toevoegen van kleur aan uw e-mailhandtekening is een leuk detail waarmee het zich onderscheidt van de rest van uw e-mail. Maar als u ervoor kiest om kleur te gebruiken, houd het dan bij een of twee kleuren naast de donkere tekst.

Voorbeeld

Gebruik subtiele highlights die bij uw logo of huisstijl passen, zoals Brittany Hodak doet in haar e-mailhandtekening, hieronder. Merk op dat haar pictogrammen voor sociale media dezelfde blauwe tint hebben als het ZinePak-logo.

Gebruik hiërarchie in het ontwerp.

Bij een goed ontwerp gaat het erom dat je informatie op een licht verteerbare manier wordt gepresenteerd. Omdat uw e-mailhandtekening waarschijnlijk meer een lijst met informatie is dan een meeslepend verhaal, wilt u hiërarchie gebruiken om de ogen van de lezers te leiden naar wat ze als eerste moeten lezen.

Voorbeeld

Schaal uw naam in een groter lettertype zodat hij de meeste aandacht trekt, zoals u dat op een cv zou doen. Kies vervolgens informatie die u vet en in kleur wilt maken op basis van belangrijkheid, zodat u de ogen van mensen op een logische manier door het ontwerp kunt leiden, zoals in het voorbeeld hieronder.

Image Credit: Envato

Maak links traceerbaar.

U hebt dus een aantal links in uw e-mailhandtekening opgenomen, waaronder uw CTA en uw pictogrammen voor sociale media. Maar klikt er eigenlijk wel iemand op?

Om erachter te komen of de links in uw handtekening daadwerkelijk klikken aantrekken en effect hebben, wilt u die links traceerbaar maken – net zoals u elke andere link in uw e-mails zou doen.

Volg deze instructies om eenvoudig een traceerlink te maken waarmee u verkeer naar uw website aan uw e-mailhandtekening kunt toeschrijven. Van tijd tot tijd kunt u het formaat van uw handtekening of de bewoordingen in uw handtekening wijzigen om te zien wat de meeste klikken oplevert.

Gebruik ruimteverdelers.

Hoewel u uw e-mailhandtekening nooit wilt volproppen met te veel informatie, zijn er manieren om veel tekst in een compact gebied zoals dit te passen zonder afbreuk te doen aan het ontwerp.

Dit is handig om verschillende soorten informatie op te splitsen, zoals uw naam en contactgegevens, uw logo, eventuele oproepen tot actie die u hebt, of zelfs een disclaimer.

Voorbeeld

Het gebruik van ruimteverdelers binnen uw ontwerp, zoals in het voorbeeld hieronder, is een geweldige manier om dit te doen. U kunt ook glyph dividers, dat is de verticale bar symbool (dwz, |.)

Image Credit:Venngage

Inclusive een internationaal voorvoegsel in uw contact nummer.

Als u werkt met mensen over de hele wereld, vergeet dan niet het voorvoegsel voor uw land code wanneer u uw contact telefoonnummer op te noemen. Veel mensen zien dit over het hoofd als ze niet gewend zijn zelf internationale prefixen te kiezen, maar het is echt nuttig voor uw internationale collega’s en klanten om het er meteen bij te hebben. Hier is een lijst met landcodes als u de uwe niet kent.

Example

Hier is een voorbeeld van Kit Smith, voorheen van Brandwatch, een bedrijf dat kantoren heeft in zowel de Verenigde Staten als Europa en werkt met internationale klanten. Het hebben van de landcode van de VS op hun helpt het gemakkelijker te maken voor mensen in andere landen om hem telefonisch te bereiken.

Maak je ontwerp mobielvriendelijk.

Volgens Litmus was Apple’s iMobile goed voor 46% van alle e-mailopeningen in juni 2018. Niet alleen dat, maar mobiele gebruikers checken hun e-mail drie keer vaker dan niet-mobiele gebruikers.

Hoe meer mensen e-mail lezen op mobiele apparaten, hoe meer u mobiele gebruikers top-of-mind wilt houden wanneer u e-mails schrijft — inclusief uw e-mailhandtekening.

Een belangrijke manier om uw e-mailhandtekening mobielvriendelijk te maken, is door het ontwerp van uw handtekening gemakkelijk leesbaar en aanklikbaar te maken voor mobiele gebruikers. Dit is waar schaal echt belangrijk wordt. Zorg ervoor dat uw tekst groot genoeg is om op kleine mobiele schermen te lezen, en dat uw koppelingen en knoppen groot genoeg zijn – en voldoende uit elkaar staan – zodat mensen er met hun vingers op kunnen tikken.

Voorbeeld

Kijk eens naar het onderstaande voorbeeld en zie hoeveel ruimte er is tussen verschillende aanklikbare elementen, zoals de pictogrammen voor sociale media. Deze zijn zeer geschikt om op een mobiel scherm met de vinger te tikken, zodat gebruikers niet per ongeluk op het Facebook-pictogram tikken terwijl ze naar Twitter wilden gaan.

Image Credit: Canva

Ten slotte moet u, net als bij elk ander onderdeel van een e-mail, ervoor zorgen dat uw handtekening er zo goed uitziet als u denkt, door deze met verschillende e-mailclients te testen. Microsoft Outlook herkent bijvoorbeeld geen achtergrondafbeeldingen, dus gebruik die niet. Andere e-mailclients laden standaard helemaal geen afbeeldingen.

Wapend met deze best practices voor e-mailhandtekeningen kunt u uw eigen handtekening maken die bij uw merk past en uw e-mails een extra vleugje professionaliteit meegeeft.