Definicja: Planowanie jest podstawową funkcją zarządzania, która polega na wcześniejszym podejmowaniu decyzji, co ma być zrobione, kiedy ma być zrobione, jak ma być zrobione i kto ma to zrobić. Jest to proces intelektualny, który określa cele organizacji i opracowuje różne kierunki działania, dzięki którym organizacja może osiągnąć te cele. To chalks out dokładnie, jak osiągnąć konkretny cel.
Planowanie jest nic ale myślenie przed działanie ma miejsce. Pomaga nam zajrzeć w przyszłość i zdecydować z wyprzedzeniem sposób radzenia sobie z sytuacjami, które mamy zamiar spotkać w przyszłości. Obejmuje logiczne myślenie i racjonalne podejmowanie decyzji.
Charakterystyka planowania
- Funkcja kierownicza: Planowanie jest przede wszystkim funkcją kierowniczą stanowi bazę dla innych funkcji kierownictwa, tj. organizowania, obsadzania stanowisk, kierowania i kontrolowania, gdyż są one realizowane na obrzeżach sporządzanych planów.
- Zorientowana na cele: Koncentruje się na określaniu celów organizacji, identyfikowaniu alternatywnych kierunków działania i decydowaniu o odpowiednim planie działania, który ma być podjęty dla osiągnięcia celów.
- Pervasive: Jest pervasive w tym sensie, że jest obecny we wszystkich segmentach i jest wymagany na wszystkich poziomach organizacji. Chociaż zakres planowania różni się na różnych poziomach i działach.
- Proces ciągły: Plany są wykonane dla konkretnego terminu, powiedzmy na miesiąc, kwartał, rok i tak dalej. Po zakończeniu tego okresu sporządza się nowe plany, biorąc pod uwagę obecne i przyszłe wymagania i warunki organizacji. Dlatego jest to proces ciągły, ponieważ plany są oprawiane, wykonywane i po nich następuje kolejny plan.
- Proces intelektualny: Jest to ćwiczenie umysłowe, które polega na zastosowaniu umysłu, aby myśleć, przewidywać, wyobrażać sobie inteligentnie i wprowadzać innowacje itp. Futurystyczny: W procesie planowania bierzemy pod lupę przyszłość. Obejmuje on spojrzenie w przyszłość, jej analizę i przewidywanie, tak aby organizacja mogła skutecznie stawić czoła przyszłym wyzwaniom.
- Podejmowanie decyzji: Decyzje podejmowane są w odniesieniu do wyboru alternatywnych kierunków działania, które można podjąć, aby osiągnąć cel. Wybrana alternatywa powinna być najlepsza spośród wszystkich, z najmniejszą liczbą negatywnych i największą liczbą pozytywnych rezultatów.
Planowanie dotyczy wyznaczania celów, zadań i formułowania planu ich realizacji. Działalność ta pomaga menedżerom analizować obecny stan, aby zidentyfikować sposoby osiągnięcia pożądanej pozycji w przyszłości. Jest to zarówno potrzeba organizacji, jak i odpowiedzialność menedżerów.
Ważność planowania
- Pomaga menedżerom poprawić przyszłe wyniki, poprzez ustanowienie celów i wybór kierunku działania, z korzyścią dla organizacji.
- Minimalizuje ryzyko i niepewność, poprzez patrzenie w przyszłość.
- Ułatwia koordynację działań. Tym samym zmniejsza nakładanie się działań i eliminuje bezproduktywną pracę.
- Stwierdza z góry, co powinno być zrobione w przyszłości, a więc nadaje kierunek działaniom.
- Odkrywa i identyfikuje przyszłe szanse i zagrożenia.
- Wyznacza standardy controllingu. Porównuje rzeczywiste wyniki ze standardowymi wynikami i podejmowane są wysiłki w celu skorygowania tego samego.
Planowanie jest obecne we wszystkich rodzajach organizacji, gospodarstwach domowych, sektorach, gospodarkach itp. Musimy planować, ponieważ przyszłość jest wysoce niepewna i nikt nie może przewidzieć przyszłości z 100% dokładnością, ponieważ warunki mogą się zmienić w każdej chwili. Stąd planowanie jest podstawowym wymogiem każdej organizacji dla przetrwania, wzrostu i sukcesu.
Kroki związane z planowaniem
Przez proces planowania, organizacja nie tylko dostaje wgląd w przyszłość, ale również pomaga organizacji kształtować swoją przyszłość. Skuteczne planowanie wiąże się z prostotą planu, tzn. plan powinien być jasno sformułowany i łatwy do zrozumienia, ponieważ jeśli plan jest zbyt skomplikowany, spowoduje chaos wśród członków organizacji. Ponadto, plan powinien spełniać wszystkie wymagania organizacji.