Diário de Manutenção de Equipamentos Melhores Práticas

Aqueles que levam a manutenção de equipamentos a sério estão constantemente atentos a como melhorá-la.
Existe uma coisa simples mesmo à frente do seu nariz, e que raramente é usada em todo o seu potencial – um diário de manutenção de equipamentos.
Neste artigo, vamos olhar para os benefícios de ter um registro de manutenção de equipamentos preciso e discutir as melhores práticas sobre como mantê-lo dessa forma.

O que é um registro de manutenção de equipamentos?

O registro de manutenção de equipamentos é um documento simples que mostra todas as ações de manutenção que foram realizadas em um ativo específico.
Embora as informações nele contidas variem dependendo do tipo de equipamento/ativo em questão, um log de manutenção de equipamento padrão é freqüentemente dividido em 2 seções distintas:

1. Informação geral usada para identificar o ativo
2. Lista de ações de manutenção realizadas no ativo e quem as realizou

Informação geral normalmente cobre:

• Nome do equipamento
• Modelo
• Número de série
• Localização

Em alguns casos, a informação geral também incluirá a data de compra e o preço de compra.
Lista de ações executadas geralmente cobre as seguintes informações:

• Data (quando uma determinada ação foi executada)
• Descrição da ação (o que foi feito)
• Pessoa que executou essas ações (quem a executou)

Existem vários modelos gratuitos de registros de manutenção de equipamentos que você pode baixar se você ainda estiver usando caneta e papel para rastrear seus registros de manutenção.
Existem alguns exemplos de tais logs de manutenção de equipamentos:

Fonte de imagens

Fonte de imagens
Como pode ver, as informações rastreadas podem variar muito. Se você acha que os seus técnicos são capazes de rastrear diligentemente detalhes abrangentes, ninguém pode impedi-lo de usar logs de manutenção de equipamentos complexos. Dito isto, tenha em mente que quanto mais informações eles precisarem para rastrear, menos tempo terão para realizar o trabalho de manutenção real.
Registros detalhados podem acelerar o tempo gasto na manutenção geral, mas rastrear coisas desnecessárias irá diminuir a produtividade e levar à frustração. É por isso que você deve sempre procurar encontrar um equilíbrio, identificando as coisas que são realmente úteis para rastrear.
Como um coordenador de manutenção, como você avalia se algo é útil? Pergunte a si mesmo, os dados que você quer rastrear fazem parte de qualquer relatório de manutenção, e você precisava saber disso para tomar uma decisão importante nos últimos 3-6 meses.

Se a resposta for NÃO, então rastrear é provavelmente um desperdício do tempo de todos.

As vantagens de usar um CMMS para registrar o trabalho de manutenção

Existem muitas razões para usar um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção, e o registro de manutenção do equipamento é uma delas.
Quando comparado com registros em papel, aqui estão as maiores vantagens de usar um CMMS moderno para rastrear o que está acontecendo com seus ativos:

1. Acesso aos dados sem paralelo. Desde que tenha uma ligação à Internet, pode aceder aos registos de manutenção do seu equipamento em qualquer altura, a partir de qualquer lugar.
2. Registo automatizado de dados. Ao adicionar uma entrada manual, o CMMS reconhece automaticamente quando e quem está a introduzir os dados, uma vez que tem de estar registado para fazer a entrada. Se a ação de manutenção executada fosse parte de um plano de manutenção preventiva, você não teria que gastar nenhum tempo para inserir os dados no seu log. Isso ocorre porque um log de manutenção do equipamento é automaticamente preenchido com suas Ordens de trabalho e PMs.
3. Melhor responsabilidade. Enquanto você ainda pode fazer alguns shenanigans como entrada de dados em um momento posterior, todas as tarefas estão interligadas com o calendário de manutenção, assim é mais fácil perceber quem fez o quê, quanto tempo levou, e quais peças foram usadas. Isto torna muito mais fácil resolver uma potencial disputa e ver se alguns membros da equipe estão puxando mais peso que outros.
4. Menos espaço para erro humano. Uma vez que o CMMS automatiza parte do processo de gravação, há menos chance para os técnicos inserirem dados incorretos (Disclaimer: Alguns softwares CMMS são complicados e não muito amigáveis, o que prejudica a precisão dos seus registros de manutenção. É por isso que trabalhamos muito para tornar o nosso CMMS o mais intuitivo possível.)
5. Visão geral do histórico de manutenção muito superior. Você pode realizar uma pesquisa ou filtrar as ações de manutenção por fonte, data ou técnico usando registros em papel? Você pode olhar o histórico de ativos enquanto você está na estrada? Você pode procurar informações para qualquer ativo em apenas alguns segundos? Se você tiver um CMMS móvel, você pode.
6. Os registros são quase impossíveis de “se perder” ou de se danificar. Os registos foram perdidos e extraviados desde o dia em que o começámos a utilizar. Além disso, o papel não é o material mais durável lá fora, por isso não é raro; ele se danifica. Os dados são muito mais seguros quando são armazenados na nuvem.
7. Menos papelada. Ninguém gosta de carregar uma pilha de papel por onde quer que vá. Com o moderno CMMS, você só precisa de um celular. Além disso, você corta alguns custos com papel e ajuda o ambiente – uma situação vantajosa para todos.
8. Capacidade de anexar fotos/videos. Algumas coisas são muito mais fáceis de descrever com uma imagem ou um pequeno vídeo – e gostaríamos de ver alguém anexar um vídeo a um papel. É hora de colocar todos esses megapixels em nossos celulares para fazer algum trabalho útil.

Na figura abaixo, você pode ver como é um registro de manutenção do equipamento em Limble:

Como a manutenção do equipamento se beneficia de um histórico de manutenção preciso

Vamos primeiro abordar a palavra “preciso”. Se você não está disposto a investir algum esforço para garantir que os dados nos registros de manutenção do seu equipamento estejam corretos e disponíveis quando necessário, então por que se preocupar em manter o registro? De que serve basear as suas decisões em dados incorrectos?
Se vai fazer algo, faça-o correctamente.
Aqui estão alguns benefícios de ter um histórico de manutenção preciso:

• Mais fácil calendarização do trabalho de manutenção preventiva. Você pode comparar a lista de paradas específicas que um ativo experimentou com a freqüência com que você está fazendo tarefas de manutenção preventiva que visam evitar essas paradas.

Por exemplo, se você tem um PM semanal para engraxar os rolamentos e ainda precisa substituí-los com mais freqüência do que é recomendado nas diretrizes OEM, você provavelmente tem que programar essa tarefa a cada cinco dias em vez de uma vez por semana.

• Diagnóstico de falhas e processo de reparo mais rápido. O registo de manutenção do equipamento dá-lhe uma visão rápida de toda a documentação e trabalho que já foi feito nesse activo. Isto é especialmente útil para técnicos mais novos que ainda não estão intimamente familiarizados com todos os bens, para que saibam para quais causas de falhas devem verificar primeiro.
• Tempo mais fácil para decidir quando o bem deve ser substituído. Uma parte da manutenção do equipamento está avaliando se um ativo ainda vale a pena ser reparado. Além de olhar para o custo total do reparo e a exposição do tempo de inatividade potencial, o registro de manutenção do equipamento pode dar informações úteis na forma de uma visão geral do tipo e freqüência de todas as avarias que o ativo sofreu.
• Redução de estoque e custos operacionais. Não importa se estamos falando de uma parada inesperada ou de um tempo de parada planejado, precisando de menos tempo para reparar um ativo crítico pode economizar uma tonelada de dinheiro que você perderia se não conseguisse atingir seus números de produção. Além disso, os registros de manutenção do equipamento podem ser úteis para decidir quais e quantas peças sobressalentes você deve pedir e manter em estoque.

Se você estiver usando um CMMS moderno, o inventário de peças sobressalentes é rastreado automaticamente. Neste caso, você pode usar o registro de manutenção do equipamento para acompanhar qualquer anomalia. Por exemplo, se você notar que você começou a pedir um número invulgarmente alto de filtros de óleo, você pode verificar os registros de manutenção do equipamento para ver quais bens estão queimando através deles tão rapidamente e por que.

Desde que você não exagere nas coisas que você quer rastrear, ter registros de manutenção limpa vai ajudar muito no desenvolvimento de um departamento de manutenção eficiente.

Como manter o registo de manutenção do seu equipamento actualizado?

Se estiver a utilizar um CMMS, tem de se certificar de que todos sabem como a ferramenta funciona e a quem podem dirigir-se se precisarem de introduzir algo que não esteja abrangido pelos procedimentos padrão.
Num CMMS moderno, os seus dados estão interligados, o que significa que, enquanto só precisa de introduzir os dados uma vez, esses dados são utilizados em vários locais. Para ter certeza de que as funções de filtragem e pesquisa fornecem os resultados mais precisos, é uma boa idéia inserir sempre os dados no mesmo formato.
Se você estiver usando caneta e papel, aqui estão algumas coisas que você pode querer definir para manter o registro de manutenção do seu equipamento tão preciso quanto possível:

• faça um template padronizado para cada ativo que você quer rastrear e tente manter esses templates o mais parecidos possível
• tenha um local designado para onde os registros são mantidos
• defina como os registros de manutenção do equipamento devem trocar de mãos durante a troca de turno

A última coisa que queremos mencionar aqui que é importante, independentemente das abordagens acima mencionadas, é a necessidade de comunicar a importância da entrada de dados precisos aos seus técnicos.
Os técnicos de manutenção muitas vezes trabalham em condições menos que ideais. Passar horas nos seus pés enquanto está quente/frio/molhado pode ser física e mentalmente drenante. Em tais situações, ter cuidado extra ao escrever relatórios detalhados e precisos sobre o seu trabalho realizado não é uma prioridade. Para mudar isso, você precisa de algum tempo extra para duplicar a importância desses registros. Explique como informações falsas podem afetar seu fluxo de trabalho diário, assim como a organização como um todo.
Aprenda da história para que você não a repitaNão é dito para nada que a história é o melhor professor.
Esperamos ter sido capazes de mostrar a você que os benefícios de ter um registro de manutenção do equipamento superam o tempo adicional que você precisa gastar para anotar os dados necessários.
Com um CMMS, quase todo o trabalho é feito para você, então neste cenário, seu foco deve estar em ter dados precisos no log de manutenção do seu equipamento e realmente usá-lo para melhorar diferentes aspectos da manutenção do equipamento. Para uma visão aprofundada do CMMS, confira nosso guia O que é um sistema CMMS e como ele funciona.
Se você estiver interessado em aprender sobre outras maneiras pelas quais o CMMS Limble pode simplificar suas operações de manutenção, não hesite em alcançar.



Escrito por

Bryan Christiansen

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2 Comentários

• 

  Maksud 25 de Novembro de 2019, 7:45 da manhã

  Posto deice.

• 

  Poço Micheal 27 de fevereiro de 2020, 7:00 am

  Hy Bryan,
  Equipamento Manutenção Programação ou atualização de log. É muito essencial que as práticas tenham um cronograma para a manutenção e monitoramento de todos os seus principais equipamentos clínicos. Equipamentos que requerem calibração, ou que são elétricos ou alimentados por bateria, precisam de manutenção regular para garantir que estão, e continuam a estar, em bom estado de funcionamento.
  Esta prática faz você se sentir bem sobre o seu equipamento como você faz Manutenção regularmente, uma vez que sua muito boa prática a maioria dos profissionais seguem estes passos.