Rapoartele de incident sunt esențiale pentru a stabili siguranța angajaților, precum și pentru a stabili cele mai bune practici la locul de muncă. Documentarea corectă a incidentelor ajută la identificarea pericolelor din mediul de lucru și la evitarea situațiilor care ar putea pune oamenii în pericol. Cel mai important, un raport de incident bine redactat poate contribui la asigurarea conformității companiei dvs. cu reglementările și standardele de muncă guvernamentale. Fiecare companie are orientări unice în ceea ce privește întocmirea rapoartelor de incident. Modul în care o organizație funcționează zi de zi este, cel mai probabil, diferit de modul în care funcționează compania dumneavoastră. Nu trebuie să copiați formatul sau modelul lor exact. În schimb, veniți cu o linie directoare care să corespundă sistemelor și procedurilor companiei dumneavoastră. Dar structura și incluziunile esențiale sunt exact aceleași.
Informații de bază
Raportul de incident trebuie să fie faptic și complet. Acesta trebuie să includă:
- numele și funcțiile persoanelor implicate
- numele oricăror martori
- locația și/sau adresa exactă a incidentului
- ora și data exactă a incidentului
- o descriere detaliată și clară a ceea ce s-a întâmplat exact
- o descriere a leziunilor
Pentru că nicio informație nu trebuie omisă, este esențial să începeți să scrieți raportul cât mai curând posibil. Cu cât așteptați mai mult, cu atât mai dificil poate fi să documentați cu exactitate detaliile incidentului. Cel mai bine este să faceți redactarea atunci când memoria tuturor celor implicați în incident este încă proaspătă.
Acuratețe
Documentul trebuie să fie exact și să nu conțină greșeli gramaticale sau de ortografie. În mod ideal, nu ar trebui să existe nicio corecție – mai ales dacă este scris de mână. Dacă trebuie făcute corecturi, este posibil ca fiecare cuvânt șters sau adăugat să trebuiască să fie parafat de către martori. Ultimul lucru pe care îl doriți este ca raportul să poată fi interpretat în moduri diferite. Citiți raportul de mai multe ori și căutați eventualele lacune care trebuie completate. Lipsește o parte din poveste? Ar putea fi clarificată o parte din poveste? Nu uitați să includeți nu numai incidentul propriu-zis, ci și evenimentele care au avut loc înainte și după.
Obiectivitate
Evitați să folosiți cuvinte emoționale și declarații care descriu sentimente. Raportul trebuie să fie faptic și să fie lipsit de sarcasm, declarații condescendente și remarci critice. Se așteaptă ca persoana care se ocupă de raportarea scrisă să se bazeze exclusiv pe fapte, fiind capabilă să detecteze și să evite prejudecățile și opiniile personale. Pentru ca acest lucru să se întâmple, el sau ea nu trebuie să permită ca informațiile anterioare sau externe să influențeze raportul.
Considerații juridice
Rețineți că acestea sunt documente juridice care pot fi utilizate de poliție și de instanțe pentru a investiga incidentul. Ar trebui să se precizeze în mod clar dacă este vorba despre oricare dintre următoarele:
- Rănire fizică
- Agresiune
- Distrugere de bunuri
- Distrugere de bunuri
- Lucru…accidente de muncă
- Furt sau tâlhărie
- Comportament agresiv
- Boală gravă
- Moarte iminentă
- Acte ilegale și criminale
- Situații perturbatoare
Dacă nu sunteți sigur că este necesar un raport, luați în considerare înțelepciunea „mai bine să fii sigur decât să regreți”.”. În cazul în care incidentul este extrem, poate fi bine să sunați imediat la poliție. În cele din urmă, verificați întotdeauna reglementările de muncă din țara dvs. pentru a vă asigura că firma dvs. este pe deplin conformă.
Cauza incidentului
Dacă cauza exactă a incidentului rămâne nedeterminată după investigația inițială, este în regulă să împărtășiți ipoteze, atâta timp cât acestea sunt clar identificate astfel în raport. Includeți declarații ale martorilor, schițe și fotografii ori de câte ori este posibil. Dacă sunt disponibile, ar trebui să se facă referire și la înregistrările de securitate.
Semnătura supervizorului
Raportul completat trebuie să fie semnat de către supervizorul sau managerul responsabil la momentul incidentului. În calitate de semnatar autorizat, acesta trebuie să citească raportul și să se asigure că acesta este clar, lizibil și precis și că au fost respectate cu strictețe liniile directoare ale companiei pentru raportarea incidentelor.
Confidențialitate
Pentru că rapoartele includ aproape întotdeauna informații sensibile și confidențiale, cum ar fi problemele de sănătate ale unui angajat, raportarea incidentelor trebuie să se facă ținând cont de confidențialitatea părților implicate. Numai personalul autorizat trebuie să poată examina detaliile raportului.
Bune practici pentru completarea formularelor de raportare a incidentelor
Care companie trebuie să aibă un protocol pentru raportarea incidentelor. Numai persoanele cu autoritate trebuie să aibă acces la acest document. Acestea îl pot folosi pentru documentarea evenimentelor nefericite, gestionarea riscurilor și crearea de măsuri de siguranță, așa cum prevede legea. La completarea formularului trebuie respectate următoarele bune practici:
- Practicați un simț al urgenței. Completați formularul de raportare și depuneți-l în termen de 24 de ore.
- Includeți mici detalii și toate datele pertinente.
- Supervizorul ar trebui să verifice informațiile din raport.
- Doar persoana care este direct implicată în incident poate completa formularul.
- Să fiți minuțioși și evitați să faceți corecturi.
- Corespundeți.
- Nu presupuneți că cititorul va înțelege afirmațiile generale.
- Păstrați confidențialitatea și nu lăsați persoanele neautorizate să citească informațiile.
- Firmați documentul atunci când ați terminat.
- Informați poliția sau profesioniștii din domeniul sănătății atunci când este necesar.
Care angajat al companiei dumneavoastră ar trebui să urmeze un seminar sau un curs de formare cu privire la gestionarea unui incident la locul de muncă. În acest fel, ei vor ști cum să raporteze un incident atunci când se întâmplă ceva. În cele din urmă, renunțarea la hârtii vă poate ajuta să evitați pierderea unor documente cruciale. Formularele digitale, cum ar fi șablonul gratuit de mai jos, sunt o alternativă excelentă la hârțogăraia de modă veche.
.