Dacă sunteți un utilizator Microsoft Excel, nu durează mult până când aveți multe registre de lucru diferite pline de foi de calcul importante. Ce se întâmplă atunci când trebuie să combinați aceste mai multe registre de lucru împreună, astfel încât toate foile să se afle în același loc?
Excel poate fi o provocare uneori, deoarece este atât de puternic. Știți că ceea ce doriți să faceți este posibil, dar s-ar putea să nu știți cum să realizați acest lucru. În acest tutorial, vă voi arăta mai multe tehnici pe care le puteți folosi pentru a combina foile de calcul Excel.
Când trebuie să combinați mai multe foi de calcul, nu copiați și lipiți manual datele din fiecare foaie. Există mai multe scurtături pe care le puteți folosi pentru a economisi timp în combinarea foilor de calcul și vă voi arăta care este cea potrivită pentru fiecare situație.
- Vezi &Învățați
- 1. Cum să mutați & Copierea foilor de calcul (cea mai simplă metodă)
- 2. Pregătiți-vă să utilizați instrumentele de transformare a datelor Get & Transform Data Tools to Combine Sheets
- Înainte de a începe: Verificați datele
- 3. Cum să combinați foile Excel într-un dosar plin de fișiere
- Pasul 1: Începeți cu o interogare. Indicați Excel către Dosarul de fișiere
- Etapa 2. Confirmarea listei de fișiere
- Pasul 3. Confirmarea combinației
- Pasul 4. Cum să combinăm foi Excel cu un clic
- Pasul 5. Închideți și încărcați datele
- Recapitulare & Continuă să înveți
Vezi &Învățați
Screencastul de mai jos vă va arăta cum să combinați foile Excel într-un singur registru de lucru consolidat. Vă voi învăța să folosiți PowerQuery (numit și Get & Transform Data) pentru a aduna date din mai multe registre de lucru.
Important: Adresele de e-mail folosite în acest tutorial sunt fictive (generate la întâmplare) și nu sunt menite să reprezinte adrese de e-mail reale.
Continuați să citiți pentru a vedea instrucțiunile scrise. Ca întotdeauna, Excel are mai multe moduri de a realiza această sarcină, iar modul în care lucrați cu datele dvs. va determina care abordare este cea mai bună.
1. Cum să mutați & Copierea foilor de calcul (cea mai simplă metodă)
Cea mai simplă metodă de a fuziona foile de calcul Excel este de a lua pur și simplu întreaga foaie și de a o copia dintr-un registru de lucru în altul.
Pentru a face acest lucru, începeți prin a deschide ambele registre de lucru Excel. Apoi, treceți la registrul de lucru din care doriți să copiați mai multe foi.
Acum, țineți apăsat Control (sau Command pe Mac) pe tastatură și faceți clic pe toate foile pe care doriți să le copiați într-un registru de lucru separat. Veți observa că, pe măsură ce faceți acest lucru, filele vor apărea ca fiind evidențiate.
Acum, pur și simplu faceți clic dreapta și alegeți Move or Copy din meniu.
În fereastra pop-up Mutare sau Copiere, primul lucru pe care doriți să îl faceți este să selectați registrul de lucru în care doriți să mutați foile. Alegeți numele fișierului din meniul derulant „To book”.
De asemenea, puteți alege unde sunt plasate foile în noul registru de lucru din punct de vedere al succesiunii. Meniul Before sheet (Înainte de foaie) controlează unde vor fi inserate foile în mod secvențial în registrul de lucru. Puteți oricând să alegeți (move to end) și să rearanjați ordinea foilor mai târziu, după cum este necesar.
În cele din urmă, este opțional să bifați caseta Create a copy, care va duplica foile și va crea o copie separată a acestora în registrul de lucru în care mutați foile. După ce apăsați OK, veți vedea că foile pe care le-am copiat se află în registrul de lucru combinat.
Această abordare are câteva dezavantaje. Dacă continuați să lucrați cu două fișiere separate, acestea nu sunt „sincronizate”. Dacă faceți modificări în registrul de lucru original din care ați copiat foile, acestea nu se vor actualiza automat în registrul de lucru combinat.
2. Pregătiți-vă să utilizați instrumentele de transformare a datelor Get & Transform Data Tools to Combine Sheets
Excel are un set de instrumente incredibil de puternice care sunt adesea numite PowerQuery. Începând cu Excel 2016, acest set de funcții a fost redenumit Get & Transform Data.
După cum sugerează și numele, acestea sunt un set de instrumente care vă ajută să adunați date din alte registre de lucru și să le consolidați într-un singur registru de lucru.
De asemenea, această caracteristică este exclusivă pentru Excel pentru Windows. Nu o veți găsi în versiunile Mac sau în ediția pentru browser web a aplicației Microsoft.
Înainte de a începe: Verificați datele
Cea mai importantă parte a acestui proces este verificarea datelor dumneavoastră înainte de a începe să le combinați. Fișierele trebuie să aibă aceeași configurație pentru structura de date, cu aceleași coloane. Nu puteți combina cu ușurință o foaie de calcul cu patru coloane și o foaie de calcul cu cinci coloane, deoarece Excel nu va ști unde să plaseze datele.
De multe ori, vă veți trezi că trebuie să combinați foi de calcul atunci când descărcați date din sisteme. În acest caz, este mult mai ușor să vă asigurați că sistemul din care descărcați datele este configurat să descarce datele în aceleași coloane de fiecare dată.
Înainte de a descărca date de la un serviciu precum Google Analytics, mă asigur întotdeauna că descarc același format de raport de fiecare dată. Acest lucru mă asigură că pot lucra cu ușurință cu mai multe foi de calcul și că pot combina mai multe foi de calcul împreună.
Dacă extrageți date dintr-un sistem precum Google Analytics, MailChimp sau un ERP precum SAP sau Oracle care alimentează companii uriașe, cel mai bun mod de a economisi timp este să vă asigurați că descărcați datele într-un format comun.
Acum că ne-am verificat datele, este timpul să ne scufundăm în a învăța cum să combinăm foi Excel.
3. Cum să combinați foile Excel într-un dosar plin de fișiere
De câteva ori, am avut un dosar plin de fișiere pe care trebuia să le adun într-un singur fișier consolidat. Atunci când ai zeci sau chiar sute de fișiere, deschiderea lor unul câte unul pentru a le combina nu este fezabilă. Învățarea acestei tehnici vă poate economisi zeci de ore pe un singur proiect.
Din nou, este crucial ca datele să fie în același format. Pentru a începe, este util să plasați toate fișierele în același dosar, astfel încât Excel să poată urmări cu ușurință acest dosar pentru modificări.
Pasul 1: Începeți cu o interogare. Indicați Excel către Dosarul de fișiere
În fereastra pop-up, veți dori să specificați o cale către dosarul care conține caietele de lucru Excel.
Puteți naviga la acea cale, sau pur și simplu inserați calea către dosarul cu caietele de lucru.
Etapa 2. Confirmarea listei de fișiere
După ce îi arătați lui Excel unde sunt stocate caietele de lucru, va apărea o nouă fereastră care va arăta lista de fișiere pe care sunteți pregătit să le combinați. În acest moment, vedeți doar metadatele despre fișiere, și nu datele din interiorul lor.
Această fereastră arată pur și simplu fișierele care vor fi combinate cu interogarea noastră. Veți vedea numele fișierului, tipul și datele accesate și modificate. Dacă vă lipsește un fișier din această listă, confirmați că toate fișierele sunt în dosar și încercați din nou procesul.
Pentru a trece la pasul următor, faceți clic pe Edit.
Pasul 3. Confirmarea combinației
Meniul următor vă ajută să confirmați datele din interiorul fișierelor dumneavoastră. Din moment ce am verificat deja că datele au aceeași structură în fișierele noastre multiple, putem pur și simplu să dăm clic pe OK la acest pas.
Pasul 4. Cum să combinăm foi Excel cu un clic
Acum, apare o nouă fereastră cu lista fișierelor pe care suntem pregătiți să le combinăm.
În această etapă, încă mai vedeți metadatele despre fișiere și acum datele în sine. Pentru a rezolva acest lucru, faceți clic pe săgeata dublă derulantă din colțul din dreapta sus al primei coloane.
Voila! Acum, veți vedea datele reale din interiorul fișierelor combinate într-un singur loc.
Derulați prin date pentru a confirma că toate rândurile dvs. sunt acolo. Observați că singura schimbare față de datele dvs. originale este că numele de fișier al fiecărui fișier sursă este în prima coloană.
Pasul 5. Închideți și încărcați datele
Credeți sau nu, practic am terminat cu combinarea foilor noastre de calcul Excel. Datele se află deocamdată în Query Editor, așa că va trebui să le „trimitem înapoi” în Excel-ul obișnuit pentru a putea lucra cu ele.
Click pe Close & Load (Închidere & Încărcare) în colțul din dreapta sus. Veți vedea datele finalizate într-o foaie de calcul Excel obișnuită, gata de a fi revizuite și de a lucra cu ele.
Imaginați-vă că folosiți această funcție pentru a cumula mai multe fișiere de la diferiți membri ai echipei dumneavoastră. Alegeți un dosar în care fiecare dintre voi va stoca fișiere și apoi combinați-le într-un singur fișier coerent cu această caracteristică în doar câteva minute.
Recapitulare & Continuă să înveți
În acest tutorial, ați învățat mai multe tehnici pentru modul de combinare a foilor Excel. Atunci când aveți mai multe foi pe care trebuie să le uniți, utilizarea uneia dintre aceste abordări vă va economisi timp, astfel încât să vă puteți întoarce la sarcina pe care o aveți de îndeplinit!
Verificați unele dintre celelalte tutoriale pentru a vă îmbunătăți abilitățile Excel. Fiecare dintre aceste tutoriale vă va învăța o metodă de realizare a sarcinilor în mai puțin timp în Microsoft Excel.
-
Microsoft ExcelCum să creezi rapid o factură în Excel (dintr-un șablon)Andrew Childress -
Microsoft ExcelCum să convertești coloane în rânduri în Excel cu Power QueryAndrew Childress -
Microsoft ExcelCum să legați datele din registrele de lucru Excel între eleAndrew Childress