Att förbättra effektiviteten på arbetsplatsen handlar om att dina anställda ska arbeta smartare, inte hårdare. Det räcker inte heller att ”slå ner” på de anställdas effektivitet.
Det är viktigt att ha en väl avvägd syn på alla faktorer som påverkar de anställdas produktivitet, till exempel arbetsmiljö, arbetstillfredsställelse och effektivt ledarskap. Våra sju hacks nedan hjälper dig att hitta de rätta verktygen och strategierna för att öka medarbetarnas moral och engagemang och öka effektiviteten på ditt företag.
I den här artikeln tar vi upp:
- Att tillåta flexibla arbetstider
- Uppdatera din teknik
- Kartlägg processer
- Uppmuntra teambuilding
- Förstärk en lycklig arbetsmiljö
- Stoppa mötesgalenskaperna
- .
- Finn sätt att automatisera
Att tillåta flexibla arbetstider
Flexibla arbetstider gör det möjligt för de anställda att arbeta när de är mest produktiva och effektiva – oavsett om det är sent på kvällen eller tidigt på dagen. Att ge medarbetarna möjlighet att välja sina arbetstider gör dem också gladare och mer benägna att hålla sig till arbetsrelaterade uppgifter när de är på jobbet.
Du kan till och med överväga att göra ditt team helt och hållet fjärrstyrt, eller åtminstone erbjuda fler dagar för arbete hemifrån. Att ha ett team på distans förbättrar produktiviteten med 13 procent, enligt Entrepreneur.
Du skulle inte vara ensam; nystartade företag och onlineföretag som Zapier och Groove har team som arbetar helt på distans. Att slippa pendla sparar de anställda mycket tid och ger dem en bekvämare plats att utföra sitt arbete.
Tip: Om du misstänker att produktiviteten vid arbete hemifrån sjunker kan du försöka få de anställda att använda ett verktyg för tidsuppföljning, till exempel Time Doctor.
Uppdatera tekniken
Försök om den tekniska utvecklingen i din bransch och inför alla som kan öka arbetseffektiviteten. Att köpa iPads till dina anställda kan hjälpa dem att arbeta på språng, särskilt om de arbetar hemifrån. Eller använd ett iPad-system i receptionen för att ta emot paket och meddela anställda om gäster snabbt och enkelt.
Tip: Prova en virtuell whiteboard som Jamboard från Google under dina konferenssamtal. Överväg att ge de anställda en ersättning för hörlurar så att de kan koncentrera sig.
Kartlägg processer
Ineffektiva processer på arbetsplatsen kan göra normalt effektiva medarbetare till frustrerade, improduktiva medarbetare. Kartlägg dina processer för att se om det finns något onödigt som bromsar produktiviteten. Ändra dessa processer eller ta bort dem helt och hållet.
Tip: Prova att kartlägga en arbetsplatsprocess under ett möte med klisterlappar innan du lägger in den i ett program som Microsoft Visio. Lägg in reviderade och nya processer i projekthanteringsprogram som Asana så att hela teamet är med på tåget.
Uppmuntra teambuilding
Arbetsproduktiviteten ökar när de anställda lär sig att kommunicera bättre. Hitta sätt att få de anställda att arbeta tillsammans som en grupp i projekt eller för olika avdelningar för att förbättra deras informationsflöde. Teambuildingaktiviteter eller äventyr utanför anläggningen är bra sätt för de anställda att lära sig att kommunicera och arbeta tillsammans.
Det är ännu bättre om du kombinerar dessa teambuildinginsatser med sätt att uppmuntra de anställda att vara aktiva eller vårda sin allmänna hälsa – både fysiskt och mentalt. Friska medarbetare tar färre sjukdagar och är mer produktiva. Dessutom hjälper den här typen av aktiviteter de anställda att knyta band på ett stressfritt och roligt sätt som ökar moralen och förbättrar engagemanget, säger ProofHub.
Tip: Organisera en välgörenhetsrunda, en idrottsdag eller en konditionstävling. Få anställda att frivilligt engagera sig i en välgörenhetsinsats under en hel dag. Eller sponsra en friskvårdsdag med yoga, massage och workshops samt hälsosam lunch och snacks.
Förstärk en lycklig arbetsmiljö
Medarbetare som är lyckliga på jobbet är effektivare med sin tid, gör sina jobb bättre och är mer produktiva överlag. De tenderar också att fokusera på den aktuella uppgiften i stället för att bli distraherade av uppgifter som inte har med arbetet att göra, som att kolla personliga konton i sociala medier.
Start med att analysera ditt kontorsutrymme, rekommenderar ProofHub. Hur är belysningen? Investera i bättre belysning för att minska ansträngningen för ögonen samt persienner för fönstren så att de anställda kan justera hur mycket naturligt ljus de vill ha.
Förfrågan till de anställda om deras arbetsutrymmen – är deras stolar tillräckligt bekväma? Kan du installera ett par ståbord? Vad sägs om avslappnade områden så att de anställda kan arbeta i soffan?
Tip: En snabb förändring av kontorslayouten kan ge de anställda energi. Organisera ett initiativ för att rensa och flytta runt möbler (be de anställda att samarbeta först). Köp växter eller ny konst eller dekorera för en semester.
Sluta med mötesgalenskapen
USA:s företag spenderar över 35 miljarder dollar på möten varje år och de anställda spenderar i genomsnitt 37 procent av sin tid på möten, enligt Entrepreneur. Fundera på om ditt företag har för många möten – du kan slösa både tid och pengar, för att inte tala om att det påverkar dina anställdas lycka.
Har du rätt projektledningsverktyg kan du eliminera behovet av många möten. Naturligtvis kommer det alltid att finnas ett behov av personliga möten, men kanske inte så många av dem.
Tip: Slack, Asana och Basecamp är alla utmärkta kommunikations- och projekthanteringsverktyg som kan användas i stället för möten.
Finn sätt att automatisera
Multitasking skadar faktiskt produktiviteten. Att ständigt rotera mellan olika uppgifter kan leda till att anställda förlorar 40 procent av sin produktivitet, säger Wrike. Det är här som tekniken kan briljera och ta över små jobb som inte är lika viktiga. Prova att automatisera dina kampanjer i sociala medier, använd e-postmarknadsföringstjänster som skickar automatiserade e-postkampanjer och automatisera ditt arbete med försäljning och leadsgenerering.
Tip: LinkedIn har nu Lead Gen Forms som gör det möjligt för användare att skicka in automatiskt ifyllda formulär. Hootsuite och TubeMogul är verktyg som hjälper dig att automatisera dina kampanjer i sociala medier.
Människor frågar också:
- Hur kan jag arbeta smartare och inte hårdare?
- Hur kan ett företag bli mer effektivt?
- Hur förbättrar man teamets prestationer?
Hur kan jag arbeta smartare och inte hårdare?
Här är några förslag för att arbeta smartare och inte hårdare:
- Spåra din tid: Använd en app som Rescue Time för att se exakt vad du lägger din tid på varje dag.
- Gör det på två minuter: Om du ser en uppgift som du kan göra på två minuter eller mindre, gör det nu. Det tar längre tid att göra om du återkommer till den senare.
- Föreslå stående möten: Minskad mötestid och ökat engagemang med stående möten.
- Glöm perfektion: Perfekt är fienden till gjort är särskilt sant på arbetsplatsen.
- Sluta släcka bränder: Planera en specifik tid på dagen för att svara på e-post och meddelanden.
- Försköna din arbetsplats: Lägg till växter, ljus, bilder eller annat som gör dig glad. Inc. säger att en estetiskt tilltalande arbetsplats kan öka produktiviteten med 15 procent.
- Arbeta i 90 minuter: Arbeta högst 90 minuter åt gången och ta sedan en paus för att ta en kaffe eller en promenad, promenera runt på kontoret eller ha en snabb pratstund med en kollega. Forskning har visat att de som presterar bäst är mer effektiva när de arbetar högst 90 minuter åt gången.
Hur kan ett företag bli effektivare?
För att få tips om hur ett företag kan bli effektivare kan du ta del av våra sju tips ovan.
Hur förbättrar du teamets prestationer?
Här är sex tips för att förbättra teamets prestationer:
- Sätt upp teamets regler: Inga mobiltelefoner eller bärbara datorer vid möten och respektera varandra utanför kontorstid
- Var tydlig med syftet: Var alltid tydlig med syftet med ett projekt eller mål och varför ni vidtar de åtgärder som behövs för att nå dit
- Belöna bra arbete: Extra semesterdagar, bonusar, e-postmeddelanden från hela företaget och personliga gratulationer är alla bra sätt att förbättra teamets prestationer
- Uppmuntra användningen av samarbetsutrymmen: Medarbetarna måste se att högre chefer använder dessa informella utrymmen
- Planera in informella samtal: Hämta kaffe och bakverk och ha ett snabbt möte på morgonen eller bjud alla på eftermiddagskaffe
- Fokusera på styrkor, inte svagheter: Identifiera styrkorna hos varje teammedlem och ta tillvara på dem. Detta är effektivare än att fokusera på svagheter.