Incidentrapporter är viktiga för att skapa säkerhet för de anställda och för att skapa bästa praxis på arbetsplatsen. Att dokumentera incidenter på rätt sätt hjälper till att identifiera faror i arbetsmiljön och undvika situationer som potentiellt kan äventyra människor. Viktigast av allt är att en välskriven incidentrapport kan bidra till att säkerställa att ditt företag följer statliga arbetsföreskrifter och standarder. Varje företag har unika riktlinjer när det gäller inlämning av incidentrapporter. Hur en organisation arbetar dagligen skiljer sig med största sannolikhet från hur ditt företag arbetar. Du behöver inte kopiera deras exakta format eller mall. Kom i stället fram till en riktlinje som speglar ditt företags system och rutiner. Men strukturen och de väsentliga inkluderingarna är precis desamma.
Grundläggande information
Incidentrapporten måste vara saklig och fullständig. Den ska innehålla följande:
- namn och positioner på de inblandade personerna
- namn på eventuella vittnen
- exakt plats och/eller adress för incidenten
- exakt tid och datum för händelsen
- detaljrik och tydlig beskrivning av vad som exakt hände
- beskrivning av skadorna
Ingen information får utelämnas, är det viktigt att börja skriva rapporten så snart som möjligt. Ju längre du väntar, desto svårare kan det bli att noggrant dokumentera detaljerna om händelsen. Det är bäst att göra nedskrivningen när allas minne av händelsen fortfarande är färskt.
Precision
Dokumentet måste vara korrekt och fritt från grammatiska eller stavfel. Helst ska det inte finnas några korrigeringar – särskilt inte om det är handskrivet. Om rättelser måste göras kan varje borttaget eller tillagt ord behöva paraferas av vittnena. Det sista du vill är att rapporten ska kunna tolkas på olika sätt. Läs rapporten flera gånger och leta efter eventuella luckor som behöver fyllas i. Finns det en del av berättelsen som saknas? Kan någon del av berättelsen förtydligas ytterligare? Kom ihåg att inkludera inte bara själva händelsen utan även de händelser som ägde rum före och efter.
Objektivitet
Undervik att använda känslomässiga ord och uttalanden som beskriver känslor. Rapporten måste vara saklig och vara fri från sarkasm, nedlåtande uttalanden och dömande kommentarer. Den person som ansvarar för den skriftliga rapporteringen förväntas förlita sig enbart på fakta och kunna upptäcka och undvika personliga fördomar och åsikter. För att detta ska ske får han eller hon inte låta tidigare eller extern information påverka rapporten.
Juridiska överväganden
Håll dig i minnet att detta är juridiska dokument som kan användas av polis och domstolar för att utreda händelsen. Det ska tydligt anges om det handlar om något av följande:
- Fysisk skada
- Tillgrepp
- Förstörelse av egendom
- Arbete-
- Stöld eller rån
- Aggressivt beteende
- Seriös sjukdom
- Nära döden
- Olagliga och kriminella handlingar
- Störande situationer
Om du är osäker på om det är nödvändigt att göra en anmälan, tänk på visheten om att det är bättre att vara på den säkra sidan än att vara ledsen.”. Om händelsen är extrem kan det vara bra att omedelbart ringa polisen. Slutligen, kontrollera alltid ditt lands arbetsrättsliga bestämmelser för att se till att ditt företag följer dem fullt ut.
Orsaken till händelsen
Om den exakta orsaken till händelsen förblir obestämd efter den inledande utredningen är det okej att dela med sig av hypoteser så länge de tydligt identifieras på det sättet i rapporten. Ta med vittnesförklaringar, skisser och foton när det är möjligt. Om det finns tillgängligt bör även säkerhetsfilmer refereras.
Handledarens underskrift
Den ifyllda rapporten måste undertecknas av den handledare eller chef som var ansvarig vid tidpunkten för händelsen. Som behörig undertecknare måste han eller hon läsa rapporten och se till att den är tydlig, läsbar och korrekt och att företagets riktlinjer för incidentrapportering har följts strikt.
Sekretess
Då rapporterna nästan alltid innehåller känslig och konfidentiell information, t.ex. en anställds hälsoproblem, måste incidentrapporteringen göras med de inblandade parternas integritet i åtanke. Endast behörig personal bör kunna granska detaljerna i rapporten.
Bästa metoder för att fylla i blanketter för incidentrapportering
Varje företag måste ha ett protokoll för incidentrapportering. Endast personer med befogenheter bör få tillgång till detta dokument. De kan använda det för dokumentation av olyckliga händelser, hantering av risker och skapande av säkerhetsåtgärder enligt lagens krav. Följande bästa praxis bör iakttas när blanketten fylls i:
- Praktisera en känsla av brådska. Fyll i rapportformuläret och arkivera det inom 24 timmar.
- Inkludera små detaljer och alla relevanta uppgifter.
- Handledaren bör verifiera informationen i rapporten.
- Endast den person som är direkt inblandad i händelsen kan fylla i formuläret.
- Var noggrann och undvik att göra korrigeringar.
- Proofread.
- Förutsätt inte att läsaren förstår allmänna uttalanden.
- Håll det konfidentiellt och låt inte obehöriga personer läsa informationen.
- Signera dokumentet när det är färdigt.
- Informera polisen eller sjukvårdspersonal när det är nödvändigt.
Varje anställd på företaget bör genomgå ett seminarium eller en utbildning när det gäller hantering av ett tillbud på arbetet. På så sätt vet de hur de ska rapportera en incident när något händer. Slutligen kan en papperslös verksamhet hjälpa dig att undvika att förlora viktiga dokument. Digitala formulär, som den kostnadsfria mallen nedan, är ett bra alternativ till gammaldags pappersarbete.