Hur man skriver en bra e-postsignatur [+ professionella exempel]

Den genomsnittliga kontorsarbetaren skickar 40 e-postmeddelanden per dag. Det är 40 möjligheter att marknadsföra dig själv och ditt företag i de enskilda e-postmeddelanden du skickar, varje dag.

En hel del människor behandlar sina e-postsignaturer som en eftertanke, vilket gör att man verkligen missar en möjlighet. Signaturerna är en chans för dig att klargöra vem du är, göra det enkelt för människor att nå dig och ge människor en plats att gå till för att ta reda på mer – antingen om dig, om ditt företag eller om något du arbetar med.

Om du bara skriver ditt namn och en eller två kontaktuppgifter i din signatur utnyttjar du alltså inte till fullo möjligheten att komma i kontakt och engagera dig med de människor som du skickar e-post till. (Även om du inte heller vill överdriva. Att fylla signaturen med länkar och information är helt enkelt spam och egenreklam.)

Så vad ska ingå i din signatur? Mycket av detta beror på personliga preferenser, din organisations varumärke och kultur och till och med den bransch du är verksam inom. Här är dock några förslag när du skapar din egen signatur:

Förnamn och efternamn

Samma som med brevkorrespondens med snigelpost, bör ditt namn alltid anges så att mottagaren av meddelandet vet vem det kommer från. Detta manifesteras i e-postsignaturen, ofta som den första textraden.

Affiliationsinformation (t.ex. arbetsnamn och avdelning)

Tätt efter ditt namn bör din affilieringsinformation finnas. Din tillhörighet kan omfatta din yrkestitel, ditt företag eller din organisation och/eller din avdelning. Ditt namn bör så småningom vara en egen dragning, naturligtvis, när du bygger upp en relation med mottagaren, men genom att tillhandahålla denna information får du mer information om konversationen och din roll i den. Att knyta dig till en större organisation ger dig dessutom större trovärdighet, särskilt om det är en igenkännbar organisation. Detta hjälper dig att få läsarnas uppmärksamhet så att de tar ditt meddelande på allvar.

Sekundär kontaktinformation

Sekundär kontaktinformation är också viktig, så att mottagaren vet hur han eller hon annars kan kontakta dig. Sekundär information kan vara telefon, fax eller någon annan kommunikationsmetod som du vill framhäva. I situationer där du inte vill hosta upp din direkta linje kan du ta tillfället i akt att marknadsföra din personliga webbplats – ett passivt sätt att öppna kommunikationslinjerna utan att översvämmas av uppsökande verksamhet om du inte vill det.

Ikoner för sociala profiler

Din närvaro i sociala medier är en viktig del av ditt personliga varumärke, eftersom den hjälper dig att skaffa dig en följarskara i ditt område och visar människor vad du bryr dig om. Du kan säga mycket om en person genom vad de lägger upp och hur de framställer sig själva.

Det är därför det är en bra idé att inkludera länkar till dina sidor på sociala medier i din e-postsignatur. Det stärker inte bara ditt personliga varumärke, utan hjälper också människor att hitta nya sätt att kontakta och följa dig.

Ännu bättre? Det kan hjälpa till att driva trafik till ditt onlineinnehåll om du lägger ut länkar till det innehållet på sociala medier. Så om du inkluderar sociala ikoner i din signatur, se till att du håller dina sociala profiler uppdaterade och fulla av intressant och relevant innehåll. (Med andra ord, om du inte har twittrat på sex månader bör du kanske lämna Twitter utanför.)

Varför använda ikoner för sociala medier i stället för enkla textlänkar? Därför att ikoner är lättare att känna igen för folk som skummar igenom din signatur – och de sticker ut från resten av texten där. Enligt forskning från NeoMam Studios ökar visuella bilder som visas i färg en persons vilja att läsa resten av innehållet med 80 %. Det är en enorm fördel. Dessutom är ikoner mycket utrymmesbesparande på en plats där du kanske packar in mycket information.

Även om du är närvarande på många sociala medier bör du dock försöka begränsa antalet ikoner till fem eller sex stycken. Fokusera på de konton som är viktigast för att utveckla ditt företag eller bygga upp ditt personliga varumärke.

Om du inkluderar många ikoner för sociala medier, försök åtminstone att skära ner på det övriga innehållet om det är möjligt, så att din design inte blir för upptagen. Kolla in exemplet nedan, som är gjort med HubSpot’s Email Signature Generator.

Kallelse till handling

En av de smartaste sakerna du kan göra i din e-postsignatur är att inkludera en kallelse till handling. De bästa uppmaningarna i e-postsignaturen är enkla, uppdaterade, inte påträngande och i linje med din e-poststil, vilket får dem att framstå mer som en efterskrift och mindre som ett försäljningstänk. Välj en CTA som överensstämmer med ett av dina nuvarande affärsmål och uppdatera den när målen ändras.

Exempel

Här är ett bra exempel från HubSpot’s tidigare Social Media Manager, Chelsea Hunersen. Hon ändrar sin text CTA beroende på sina aktuella mål för sociala medier. För några månader sedan använde hon den för att leda folk till HubSpot’s Twitter-konto.

När hon skapade en unik Slack-kanal för inkommande marknadsförare ändrade hon sin CTA i e-postsignaturen för att i stället leda folk dit.

Länkar till videoklipp kan vara särskilt märkbara, eftersom en videoklient i vissa e-postklienter, t.ex. Gmail, visar en videoklient en miniatyr under din signatur. Här är ett exempel på hur det ser ut från vår egen Emily MacIntyre:

Bokningslänkar

Om du skickar mejl fram och tillbaka med kollegor och kunder som vill boka möten med dig, gör det enkelt för dem genom att inkludera en länk för att boka din kalender direkt i din e-postsignatur. Här är ett exempel från vår egen Bryan Lowry nedan.

Exempel

Det finns många verktyg där ute som hjälper människor att boka möten. Bryan från exemplet ovan använder HubSpot’s delbara personliga bokningslänk. Om du är kund hos HubSpot Sales kan du dela din personliga möteslänk med alla som du vill boka ett möte med och låta dem välja bland dina tillgängliga tider. Om du vill kan du se till att HubSpot CRM automatiskt skapar en ny kontaktpost för alla som bokar ett möte om det inte redan finns en.

Om du inte är kund hos HubSpot är ett bra mötesverktyg Calendly, som är gratis för Basic och låter dig integrera din Google- eller Office 365-kalender. Om du letar efter ett Calendly-alternativ är YouCanBook.me ett annat bokningsverktyg som kostar 7 dollar per kalender och månad.

Industriell ansvarsfriskrivning eller juridiska krav

Vissa branscher, t.ex. juridiska, finansiella och försäkringsmässiga branscher, har särskilda riktlinjer för e-postanvändning och etikett för att skydda privat information från att överföras. Av denna anledning kan du undersöka vilka regler din bransch har och inkludera en friskrivningsklausul i din signatur om e-postöverföringar. Mail-Signatures erbjuder ett antal exempel på ansvarsfriskrivningar för e-postmeddelanden, bland annat detta:

”Innehållet i detta e-postmeddelande är konfidentiellt och endast avsett för den mottagare som anges i meddelandet. Det är strängt förbjudet att dela någon del av detta meddelande med någon tredje part utan skriftligt medgivande från avsändaren. Om du fick det här meddelandet av misstag, vänligen svara på det här meddelandet och följ upp med att radera det, så att vi kan se till att ett sådant misstag inte inträffar i framtiden.”

Bild eller logotyp

En bild är ett utmärkt val för att piffa upp din e-postsignatur. Om du vill ha en personlig touch så att mottagare som du aldrig har träffat kan associera ditt namn med ditt ansikte, kan du överväga att använda ett professionellt foto i din signatur. Alternativt kan du använda företagets logotyp för att ge e-postmeddelandet mer varumärkeskännedom.

Pronouns

Även om det inte är lika vanligt i e-postsignaturer och absolut inte krävs, är det bra att lägga till de pronomen du föredrar i din signatur, särskilt när du skickar e-post till personer som du aldrig har träffat. Det tar också bort tvetydigheter om du har ett namn som uppfattas som könsneutralt.

När du nu vet vilka element du bör inkludera, hur ser en bra e-postsignatur ut? Här är några tips för att skapa signaturer som är hjälpsamma och professionella, inklusive några bra exempel. Du kan också använda HubSpot’s kostnadsfria e-postsignaturgenerator för att skapa din egen professionella e-postsignaturmall och enkelt lägga till den i din e-postklient.

Förstärk ditt namn, din tillhörighet och sekundär kontaktinformation.

Som du kanske kan gissa kommer ditt namn först. Strax efter ditt namn bör dock din tillhörighet stå och var andra personer kan nå dig.

Din tillhörighet kan innebära din yrkestitel, ditt företag, din skola eller en liknande organisation som du anser vara viktig för dina mottagare. Ditt namn bör så småningom vara ett eget dragplåster, naturligtvis, men om du använder ett mer populärt varumärkesnamn – och till och med dess logotyp – säkerställer du att du får läsarnas uppmärksamhet och att de tar ditt budskap på allvar.

Sekundär kontaktinformation är också viktig. Du kanske inte vill ge ditt personliga telefonnummer, men du kan ta tillfället i akt att marknadsföra din personliga webbplats – ett passivt sätt att öppna kommunikationslinjerna utan att översvämmas av information som du inte vill ha.

Exempel

Här är ett exempel på en e-postsignatur som uppfyller alla de tre saker som beskrivs ovan på ett bra sätt. Kevins för- och efternamn åtföljs av hans tillhörighet till University of Connecticut. Han marknadsför också sin personliga webbplats så att mottagarna har ytterligare en möjlighet att se hans arbete och kontakta honom för mer information.

Vill du skapa en signatur som den nedan? Använd HubSpot’s Email Signature Generator.

Håll färgerna enkla och konsekventa.

Branding är mest effektivt när det är konsekvent – och det gäller även din e-postsignatur. Att lägga till färg i din e-postsignatur är en trevlig detalj som hjälper den att sticka ut från resten av ditt e-postmeddelande. Men om du väljer att använda färg, se till att hålla dig till en eller två färger utöver mörk text.

Exempel

Använd subtila markeringar för att matcha din logotyp eller varumärke, som Brittany Hodak gör i sin e-postsignatur nedan. Lägg märke till att hennes ikoner för sociala medier har samma blå nyans som ZinePak-logotypen.

Använd designhierarki.

God design handlar om att presentera din information på ett lättsmält sätt. Eftersom din e-postsignatur troligen är mer en lista med information än en övertygande berättelse vill du använda hierarki för att styra läsarnas ögon till vad de ska läsa först.

Exempel

Skala upp ditt namn till ett större typsnitt så att det drar till sig mest uppmärksamhet, precis som du skulle göra i ett cv. Välj sedan ut information som du ska fetstila och färglägga beroende på hur viktig den är, så att du kan hjälpa till att guida människors ögon logiskt genom designen, som i exemplet nedan.

Bildkredit: Envato

Förbered länkar som kan spåras.

Du lägger alltså in ett par länkar i din e-postsignatur, bland annat din CTA och dina ikoner för sociala medier. Men är det verkligen någon som klickar på dem?

För att ta reda på om länkarna i din signatur faktiskt lockar till sig klick och ger effekt vill du göra dessa länkar spårbara – precis som du skulle göra med alla andra länkar i dina e-postmeddelanden.

Följ de här instruktionerna för att enkelt göra en spårningslänk som hjälper dig att hänföra trafik till din webbplats till din e-postsignatur. Då och då kan du ändra formatet på din signatur eller formuleringen i signaturen för att se vad som ger flest klick.

Använd utrymmesdelare.

Och även om du aldrig vill fylla din e-postsignatur med för mycket information finns det sätt att få plats med mycket text på ett kompakt område som det här utan att kompromissa med designen.

Detta är användbart för att dela upp olika typer av information, som ditt namn och din kontaktinformation, din logotyp, eventuella uppmaningar till åtgärder eller till och med en ansvarsfriskrivning.

Exempel

Att använda mellanrumsdelare i din design, som i exemplet nedan, är ett bra sätt att göra detta. Du kan också använda glyfiska delare, vilket är den vertikala streck-symbolen (dvs. |.)

Image Credit:Venngage

Inkludera ett internationellt prefix i ditt kontaktnummer.

Om du jobbar med människor runt om i världen får du inte glömma prefixet för ditt lands kod när du listar ditt telefonnummer. Många glömmer bort detta om de inte själva är vana vid att slå internationella prefix, men det är verkligen till hjälp för dina internationella kollegor och kunder att ha det med direkt på listan. Här finns en lista över landskoder om du inte känner till din.

Exempel

Här är ett exempel från Kit Smith, tidigare på Brandwatch, ett företag som har kontor i både USA och Europa och som arbetar med internationella kunder. Att ha USA:s landskod på sin hjälper till att göra det lättare för folk i andra länder att nå honom via telefon.

Gör din design mobilanpassad.

Enligt Litmus stod Apples iMobile för 46 % av alla öppningar av e-postmeddelanden i juni 2018. Inte bara det, utan mobilanvändare kollar sin e-post tre gånger oftare än icke-mobila användare.

Desto fler som läser e-post på mobila enheter, desto mer vill du ha mobilanvändare i åtanke när du skriver e-postmeddelanden – inklusive din e-postsignatur.

Ett viktigt sätt att göra din e-postsignatur mobilvänlig är att göra signaturens utformning lättläst och klickbar för mobilanvändare. Det är här som skalan blir riktigt viktig. Se till att din text är tillräckligt stor för att kunna läsas på små mobilskärmar och att dina länkar och knappar är tillräckligt stora – och med tillräckligt stort avstånd – för att folk ska kunna trycka på dem med fingrarna.

Exempel

Kolla på exemplet nedan och lägg märke till hur mycket utrymme det finns mellan olika klickbara element som ikonerna för sociala medier. Dessa är bra att trycka på med fingret på en mobilskärm så att användarna inte råkar trycka på Facebook-ikonen när de tänkte gå till Twitter.

Bildkredit: Canva

Slutningsvis, precis som med alla delar av ett e-postmeddelande, ska du se till att din signatur ser så bra ut som du tror att den gör genom att testa den med olika e-postklienter. Microsoft Outlook känner till exempel inte igen bakgrundsbilder, så undvik att använda sådana. Andra e-postklienter laddar inte bilder som standard alls.

Med hjälp av dessa bästa metoder för e-postsignaturer kan du skapa en egen signatur som stämmer överens med ditt varumärke och ger dina e-postmeddelanden en extra touch av professionalism.