En effektiv Internet- och e-postpolicy som hjälper de anställda att förstå vad som förväntas av dem när det gäller hur de använder sina enheter på jobbet är ett måste för både arbetsgivare och anställda. Du vill gå till protokollet för att definiera vad de anställda kan göra från arbetstillhandahållna eller personalägda enheter som används av eller involverar dina anställda, din arbetsplats eller ditt företag.
Med nästan 80 % av människorna i USA som har tillgång till sociala medier har vägledning om vad de anställda kan säga och dela blivit viktigare. De flesta anställda har inget emot riktlinjer eftersom de inte vill agera olämpligt eller gå över en gräns utan att veta. Så utvecklingen av en rättvis, begriplig och förnuftig policy tillsammans med en grundlig utbildning bör ha högsta prioritet.
Överväg att använda det här exemplet på policy för internet och e-post för att ge dina anställda tydlig vägledning om vad som är lämplig användning av internet och e-post på jobbet. Anpassa den för att passa behoven i din kultur och den miljö som du vill ge dina anställda på jobbet. För att vara säker på lagligheter i ditt område och i din bransch, kontakta en advokat.
Exempel på internet- och e-postpolicy för anställda
Voicemail, e-post och internetanvändning som tilldelats en anställds dator eller telefontillägg är uteslutande till för att sköta företagets affärer. Vissa arbetsuppgifter på företaget kräver tillgång till internet och användning av programvara utöver Microsoft Officepaketet.
Endast personer som är vederbörligen auktoriserade, för företagets syften, får använda internet för att få tillgång till och ladda ner ytterligare programvara. Denna behörighet är i allmänhet exklusivt för beslut som IT-avdelningen fattar i samarbete med personalavdelningen.
Förfarande för tillgång till programvara
Mjukvara som behövs utöver Microsoft Office-produktpaketet måste godkännas av din chef och laddas ner av IT-avdelningen. Om du behöver tillgång till programvara eller webbplatser som för närvarande inte finns på företagets nätverk, tala med din chef och rådgör med IT-avdelningen för att förklara vilken avkastning du förväntar dig att få från produkten.
Alla rimliga förfrågningar som inte anses utgöra en nätverksrisk kommer att beaktas. Syftet med denna policy är inte att begränsa anställdas tillgång till produkter som gör dig mer produktiv. Målet är snarare att minimera risken för organisationens nätverk.
Företagets egen utrustning
Alla enheter eller datorer, inklusive men inte begränsat till skrivbordstelefoner, smarttelefoner, surfplattor, bärbara datorer, skrivbordsdatorer och iPads som företaget tillhandahåller för din användning, ska endast användas för företagets verksamhet. Tänk på att företaget äger enheterna och informationen på dessa enheter. Om du lämnar företaget av någon anledning kommer företaget att kräva att du lämnar tillbaka utrustningen på din sista arbetsdag.
Du får använda personliga elektroniska enheter som inte är anslutna till företagets nätverk för att få tillgång till en lämplig internetsida under raster och lunch.
Internetanvändning
Internetanvändning på företagstid eller med hjälp av företagsägda enheter som är anslutna till företagsnätverket är endast tillåten för att utföra företagsverksamhet. Detta begränsar möjligheten till brott mot säkerheten för konfidentiell företagsinformation.
Internetanvändning skapar också möjlighet till kontaminering av vårt system via virus eller spionprogram. Spionprogram ger obehöriga personer utanför företaget potentiell tillgång till företagets lösenord och annan konfidentiell information.
För att ta bort sådana program från företagets nätverk måste IT-personalen investera tid och uppmärksamhet som är bättre ägnad åt att göra tekniska framsteg. Av denna anledning, och för att säkerställa en lämplig användning av arbetstiden, ber vi personalen att begränsa internetanvändningen.
Det är dessutom inte tillåtet att under några omständigheter använda företagsägda datorer eller annan elektronisk utrustning, inklusive enheter som ägs av den anställde, på företagstid på jobbet för att skaffa, se eller nå pornografiska eller på annat sätt omoraliska, oetiska eller icke-affärsrelaterade internetsidor. Att göra detta kan leda till disciplinära åtgärder upp till och med uppsägning.
Sociala medier
Din arbetsgivare förstår att en del av det du gör i sociala medier är uppsökande verksamhet som rekryterar nya medarbetare och förbättrar vårt företags varumärke. Många anställda har till och med ansvar för sociala medier i sin arbetsbeskrivning, bland annat marknadsförare för sociala medier, teknisk support och rekryterare.
Din arbetsgivare förstår också att våra anställdas förhållande till en onlinevärld som du tillbringar tid i dygnet runt kan leda till att arbetstid och fritid suddas ut. Vi uppmuntrar dig starkt att begränsa användningen av sociala medier till arbetsrelaterat innehåll och uppsökande verksamhet under arbetstid.
Det är dessutom förbjudet att dela konfidentiell eller skyddad information som tillhör eller handlar om företaget. Du uppmanas starkt att inte dela nedsättande information som ställer företaget eller medarbetare i en ogynnsam dager.
Företagets rykte och varumärke bör skyddas av alla anställda. Dina medarbetares liv och handlingar bör aldrig delas på nätet. Observera kollegors preferenser – be till exempel om tillåtelse från dem som är föräldrar innan du använder namnet på deras barn på nätet.
I deltagande i sociala medier från arbetsenheter eller under arbetstid är innehåll i sociala medier som diskriminerar någon skyddad klassificering, inklusive ålder, ras, hudfärg, religion, kön, nationellt ursprung, funktionsnedsättning eller genetisk information, förbjudet.
Det är vår företagspolicy att även inkludera sexuell läggning, könsidentitet och vikt i diskrimineringsskyddet. Anställda som deltar i sociala medier och bryter mot denna policy kommer att behandlas i enlighet med företagets policy för trakasserier.
E-postanvändning på företaget
E-post får endast användas för företagets verksamhet. Konfidentiell företagsinformation får inte delas utanför företaget, utan tillstånd, vid något tillfälle. Du får inte heller utföra personliga ärenden med hjälp av företagets dator eller e-post.
Håll detta i åtanke också när du överväger att vidarebefordra e-postmeddelanden som inte är affärsmässiga till medarbetare, familj eller vänner. Icke-affärsrelaterad e-post slösar bort företagets tid och uppmärksamhet.
Att titta på pornografi eller skicka pornografiska skämt eller historier via e-post betraktas som sexuella trakasserier och kommer att behandlas i enlighet med vår policy för sexuella trakasserier. Omedelbar uppsägning är den vanligaste disciplinära åtgärden som företaget kan vidta i dessa fall.
E-post som diskriminerar
Ett e-postinnehåll som diskriminerar någon av de tidigare nämnda skyddade klassificeringarna är förbjudet. En anställd som skickar ett e-postmeddelande som bryter mot denna policy kommer att behandlas i enlighet med policyn för trakasserier.
Dessa e-postmeddelanden är förbjudna på företaget. Att skicka eller vidarebefordra diskriminerande e-post kommer att resultera i disciplinära åtgärder som kan leda till uppsägning av anställningen.
Företaget äger de anställdas e-post
Tänk på att företaget äger all kommunikation som skickas via e-post eller som lagras på företagets utrustning. Ledningen och annan behörig personal har rätt att när som helst få tillgång till allt material i din e-post eller på din företagsdator. Betrakta inte din elektroniska kommunikation, lagring eller åtkomst som privat om den skapas eller lagras på arbetssystem.