Företagen har en kassabok för att registrera både kontant- och banktransaktioner. En kassabok har en kassakolumn som visar kontanter som finns tillgängliga i företaget och en bankkolumn som visar kontanter på banken.Banken har också ett konto för varje kund i sina böcker. Alla insättningar registreras på kreditsidan av kundens konto och uttag på debetsidan av kundens konto. Banken skickar regelbundet ett kontoutdrag till kunderna.Ibland stämmer inte banksaldona enligt kassaboken och kontoutdraget överens. Om det saldo som finns i bankboken inte stämmer överens med bankkolumnen i kassaboken bör företaget identifiera orsakerna till detta. Det är viktigt att stämma av skillnaderna.För att stämma av de saldon som visas i kassaboken och bankboken upprättas ett avstämningsutlåtande som kallas Bank Reconciliation Statement (BRS). Med andra ord är BRS ett uttalande som upprättas för att stämma av skillnaden mellan saldon enligt kassabokens bankkolumn och passbook vid ett visst datum.
Varför upprätta ett BRS?
Det är inte obligatoriskt att upprätta ett BRS och det finns inget fast datum för att upprätta BRS. BRS upprättas periodiskt för att kontrollera att bankrelaterade transaktioner registreras korrekt i kassabokens bankkolumn och även av banken i deras böcker. BRS hjälper till att upptäcka fel i registreringen av transaktioner och att fastställa det exakta banksaldot per ett visst datum.
Hur man upprättar en BRS
- Det första steget är att jämföra ingående saldon i både kassabokens bankkolumn och i bankkontoutdraget; dessa kan skilja sig åt på grund av okrediterade eller ej presenterade checkar från en tidigare period.
- Nu jämför du kreditsidan i kontoutdraget med debetsidan i kassabokens bankkolumn och debetsidan i kontoutdraget med kreditsidan i kassabokens bankkolumn. Sätt ett kryss mot alla poster som förekommer i båda registren.
- Analysera posterna både i kassabokens och passbokens bankkolumn och leta efter poster som har missats att bokföras i kassabokens bankkolumn. Gör en förteckning över sådana poster och gör nödvändiga justeringar i kassaboken.
- Korrigera om det dyker upp några misstag eller fel i kassaboken.
- Beräkna det korrigerade och reviderade saldot i kassabokens bankkolumn.
- Nu påbörjar du bankavstämningsutredningen med det uppdaterade saldot i kassaboken.
- Lägg till de ej presenterade checkarna (checkar som utfärdats av affärsföretaget till dess fordringsägare eller leverantörer men som inte presenterats för betalning – Utgift) och dra av ej krediterade checkar (checkar som betalats in till banken men ännu inte inkasserats – Intäkt).
- Gör alla nödvändiga justeringar för bankfelen. Om bankavstämningsutdraget börjar med ett debetsaldo enligt kolumnen Bank i kassaboken, lägg till alla belopp som felaktigt krediterats av banken och dra av alla belopp som felaktigt krediterats av banken. Gör tvärtom om det börjar med kreditsaldot.
- Den resulterande siffran måste vara lika med saldot enligt kontoutdraget.
Fördelar med att förbereda ett BRS
Bokföringsfel kan leda till omständigheter som är mer än bara pinsamma när checkarna studsar eller företagen börjar få irriterande samtal från fordringsägare eller leverantörer för betalningar som redan har släppts. Bankavstämningar hjälper dig att upptäcka bedrägerier och minska risken för transaktioner som kan orsaka straffavgifter och förseningsavgifter. BRS erbjuder flera fördelar för ett företag som inkluderar:
Detektering av fel: En bankavstämning hjälper dig att upptäcka bokföringsfel som är vanliga i alla företag. Dessa fel inkluderar fel som addition och subtraktion, missade betalningar och dubbla betalningar.
Spårning av räntor och avgifter: Banker kan lägga till räntebetalningar, avgifter eller straffavgifter på ditt konto. Med en månatlig bankavstämning kan du lägga till eller dra ifrån sådana belopp i din bokföring.
Detektera bedrägerier: Du kanske inte kan förhindra att anställda stjäl dina pengar en gång, men du kan förhindra det i framtiden. Banköverenskommelser hjälper dig att upptäcka och upptäcka bedrägliga transaktioner. Det är tillrådligt att anställa en oberoende person som utför avstämningarna för att förhindra att bokföringsanställda förfalskar dina böcker och avstämningar.
Spårning av fordringar: Med BRS kan du bekräfta alla dina kvitton, vilket hjälper dig att undvika besvärliga situationer och även identifiera poster för kvitton som du inte har deponerat.
Tips för att säkerställa ett effektivt BRS
1. För det första är det viktigt att ha all nödvändig dokumentation och information till hands. Det innebär att om all erforderlig dokumentation och information finns till hands får du en bättre överblick över saker och ting. 2. Undvik vanliga fel, till exempel:
a. Fel i samband med dubblering av poster.
b. Att inte redovisa en transaktion som skulle orsaka en skillnad som motsvarar det missade beloppet
c. Fel vid inmatning av kommatecken och punkter, vilket orsakar avvikelser som, skulle kunna vara av betydande värde. Till exempel, istället för att skriva in INR 2 401,30, skriva in INR 240,13.
d. Överföringsfel vid inmatning av siffror i böckerna. Till exempel, i stället för att skriva in 221 200 INR skriver man in 212 200 INR.
3. Även bankerna kan göra misstag: Det är möjligt att din bank kan ha begått ett misstag. De kan debitera felaktiga belopp från ditt konto eller kreditera insättningar som inte tillhör dig. Om du upptäcker fel som du inte hittar några förklaringar till, eller som du är osäker på, är det därför bäst att rådgöra med din bank. 4. Avstämning av poster: Om du hittar fel som du inte hittar några förklaringar till, eller som du är osäker på, är det bäst att rådgöra med din bank: Det är möjligt att lista skillnader och stämma av dem och sedan glömma bort det. Om skillnaderna fortsätter att ackumuleras utan att åtgärder vidtas blir din bankavstämning meningslös. Det krävs en ständig kontroll av de avstämda transaktionerna så att de återspeglas på rätt sätt i kassabokens bankkolumn och i kontoutdraget.