Typer av upphandlingskontrakt som används i projektledning

I dag kommer vi att diskutera olika typer av upphandlingskontrakt som används i projektledning.

Efter en viss nivå behöver varje organisation upphandling för att kunna växa ytterligare, men detta är inte möjligt i ett vakuum. Organisationer behöver hjälp utifrån för att uppnå tillväxt. Upphandling är ett krav för företag som vill överleva och växa.

Ett system för upphandlingshantering hjälper dig att välja ett lämpligt kontrakt och en lämplig leverantör för att köpa varor eller anlita tjänster.

Du måste förstå upphandling oavsett om du är köpare eller säljare. Alla organisationer, oavsett om de är projektifierade, funktionella eller matrisbaserade, använder upphandlingskontrakt.

Vad är upphandling?

Enligt Wikipedia:

”Upphandling är förvärv av varor, tjänster eller arbeten från en extern källa. Det är gynnsamt att varorna, tjänsterna eller arbetena är lämpliga och att de anskaffas till bästa möjliga kostnad för att uppfylla köparens behov när det gäller kvalitet och kvantitet, tid och plats.”

Organisationer behöver upphandling av många anledningar:

• De har inte den expertis som krävs för att slutföra ett visst arbete.
• De är upptagna med andra ansvarsområden.
• Upphandling är billigare än att göra det själv.

Man måste dock göra en kostnads-nyttoanalys innan man bestämmer sig för ett upphandlingskontrakt. Beräkna kostnaden för att göra detta på egen hand och genom upphandling och välj sedan ett kostnadseffektivt alternativ.

Om fördelarna med outsourcing väger tyngre än att göra det själv bör du lägga ut det på entreprenad.

Till exempel måste du bygga ut din kontorsbyggnad, men du har inte expertisen för elarbeten. Du har två alternativ för att slutföra projektet: göra det själv eller låta någon göra det åt dig.

Då du inte har intern expertis kommer det andra valet att spara dig ansträngning, pengar och tid.

Fördelar med upphandling

Upphandling underlättar verksamheten för organisationer. De kan fokusera på sin kärnverksamhet och lägga ut resten på entreprenad. Det hjälper företag att dela möjligheter, anställa experter och köpa varor eller tjänster.

Förbi är den tid då organisationer gjorde varje process som de behövde i huset. Numera utför organisationerna sina kärnfunktioner och använder upphandling för andra uppgifter.

I början brukade Ford Motors odla soja för att utvinna olja som användes i färg. Numera är det ingen biltillverkare som gör detta. Om de behöver färg köper de den på marknaden. Samma sak gäller för andra komponenter som däck, glas etc.

Det är opraktiskt att vara involverad i allt som en organisation behöver. Det är mycket kostsamt att skaffa rätt expertis och sedan upprätthålla den och detta kan till och med leda till antingen en undermålig produkt eller en produkt till överpris. I båda fallen är det dåligt för en organisation.

Inköpshantering är avgörande för moderna företag. Den hjälper dig att hitta den bästa säljaren för ditt jobb med rätt villkor. Den låter dig välja rätt upphandlingskontrakt enligt dina krav.

Det finns många typer av upphandlingskontrakt och du måste förstå var och en av dem så att du kan välja det som uppfyller dina krav.

Innan vi tittar på typerna måste vi först förstå begreppet ”kontrakt”.

Kontraktet

Ett kontrakt är ett bindande avtal mellan en köpare och en säljare. Det är centralt för förhållandet mellan köpare och säljare och ger en ram för hur de ska hantera varandra.

Alla avtal mellan två eller flera parter om att leverera tjänster eller varor är ett upphandlingskontrakt. Du kan dela in upphandlingskontrakt i tre kategorier:

1. Fixprisavtal
2. Kostnadsersättningsbart kontrakt
3. Tids- och materialkontrakt

Som projektledare är det din uppgift att välja ett kontrakt som uppfyller dina krav.

Fixprisavtal

Många experter kallar ett fastprisavtal för ett klumpsummavtal. Du använder det här kontraktet när arbetets omfattning är fastställd. När kontraktet väl är undertecknat är säljaren avtalsmässigt bunden att slutföra uppgiften inom det överenskomna priset och den överenskomna tiden. Därför bär säljaren den största delen av risken. Det sker ingen omförhandling av priset om inte arbetets omfattning ändras.

I allmänhet är outsourcing- och nyckelfärdiga upphandlingskontrakt fastprisavtal. Detta kontrakt är användbart med en väldefinierad omfattning.

Då kostnaden inte kan ändras är detta kontrakt lämpligt för att kontrollera kostnaderna.

Här är ändring av omfattningen en kostsam affär. Entreprenörer får ofta kontraktet genom att bjuda det lägsta priset och försöker sedan skapa extra intäkter vid varje tillfälle, t.ex. genom att lägga till omfattningen.

Jag har sett entreprenörer bråka med projektledare om omfattningen. De kom överens till en början, men senare bråkar de om små frågor som leder till en ändringsbegäran.

Se till att omfattningen är väldefinierad och så detaljerad som möjligt; observera alla ändringar i omfattningen noggrant.

Du kan dela in ett fastprisavtal i tre kategorier:

1. Firm-Fixed-Price Contract (FFP)
2. Fixed Price Incentive Fee Contract (FPIF)
3. Fixed Price with Economic Price Adjustment Contract (FP-EPA)

Firm Fixed-Price Contract (FFP)

Detta är den enklaste typen av upphandlingskontrakt. Säljaren måste slutföra arbetet inom en överenskommen summa pengar och tid. Säljaren är ansvarig för eventuella kostnadsökningar och de är juridiskt bundna att slutföra uppgiften inom ramen för avtalet.

Ett Firm-Fixed-Price-kontrakt används oftast i statliga eller halvoffentliga kontrakt där arbetets omfattning är definierad med stor detaljrikedom.

Det här kontraktet är lätt att lägga ut och ta emot anbud, och det utvärderas på kostnadsbasis, vilket går ganska snabbt.

Då säljaren står för risken, blir kostnaden högre. Om omfattningen inte är tydlig kan säljaren och köparen ha tvister. Varje avvikelse från den ursprungliga omfattningen kan kosta mycket.

Exempel: Säljaren måste måla hela byggnaden för 50 000 USD inom 18 månader.

Fixed-Price Incentive Fee Contract (FPIF)

Här kan säljaren, trots att priset är fastställt, få ett incitament om de presterar bra. Detta incitament sänker säljarens risk.

Incitamentet kan vara knutet till alla projektmått som kostnad, tid eller teknisk prestanda.

Exempel:

Fixprisavtal med ekonomisk prisjustering (FP-EPA)

Du använder ett fastprisavtal med ekonomisk prisjustering när avtalet är flerårigt. Detta avtal har en särskild bestämmelse som skyddar säljaren från inflation.

Exempel:

Purchase Order (PO)

Detta avtal används för att köpa varor.

Exempel: Säljaren har ett avtal med fast pris med en fast prisstabilitet som skyddar mot inflation: Exempel: Köpa 10 000 bultar tyg till en kostnad av 1,00 USD.

Kostnadsersättningsbart kontrakt

Många experter kallar detta kontrakt för ett kostnadsersättningsbart kontrakt.

Här får säljaren ersättning för utfört arbete plus en avgift som representerar deras vinst. Ofta får säljarna denna avgift om de uppfyller eller överträffar de utvalda projektmålen: slutföra uppgiften tidigare eller spara kostnader etc.

Du använder ett kostnadsersättningsbart kontrakt när det finns en osäkerhet i omfattningen eller om risken är högre. I det här kontraktet ligger risken på köparen eftersom de betalar för alla kostnader.

Detta kontrakt ger dig bättre kostnadskontroll när du inte har en väldefinierad omfattning.

Scope Creep är en inneboende nackdel med ett Cost Reimbursement Contract när kraven är oklara. Säljaren kan försöka öka kostnaden för att öka avgiften eller ersättningen.

Du kan minimera detta genom korrekt övervakning eller genom att sätta ett tak för vinsten. Den maximala vinsten är till exempel 10 % av den totala kostnaden.

Du kan dela in avtal med kostnadsersättning i fyra kategorier:

1. Cost Plus Fixed Fee (CPFF)
2. Cost Plus Incentive Fee (CPIF)
3. Cost Plus Award Fee (CPAF)
4. Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF)

Här, får säljaren betalt för alla uppkomna kostnader plus en fast avgift, oavsett hur han eller hon presterar. Köparen bär risken.

Organisationer använder detta kontrakt vid högriskprojekt där anbudsgivare inte är intresserade av att konkurrera.

CPFF-avtal skyddar säljaren från risker.

Exempel:

Cost Plus Incentive Fee Contract (CPIF)

I ett Cost Plus Incentive Fee kontrakt kommer säljaren att få ersättning för alla kostnader plus en stimulansavgift som baseras på att uppnå vissa prestationsmål som nämns i kontraktet. Detta incitament beräknas med hjälp av en överenskommen formel.

Här ligger risken hos köparen; den är dock lägre än i Cost Plus Fixed Fee.

I ett CPIF-avtal är incitamentet en motiverande faktor för säljaren.

I allmänhet är incitamentet en procentandel av besparingarna som köparen och säljaren delar på.

Exempel: Om projektet avslutas under budgeten får säljaren 25 % av besparingarna.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

Här får säljaren betalt för sina kostnader plus en tillståndsavgift. Detta extra kommer att baseras på att uppnå tillfredsställelse enligt specificerade prestationsmål som beskrivs i kontraktet.

Notera: Det finns en skillnad mellan en incitamentsavgift och en tilldelningsavgift. En incitamentsavgift beräknas utifrån en formel som definieras i kontraktet och är en objektiv utvärdering. Ett tilldelningsarvode beror på kundens tillfredsställelse och utvärderas subjektivt. En tilldelningsavgift kan inte överklagas.

Exempel: Om säljaren slutför uppgiften genom att uppfylla eller överträffa kvalitetsnormerna baserat på sin prestation kan köparen ge en tilldelning på upp till 10 000 USD.

Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Här får säljaren betalt för alla uppkomna kostnader plus en procentsats av dessa kostnader. Köparna föredrar ofta inte denna typ av avtal eftersom säljaren kan öka kostnaderna på konstgjord väg för att få en högre vinst.

Exempel: Totalkostnad plus 15 % av kostnaden i form av en avgift till entreprenören.

Tids- och materialkontrakt

Detta är en blandning av kontrakt med fast pris och kontrakt med kostnadsersättning. Här delar båda parter på risken.

Du använder ett Time and Materials-kontrakt när det som ska levereras är ”arbetstimmar”. Här anger projektledaren de kvalifikationer och erfarenheter som krävs till säljaren som tillhandahåller personalen.

Detta kontrakt används för att anlita experter eller externt stöd.

I detta kontrakt kan köparen specificera timpriset med en gräns som inte får överskridas.

Exempel: Du kommer att betala en tekniker 20 USD per timme.

Sammanfattning

Väljandet av ett upphandlingskontrakt är en viktig del av ett projekt, eftersom det avgör ditt förhållande till säljaren. Du vill välja ett kontrakt som ger bäst värde för tid och pengar och som kan skydda ditt projekt från risker. Välj ett kontrakt med fast pris om arbetets omfattning är väldefinierad. Kostnadsersättning är dock ett bra val om arbetets omfattning inte är fastställd. Typen Tid och material är bra för att anlita konsulter eller externt stöd.