11 grunde til, at virksomhedskommunikation er afgørende for din virksomheds succes

Erhvervskommunikation indebærer en konstant strøm af information inden for og uden for en virksomhed.

💡Download vores e-bog “10 principper for moderne medarbejderkommunikation” og lær, hvordan du kommunikerer med den moderne medarbejder i dagens digitale tidsalder.

Selskaber med et stort antal medarbejdere og forskellige hierarkiske niveauer kæmper ofte med at styre virksomhedskommunikationen effektivt. Derfor bør der være en effektiv og kontinuerlig kommunikation mellem overordnede og underordnede i en organisation, mellem organisationer og samfundet som helhed.

Hvad er virksomhedskommunikation?

Erhvervskommunikation processen med at dele information mellem medarbejdere inden for og uden for en virksomhed.

Effektiv virksomhedskommunikation er, hvordan medarbejdere og ledelse interagerer indbyrdes for at nå organisatoriske mål og være mere på linje med virksomhedens kerneværdier. Dens hovedformål er at forbedre den organisatoriske praksis, fjerne siloer, holde medarbejderne informeret og reducere fejl.

Effektiv virksomhedskommunikation er afgørende for succes og vækst i enhver organisation. I modsætning til dagligdagskommunikation er virksomhedskommunikation altid målrettet.

Men alligevel viser data, at 60 % af de professionelle inden for intern kommunikation ikke måler intern kommunikation.

For at en virksomhed kan fungere med succes, skal alle virksomhedens regler, kerneværdier, regler og politikker kommunikeres til folk inden for og uden for organisationen.

Hvad er de forskellige typer virksomhedskommunikation?

Der findes 4 hovedtyper af virksomhedskommunikation.

Intern opadgående kommunikation

Intern opadgående virksomhedskommunikation er kommunikation, der kommer fra en underordnet til en leder eller en person højere oppe i det organisatoriske hierarki. Enhver leder bør gøre det muligt for information at flyde opad for at få en reel forståelse af virksomhedens aktiviteter.

Intern opadgående kommunikation omfatter normalt undersøgelser, feedback, formularer og rapporter, som medarbejderne afleverer til deres ledere eller teamledere.

En markedsføringsrapport kan f.eks. indeholde statistikker som f.eks. det samlede antal besøgende på webstedet, engagement på sociale medier eller det samlede antal genererede leads.

Intern nedadgående kommunikation

Intern nedadgående kommunikation går fra en overordnet til en eller flere underordnede. Denne type kommunikation kan være i form af et brev, et memo eller et mundtligt direktiv.

Når lederne kommunikerer med medarbejderne, bør de holde kommunikationen professionel og klar. Et eksempel på denne type kommunikation kan være et memo om en ny procedure for virksomhedens drift som f.eks. sikkerhedskrav og nye regler.

Intern lateral kommunikation

Intern lateral virksomhedskommunikation foregår blandt medarbejderne på arbejdspladsen. I dag er der mange forskellige måder, hvorpå medarbejderne kan kommunikere: chats, messaging, e-mail, medarbejdernes kommunikationssoftware-løsninger.

Denne type kommunikation kan foregå inden for eller mellem afdelinger, og den sker mere regelmæssigt end andre former for virksomhedskommunikation. Desuden spiller hyppig kommunikation mellem medarbejdere en afgørende rolle for medarbejdernes engagement og produktivitet.

Ekstern kommunikation

Ekstern virksomhedskommunikation er enhver kommunikation, der sker med eksterne parter som f.eks. kunder, potentielle kunder, leverandører eller partnere.

I modsætning til alle de interne typer forretningskommunikation sker ekstern kommunikation mindre regelmæssigt.

11 grunde til, at effektiv virksomhedskommunikation er så magtfuld

Her er de 11 vigtigste grunde til, at virksomhedskommunikation er så vigtig for enhver virksomheds succes:

Forbedrer medarbejdernes engagement

Ragans forskning om medarbejdernes engagement viser, at ledelseskommunikation er den vigtigste interne kommunikationsfaktor, der statistisk set korrelerer med, hvor engagerede medarbejderne er. Interne kommunikationsteams har en vigtig rolle i at støtte, coache og minde lederne om kommunikationens betydning.

For at forstå vigtigheden af medarbejderengagement er her et par nyttige statistikker.

Eliminerer e-mailoverbelastning

Inden for virksomheder bruges e-mail til alt fra informationsanmodninger, medarbejderkommunikation og feedback, statusrapporter, opgavetildelinger, kommunikation med kunder og leverandører, mødeinvitationer, dokumentdistribution, meddelelser fra HR om forskellige teamaktiviteter, fordele og fødselsdagsønsker.

Radicati rapporterede, at den gennemsnitlige virksomhedsansatte bruger 25 % af arbejdsdagen på forskellige e-mail-relaterede opgaver.

Det er dog kun en lille brøkdel af de e-mails, der rammer vores indbakke, der fortjener vores umiddelbare opmærksomhed. Vi filtrerer de vigtige e-mails fra efter afsender eller emne. Desuden er mange af de e-mails, vi modtager, slet ikke relevante for os.

Intern virksomhedskommunikation, der anvender moderne værktøjer til medarbejderengagement og kommunikation, har elimineret dette problem med e-mailoverbelastning.

Eliminerer kommunikationssiloer

Tå meget irrelevant indhold resulterer ofte i informationssiloer. Det vil sige, at oplysninger, der faktisk er vigtige for en medarbejder, nemt kan gå tabt. Spørg dig selv, hvorfor information går tabt i din organisation.

Den korrekte interne virksomhedskommunikation og og brugen af de rigtige kommunikationsværktøjer er afgørende for at eliminere denne udfordring.

Højere medarbejderproduktivitet

4 ud af 5 medarbejdere mener, at effektiv intern virksomhedskommunikation hjælper dem med at udføre deres arbejde.

Med informationsoverbelastningen bruger medarbejderne ofte for mange oplysninger på at søge efter indhold, som de har brug for til at udføre deres arbejde.

En gennemsnitlig medarbejder bruger desuden 2,5 timer hver dag på at søge efter de nødvendige oplysninger. Månedligt resulterer dette i en hel uges tabt tid til at finde noget, der burde være lige ved hånden af medarbejderne.

Der er blot nogle få måder, hvorpå intern virksomhedskommunikation forbedrer medarbejdernes produktivitet.

Forbedrer kommunikationen mellem afdelingerne

Suden en ordentlig kommunikationsstrategi er det meget svært at holde en effektiv kommunikation mellem afdelingerne i virksomhederne.

For at medarbejderne kan være mere produktive, skal de kunne kommunikere og samarbejde nemt.

For eksempel skal din forskningsafdeling være på samme side som dit marketingteam, og dit forretningskontor skal være synkroniseret med it-afdelingen.

Udover selve kommunikationen er der her nogle flere tips til at forbedre samarbejdet mellem afdelingerne i teamet.

Forbedrer kommunikationen med fjernmedarbejdere

Fjernteams er fremtidens arbejde. Global Mobile Workforce Forecast Update har anslået, at over 40 % af verdens arbejdende befolkning vil være mobile i 2022. I udviklede lande som USA kan tallet desuden snart nå op på 75 %.

Det betyder, at der er behov for en ny form for kommunikation, ledelse og ledelsestilgang. Koordinering på tværs af tidszoner, informationssiloer og overvindelse af sproglige og kulturelle barrierer er blot nogle af de kommunikationsudfordringer, som fjernte teams står over for. Desuden gør afstanden det ofte sværere for teammedlemmerne at føle sig som et team.

Bedre intern virksomhedskommunikation kan have en betydelig positiv indvirkning på, hvordan fjernteams samarbejder og føler sig som et team.

Reducerer medarbejderomsætningen

Firmaer med mere engagerede og tilfredse medarbejdere har en langt lavere omsætningshastighed. For at tiltrække og fastholde millennials og yngre generationer på arbejdspladsen skal arbejdsgiverne sørge for at holde deres medarbejdere informeret om, hvad der er relevant for deres job.

På den anden side fører for mange irrelevante oplysninger ofte til stress, uengagement, frustration og dermed lavere medarbejderfastholdelse.

Forbedrer indsatsen for videndeling

Et af de vigtigste mål, som virksomheder forsøger at opnå ved at investere i intern kommunikation, er at forbedre bedste praksis for videndeling.

I en verden, hvor medarbejderne hele tiden vokser og lærer nye ting, er arbejdsgiverne nødt til at muliggøre nem videndeling i deres organisationer.

Og uden en veltilrettelagt intern virksomhedskommunikationsstrategi lider videndeling og organisatorisk viden under det.

Højere medarbejdernes fortalervirksomhed

Når arbejdsgivere ved, hvordan de skal kommunikere effektivt med deres medarbejdere, har de langt større succes med at gøre deres medarbejdere til ambassadører for deres brand.

Mærkeambassadørskab er ikke så svært at opnå, som mange virksomheder tror. Faktisk vil glade medarbejdere gerne bidrage i brand ambassadorship-programmer.

Der er 4 hovedmåder, hvorpå brand ambassadorship og employee advocacy kan hjælpe virksomhedens drift:

• Stigning af kendskabet til mærket
• Forbedring af arbejdsgiverbrandet og tiltrækning af kandidater af høj kvalitet
• Styrkelse af markedsføringsindsatsen
• Stigning af salget

Forbedring af kundetilfredsheden og fastholdelse

Bedre virksomhedskommunikation betyder også bedre kundetilfredshed. Hvis der er dårlig kommunikation i en organisation, sker der to ting, når det kommer til kundeservice og kundetilfredshed.

Først vil medarbejdere i kundevendte roller ikke have de oplysninger, de har brug for. For det andet vil kunderne fornemme den lave medarbejdermoral og få en negativ oplevelse.

En undersøgelse viste faktisk, at medarbejdernes holdning har en betydelig indvirkning på kundetilfredsheden, som derefter resulterer i en stigning i omsætningen.

Bygger en bedre virksomhedskultur

Endeligt er en ordentlig virksomhedskommunikationsstrategi afgørende for at opbygge en bedre virksomhedskultur og et bedre arbejdsmiljø.

Firksomheder, der kommunikerer på en gennemsigtig og åben måde, har en langt sundere arbejdsklima, medarbejdermotivation og -tilfredshed.

På den anden side lider organisationer, der forsømmer virksomhedskommunikation som et middel til at forbedre arbejdspladsens kultur, af lavt engagement, høj omsætningshastighed og lav medarbejder- og kundetilfredshed.

Den stigende betydning af mobil virksomhedskommunikation

Millennials udgør 50 % af arbejdsstyrken på verdensplan, og de forventes at udgøre 75 % af arbejdsstyrken i 2025.

Som vi alle ved, er millennials såvel som gen Z-medarbejdere teknisk kyndige og mobilorienterede. Hvis du ønsker, at disse generationer skal engagere sig i indholdet af din virksomhedskommunikation, skal du derfor tilpasse din kommunikationsindsats til deres vaner og mobilførste præferencer.

Organisationer er nu ved at blive opmærksomme på, at det ikke er nok at sende generiske e-mails til hele virksomheden eller bruge forældede intranet for at fange medarbejdernes opmærksomhed!

Der er derfor mange virksomheder nu ved at implementere mobile-first-apps til medarbejderkommunikation for at forbedre medarbejderkommunikationen, sikre, at medarbejderne altid har adgang til vigtige oplysninger, og for at sikre, at hele organisationen er på linje.

Dertil kommer, at det stigende skift til fjernarbejde også er en af grundene til, at arbejdsgivere søger at implementere kommunikationsløsninger, der bedst muligt efterligner de sociale og kommunikationsapps, som medarbejderne bruger i deres privatliv.

På denne måde bliver virksomhedskommunikationen meget nemmere, hurtigere og mere strømlinet.

20 interessante fakta om virksomhedskommunikation

Hvis du kan lide statistik, vil du også kunne lide dette afsnit. Lad os tage et kig på nogle af de mest interessante fakta om intern virksomhedskommunikation.

1. 60% af virksomhederne har ikke en lang-langsigtet strategi for deres interne kommunikation
2. Kun 13% af medarbejderne bruger deres intranet dagligt
3. 74% af medarbejderne har en følelse af at gå glip af nyheder om virksomheden
4. 72% af medarbejderne har ikke fuld forståelse for virksomhedens strategi
5. 87 % af medarbejderne bruger en mobiltelefon til at kommunikere på arbejdet mindst én gang om ugen
6. Medarbejdernes produktivitet øges med 20 til 25 % i organisationer, hvor medarbejderne er opkoblede
7. 38 % af virksomhederne har et stigende antal fjernansatte
9. Kun 23 % af lederne siger, at deres virksomhed er fremragende til at afstemme medarbejdernes mål med virksomhedens formål
10. 60 % af medarbejderne oplever mindst én gang om måneden en krise på grund af kommunikationsproblemer
11. 29 % af medarbejderne siger, at dårlig intern virksomhedskommunikation er årsagen til, at projekter mislykkes
12. Kun 40 % af de professionelle IC-folk mener, at medarbejderne “godt” eller “meget godt” forstår det bidrag, de yder til organisationens strategi
13. 62 % af de e-mails, som medarbejderne modtager, er ikke vigtige
14. 60.8% af medarbejderne siger, at de lejlighedsvis eller ofte ignorerer e-mails på jobbet
15. 47,7% af medarbejderne siger, at det sandsynligvis ville øge deres lykke at modtage færre e-mails på arbejdet
16. Medarbejderne er 75% mere tilbøjelige til at se en video end at læse tekst
17. Kun 24% af IC-fagfolk mener, at de bruger deres kommunikationskanaler på en effektiv måde
18. Organisationer med effektive forandrings- og kommunikationsprogrammer er 3.5 gange større sandsynlighed for at klare sig bedre end deres kolleger
19. 28% af lederne rapporterer dårlig kommunikation som den primære årsag til, at det ikke lykkes at levere et projekt inden for den oprindelige tidsramme
20. 77% af medarbejderne har deres telefon inden for rækkevidde på arbejde
21. Kun 17 % af arbejdsgiverne mener, at linjecheferne er gode kommunikatører

Hvordan teknologi kan hjælpe dig med at forbedre virksomhedskommunikationen på din arbejdsplads

I en verden af digital transformation, skal virksomheder være klar til at indføre nye teknologier for at forbedre deres organisatoriske indsats.

Da medarbejderkommunikation og -engagement er blevet ekstremt vigtigt, er der opstået nye værktøjer på dette område.

Som tidligere nævnt er e-mails, intranet og andre forældede løsninger til medarbejderkommunikation ikke længere nok.

I dag ser vi nye softwareløsninger, der gør det muligt for virksomheder at forbedre både den interne og eksterne virksomhedskommunikation.

Med Smarp, vores løsning til medarbejderkommunikation, er det lykkedes virksomheder over hele verden at:

• Større medarbejderengagement
• Større medarbejdernes produktivitet
• Eliminere informationssiloer
• Større interesse for medarbejderne
• Større markedsførings- og salgsindsats
• Større kendskab til arbejdsgiverbrandet
• Attraktere flere højtuddannedekvalitetstalenter

Fremtiden for virksomhedskommunikation

Pandemien har drastisk ændret kommunikationen på arbejdspladsen. For at få en bedre forståelse af, hvordan virksomhedskommunikation kan se ud i den nærmeste fremtid, kan du se denne korte video, hvor eksperter i intern kommunikation forklarer, hvilke vigtige færdigheder medarbejderkommunikationseksperter skal udvikle for at tilpasse sig den nye normalitet 👇