Dette er et gæsteindlæg af Howard Givner, administrerende direktør, Event Leadership Institute.
I denne tid, hvor vi alle bliver konfronteret med en endeløs spærreild af e-mails, kan det at sende en trykt invitation med posten være en fantastisk måde at få nogens opmærksomhed til dit arrangement.
Selv om du så får dem til at svare online, er der noget ved at åbne kuverten og holde en præget eller graveret invitation på smukt karton, der føles meget, ja, væsentlig.
Den involverede proces starter med dine generelle idéer, udsmykket med kreativt grafisk design, sendt til en pålidelig printer og derefter leveret til posthuset. Der skal ikke meget deduktiv ræsonnement til hurtigt at identificere det svage led i denne kæde.
Alle trykkerier krummer tæer, når de taler om postvæsenet
Måske er den vigtigste grund, at de har nul ansvar, hvis de leverer invitationerne for sent, mangelfuldt eller hvis de helt går tabt. Der er dog en række tips, som du kan bruge for at få processen til at gå lettere.
- Send altid en invitation til dig selv og din kunde (eller en anden person, der er involveret i planlægningsprocessen), så I begge personligt kan vide præcis, hvornår de bliver leveret, og kan se, hvordan de ser ud, når de ankommer.
- Vær opmærksom på, at postvæsenet normalt vil tage mere for at levere stive invitationer, som de klassificerer som en pakke i stedet for et brev.
- Firkantede kuverter koster mere at sende end almindeligt formede kuverter.
- Bede om at få dine invitationer “håndaflyst” i stedet for maskinaflyst. Det betyder, at et menneske på postkontoret stempler din kuvert over portoen for at sikre, at frimærket ikke kan bruges igen. Alternativet, og standardpraksis, medmindre du anmoder om andet, er, at de kører dine invitationer gennem en maskine, hvilket giver disse bølgelinjer. Maskinafstemning er ikke kun mindre attraktivt, men kan også beskadige sarte invitationer med voksforseglinger og lignende. Der er intet gebyr for håndafstemning; du skal bare bede om det.
- Specielt tilpassede stempler fra websteder som Zazzle.com giver et godt personligt præg. Vær forberedt på at regne med en uges leveringstid og et gebyr på 40 %.
Lad ikke postvæsenet ødelægge dine invitationer til arrangementer
Nyt ovenstående tips, så du er bedre forberedt, når du skal sende dine invitationer til arrangementer via postvæsenet.