Diferencias clave entre el sistema ERP y el software de contabilidad – Definición y significado

Un software de planificación de recursos empresariales (ERP) es eso exactamente. Es un software de gestión global que integra la función de cada componente de su negocio. Lo que significa que todos los departamentos de su organización se interconectan de manera que las salidas de una parte pueden convertirse en entradas para otro sistema, automatizando así muchos procesos de la empresa que se producen regularmente. Por ejemplo, compartir los datos de las ventas diarias de cada línea de productos con los departamentos de producción y compras para definir las necesidades de producción. En la mayoría de los casos el sistema de contabilidad ERP es sólo un subcomponente de un ERP. Folio3 Microsoft Dynamics Partner han esbozado algunas diferencias de palabras clave en esta guía de sistemas erp vs contabilidad.

Actualización: Si busca la comparación de ERP vs crm, vea esta guía completa.

Definición y significado de software de contabilidad

El software de contabilidad es más específico en función y naturaleza. El sistema de información contable (AIS) se ocupa del aspecto financiero de la organización y sus procesos mediante el registro de las transacciones comerciales, es decir, las cuentas por cobrar / cuentas por pagar, los asientos del diario y el libro mayor que se utilizan para producir los informes financieros necesarios, como las cuentas de resultados y los balances. Debido a este enfoque limitado, el software de contabilidad no es capaz de alcanzar el mismo nivel de integración que un software de contabilidad ERP.

La mayoría del software de contabilidad será capaz de darle una visión general de su empresa, pero debido a la falta de integración, como en un software de contabilidad ERP, no puede anticiparse y ayudarle a planificar el mañana. Por lo tanto, sin esta previsión basada en datos, las empresas basan sus decisiones comerciales principalmente en suposiciones y conjeturas para predecir la oferta y la demanda, lo que puede conducir a un déficit.

¿Qué es un sistema de contabilidad ERP?

La mayoría de los productos ERP que se ofrecen hoy en día vienen con un software de contabilidad como un paquete de nivel de entrada (administrativo) conocido como un sistema de contabilidad ERP. A medida que su negocio crece, y su necesidad de automatizar procesos más complejos de registro de datos y presentación de informes aumenta, puede añadir más componentes específicos de procesos; convirtiendo así su software de contabilidad en un ERP.

Por ejemplo, el típico software de contabilidad ofrece funciones de gestión financiera, planificación y elaboración de presupuestos como su paquete básico. Pero la misma caja puede integrarse con otras operaciones empresariales, como la gestión de proyectos y de la cadena de suministro, la elaboración de informes y análisis, y la gestión de recursos humanos. En algunos casos, también se puede añadir un módulo de gestión informática. Tenga en cuenta que cada módulo suele tener una licencia por separado.

ERP Vs Software Contable – Principales Diferencias

Para demostrar plenamente en qué se diferencian el software contable y los sistemas ERP, es necesario observar la funcionalidad erp vs software contable en términos de gama de servicios y magnitud de impacto. El software de contabilidad, como indica su nombre, percibe el negocio en términos de transacciones contables. Esto incluye aspectos de la empresa como las nóminas, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los balances de comprobación. Algunos de los módulos más comunes incluidos en el software de contabilidad son la facturación, la orden de venta, la orden de compra, el libro mayor, la hoja de horas, los gastos y el pago electrónico.

Por otra parte, aunque hay cierto cruce entre la funcionalidad fundamental del software de contabilidad y un ERP, los dos siguen siendo diferentes. El software ERP es un sistema de gestión de recursos, que rastrea los activos tangibles e intangibles, los materiales, los recursos humanos y los recursos financieros. Aunque los datos financieros son tratados por el software de contabilidad, un software de contabilidad ERP vinculará los datos financieros con el concepto de causalidad, es decir, a menudo factorizando los intangibles que afectan al rendimiento financiero, como las horas de trabajo humano, los ciclos de vida de los productos, las unidades de rendimiento y las relaciones con los clientes.

Mejor sistema de contabilidad ERP de Microsoft

Microsoft está considerado como un líder del mercado en el campo del desarrollo de software ERP y la integración de sistemas. Esto se debe principalmente a que la empresa ha desarrollado una amplia gama de sistemas y subcomponentes que abordan todas las necesidades empresariales. Algunos de los sistemas de contabilidad ERP más conocidos ofrecidos por Microsoft se enumeran a continuación:

Sistema de contabilidad ERP#1: Microsoft Dynamics 365 Finance &Operación

Microsoft comenzó su andadura en el software de contabilidad ERP profesional en Dynamics AX allá por 2006. Desde entonces, en 2016 el sistema fue renombrado como Microsoft Dynamics 365 for Operations y luego llegó a su destino final de Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations en 2017. Algunos de los módulos principales incluidos en Dynamics AX son:

1. Libro Mayor – funciones de libro mayor, impuestos sobre las ventas, divisas y activos fijos
2. Gestión Bancaria – recibe y paga el efectivo
3. Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM) – contacto y mantenimiento de las relaciones comerciales (clientes, proveedores y clientes potenciales)
4. Cuentas a Cobrar – entrada de pedidos, envío y facturación
5. Cuentas a Pagar – órdenes de compra, mercancías recibidas en el inventario
6. Gestión de inventarios – gestión y valoración de inventarios como dynamics shopify
7. Planificación maestra (recursos) – planificación de compras y producción
8. Producción – listas de materiales, seguimiento de la fabricación
9. Product Builder – creación y mantenimiento del modo de producto
10. Recursos humanos – información de los empleados
11. Contabilidad de proyectos – creación y seguimiento de proyectos (principalmente desde una perspectiva contable)
12. Basic – configuración e integración de datos, como magento dynamics.
13. Módulo de Administración – configuración del sistema
14. Adquisición y Abastecimiento
15. Ventas y Marketing
16. Almacenar, gestionar e interpretar datos

No ha cambiado mucho a lo largo de los años en términos de funcionalidad y propósito fundamental. La idea era reunir todos los módulos y componentes separados bajo un producto completo. El producto en sí tendrá entonces algunos módulos diferentes que pueden ser seleccionados a voluntad por la organización de compras. La otra posibilidad, por supuesto, es comprar el producto completo y todas las campanas y silbatos que vienen con él.

Lea nuestra guía detallada: ¿qué es dynamics 365?

Usar este software de contabilidad ERP podría muy bien ser una de las mejores decisiones que tome para su empresa.

1. Unifique las finanzas y las operaciones globales para permitir una toma de decisiones rápida e informada,
2. Adáptese rápida y eficazmente a las cambiantes demandas del mercado e impulse un rápido crecimiento del negocio.
3. Mejore el rendimiento financiero a un nivel completamente nuevo permitiéndole cerrar los libros más rápidamente, ofrecer informes fiables, aumentar la rentabilidad con la inteligencia empresarial y garantizar el cumplimiento global.
4. Ejecute operaciones más inteligentes al aportar agilidad y eficiencia a su fabricación conectando y optimizando así la planificación de la producción, la programación, las operaciones y la gestión de costes.
5. Automatice, agilice y modernice su cadena de suministro con una gestión unificada y avanzada de almacenes e inventarios para mejorar el cumplimiento, el abastecimiento de materiales y la logística.

Sistema de contabilidad ERP#2: Microsoft Dynamics NAV

En muchos sentidos, Dynamics NAV funciona igual que las numerosas herramientas de Microsoft Office con las que ya está familiarizado. Trabajando sin problemas con Outlook, Word y Excel, Dynamics Nav le ayudará a completar las tareas diarias directamente desde su bandeja de entrada. Obtendrá las mismas competencias potentes en las plataformas Android, iOS y Windows para una experiencia consistente y segura en el escritorio, el portátil y el dispositivo móvil. De este modo, podrás hacer las cosas donde y cuando necesites trabajar.

Folio3 ofrece la siguiente solución de conectores nav:

Shopify Navision, Magento Nav, Amazon Navision

Algunas de las características clave incluyen:

1. Realizar tanto la gestión financiera como la contabilidad,
2. Gestionar el efectivo, los activos y la banca de forma eficiente y segura,
3. Gestionar la fabricación, las operaciones y la cadena de suministro a través de un solo software,
4. Gestionar y hacer un seguimiento de los proveedores, los pedidos, el inventario y la producción,
5. Incentivar las ventas y mejorar la prestación de servicios,
6. Gestionar los contactos, las oportunidades de venta, y contratos de servicio,
7. Gestionar eficazmente los proyectos,
8. Crear estimaciones, realizar un seguimiento de los proyectos y gestionar la capacidad,
9. Despliegue flexible pero rápido en las instalaciones o en la nube, el modelo que mejor se adapte a su negocio,
10. Inteligencia empresarial con informes
11. Un enfoque holístico de su negocio
12. Competir globalmente utilizando múltiples monedas e idiomas.

Beneficios de utilizar un ERP frente a un software de contabilidad

La ventaja más significativa de utilizar un software de contabilidad ERP frente a un software de contabilidad estándar está en lo mucho que puedes hacer con un ERP. Los muchos módulos diferentes que cubre el producto Dynamics 365 le dan el poder de crear estrategias eficaces y gestionar su organización de la manera que desee.

Lea nuestra guía detallada: Consultor ERP, Definición y Responsabilidades

Los sistemas ERP, incluso los sistemas contables ERP, son un activo para cualquier organización. Hacen que su negocio funcione de manera uniforme, recogiendo y asegurando su información mediante procesos automatizados y produciendo patrones fáciles de entender. Con estas y muchas más competencias, los beneficios de los sistemas ERP en una organización hacen que sus operaciones diarias y su planificación a largo plazo sean más eficientes. A continuación se detallan varios de los beneficios más significativos del ERP al implementar este tipo de software:

1. Costes de TI focalizados
   1. Unificar los costes de TI y mejorar la eficiencia en lugar de gastar recursos en múltiples sistemas
2. Visibilidad total
   1. Comprensión completa de cada proceso crítico de su negocio haciendo que los datos sean fácilmente accesibles
3. Planificación e informes avanzados
   1. Emplear la misma suite ERP en todos los departamentos significa que su organización tiene un único La funcionalidad de inteligencia empresarial permite a las empresas obtener un nivel más profundo de conocimiento analítico de sus operaciones.
4. Personalización completa
   1. Muchos proveedores de ERP ofrecen múltiples aplicaciones que pueden implementarse juntas según las necesidades del negocio. Mejora de la eficiencia
5. Reducción de los costes de TI y de formación, del tiempo y del esfuerzo
   1. Implementado correctamente, un ERP puede reducir significativamente o eliminar los procesos manuales repetitivos
6. Servicio al cliente
   1. Dado que la información de los clientes está centralizada y racionalizada, su equipo de ventas podrá centrarse en crear y mantener relaciones con los clientes en lugar de mantener hojas de cálculo.

Seguridad y calidad de los datos

1. Una de las ventajas más significativas de un sistema ERP es la seguridad de los datos. Al fin y al cabo, en el corazón de todo concepto de ERP se encuentran los datos.
2. Un único repositorio de información ayuda a mejorar la precisión, la coherencia y la seguridad de los datos de su empresa.
7. Colaboración y flujos de trabajo mejorados
   1. Una plataforma ERP agiliza el proceso de cooperación con los demás al proporcionar a los empleados acceso a los datos como y cuando los necesitan.
8. Procesos empresariales estandarizados
   1. Los procesos probados aportan beneficios significativos a las empresas de todos los tamaños.
9. Cumplimiento normativo facilitado
   1. Los ERP ayudan al cumplimiento normativo mediante datos seguros y validados, combinados con informes incorporados.
10. Gestión mejorada de la cadena de suministro
    1. Un ERP mejora la cadena de suministro acortando los plazos de entrega, ayudando a entregar a tiempo y muchos otros beneficios que mejorarán las operaciones generales y el éxito de su negocio.
11. Superior escalabilidad
    1. Instalar un sistema que pueda adaptarse de forma elegante y eficiente al crecimiento de su empresa es de suma importancia, y el sistema ERP adecuado lo hace fácil.

Conclusión

Si está ampliando su base de clientes; entrando en nuevos mercados; desplegando nuevos procesos, departamentos o productos; o está haciendo crecer su negocio de otra manera, añadir nuevas funcionalidades a una plataforma ERP es cómodo con el proveedor de software adecuado. Aunque incluso el software de contabilidad más avanzado le permitirá simular el funcionamiento de un ERP, un verdadero software de contabilidad ERP hará mucho más. La gestión integrada de todos los aspectos de la empresa de acuerdo con la forma en que deben manejarse es más eficaz. A menudo, las empresas que utilizan un software de contabilidad como ERP acaban moldeando su estilo de administración y gestión para adaptarlo al software y no al revés. Por lo tanto, si se puede, siempre es una mejor idea apostar por un software de contabilidad ERP como Dynamics 365.

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