11 syytä, miksi yritysviestintä on ratkaisevan tärkeää yrityksesi menestykselle

Yritysviestintään kuuluu jatkuva tiedonkulku yrityksen sisällä ja sen ulkopuolella.

💡Lataa e-kirjamme ”Nykyaikaisen työntekijäviestinnän 10 periaatetta” ja opi, miten viestiä nykyaikaisen työntekijän kanssa nykypäivän digitaaliaikana.

Yritykset, joissa on suuri määrä ihmisiä ja eri hierarkiatasoja, kamppailevat usein yritysviestinnän tehokkaan hallinnan kanssa. Siksi organisaation esimiesten ja alaisten sekä organisaatioiden ja yhteiskunnan välillä tulisi olla tehokasta ja jatkuvaa viestintää.

Mitä on yritysviestintä?

Yritysviestintä on prosessi, jossa työntekijät jakavat tietoa yrityksen sisällä ja sen ulkopuolella.

Tehokas yritysviestintä on sitä, miten työntekijät ja johto ovat vuorovaikutuksessa keskenään, jotta saavutetaan organisaation tavoitteet ja ollaan enemmän linjassa yrityksen ydinarvojen kanssa. Sen päätarkoituksena on parantaa organisaation toimintatapoja, poistaa siiloja, pitää työntekijät ajan tasalla ja vähentää virheitä.

Tehokas liiketoimintaviestintä on jokaisen organisaation menestyksen ja kasvun kannalta välttämätöntä. Toisin kuin jokapäiväinen viestintä, liiketoimintaviestintä on aina tavoitteellista.

Mutta tiedot osoittavat, että 60 % sisäisen viestinnän ammattilaisista ei mittaa sisäistä viestintää.

Yritysyrityksen menestyksekkään toiminnan edellytyksenä on, että kaikki yrityksen säännöt, keskeiset arvot, määräykset ja toimintaperiaatteet viestitään ihmisille organisaation sisällä ja ulkopuolella. Jokaisen johtajan tulisi mahdollistaa tiedon kulku ylöspäin, jotta hänellä olisi todellinen käsitys yrityksen toiminnasta.

Sisäistä ylöspäin suuntautuvaa viestintää ovat yleensä kyselyt, palautteet, lomakkeet ja raportit, jotka työntekijät toimittavat esimiehilleen tai tiiminjohtajilleen.

Markkinointiraportti voi esimerkiksi sisältää tilastoja, kuten verkkosivujen kokonaiskävijämäärä, sosiaalisen median sitoutuminen tai tuotettujen liidien kokonaismäärä.

Sisäinen alaspäin suuntautuva viestintä

Sisäinen alaspäin suuntautuva viestintä kulkee esimieheltä yhdelle tai useammalle alaiselle. Tämäntyyppinen viestintä voi olla kirjeen, muistion tai suullisen ohjeen muodossa.

Viestittäessään työntekijöiden kanssa johtajien tulisi pitää viestintä ammattimaisena ja selkeänä. Esimerkki tämäntyyppisestä viestinnästä voi olla muistio, joka koskee yrityksen uutta toimintamenettelyä, kuten turvallisuusvaatimuksia ja uusia säännöksiä.

Sisäinen lateraalinen viestintä

Sisäinen lateraalinen liiketoimintaviestintä tapahtuu työntekijöiden kesken työpaikalla. Nykyään on monia eri tapoja, joilla työntekijät voivat kommunikoida: chatit, viestinvälitys, sähköposti, työntekijöiden viestintäohjelmistoratkaisut.

Tämä viestintätyyppi voi olla osastojen sisäistä tai osastojen välistä, ja sitä tapahtuu säännöllisemmin kuin muunlaista yritysviestintää. Lisäksi usein tapahtuvalla työntekijöiden välisellä viestinnällä on ratkaiseva merkitys työntekijöiden sitoutumisen ja tuottavuuden kannalta.

Ulkoinen viestintä

Ulkoinen liiketoimintaviestintä on kaikkea viestintää, joka tapahtuu ulkopuolisten osapuolten, kuten asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, myyjien tai kumppaneiden kanssa.

Toisin kuin kaikki sisäisen yritysviestinnän tyypit, ulkoinen viestintä tapahtuu harvemmin.

11 syytä, miksi tehokas yritysviestintä on niin tehokasta

Tässä on 11 tärkeintä syytä, miksi yritysviestintä on niin tärkeää jokaisen yrityksen menestyksen kannalta:

parantaa työntekijöiden sitoutumista

Raganin tutkimus työntekijöiden sitoutumisesta osoittaa, että johtajien viestintä on ykkönen sisäisen viestinnän tekijöistä, joka tilastollisesti korreloi siihen, kuinka sitoutuneita työntekijät ovat. Sisäisen viestinnän tiimeillä on merkittävä rooli johtajien tukemisessa, valmentamisessa ja muistuttamisessa viestinnän tärkeydestä.

Ymmärtääksesi työntekijöiden sitoutumisen merkityksen, tässä on muutama hyödyllinen tilasto.

Välttää sähköpostin ylikuormitusta

Yrityksissä sähköpostia käytetään kaikkeen: tietopyyntöihin, työntekijöiden yhteydenottoihin ja palautteeseen, tilanneraportteihin, tehtävänantoihin, yhteydenottoihin asiakkaiden ja tavarantoimittajien kanssa, kokouskutsuihin, asiakirjojen jakeluun, henkilöstöhallinnon ilmoituksiin erilaisista tiimin aktiviteeteista, etuuksista ja syntymäpäiväonnitteluista.

Radicati raportoi, että keskiverto yritystyöntekijä käyttää 25 prosenttia työpäivästä erilaisiin sähköpostiin liittyviin tehtäviin.

Mutta vain pieni osa postilaatikkoon saapuvista sähköposteista ansaitsee välittömän huomiomme. Suodatamme tärkeät sähköpostit pois lähettäjän tai aiheen perusteella. Lisäksi monet saamistamme sähköposteista eivät ole meille lainkaan merkityksellisiä.

Sisäinen yritysviestintä, jossa käytetään nykyaikaisia työkaluja työntekijöiden sitouttamiseen ja viestintään, on poistanut tämän sähköpostien ylikuormituksen ongelman.

Eliminoi viestinnän siilot

Liian paljon epäolennaista sisältöä johtaa usein tietosiiloihin. Se tarkoittaa, että työntekijälle oikeasti tärkeä tieto voi helposti kadota. Kysy itseltäsi, miksi tietoa katoaa organisaatiossasi.

Pätevä sisäinen yritysviestintä ja oikeiden viestintävälineiden käyttö on ratkaisevan tärkeää tämän haasteen poistamiseksi.

Lisää työntekijöiden tuottavuutta

4 viidestä työntekijästä uskoo, että tehokas sisäinen liiketoimintaviestintä auttaa heidän työsuoritustaan.

Tietotulvan ylikuormituksen vuoksi työntekijät käyttävät usein liikaa aikaa etsiessään sellaista sisältöä, jota he tarvitsevat työnsä hoitamiseen.

Lisäksi työntekijä käyttää keskimäärin 2,5 tuntia päivässä tarvittavan tiedon etsimiseen. Kuukausittain tämä johtaa siihen, että koko viikon ajan menetetään aikaa sellaisen asian etsimiseen, jonka pitäisi olla työntekijöiden ulottuvilla.

Tässä on vain muutamia tapoja, joilla sisäinen yritysviestintä parantaa työntekijöiden tuottavuutta.

parantaa osastojen välistä viestintää

Ilman asianmukaista viestintästrategiaa on hyvin vaikeaa pitää yllä tehokasta osastojen välistä viestintää yrityksissä.

Työntekijöiden on voitava kommunikoida ja tehdä yhteistyötä helposti, jotta he voivat olla tuottavampia.

Tutkimusosaston on esimerkiksi oltava samoilla linjoilla markkinointitiimin kanssa, ja liikkeenjohdon on oltava synkronoituna tietotekniikkaosaston kanssa.

Viestinnän sinänsä lisäksi seuraavassa on vielä muutama vinkki, joiden avulla voidaan tehostaa osastojen välistä tiimien yhteistyötä.

Parantaa viestintää etätyöntekijöiden kanssa

Etätiimit ovat työn tulevaisuutta. Global Mobile Workforce Forecast Update -julkaisussa on arvioitu, että vuoteen 2022 mennessä yli 40 % maailman työssäkäyvästä väestöstä on liikkuvaa työvoimaa. Lisäksi kehittyneissä maissa, kuten Yhdysvalloissa, luku voi pian nousta 75 prosenttiin.

Tämä tarkoittaa, että tarvitaan uudenlaista viestintää, johtajuutta ja johtamista. Aikavyöhykkeiden ja tietosiilojen välinen koordinointi sekä kieli- ja kulttuuriesteiden ylittäminen ovat vain muutamia viestinnän haasteita, joita etäryhmät kohtaavat. Lisäksi etäisyys vaikeuttaa usein sitä, että tiimin jäsenet tuntevat itsensä tiimiksi.

Paremmalla sisäisellä yritysviestinnällä voi olla merkittävä myönteinen vaikutus siihen, miten etätiimit tekevät yhteistyötä ja tuntevat itsensä tiimiksi.

Vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta

Yritykset, joiden työntekijät ovat sitoutuneempia ja tyytyväisempiä, nauttivat paljon alhaisemmasta vaihtuvuudesta. Houkutellakseen ja pitääkseen vuosituhatvuotiaat ja nuoremmat sukupolvet työpaikoilla työnantajien on huolehdittava siitä, että työntekijät pidetään ajan tasalla siitä, mikä on heidän työnsä kannalta olennaista.

Toisaalta liika epäolennainen tieto johtaa usein stressiin, sitoutumattomuuteen, turhautumiseen ja sen myötä alhaisempaan työntekijäpysyvyyteen.

Tietämyksenjakopyrkimysten parantaminen

Yksi tärkeimmistä tavoitteista, joita yritykset pyrkivät saavuttamaan investoimalla sisäiseen viestintään, on tietämyksen jakamisen parhaiden käytäntöjen parantaminen.

Maailmassa, jossa työntekijät kasvavat ja oppivat jatkuvasti uusia asioita, työnantajien on mahdollistettava tiedon helppo jakaminen organisaatiossaan.

Ilman hyvin asetettua sisäisen yritysviestinnän strategiaa tiedon jakaminen ja organisaation osaaminen kärsivät.

Lisää työntekijöiden puolestapuhumista

Kun työnantajat osaavat viestiä työntekijöidensä kanssa tehokkaasti, he onnistuvat paljon paremmin tekemään työntekijöistään brändin lähettiläitä.

Brändilähettilästoiminta ei ole niin vaikeaa kuin monet yritykset uskovat. Itse asiassa onnelliset työntekijät osallistuisivat mielellään brändilähettiläsohjelmiin.

On neljä pääasiallista tapaa, joilla brändilähettilästoiminta ja työntekijöiden puolestapuhuminen voivat auttaa yrityksen toimintaa:

• Lisäävät brändin tunnettuutta
• Parantavat työnantajabrändiä ja houkuttelevat laadukkaita ehdokkaita
• Vahvistavat markkinointiponnisteluja
• Lisäävät myyntiä

Parantavat asiakastyytyväisyyttä ja asiakaspysyvyyttä

Yritysviestinnän parantaminen tarkoittaa myös parempaa asiakastyytyväisyyttä. Jos organisaatiossa on huono viestintä, asiakaspalvelussa ja -tyytyväisyydessä tapahtuu kaksi asiaa.

Ensiksi, asiakaskohtaamisissa olevilla työntekijöillä ei ole tarvittavaa tietoa. Toiseksi, asiakkaat aistivat työntekijöiden heikon työmoraalin ja saavat negatiivisen kokemuksen.

Ensimmäisessä tutkimuksessa todettiin, että työntekijöiden asenteella on merkittävä vaikutus asiakastyytyväisyyteen, mikä puolestaan johtaa liikevaihdon kasvuun.

Rakentaa parempaa yrityskulttuuria

Loppujen lopuksi asianmukainen yritysviestintästrategia on ratkaisevan tärkeä, kun halutaan rakentaa parempaa yrityskulttuuria ja paremmalla työpaikalla toimivaa ympäristöä.

Yrityksissä, jotka viestivät läpinäkyvästi ja avoimesti, on paljon terveempi työilmapiiri, työntekijöiden motivaatio ja tyytyväisyys.

Toisaalta organisaatiot, jotka laiminlyövät yritysviestinnän keinona parantaa työpaikkakulttuuria, kärsivät alhaisesta sitoutumisesta, korkeasta vaihtuvuudesta ja alhaisesta työntekijä- ja asiakastyytyväisyydestä.

Mobiilin yritysviestinnän nousu

Millenniaalit edustavat 50 prosenttia työvoimasta maailmanlaajuisesti, ja heidän ennustetaan edustavan 75 prosenttia työvoimasta vuoteen 2025 mennessä.

Kuten kaikki tiedämme, niin millenniaalit kuin Z-genin työntekijätkin ovat teknisesti valveutuneita ja mobiiliorientoituneita. Jos siis haluat, että nämä sukupolvet sitoutuvat yritysviestintäsisältöösi, sinun on mukautettava viestintäpyrkimyksesi heidän tottumustensa ja mobiiliystävällisten mieltymystensä mukaan.

Organisaatiot ovat nyt tulleet tietoisiksi siitä, että työntekijöiden huomion herättämiseksi ei riitä, että lähetetään yleisiä, koko yrityksen kattavia sähköpostiviestejä tai käytetään vanhentunutta intranetiä!

Sentähden monet yritykset ottavat nyt käyttöön mobile-first-työntekijäviestintäsovelluksia parantaakseen työntekijäviestintää, varmistaakseen, että työntekijät pääsevät aina käsiksi tärkeisiin tietoihin, ja varmistaakseen, että koko organisaatio on linjassa.

Lisäksi, kasvava siirtyminen kohti etätyötä on myös yksi syy siihen, miksi työnantajat pyrkivät ottamaan käyttöön viestintäratkaisuja, jotka parhaalla mahdollisella tavalla jäljittelevät sosiaalisia sovelluksia ja viestintäsovelluksia, joita työntekijät käyttävät yksityisellään.

Siten yritysviestinnästä tulee paljon helpompaa, nopeampaa ja virtaviivaisempaa.

20 mielenkiintoista faktaa yritysviestinnästä

Jos pidät tilastoista, pidät myös tästä osiosta. Tutustutaanpa muutamiin f mielenkiintoisimpiin sisäisen yritysviestinnän faktoihin.

1. 60 %:lla yrityksistä ei ole pitkää-pitkän aikavälin strategiaa sisäistä viestintää varten
2. Vain 13 % työntekijöistä käyttää intranetiä päivittäin
3. 74 %:lla työntekijöistä on tunne, että he jäävät paitsi yrityksen uutisista
4. 72 %:lla työntekijöistä ei ole täyttä ymmärrystä yrityksensä strategiaa
5. 87 % ihmisistä käyttää matkapuhelinta viestintään työssään vähintään kerran viikossa
6. Työntekijöiden tuottavuus kasvaa 20-25 % organisaatioissa, joissa työntekijät ovat yhteydessä
7. 38 %:lla yrityksistä on kasvava määrä etätyöntekijöitä
8. Vain 23 % johtajista sanoo, että heidän yrityksensä onnistuu erinomaisesti sovittamaan työntekijöiden tavoitteet yhteen yrityksen tavoitteiden kanssa
9. 60 % ihmisistä kohtaa kriisin vähintään kerran kuukaudessa viestintäongelmien vuoksi
10. 29 % työntekijöistä sanoo, että huono sisäinen liiketoimintaviestintä on syynä projektien epäonnistumiseen
11. Vain 40 % sisäisen viestinnän ammattilaisista uskoo, että työntekijät ymmärtävät ”hyvin” tai ”erittäin hyvin” panoksensa organisaation strategiaan
12. 62 % työntekijöiden saamista sähköpostiviesteistä ei ole tärkeitä
13. 60.8 % työntekijöistä sanoo, että he jättävät satunnaisesti tai usein sähköpostit huomiotta työssään
14. 47,7 % työntekijöistä sanoo, että vähemmän sähköpostien saaminen työssä todennäköisesti lisäisi heidän onnellisuuttaan
15. Työntekijät katsovat 75 % todennäköisemmin videon kuin lukevat tekstiä
16. Vain 24 % IC-ammattilaisista katsoo käyttävänsä viestintäkanavia tehokkaasti
17. Organisaatiot, joilla on tehokkaat muutos- ja viestintäohjelmat, ovat 3.5 kertaa todennäköisemmin menestyvät paremmin kuin kilpailijansa
18. 28 % johtajista ilmoittaa huonon viestinnän olevan ensisijainen syy siihen, että projektia ei saada valmiiksi alkuperäisessä aikataulussa
19. 77 % työntekijöistä pitää puhelimensa käden ulottuvilla klo töissä
20. Vain 17 % työnantajista pitää esimiehiä hyvinä viestijöinä

Miten teknologia voi auttaa parantamaan liiketoimintaviestintää työpaikalla

Digitaalisen muutoksen maailmassa, yritysten on oltava valmiita ottamaan käyttöön uusia teknologioita parantaakseen organisaationsa toimintaa.

Kun työntekijöiden viestinnästä ja sitouttamisesta on tullut äärimmäisen tärkeää, uusia alan työkaluja on kehittynyt.

Kuten aiemmin mainittiin, sähköpostit, intranetit ja muut vanhentuneet työntekijäviestintäratkaisut eivät enää riitä.

Tänä päivänä näemme uusia ohjelmistoratkaisuja, joiden avulla yritykset voivat parantaa sekä sisäistä että ulkoista yritysviestintää.

Työntekijäviestintäratkaisumme Smarpin avulla yritykset eri puolilla maailmaa ovat onnistuneet:

• Lisää työntekijöiden sitoutumista
• Vahvistaa työntekijöiden tuottavuutta
• Korjaa tietosiilot
• Lisää työntekijöiden sitoutumista
• Vahvistaa markkinointi- ja myyntiponnisteluja
• Vahvistaa työnantajabrändin tunnettuutta
• Ostaa lisää korkealuokkaisialaadukkaita osaajia

Yritysviestinnän tulevaisuus

Pandemia on muuttanut radikaalisti viestintää työpaikoilla. Jos haluat saada paremman käsityksen siitä, miltä yritysviestintä voi näyttää lähitulevaisuudessa, katso tämä lyhyt video, jossa sisäisen viestinnän asiantuntijat kertovat, mitä olennaisia taitoja työntekijöiden viestinnän ammattilaisten on kehitettävä sopeutuakseen uuteen normaaliin 👇