Määritelmä: Suunnittelu on perustavanlaatuinen johtamistoiminto, jossa päätetään etukäteen, mitä tehdään, milloin se tehdään, miten se tehdään ja kuka sen tekee. Se on älyllinen prosessi, jossa asetetaan organisaation tavoitteet ja kehitetään erilaisia toimintatapoja, joiden avulla organisaatio voi saavuttaa nämä tavoitteet. Siinä selvitetään täsmällisesti, miten tietty tavoite saavutetaan.
Suunnittelu ei ole muuta kuin ajattelua ennen toiminnan aloittamista. Se auttaa meitä kurkistamaan tulevaisuuteen ja päättämään etukäteen, miten selviämme tilanteista, joita kohtaamme tulevaisuudessa. Siihen liittyy loogista ajattelua ja rationaalista päätöksentekoa.
Suunnittelun ominaispiirteet
- Johtamistehtävä: Suunnittelu on ennen kaikkea johtamistoiminto, joka tarjoaa perustan muille johtamistoiminnoille eli organisoinnille, henkilöstöhallinnolle, johtamiselle ja valvonnalle, koska ne suoritetaan tehtyjen suunnitelmien puitteissa.
- Päämääräsuuntautunut: Se keskittyy organisaation tavoitteiden määrittelyyn, vaihtoehtoisten toimintatapojen tunnistamiseen ja tarkoituksenmukaisesta toimintasuunnitelmasta päättämiseen tavoitteiden saavuttamiseksi.
- Läpileikkaava: Se on läpileikkaava siinä mielessä, että se on läsnä kaikilla segmenteillä ja sitä tarvitaan organisaation kaikilla tasoilla. Vaikka suunnittelun laajuus vaihtelee eri tasoilla ja osastoilla.
- Jatkuva prosessi: Suunnitelmat tehdään tietylle ajanjaksolle, esimerkiksi kuukaudeksi, vuosineljännekseksi, vuodeksi ja niin edelleen. Kun kyseinen ajanjakso on ohi, laaditaan uudet suunnitelmat ottaen huomioon organisaation nykyiset ja tulevat vaatimukset ja olosuhteet. Kyseessä on siis jatkuva prosessi, kun suunnitelmat laaditaan, toteutetaan ja niitä seuraa uusi suunnitelma.
- Intellektuaalinen prosessi:
- Futuristinen: Suunnitteluprosessissa kurkistetaan tulevaisuuteen. Se käsittää tulevaisuuteen katsomisen, sen analysoinnin ja ennustamisen, jotta organisaatio voi kohdata tulevaisuuden haasteet tehokkaasti.
- Päätöksenteko: Päätökset tehdään niiden vaihtoehtoisten toimintatapojen valinnasta, jotka voidaan toteuttaa tavoitteen saavuttamiseksi. Valitun vaihtoehdon tulisi olla kaikista paras, jossa on vähiten kielteisiä ja eniten myönteisiä tuloksia.
Suunnittelussa asetetaan päämäärät, tavoitteet ja laaditaan suunnitelma niiden saavuttamiseksi. Toiminta auttaa johtajia analysoimaan nykytilaa ja tunnistamaan keinoja, joilla haluttu asema voidaan saavuttaa tulevaisuudessa. Se on sekä organisaation tarve että johtajien vastuulla.
Suunnittelun merkitys
- Se auttaa johtajia parantamaan tulevaa suorituskykyä asettamalla tavoitteita ja valitsemalla toimintatapoja organisaation eduksi.
- Se minimoi riskejä ja epävarmuutta katsomalla tulevaisuuteen.
- Se helpottaa toimintojen koordinointia. Siten se vähentää toimintojen päällekkäisyyttä ja poistaa tuottamatonta työtä.
- Se kertoo etukäteen, mitä tulevaisuudessa pitäisi tehdä, joten se antaa suunnan toiminnalle.
- Se paljastaa ja tunnistaa tulevaisuuden mahdollisuudet ja uhat.
- Se asettaa standardit ohjaukselle. Siinä verrataan toteutunutta suoritusta normisuoritukseen ja pyritään korjaamaan sitä.
Suunnittelua esiintyy kaikentyyppisissä organisaatioissa, kotitalouksissa, toimialoilla, talouksissa jne. Suunnittelua tarvitaan, koska tulevaisuus on hyvin epävarma eikä kukaan voi ennustaa tulevaisuutta 100 prosentin tarkkuudella, koska olosuhteet voivat muuttua milloin tahansa. Näin ollen suunnittelu on jokaisen organisaation perusedellytys selviytymiselle, kasvulle ja menestykselle.
Suunnittelun vaiheet
Suunnitteluprosessin avulla organisaatio ei ainoastaan saa tietoa tulevaisuudesta, vaan se myös auttaa organisaatiota muokkaamaan tulevaisuuttaan. Tehokkaaseen suunnitteluun kuuluu suunnitelman yksinkertaisuus, eli suunnitelman tulisi olla selkeästi esitetty ja helposti ymmärrettävä, sillä jos suunnitelma on liian monimutkainen, se aiheuttaa kaaosta organisaation jäsenten keskuudessa. Lisäksi suunnitelman tulisi täyttää kaikki organisaation vaatimukset.