Bonnes pratiques du journal de maintenance des équipements

Toute personne qui prend au sérieux la maintenance des équipements est constamment à l’affût de la façon de l’améliorer.
Il y a une chose simple juste devant votre nez, et qui est rarement utilisée à son plein potentiel – un journal de maintenance des équipements.
Dans cet article, nous allons examiner les avantages d’avoir un journal de maintenance de l’équipement précis et discuter des meilleures pratiques sur la façon de le garder ainsi.

Qu’est-ce qu’un journal de maintenance de l’équipement ?

Le journal de maintenance de l’équipement est un document simple qui montre toutes les actions de maintenance qui ont été effectuées sur un actif spécifique.
Bien que les informations qu’il contient varient selon le type d’équipement/actif en question, un journal de maintenance d’équipement standard est souvent divisé en 2 sections distinctes :

1. Informations générales utilisées pour identifier l’actif
2. Liste des actions de maintenance effectuées sur l’actif et qui les a effectuées

Les informations générales couvrent généralement :

• Nom de l’équipement
• Modèle
• Numéro de série
• Lieu

Dans certains cas, les informations générales comprennent également la date d’achat et le prix d’achat.
La liste des actions effectuées couvre généralement les informations suivantes :

• Date (quand une certaine action a été effectuée)
• Description de l’action (ce qui a été fait)
• Personne effectuant lesdites actions (qui l’a effectuée)

Il existe différents modèles gratuits de journaux de maintenance des équipements que vous pouvez télécharger si vous utilisez toujours un stylo et du papier pour suivre vos dossiers de maintenance.
Voici quelques exemples de ces modèles de journaux de maintenance d’équipements :

Source de l’image

Source de l’image
Comme vous pouvez le voir, les informations suivies peuvent varier beaucoup. Si vous pensez que vos techniciens sont capables de suivre assidûment des détails complets, personne ne peut vous empêcher d’utiliser des journaux de maintenance d’équipements complexes. Cela dit, gardez à l’esprit que plus ils doivent suivre d’informations, moins ils ont de temps pour effectuer le travail de maintenance réel.
Les journaux détaillés peuvent accélérer le temps que vous consacrez à la maintenance globale, mais le suivi de choses inutiles réduira la productivité et entraînera des frustrations. C’est pourquoi vous devez toujours chercher à trouver un équilibre en identifiant les choses qu’il est réellement utile de suivre.
En tant que coordinateur de la maintenance, comment évaluer si quelque chose est utile ? ? Posez-vous la question suivante : les données que vous voulez suivre font-elles partie d’un quelconque rapport de maintenance, et avez-vous eu besoin de les connaître pour prendre une décision importante au cours des 3 à 6 derniers mois.

Si la réponse est NON, alors leur suivi est probablement une perte de temps pour tout le monde.

Les avantages de l’utilisation de la GMAO pour enregistrer les travaux de maintenance

Il existe de nombreuses raisons d’utiliser un système de gestion de la maintenance informatisé, et le journal de maintenance des équipements en est une.
Par rapport aux enregistrements papier, voici les plus grands avantages de l’utilisation d’une GMAO moderne pour suivre ce qui se passe avec vos actifs :

1. Un accès inégalé aux données. Tant que vous disposez d’une connexion Internet, vous pouvez accéder aux journaux de maintenance de vos équipements à tout moment, de n’importe où.
2. Enregistrement automatisé des données. Lors de l’ajout d’une entrée manuelle, la GMAO reconnaît automatiquement quand et qui saisit les données, car vous devez être connecté pour effectuer l’entrée. Si l’action de maintenance effectuée faisait partie d’un plan de maintenance préventive, vous n’auriez pas à passer du temps à saisir les données dans votre journal. En effet, le journal de maintenance d’un équipement est automatiquement alimenté par ses bons de travail et ses MP complétés.
3. Une meilleure responsabilisation. Bien que vous puissiez toujours faire quelques manigances comme saisir les données ultérieurement, toutes les tâches sont interconnectées avec le calendrier de maintenance, il est donc plus facile de remarquer qui a fait quoi, combien de temps cela a pris et quelles pièces ont été utilisées. Il est ainsi beaucoup plus facile de résoudre un éventuel conflit et de voir si certains membres de l’équipe tirent plus de poids que d’autres.
4. Moins de place pour l’erreur humaine. Puisque la GMAO automatise une partie du processus d’enregistrement, il y a moins de chances que les techniciens saisissent des données incorrectes (Avertissement : certains logiciels de GMAO sont compliqués et peu conviviaux, ce qui nuit à l’exactitude de vos enregistrements de maintenance. C’est pourquoi nous avons travaillé très dur pour rendre notre GMAO aussi intuitive que possible)
5. Aperçu de l’historique de maintenance largement supérieur. Pouvez-vous effectuer une recherche ou filtrer les actions de maintenance par source, date ou technicien en utilisant des dossiers papier ? Pouvez-vous consulter l’historique des actifs lorsque vous êtes sur la route ? Pouvez-vous rechercher des informations sur n’importe quel bien en quelques secondes ? Si vous avez une GMAO mobile, vous le pouvez.
6. Les registres sont presque impossibles à  » perdre  » ou à endommager. Les enregistrements ont été perdus et égarés depuis le jour où nous avons commencé à l’utiliser. De plus, le papier n’est pas le matériau le plus durable qui soit, il n’est donc pas rare qu’il soit endommagé. Les données sont beaucoup plus sûres lorsqu’elles sont stockées dans le cloud.
7. Moins de paperasse. Personne n’aime transporter une pile de papier partout où il va. Avec la GMAO moderne, vous n’avez besoin que d’un téléphone portable. En outre, vous réduisez certains coûts sur le papier et aidez l’environnement – une situation gagnant-gagnant.
8. Possibilité de joindre des photos/vidéos. Certaines choses sont tout simplement beaucoup plus faciles à décrire avec une image ou une courte vidéo – et nous aimerions voir quelqu’un joindre une vidéo à un papier. Il est temps de mettre tous ces mégapixels sur nos téléphones portables pour faire un travail utile.

Sur l’image ci-dessous, vous pouvez voir à quoi ressemble un journal de maintenance de l’équipement dans Limble:

Comment la maintenance de l’équipement bénéficie d’un historique de maintenance précis

Attachons d’abord le mot « précis ». Si vous n’êtes pas prêt à faire des efforts pour vous assurer que les données contenues dans vos journaux de maintenance de l’équipement sont correctes et disponibles en cas de besoin, alors pourquoi prendre la peine de tenir un registre ? À quoi bon baser vos décisions sur des données incorrectes ?
Si vous devez faire quelque chose, faites-le bien.
Voici quelques avantages d’avoir un historique de maintenance précis :

• Plus facile de programmer les travaux de maintenance préventive. Vous pouvez comparer la liste des pannes spécifiques qu’un actif a connues avec la fréquence à laquelle vous effectuez les tâches de maintenance préventive qui visent à prévenir ces pannes.

Par exemple, si vous avez une MP hebdomadaire pour graisser les roulements et que vous devez encore les remplacer plus souvent qu’il n’est recommandé dans les directives de l’équipementier, vous devez probablement programmer cette tâche tous les cinq jours au lieu d’une fois par semaine.

• Un diagnostic de panne et un processus de réparation plus rapides. Le journal de maintenance des équipements vous donne un aperçu rapide de toute la documentation et du travail qui a déjà été effectué sur cet actif. Ceci est particulièrement utile pour les nouveaux techniciens qui ne sont pas encore intimement familiers avec tous les actifs, afin qu’ils sachent pour quelles causes de défaillances ils doivent vérifier en premier.
• Un temps plus facile pour décider quand l’actif doit être remplacé. Une partie de la maintenance des équipements consiste à évaluer si un actif vaut encore la peine d’être réparé. En dehors de l’examen du coût total de réparation et de l’exposition au temps d’arrêt potentiel, le journal de maintenance de l’équipement peut vous donner des informations utiles sous la forme d’un aperçu du type et de la fréquence de toutes les pannes que l’actif a connues.
• Réduction des stocks et des coûts opérationnels. Peu importe si nous parlons d’une panne inattendue ou d’un temps d’arrêt planifié, avoir besoin de moins de temps pour réparer un actif critique peut vous faire économiser une tonne d’argent que vous perdriez autrement en ne pouvant pas atteindre vos chiffres de production. En outre, les journaux de maintenance des équipements peuvent être utiles pour décider quelles et combien de pièces de rechange vous devez commander et garder en stock.

Si vous utilisez une GMAO moderne, l’inventaire des pièces de rechange est suivi automatiquement. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le journal de maintenance des équipements pour assurer le suivi de toute anomalie. Par exemple, si vous remarquez que vous avez commencé à commander un nombre inhabituellement élevé de filtres à huile, vous pouvez vérifier les journaux de maintenance des équipements pour voir quel(s) actif(s) les consomme(nt) si rapidement et pourquoi.

Tant que vous n’allez pas trop loin avec les choses que vous voulez suivre, avoir des registres de maintenance propres vous aidera beaucoup à développer un département de maintenance efficace.

Comment tenir à jour votre journal de maintenance des équipements ?

Si vous utilisez une GMAO, vous devez vous assurer que tout le monde sait comment l’outil fonctionne et à qui s’adresser s’il a besoin de saisir quelque chose qui n’est pas couvert par les procédures standard.
Dans une GMAO moderne, vos données sont interconnectées, ce qui signifie que, bien que vous n’ayez à saisir les données qu’une seule fois, ces données sont utilisées à plusieurs endroits. Pour que les fonctions de filtrage et de recherche vous fournissent les résultats les plus précis, il est bon de toujours saisir les données dans le même format.
Si vous utilisez un stylo et du papier, voici quelques éléments que vous pourriez définir pour que votre journal de maintenance des équipements soit aussi précis que possible :

• faire un modèle standardisé pour chaque actif que vous voulez suivre et essayer de garder ces modèles aussi similaires que possible
• avoir un endroit désigné pour l’endroit où les enregistrements sont conservés
• définir comment les journaux de maintenance de l’équipement doivent échanger des mains pendant le changement de quart

La dernière chose que nous voulons mentionner ici qui est importante, indépendamment des approches susmentionnées, est la nécessité de communiquer l’importance de la saisie de données précises à vos techniciens.
Les techniciens de maintenance travaillent souvent dans des conditions moins qu’idéales. Passer des heures debout tout en ayant chaud/froid/humide peut être physiquement et mentalement épuisant. Dans de telles situations, être très attentif à la rédaction de rapports détaillés et précis sur le travail effectué n’est pas une priorité. Pour changer cela, vous devez prendre un peu plus de temps pour insister sur l’importance de ces rapports. Expliquez-leur comment de fausses informations peuvent avoir un impact sur leur flux de travail quotidien, ainsi que sur l’organisation dans son ensemble.

Apprenez de l’histoire pour ne pas la répéter

On ne dit pour rien au monde que l’histoire est le meilleur professeur.
Nous espérons que nous avons pu vous montrer que les avantages d’avoir un journal de maintenance des équipements l’emportent sur le temps supplémentaire que vous devez consacrer à la rédaction des données requises.
Avec une GMAO, presque tout le travail est fait pour vous, donc dans ce scénario, votre objectif devrait être d’avoir des données précises dans votre journal de maintenance de l’équipement et de les utiliser réellement pour améliorer différents aspects de la maintenance de l’équipement. Pour un examen approfondi de la GMAO, consultez notre guide Qu’est-ce qu’un système de GMAO et comment fonctionne-t-il.
Si vous souhaitez découvrir d’autres façons dont Limble GMAO peut simplifier vos opérations de maintenance, n’hésitez pas à nous contacter.

Écrit par

Bryan Christiansen

Partager :

• 

  Maksud 25 novembre 2019, 7:45 am

  Nice post.

• 

  Micheal Well 27 février 2020, 7h00

  Hy Bryan,
  Mise à jour du programme de maintenance de l’équipement ou du journal. Il est essentiel que les cabinets disposent d’un calendrier pour l’entretien et la surveillance de tous leurs principaux équipements cliniques. L’équipement qui nécessite un étalonnage, ou qui est électrique ou alimenté par une batterie, doit être entretenu régulièrement pour s’assurer qu’il est, et continue d’être, en bon état de fonctionnement.
  Cette pratique vous fait vous sentir bien dans votre équipement car vous faites l’entretien sur une base régulière comme sa très bonne pratique la plupart des gens professionnels suivent ces étapes.

.