Pianificazione

Definizione: La pianificazione è la funzione fondamentale della gestione, che implica decidere in anticipo cosa deve essere fatto, quando deve essere fatto, come deve essere fatto e chi lo farà. È un processo intellettuale che stabilisce gli obiettivi di un’organizzazione e sviluppa varie linee d’azione, con cui l’organizzazione può raggiungere questi obiettivi. Si traccia esattamente come raggiungere un obiettivo specifico.

Pianificare non è altro che pensare prima che l’azione abbia luogo. Ci aiuta a dare un’occhiata al futuro e a decidere in anticipo il modo di affrontare le situazioni che incontreremo in futuro. Implica il pensiero logico e la presa di decisioni razionali.

Caratteristiche della pianificazione

1. Funzione manageriale: La pianificazione è una prima e principale funzione manageriale che fornisce la base per le altre funzioni del management, cioè l’organizzazione, il personale, la direzione e il controllo, in quanto sono eseguite nella periferia dei piani fatti.
2. Orientato agli obiettivi: Si concentra sulla definizione degli obiettivi dell’organizzazione, sull’identificazione di corsi d’azione alternativi e sulla decisione del piano d’azione appropriato, che deve essere intrapreso per raggiungere gli obiettivi.
3. Pervasivo: È pervasivo nel senso che è presente in tutti i segmenti ed è richiesto a tutti i livelli dell’organizzazione. Anche se la portata della pianificazione varia a diversi livelli e dipartimenti.
4. Processo continuo: I piani sono fatti per un termine specifico, diciamo per un mese, un trimestre, un anno e così via. Una volta che quel periodo è finito, vengono elaborati nuovi piani, considerando i requisiti e le condizioni presenti e future dell’organizzazione. Perciò, è un processo continuo, poiché i piani sono inquadrati, eseguiti e seguiti da un altro piano.
5. Processo intellettuale: È un esercizio mentale che implica l’applicazione della mente, per pensare, prevedere, immaginare intelligentemente e innovare ecc.
6. Futuristico: Nel processo di pianificazione diamo una sbirciatina al futuro. Comprende il guardare al futuro, analizzarlo e prevederlo in modo che l’organizzazione possa affrontare efficacemente le sfide future.
7. Prendere decisioni: Le decisioni riguardano la scelta di corsi d’azione alternativi che possono essere intrapresi per raggiungere l’obiettivo. L’alternativa scelta dovrebbe essere la migliore tra tutte, con il minor numero di risultati negativi e il maggior numero di risultati positivi.

La pianificazione riguarda la definizione di obiettivi, traguardi e la formulazione di un piano per realizzarli. L’attività aiuta i manager ad analizzare la condizione presente per identificare i modi per raggiungere la posizione desiderata in futuro. È sia il bisogno dell’organizzazione che la responsabilità dei manager.

Importanza della pianificazione

• Aiuta i manager a migliorare la performance futura, stabilendo gli obiettivi e selezionando un corso d’azione, a beneficio dell’organizzazione.
• Minimizza il rischio e l’incertezza, guardando avanti nel futuro.
• Facilita il coordinamento delle attività. Così, riduce la sovrapposizione tra le attività ed elimina il lavoro improduttivo.
• Dichiara in anticipo, ciò che dovrebbe essere fatto in futuro, così fornisce la direzione per l’azione.
• Scopre e identifica le opportunità e le minacce future.
• Fissa gli standard per il controllo. Confronta le prestazioni effettive con le prestazioni standard e gli sforzi sono fatti per correggere le stesse.

La pianificazione è presente in tutti i tipi di organizzazioni, famiglie, settori, economie, ecc. Abbiamo bisogno di pianificare perché il futuro è altamente incerto e nessuno può prevedere il futuro con una precisione del 100%, poiché le condizioni possono cambiare in qualsiasi momento. Quindi, la pianificazione è il requisito di base di ogni organizzazione per la sopravvivenza, la crescita e il successo.

Fasi coinvolte nella pianificazione

Con il processo di pianificazione, un’organizzazione non solo ottiene le intuizioni del futuro, ma aiuta anche l’organizzazione a modellare il suo futuro. Una pianificazione efficace implica la semplicità del piano, cioè il piano dovrebbe essere chiaramente enunciato e facile da capire perché se il piano è troppo complicato creerà caos tra i membri dell’organizzazione. Inoltre, il piano dovrebbe soddisfare tutti i requisiti dell’organizzazione.