Mejores prácticas del registro de mantenimiento de equipos

Cualquier persona que se tome en serio el mantenimiento de los equipos está constantemente pendiente de cómo mejorarlo.
Hay una cosa muy sencilla delante de sus narices, y que rara vez se utiliza en todo su potencial: un registro de mantenimiento de equipos.
En este artículo, veremos los beneficios de tener un registro de mantenimiento de equipos preciso y discutiremos las mejores prácticas sobre cómo mantenerlo así.

¿Qué es un registro de mantenimiento de equipos?

El registro de mantenimiento de equipos es un documento simple que muestra todas las acciones de mantenimiento que se han realizado en un activo específico.
Aunque la información que contiene varía en función del tipo de equipo/activo en cuestión, un registro de mantenimiento de equipos estándar suele dividirse en 2 secciones distintas:

1. Información general utilizada para identificar el activo
2. Lista de acciones de mantenimiento realizadas en el activo y quién las ha realizado

La información general suele abarcar:

• Nombre del equipo
• Modelo
• Número de serie
• Localización

En algunos casos, la información general también incluirá Fecha de compra y Precio de compra.
La lista de acciones realizadas suele incluir la siguiente información:

• Fecha (cuándo se realizó una determinada acción)
• Descripción de la acción (qué se hizo)
• Persona que realiza dichas acciones (quién la llevó a cabo)

Hay varias plantillas gratuitas de registros de mantenimiento de equipos que puede descargar si todavía utiliza lápiz y papel para llevar un registro de su mantenimiento.
Aquí tiene un par de ejemplos de estas plantillas de registros de mantenimiento de equipos:

Fuente de la imagen

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Como puede ver, la información rastreada puede variar mucho. Si cree que sus técnicos son capaces de realizar un seguimiento exhaustivo de los detalles, nadie puede impedirle que utilice complejos registros de mantenimiento de equipos. Dicho esto, tenga en cuenta que cuanta más información tengan que rastrear, menos tiempo tendrán para realizar el trabajo de mantenimiento real.
Los registros detallados pueden acelerar el tiempo que se dedica al mantenimiento general, pero el seguimiento de cosas innecesarias reducirá la productividad y conducirá a la frustración. Por ello, siempre debe buscar un equilibrio identificando las cosas que son realmente útiles de rastrear.
Como coordinador de mantenimiento, ¿cómo evalúa si algo es útil? Pregúntese si los datos que desea rastrear forman parte de algún informe de mantenimiento, y si necesitó conocerlos para tomar una decisión importante en los últimos 3 a 6 meses.

Si la respuesta es NO, entonces rastrearlos es probablemente una pérdida de tiempo para todos.

Las ventajas de utilizar GMAO para registrar el trabajo de mantenimiento

Hay muchas razones para utilizar un sistema de gestión de mantenimiento informatizado, y el registro de mantenimiento de los equipos es una de ellas.
Cuando se compara con los registros en papel, estas son las mayores ventajas de utilizar un GMAO moderno para hacer un seguimiento de lo que ocurre con sus activos:

1. Acceso a los datos sin precedentes. Siempre que tenga una conexión a Internet, podrá acceder a los registros de mantenimiento de sus equipos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
2. Registro de datos automatizado. Al añadir una entrada manual, el GMAO reconoce automáticamente cuándo y quién está introduciendo los datos, ya que tiene que estar conectado para realizar la entrada. Si la acción de mantenimiento realizada formara parte de un plan de mantenimiento preventivo, no tendría que dedicar ningún tiempo a introducir los datos en su registro. Esto se debe a que el registro de mantenimiento de un equipo se rellena automáticamente con sus Órdenes de Trabajo y PMs completados.
3. Mejor responsabilidad. Aunque todavía puede hacer algunas travesuras como introducir datos en un momento posterior, todas las tareas están interconectadas con el calendario de mantenimiento, por lo que es más fácil darse cuenta de quién ha hecho qué, cuánto tiempo ha tardado y qué piezas se han utilizado. Esto hace que sea mucho más fácil resolver una posible disputa y ver si algunos miembros del equipo están tirando más que otros.
4. Menos espacio para el error humano. Dado que la GMAO automatiza parte del proceso de registro, hay menos posibilidades de que los técnicos introduzcan datos incorrectos. (Descargo de responsabilidad: algunos programas de GMAO son complicados y poco fáciles de usar, lo que perjudica la precisión de sus registros de mantenimiento. Por eso hemos trabajado mucho para que nuestra GMAO sea lo más intuitiva posible).
5. Visión general del historial de mantenimiento muy superior. ¿Puede realizar una búsqueda o filtrar las acciones de mantenimiento por fuente, fecha o técnico utilizando registros en papel? ¿Puede consultar el historial de activos mientras está de viaje? ¿Puede consultar la información de cualquier activo en sólo unos segundos? Si tiene un GMAO móvil, puede hacerlo.
6. Los registros son casi imposibles de «perder» o dañar. Los registros se han perdido y traspapelado desde el día en que empezamos a utilizarlo. Además, el papel no es el material más duradero que existe, por lo que no es raro que se dañe. Los datos están mucho más seguros cuando se almacenan en la nube.
7. Menos papeleo. A nadie le gusta llevar una pila de papeles allá donde vaya. Con la GMAO moderna, sólo necesitas un teléfono móvil. Además, se reducen algunos costes en papel y se ayuda al medio ambiente: una situación en la que todos ganan.
8. Posibilidad de adjuntar imágenes/vídeos. Algunas cosas son más fáciles de describir con una imagen o un vídeo corto, y nos gustaría ver a alguien adjuntar un vídeo a un documento. Es hora de poner todos esos megapíxeles en nuestros teléfonos móviles para hacer algún trabajo útil.

En la imagen de abajo, se puede ver cómo se ve un registro de mantenimiento de equipos en Limble:

Cómo se beneficia el mantenimiento de equipos con un historial de mantenimiento preciso

Abordemos primero la palabra «preciso». Si no está dispuesto a invertir algún esfuerzo para garantizar que los datos de los registros de mantenimiento de su equipo sean correctos y estén disponibles cuando se necesiten, entonces ¿por qué molestarse en llevar el registro? ¿De qué sirve basar sus decisiones en datos incorrectos?
Si va a hacer algo, hágalo bien.
Aquí tiene algunos beneficios de tener un historial de mantenimiento preciso:

• Es más fácil programar el trabajo de mantenimiento preventivo. Puede comparar la lista de averías específicas que ha experimentado un activo con la frecuencia con la que realiza las tareas de mantenimiento preventivo destinadas a evitar esas averías.

Por ejemplo, si tiene un PM semanal para engrasar los cojinetes y todavía tiene que reemplazarlos más a menudo de lo que recomiendan las directrices del OEM, probablemente tenga que programar esa tarea cada cinco días en lugar de una vez a la semana.

• Proceso de diagnóstico de fallos y reparación más rápido. El registro de mantenimiento de equipos le da una visión rápida de toda la documentación y el trabajo que ya se ha realizado en ese activo. Esto es especialmente útil para los técnicos más nuevos que aún no están íntimamente familiarizados con todos los activos, para que sepan qué causas de fallas deben revisar primero.
• Es más fácil decidir cuándo se debe reemplazar el activo. Una parte del mantenimiento de los equipos consiste en evaluar si todavía vale la pena reparar un activo. Aparte de mirar el coste total de la reparación y la exposición por el potencial tiempo de inactividad, el registro de mantenimiento del equipo puede darle información útil en forma de una visión general del tipo y la frecuencia de todas las averías que el activo ha experimentado.
• Reducción del inventario y de los costes operativos. No importa si hablamos de una avería inesperada o de un tiempo de inactividad planificado, necesitar menos tiempo para reparar un activo crítico puede ahorrarle una tonelada de dinero que, de otro modo, perdería por no poder alcanzar sus cifras de producción. Además, los registros de mantenimiento de los equipos pueden ser útiles para decidir qué y cuántas piezas de repuesto debe pedir y mantener en stock.

Si está utilizando un CMMS moderno, el inventario de piezas de repuesto se rastrea automáticamente. En este caso, puede utilizar el registro de mantenimiento de los equipos para hacer un seguimiento de cualquier anomalía. Por ejemplo, si nota que comenzó a pedir un número inusualmente alto de filtros de aceite, puede revisar los registros de mantenimiento de los equipos para ver qué activo(s) los está(n) consumiendo tan rápido y por qué.

Siempre y cuando no se exceda con las cosas que quiere rastrear, tener registros de mantenimiento limpios le ayudará mucho a desarrollar un departamento de mantenimiento eficiente.

¿Cómo mantener actualizado el registro de mantenimiento de su equipo?

Si está utilizando un GMAO, debe asegurarse de que todo el mundo sabe cómo funciona la herramienta y a quién puede acudir si necesita introducir algo que no está contemplado en los procedimientos estándar.
En un GMAO moderno, sus datos están interconectados, lo que significa que, aunque sólo tiene que introducir los datos una vez, esos datos se utilizan en múltiples lugares. Para asegurarse de que las funciones de filtrado y búsqueda le proporcionan los resultados más precisos, es una buena idea introducir los datos siempre en el mismo formato.
Si está usando lápiz y papel, aquí hay algunas cosas que podría definir para mantener su registro de mantenimiento de equipos lo más preciso posible:

• Haga una plantilla estandarizada para cada activo que desee rastrear y trate de mantener estas plantillas tan similares como sea posible
• Tenga un lugar designado para donde se guardan los registros
• Defina cómo los registros de mantenimiento de equipos deben cambiar de manos durante el cambio de turno

Lo último que queremos mencionar aquí que es importante, independientemente de los enfoques mencionados, es la necesidad de comunicar la importancia de la entrada de datos precisa a sus técnicos.
Los técnicos de mantenimiento suelen trabajar en condiciones poco ideales. Pasar horas de pie con calor/frío/húmedo puede ser física y mentalmente agotador. En tales situaciones, ser muy cuidadoso a la hora de redactar informes detallados y precisos sobre el trabajo realizado no es una prioridad. Para cambiar eso, hay que dedicar un tiempo extra a redoblar la importancia de estos registros. Explique cómo la información falsa puede afectar a su flujo de trabajo diario, así como a la organización en su conjunto.

Aprenda de la historia para no repetirla

No se dice para nada que la historia es la mejor maestra.
Esperamos haber podido mostrarle que los beneficios de tener un registro de mantenimiento de equipos superan el tiempo adicional que debe dedicar a escribir los datos necesarios.
Con un GMAO, casi todo el trabajo se hace por usted, por lo que en este escenario, su atención debe centrarse en tener datos precisos en su registro de mantenimiento de equipos y en utilizarlos realmente para mejorar diferentes aspectos del mantenimiento de los equipos. Para una mirada en profundidad a la GMAO, consulte nuestra guía Qué es un sistema de GMAO y cómo funciona.
Si está interesado en conocer otras formas en las que Limble CMMS puede simplificar sus operaciones de mantenimiento, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Escrito por

Bryan Christiansen

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• 

  Maksud November 25, 2019, 7:45 am

  Buen post.

• 

  Micheal Well 27 de febrero de 2020, 7:00 am

  Hy Bryan,
  Programa de mantenimiento de equipos o actualización del registro. Es fundamental que los consultorios cuenten con un cronograma de mantenimiento y monitoreo de todos sus equipos clínicos claves. El equipo que requiere la calibración, o que es eléctrico o de batería, necesita ser revisado regularmente para asegurar que es, y sigue siendo, en la orden de trabajo buena.
  Esta práctica le hace sentirse bien sobre su Equipo como usted hace el Mantenimiento en la base regular como su práctica muy buena la mayoría de la gente profesional sigue estos pasos.