7 Tips voor het schrijven van een effectieve aanmaningsbrief

Vat aan het begin samen

Deze stap is vergelijkbaar met een samenvatting van een bedrijfsplan. Vertel in een zin of twee het belangrijkste punt dat u wilt maken over de aangerichte schade, en geef vervolgens uw eis tot betaling of andere schadevergoeding.

Het schrijven van de samenvatting helpt u om uw betoog tot de basis samen te vatten, en het laat uw lezer meteen weten waar de brief over gaat.

Wees u bewust van uw lezer

Schrijf voor de persoon die uw aanmaningsbrief zal gaan lezen. Advocaten hebben de neiging om “juridisch jargon” te gebruiken, wat mensen in verwarring kan brengen en angstig kan maken. Als uw lezer een zakenman is, kunt u gewone zakelijke termen gebruiken. Gebruik uw gezond verstand hier en schrijf om uzelf duidelijk te maken.

Wees professioneel

Doe niet beledigend, of noem de andere partij namen. Wees direct en kalm, en laat uw persoonlijke gevoelens buiten de beschrijvingen. “Neem de hoge weg” bij het neerzetten van de details van uw zaak. Noem de gedaagde “de gedaagde” of “de heer”. Als u boos bent, kunt u dat zeggen, maar met boos zijn bereikt u niets. Duidelijk, direct en professioneel zijn zal uw zaak helpen.

Wees volledig en gedetailleerd

Vertel het verhaal van wat er is gebeurd, vanaf het begin. Vermeld de details van data, nummers, geldbedragen. Een rechter voor geringe vorderingen die uw aanmaningsbrief leest, zal u eerder geld toekennen als u informatie kunt opnemen over brieven die u hebt verzonden en wanneer facturen zijn verzonden en hoe (e-mail of slakkenpost, bijvoorbeeld). Als u iemand hebt ingehuurd om werk te doen en hij heeft het niet gedaan, zult u moeten aantonen dat het werk niet is gedaan.

In de brief opnemen:

• Uw volledige naam en adres
• De beschrijving van de oneerlijke of misleidende handeling of praktijk, met data en details, met inbegrip van elke wet die volgens u is overtreden
• De schade die u hebt geleden, in meetbare termen, met inbegrip van verlies van geld, schade aan iets dat u bezit, of het slachtoffer zijn van een oneerlijke praktijk
• Uw eis tot genoegdoening, inclusief het geld dat u wilt
• Wanneer en hoe de andere partij moet reageren

Wees redelijk

Wanneer u bij het deel van de eisbrief komt waarin u uw eisen vermeldt, maak ze dan zo redelijk als u kunt. Soms is het moeilijk om de schadevergoeding die u wilt, te kwantificeren; “pijn en lijden”, bijvoorbeeld, worden gewoonlijk door een jury bepaald. Soorten schadevergoeding zijn onder meer:

• Schadevergoeding, inclusief werkelijke schade die kan worden vastgesteld en algemene schadevergoeding die niet precies kan worden vastgesteld, zoals pijn en lijden, en verlies van toekomstig inkomen
• Punitieve schadevergoeding, voor opzettelijk aangerichte schade

Wees eerlijk en waarheidsgetrouw

Laat het bij de feiten, alstublieft. Als u het niet kunt bewijzen, zet het dan niet in de brief.

Zorg ervoor dat de brief wordt ontvangen

Als u met een advocaat werkt, zullen zij zorgen voor het verzenden van de aanmaningsbrief. Als u hem zelf verzendt voordat de rechtszaak begint, kunt u een ontvangstbevestiging van het postkantoor krijgen. U kunt de rechtbank ook betalen om de brief persoonlijk af te leveren, waarbij de persoon moet tekenen dat hij de brief heeft ontvangen.

Wat is de reactie op een aanmaningsbrief?

Vaak zal de andere partij een afwijzende brief terugsturen waarin staat waarom u ongelijk heeft en zij gelijk. Vat het niet persoonlijk op. Gebruik de details in die brief, samen met uw advocaat, om uit te werken hoe u in de rechtbank op de ontkenningen zult reageren.

In sommige gevallen kunt u een tegenvordering ontvangen, waarin de andere partij u ervan beschuldigt ook iets verkeerd te hebben gedaan. De andere partij kan bijvoorbeeld zeggen dat u door uw handelen ook gedeeltelijk in gebreke bent gebleven.