Definitie: Planning is de fundamentele managementfunctie, die inhoudt dat van tevoren wordt besloten, wat er gedaan moet worden, wanneer het gedaan moet worden, hoe het gedaan moet worden en wie het gaat doen. Het is een intellectueel proces waarin de doelstellingen van een organisatie worden vastgelegd en verschillende actiemogelijkheden worden ontwikkeld waarmee de organisatie die doelstellingen kan bereiken. Het geeft precies aan hoe een bepaald doel moet worden bereikt.
Planning is niets anders dan denken voordat de actie plaatsvindt. Het helpt ons een blik in de toekomst te werpen en van tevoren te beslissen hoe we moeten omgaan met de situaties die we in de toekomst zullen tegenkomen. Het gaat om logisch denken en rationele besluitvorming.
Karakteristieken van planning
- Managementfunctie: Planning is een in de eerste plaats leidinggevende functie die de basis vormt voor andere functies van het management, te weten organiseren, bemensen, aansturen en controleren, aangezien deze worden uitgevoerd binnen de periferie van de gemaakte plannen.
- Doelgericht: Het richt zich op het definiëren van de doelen van de organisatie, het identificeren van alternatieve actielijnen en het beslissen over het juiste actieplan, dat moet worden ondernomen om de doelen te bereiken.
- Doordringend: Het is doordringend in de zin dat het aanwezig is in alle segmenten en vereist is op alle niveaus van de organisatie. Hoewel het werkingsgebied van planning varieert op verschillende niveaus en afdelingen.
- Continu Proces: Plannen worden gemaakt voor een bepaalde termijn, zeg voor een maand, kwartaal, jaar enzovoort. Als die periode voorbij is, worden nieuwe plannen opgesteld, rekening houdend met de huidige en toekomstige eisen en omstandigheden van de organisatie. Het is dus een doorlopend proces, aangezien de plannen worden opgesteld, uitgevoerd en gevolgd door een ander plan.
- Intellectueel proces: Het is een mentale oefening op het impliceert de toepassing van de geest, om te denken, voorspellen, intelligent voorstellen en innoveren enz.
- Futuristisch: In het proces van planning nemen we een sneak peek van de toekomst. Het omvat het kijken in de toekomst, om het te analyseren en te voorspellen, zodat de organisatie toekomstige uitdagingen effectief het hoofd kan bieden.
- Besluitvorming: Beslissingen worden genomen over de keuze van alternatieve handelwijzen die kunnen worden ondernomen om het doel te bereiken. Het gekozen alternatief moet het beste van allemaal zijn, met het minste aantal negatieve en het hoogste aantal positieve uitkomsten.
Planning houdt zich bezig met het vaststellen van doelstellingen, targets, en het formuleren van een plan om deze te bereiken. De activiteit helpt managers de huidige toestand te analyseren om de manieren te identificeren om de gewenste positie in de toekomst te bereiken. Het is zowel de behoefte van de organisatie als de verantwoordelijkheid van managers.
Belang van planning
- Het helpt managers om toekomstige prestaties te verbeteren, door doelstellingen vast te stellen en een koers van actie te kiezen, ten voordele van de organisatie.
- Het minimaliseert risico’s en onzekerheid, door vooruit te kijken in de toekomst.
- Het vergemakkelijkt de coördinatie van activiteiten. Zo vermindert het overlappingen tussen activiteiten en elimineert het onproductief werk.
- Het geeft van tevoren aan, wat er in de toekomst moet worden gedaan, dus het geeft richting aan het handelen.
- Het onthult en identificeert toekomstige kansen en bedreigingen.
- Het stelt normen voor de controle. Het vergelijkt de werkelijke prestaties met de standaardprestaties en er worden inspanningen geleverd om dezelfde te corrigeren.
Planning is aanwezig in alle soorten organisaties, huishoudens, sectoren, economieën, enz. We moeten plannen omdat de toekomst hoogst onzeker is en niemand de toekomst met 100% nauwkeurigheid kan voorspellen, aangezien de omstandigheden op elk moment kunnen veranderen. Planning is dus een basisvereiste voor elke organisatie om te kunnen overleven, groeien en slagen.
Stappen die bij planning komen kijken
Door te plannen krijgt een organisatie niet alleen inzicht in de toekomst, maar kan de organisatie ook haar toekomst vormgeven. Een doeltreffende planning impliceert eenvoud van het plan, d.w.z. dat het plan duidelijk moet worden geformuleerd en gemakkelijk te begrijpen moet zijn, want als het plan te ingewikkeld is, ontstaat er chaos onder de leden van de organisatie. Verder moet het plan voldoen aan alle eisen van de organisatie.