Types of Procurement Contracts used in Project Management

Vandaag bespreken we verschillende types van inkoopcontracten gebruikt in project management.

Na een bepaald niveau, heeft elke organisatie inkoop nodig voor verdere groei, maar dit is niet mogelijk in een vacuüm. Organisaties hebben hulp van buitenaf nodig om groei te realiseren. Inkoop is een vereiste voor bedrijven die willen overleven en groeien.

Een inkoopbeheersysteem helpt u bij het selecteren van een geschikt contract en een geschikte leverancier voor het kopen van goederen of het inhuren van diensten.

U moet inzicht hebben in de inkoop, ongeacht of u koper of verkoper bent. Elke organisatie, of ze nu projectgeoriënteerd, functioneel of matrixgeoriënteerd is, maakt gebruik van inkoopcontracten.

Wat is inkoop?

Volgens Wikipedia:

“Inkoop is het verwerven van goederen, diensten of werken uit een externe bron. Het is gunstig dat de goederen, diensten of werken geschikt zijn en dat ze worden aangeschaft tegen de best mogelijke kosten om te voldoen aan de behoeften van de koper in termen van kwaliteit en kwantiteit, tijd en plaats.”

Organisaties hebben om vele redenen behoefte aan inkoop:

• Ze beschikken niet over de deskundigheid om een bepaalde klus te klaren.
• Ze hebben het druk met andere verantwoordelijkheden.
• Inkoop is goedkoper dan het zelf doen.

U moet echter een kosten-batenanalyse maken voordat u tot een inkoopcontract besluit. Bereken de kosten van zelf doen en van aanbesteden, en kies dan een kosteneffectieve optie.

Als de voordelen van uitbesteden groter zijn dan zelf doen, moet u het uitbesteden.

U moet bijvoorbeeld uw kantoorgebouw uitbreiden, maar u hebt niet de expertise voor elektrotechnische werkzaamheden. U hebt twee opties om het project te voltooien: het zelf doen of het door iemand laten doen.

Omdat u zelf geen deskundigheid in huis hebt, bespaart de tweede keuze u moeite, geld en tijd.

Voordelen van inkoop

Inkoop maakt het voor organisaties gemakkelijker om zaken te doen. Zij kunnen zich concentreren op hun kernactiviteiten en de rest uitbesteden. Het helpt bedrijven kansen te delen, deskundigen in te huren en goederen of diensten in te kopen.

Voorbij zijn de dagen dat organisaties elk proces dat ze nodig hebben in huis deden. Tegenwoordig voeren organisaties hun kernfuncties uit en gebruiken ze inkoop voor andere taken.

In de begindagen verbouwde Ford Motors soja om er olie uit te halen voor gebruik in verf. Tegenwoordig doet geen enkele autofabrikant dit nog. Als ze verf nodig hebben, kopen ze die op de markt. Hetzelfde geldt voor andere onderdelen zoals banden, glas, enz.

Het is onpraktisch om betrokken te zijn bij alles wat een organisatie nodig heeft. Het is zeer kostbaar om de juiste deskundigheid te verkrijgen en vervolgens te behouden, en dit kan zelfs leiden tot een ondermaats of te duur produkt. In beide gevallen is het slecht voor een organisatie.

Inkoopbeheer is van vitaal belang voor moderne bedrijven. Het helpt u om de beste verkoper voor uw opdracht te vinden met de juiste voorwaarden. Het stelt u in staat het juiste inkoopcontract te selecteren op basis van uw vereisten.

Er zijn vele soorten inkoopcontracten en u moet ze allemaal begrijpen, zodat u het contract kunt selecteren dat aan uw vereisten voldoet.

Voordat we de soorten bekijken, moeten we eerst de term “contract” begrijpen.”

Het contract

Een contract is een bindende overeenkomst tussen een koper en een verkoper. Het is de sleutel tot de relatie tussen koper en verkoper en biedt een kader voor de manier waarop zij met elkaar zullen omgaan.

Inkoopcontract

Elk contract tussen twee of meer partijen voor de levering van diensten of goederen is een inkoopcontract. Inkoopcontracten kunnen in drie categorieën worden onderverdeeld:

1. Vastgestelde-prijscontract
2. Kostenvergoedingscontract
3. Tijd- en materiaalcontract

Als projectmanager is het uw taak een contract te selecteren dat aan uw eisen voldoet.

Contract met vaste prijs

Veel deskundigen noemen een contract met vaste prijs een contract met forfaitaire bedragen. U gebruikt dit contract wanneer de omvang van het werk vaststaat. Zodra het contract is ondertekend, is de verkoper contractueel gebonden om de taak te voltooien binnen de overeengekomen prijs en tijd. De verkoper draagt dus het grootste deel van het risico. Er wordt niet opnieuw over de prijs onderhandeld, tenzij de omvang van het werk verandert.

Over het algemeen zijn outsourcing- en turnkey-overheidscontracten contracten met een vaste prijs. Dit contract is nuttig bij een welomschreven toepassingsgebied.

Doordat de kosten niet kunnen veranderen, is dit contract geschikt voor kostenbeheersing.

Hier is verandering van werkingssfeer een kostbare aangelegenheid. Aannemers krijgen het contract vaak door de laagste prijs te bieden en proberen dan bij elke gelegenheid extra inkomsten te genereren, zoals een uitbreiding van de reikwijdte.

Ik heb gezien dat aannemers ruzie hadden met projectmanagers over de reikwijdte. Ze gingen aanvankelijk akkoord, maar maakten later ruzie over kleine kwesties om het wijzigingsverzoek in te dienen.

Zorg ervoor dat de reikwijdte goed is gedefinieerd en zo gedetailleerd mogelijk is; houd eventuele wijzigingen in de reikwijdte zorgvuldig in de gaten.

U kunt contracten met een vaste prijs in drie categorieën onderverdelen:

1. Firm-Fixed-Price-contract (FFP)
2. Fixed Price Incentive Fee-contract (FPIF)
3. Fixed Price with Economic Price Adjustment Contract (FP-EPA)

Firm Fixed-Price Contract (FFP)

Dit is het eenvoudigste type aanbestedingscontract. De verkoper moet de opdracht binnen een overeengekomen hoeveelheid geld en tijd uitvoeren. De verkoper is verantwoordelijk voor eventuele kostenstijgingen en is wettelijk verplicht de taak binnen de overeenkomst uit te voeren.

Een contract met vaste prijs wordt meestal gebruikt bij overheids- of semi-overheidsopdrachten waarbij de omvang van het werk zeer gedetailleerd is omschreven.

Dit contract is gemakkelijk te vlottrekken en offertes te ontvangen, en het wordt geëvalueerd op kostenbasis, wat vrij snel is.

Doordat de verkoper het risico draagt, zijn de kosten hoger. Als de omvang niet duidelijk is, kunnen de verkoper en de koper geschillen krijgen. Elke afwijking van de oorspronkelijke omvang kan u veel kosten.

Voorbeeld: De verkoper moet het hele gebouw binnen 18 maanden schilderen voor 50.000 USD.

Fixed-Price Incentive Fee Contract (FPIF)

Hier kan de verkoper, hoewel de prijs vastligt, een incentive krijgen als hij goed presteert. Deze incentive verlaagt het risico van de verkoper.

De incentive kan worden gekoppeld aan projectcriteria zoals kosten, tijd of technische prestaties.

Voorbeeld: De contractant ontvangt een aanmoedigingspremie van 10.000 USD als hij de eerste mijlpaal op tijd haalt.

Vaste-prijscontracten met economische prijsaanpassing (FP-EPA)

U gebruikt een vaste-prijscontract met economische prijsaanpassing als de overeenkomst meerdere jaren bestrijkt. Dit contract heeft een speciale bepaling die de verkoper beschermt tegen inflatie.

Voorbeeld: Ongeveer 3% van de kosten van het project zullen na een bepaalde tijd stijgen op basis van de consumentenprijsindex.

Inkooporder (PO)

Dit contract wordt gebruikt om goederen te kopen.

Voorbeeld: De aankoop van 10.000 bouten stof tegen een prijs van 1,00 USD.

Cost Reimbursable Contract

Veel deskundigen noemen dit contract een Cost Disbursable Contract.

Hierbij wordt de verkoper vergoed voor de verrichte werkzaamheden plus een vergoeding die zijn winst vertegenwoordigt. Vaak krijgen verkopers deze vergoeding als ze de geselecteerde projectdoelstellingen halen of overtreffen: de taak eerder voltooien of kosten besparen, enz.

U gebruikt een Cost Reimbursable-contract als er onzekerheid is over de reikwijdte, of als het risico groter is. In dit contract ligt het risico bij de koper, aangezien deze voor alle kosten betaalt.

Dit contract biedt u een betere kostenbeheersing wanneer u geen goed gedefinieerde scope hebt.

Scope Creep is een inherent nadeel van een Cost Reimbursement Contract wanneer de vereisten onduidelijk zijn. De verkoper kan proberen de kosten te verhogen om de vergoeding of de terugbetaling te verhogen.

U kunt dit minimaliseren door goed toezicht te houden of de winst te beperken. De maximale winst bedraagt bijvoorbeeld 10% van de totale kosten.

U kunt kostenvergoedingscontracten in vier categorieën onderverdelen:

1. Cost Plus Fixed Fee (CPFF)
2. Cost Plus Incentive Fee (CPIF)
3. Cost Plus Award Fee (CPAF)
4. Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF)

Hierbij, wordt de verkoper betaald voor alle gemaakte kosten plus een vaste vergoeding, ongeacht de geleverde prestatie. De koper draagt het risico.

Organisaties gebruiken dit contract bij projecten met een hoog risico waarbij inschrijvers niet geïnteresseerd zijn in concurrentie.

CPFF-contracten behoeden de verkoper voor risico’s.

Voorbeeld: Totale kosten plus 25.000 USD als vergoeding.

Cost Plus Incentive Fee Contract (CPIF)

In een Cost Plus Incentive Fee-contract krijgt de verkoper een vergoeding voor alle kosten plus een aanmoedigingspremie op basis van het bereiken van bepaalde prestatiedoelstellingen die in het contract zijn vermeld. Deze incentive wordt berekend aan de hand van een overeengekomen formule.

Hier ligt het risico bij de koper; het is echter lager dan bij de Cost Plus Fixed Fee.

In een CPIF-contract is de incentive een motiverende factor voor de verkoper.

In het algemeen is een incentive een percentage van de besparingen dat koper en verkoper delen.

Voorbeeld: Als het project onder het budget wordt voltooid, ontvangt de verkoper 25% van de besparingen.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

Hierbij wordt de verkoper betaald voor zijn kosten plus een gunningsvergoeding. Deze extra wordt gebaseerd op het behalen van tevredenheid volgens gespecificeerde prestatiedoelstellingen die in het contract zijn beschreven.

Note: Er is een verschil tussen een aanmoedigingspremie en een gunningspremie. Een aanmoedigingspremie wordt berekend op basis van een formule die in het contract is vastgelegd en is een objectieve evaluatie. Een award fee hangt af van de tevredenheid van de klant en wordt subjectief geëvalueerd. Tegen een award fee kan geen beroep worden aangetekend.

Voorbeeld: Als de verkoper de taak voltooit door te voldoen aan de kwaliteitsnormen of deze te overtreffen op basis van zijn prestaties, kan de koper een beloning geven van maximaal 10.000 USD.

Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

Hierbij wordt de verkoper betaald voor alle gemaakte kosten plus een percentage van deze kosten. Kopers geven vaak niet de voorkeur aan dit type contract, omdat de verkoper de kosten kunstmatig zou kunnen opdrijven om een hogere winst te maken.

Voorbeeld: Totale kosten plus 15% van de kosten als honorarium voor de aannemer.

Tijd- en materiaalcontract

Dit is een hybride van contracten met vaste prijzen en contracten met terugbetaalbare kosten. Hier delen beide partijen het risico.

U gebruikt een tijd- en materiaalcontract als de te leveren prestatie “arbeidsuren” is. Hier geeft de projectmanager de vereiste kwalificaties en ervaring op aan de verkoper, die het personeel zal leveren.

Dit contract wordt gebruikt om deskundigen of externe ondersteuning in te huren.

In dit contract kan de koper het uurtarief specificeren met een “not-to-exceed”-limiet.

Voorbeeld: U betaalt een technicus 20 USD per uur.

Samenvatting

Het selecteren van een inkoopcontract is een belangrijk onderdeel van een project, omdat het bepalend is voor uw relatie met de verkoper. U wilt een contract selecteren dat de beste waarde voor tijd en geld biedt en uw project tegen risico’s kan beschermen. Kies een contract met vaste prijs als de omvang van het werk goed is gedefinieerd. Kostenvergoedingen zijn echter een goede keuze als de omvang van het werk niet vastligt. Het type Tijd en materiaal is goed voor het inhuren van consultants of externe ondersteuning.