Definición: La planificación es la función fundamental de la dirección, que consiste en decidir de antemano qué se va a hacer, cuándo se va a hacer, cómo se va a hacer y quién lo va a hacer. Se trata de un proceso intelectual que establece los objetivos de una organización y desarrolla varias líneas de acción para que la organización pueda alcanzar esos objetivos. La planificación no es otra cosa que pensar antes de actuar. Nos ayuda a echar un vistazo al futuro y a decidir de antemano la forma de afrontar las situaciones con las que nos vamos a encontrar en el futuro. Implica un pensamiento lógico y una toma de decisiones racional.
Características de la planificación
- Función directiva: La planificación es una función directiva de primer orden que proporciona la base para otras funciones de la dirección, es decir, la organización, la dotación de personal, la dirección y el control, ya que se realizan dentro de la periferia de los planes realizados.
- Orientada a los objetivos: Se centra en la definición de los objetivos de la organización, en la identificación de cursos de acción alternativos y en la decisión del plan de acción adecuado que debe emprenderse para alcanzar los objetivos.
- Generalizada: Es generalizada en el sentido de que está presente en todos los segmentos y es necesaria en todos los niveles de la organización. Aunque el alcance de la planificación varía en los distintos niveles y departamentos.
- Proceso continuo: Los planes se realizan para un plazo determinado, digamos para un mes, un trimestre, un año, etc. Una vez finalizado ese periodo, se elaboran nuevos planes, teniendo en cuenta las necesidades y condiciones presentes y futuras de la organización. Por lo tanto, se trata de un proceso continuo, ya que los planes se elaboran, se ejecutan y van seguidos de otro plan.
- Proceso intelectual: Es un ejercicio mental que implica la aplicación de la mente, para pensar, prever, imaginar inteligentemente e innovar, etc.
- Futurista: En el proceso de planificación echamos un vistazo al futuro. Abarca la mirada hacia el futuro, para analizarlo y predecirlo de manera que la organización pueda afrontar los retos futuros con eficacia.
- Toma de decisiones: Las decisiones se toman en relación con la elección de los cursos de acción alternativos que pueden emprenderse para alcanzar el objetivo. La alternativa elegida debe ser la mejor entre todas, con el menor número de resultados negativos y el mayor número de resultados positivos.
La planificación tiene que ver con el establecimiento de objetivos, metas y la formulación de un plan para lograrlos. Esta actividad ayuda a los directivos a analizar la situación actual para identificar las formas de alcanzar la posición deseada en el futuro. Es tanto una necesidad de la organización como una responsabilidad de los directivos.
Importancia de la planificación
- Ayuda a los directivos a mejorar el rendimiento futuro, estableciendo objetivos y seleccionando un curso de acción, en beneficio de la organización.
- Minimiza el riesgo y la incertidumbre, mirando hacia el futuro.
- Facilita la coordinación de actividades. Así, reduce el solapamiento entre actividades y elimina el trabajo improductivo.
- Establece por adelantado, lo que debe hacerse en el futuro, por lo que proporciona una dirección para la acción.
- Descubre e identifica las oportunidades y amenazas futuras.
- Establece normas de control. Compara el rendimiento real con el rendimiento estándar y se hacen esfuerzos para corregirlo.
La planificación está presente en todo tipo de organizaciones, hogares, sectores, economías, etc. Necesitamos planificar porque el futuro es muy incierto y nadie puede predecirlo con un 100% de exactitud, ya que las condiciones pueden cambiar en cualquier momento. Por lo tanto, la planificación es el requisito básico de cualquier organización para la supervivencia, el crecimiento y el éxito.
Pasos de la planificación
Por medio del proceso de planificación, una organización no sólo obtiene la visión del futuro, sino que también ayuda a la organización a dar forma a su futuro. Una planificación eficaz implica la simplicidad del plan, es decir, el plan debe estar claramente establecido y ser fácil de entender, ya que si el plan es demasiado complicado creará caos entre los miembros de la organización. Además, el plan debe cumplir todos los requisitos de la organización.