50 Maneiras de melhorar a comunicação da equipe no trabalho

“Temos problemas de comunicação”

Você provavelmente já ouviu esta um milhão de vezes como uma desculpa para muitas coisas. Seja trabalho inacabado, empregados que estão de mau humor, mau trabalho de equipa, ou outra coisa qualquer, esta frase aparece bastante. Se você der uma olhada em algumas pesquisas, a má comunicação é uma das maiores razões para problemas no trabalho.

Mas o que a má comunicação realmente significa para você?

Quando a comunicação é pobre, os prazos não são cumpridos. Iniciar projetos é difícil. As ideias não são discutidas correctamente. Os funcionários não dão o seu melhor no trabalho. Conflitos acontecem com mais frequência do que não. E isto é apenas a ponta do iceberg.

Imagine uma situação em que a enfermeira não diz ao médico em que perna ela deve operar. Ou um co-piloto não contar ao piloto sobre os danos em um dos motores do avião.

Se for sobre ou sub-comunicação ou algo intermediário, isso influencia a maneira como sua equipe trabalha. Fizemos uma grande pesquisa e chegámos a esta lista massiva de 50 formas de comunicar melhor com a sua equipa.

Primeiro passo – esperamos que encontre pelo menos algumas dicas que possa usar com a sua equipa!

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Abrir novos funcionários

Quando um novo funcionário entra na sua empresa, eles provavelmente estão super entusiasmados para começar a sua nova função com sucesso. No entanto, eles também estão bastante estressados ao mesmo tempo. Eles estão nervosos quando vêem seu novo local de trabalho e equipe pela primeira vez e começam a se comunicar com eles.

69% dos funcionários têm mais probabilidade de ficar em uma empresa por três anos se eles tiverem uma ótima experiência de trabalho a bordo. (Fonte)

Todos nós sabemos como é ser o novo rapaz ou rapariga do grupo, seja na escola, no trabalho ou noutro lugar qualquer. É emocionante conhecer novas pessoas, mas também pode ser um desafio comunicar. Se você quiser tornar o processo de recrutamento mais fácil na nova contratação, há algumas maneiras.

1. Properly introduza-os aos seus novos colegas. Anuncie-os publicamente, não mantenha segredo.
2. Envie um e-mail a todos na empresa e diga-lhes que alguém novo está a aderir. Conte à sua equipe um pouco sobre a nova contratação.
3. Dê ao novo funcionário uma placa de identificação em sua mesa ou porta. Eles se sentirão melhor e sua equipe se lembrará do nome deles mais facilmente.
4. Dê-lhes acesso aos conhecimentos ou documentos internos da empresa. Dessa forma, eles poderão se acostumar a como você trabalha e se comunicar.

Se você quiser economizar tempo para novas contratações, certifique-se de criar uma lista de verificação onboarding que você poderá reutilizar mais tarde.

Celebrando diversidade no local de trabalho

Agora, não é incomum trabalhar em uma equipe onde todos vêm de diferentes cidades, países ou mesmo continentes. Na verdade, nossa equipe na Chanty tem alguns funcionários que trabalham em casa em diferentes partes da Europa. O importante a lembrar é que culturas diferentes têm maneiras diferentes de entender as coisas e dar feedback.

Por exemplo, um gerente de projetos em Boston diz a um desenvolvedor no Brasil para terminar algo em breve. O problema é que sua idéia de “em breve” pode ser muito diferente. Idiomas e culturas podem atribuir significados diferentes a termos que todos nós tomamos como garantidos.

Também é muito comum hoje em dia ter pessoas que trabalham com você mas não falam sua língua, então você terá que usar um comum como o inglês.

“Barreiras lingüísticas foram listadas como uma razão pela qual 40 por cento das equipes virtuais globais não tiveram sucesso. (Fonte)

No entanto, você também pode melhorar a comunicação em um local de trabalho culturalmente diversificado.

1. Oferecer aulas de aprendizagem de idiomas para ajudar os funcionários a aprender como se comunicar melhor uns com os outros.
2. Não use em demasia expressões idiomáticas, gírias ou jargões profissionais quando falar com falantes não-nativos. Mantenha sua linguagem simples e fácil de entender.
3. Escreva alguém que fala as duas línguas para explicar melhor seus pensamentos a um falante não nativo.
4. Espere com pessoas de culturas diferentes! Pessoas do mesmo país muitas vezes ficam juntas – tente evitar isso e falar com todos no local de trabalho.

Utilizar psicologia: defina quem é quem

Você provavelmente fez um daqueles estranhos testes de personalidade que lhe dizem que tipo de hambúrguer ou fonte ou personagem de Pulp Fiction você é. Admita, há alguma satisfação em saber que você é mais um Vincent Vega do que um Marsellus Wallace.

Parte destes testes pode ser bobagem, mas a razão pela qual estamos interessados neles não é. Esse conhecimento pode ajudar você a saber como trabalhar melhor com seus colegas de equipe – isso é algo crucial para construir e trabalhar em equipes bem sucedidas e produtivas. Há alguns testes de personalidade que você pode experimentar:

• Big Five Personality Test
• Jung Typology Test
• O teste “Rorschach”

Todos os empregados têm a sua própria identidade. Os gestores têm de lidar com uma variedade de temperamentos diferentes no local de trabalho. Então, como você pode se beneficiar de ter personalidades diferentes em suas equipes? Crie a mistura certa de personagens dos colaboradores e ajude-os a interagir da forma correcta.

1. Criar equipas com personalidades mistas. Seu local de trabalho será mais estável e sua comunicação mais efetiva.
2. Reconheça que alguns funcionários são dominantes e outros são mais introvertidos, mas todos podem contribuir com algo. É por isso que você precisa garantir que todos participem de reuniões e discussões.
3. Reconheça o valor de todos os tipos de personalidade. Só porque alguém age de uma maneira diferente, isso não significa que não possa contribuir com a sua organização. Se você escolher o estilo de gestão correto, você pode combinar diferentes personalidades no local de trabalho.

Diferentes funcionários exigirão abordagens diferentes. Você precisa se informar sobre os diferentes tipos de temperamento e como trabalhar com cada um deles de forma eficaz. Dessa forma, você se comunicará melhor com todos como líder e sua equipe será mais coerente e bem-sucedida.

Brace-se, o feedback está chegando

Sem feedback, o melhor que você pode esperar é atingir seus objetivos em caso de acidente. Na pior das hipóteses, você vai vagar sem rumo, sem saber se fez algo certo ou errado. Se você quiser criar um mecanismo eficaz de feedback no trabalho, preste atenção ao seguinte.

1. Disponha uma política de porta aberta

Um dos maiores problemas que os funcionários têm no local de trabalho é a comunicação com seus gerentes e CEOs. Eles se sentirão desconfortáveis ao entrar em contato, portanto evitarão completamente a comunicação.

Tente introduzir uma política de porta aberta onde os funcionários possam se aproximar de você e trazer algo à sua atenção quando lhes apetecer. Todos ganham nesta situação.

13. Oferecer uma plataforma para feedback anónimo

Anonimato pode ir muito longe na comunicação. Muitas vezes, os funcionários não compartilham feedback com seus gerentes porque não têm certeza do tipo de consequências que podem enfrentar se compartilharem seus pensamentos abertamente. Em vez disso, deixe seus funcionários deixarem suas opiniões usando uma caixa de sugestões anônimas, seja no escritório ou online. O gerente será capaz de dizer se algo precisa ser abordado e os funcionários terão um lugar seguro para desabafar.

Agenda uma reunião sensei

Por que estão acontecendo reuniões improdutivas em todo o lugar? Uma das razões é que nem todos sabem o custo de uma reunião. Considere esta citação do livro ReWork de Jason Fried e David Heinemeier:

Vamos dizer que você vai marcar uma reunião que dura uma hora, e você convida dez pessoas para participar. Isso é uma reunião de dez horas, não de uma hora. Você está trocando dez horas de produtividade por uma hora de reunião.

Como isso soa?

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Por outro lado, não podemos negligenciar o fato de que as reuniões são a maneira #1 de colaborar – você não pode simplesmente desistir das reuniões ao todo. No entanto, existem algumas maneiras de torná-las mais eficientes.

1. Disponha uma agenda clara para cada reunião – quem fala sobre o quê e quando.
2. Definir um cronômetro e terminar a reunião quando ela se esgotar. Não fazemos reuniões por mais de 30 minutos, 15 é ainda melhor.
3. Convide o menor número possível de pessoas.
4. Convide apenas as pessoas que são relevantes para o assunto em discussão.
5. Endicione cada reunião com um resultado claro e faça com que alguém seja responsável por fazê-lo acontecer.
6. Encontrole conversas regulares um-a-um além das reuniões. Dessa forma, a gerência entenderá melhor os funcionários e vice-versa.

Você também pode obter uma boa ferramenta de comunicação para sua equipe, permitindo que você discuta planos, atribua tarefas e cuide de toda a comunicação e colaboração de um só lugar. Dessa forma, você pode efetivamente diminuir o número de reuniões que você realiza.

Getar algumas ferramentas de comunicação adequadas

20. Primeiro, não use e-mails apenas para se comunicar.

Talvez você adore e-mails, mas você realmente precisa experimentar outro método de comunicação. Os funcionários tendem a não ler os e-mails e muitas vezes sentem falta deles, ignoram-nos ou apagam-nos sem responder.

1. Põe uma aplicação de comunicação em equipa

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Somos enormes em aplicações de comunicação em equipa – podes ver pela ferramenta que estamos a construir. Não estamos sozinhos – existem muitas ferramentas de comunicação por aí hoje. A razão de serem tão populares é que elas simplesmente melhoram a comunicação.

Imagine um cenário onde um colega de trabalho lhe envia um link importante para o trabalho. Você tenta lembrar para onde eles o enviaram e você fica preso por horas. Era Viber, Messenger, Skype, e-mail, ou outra coisa? E você tem certeza que foi aquele colega de trabalho que o enviou ou outra pessoa?

Nossa principal razão para usar um aplicativo de comunicação em equipe é ter toda a nossa comunicação mais importante em um só lugar. Manter o controle de e-mails e conversas em diferentes aplicativos rapidamente se tornou cansativo, então nós apenas mudamos para o uso de um aplicativo para trabalho.

Você não só tem toda a sua comunicação em um só lugar, mas também pode facilmente encontrar todos os seus arquivos de trabalho. Além disso, você pode acessar tudo, em qualquer lugar. Finalmente, os aplicativos de bate-papo em equipe hoje em dia têm muitas funcionalidades que podem aumentar a produtividade da sua equipe. Por exemplo, Chanty permite que você transforme mensagens em tarefas dentro do aplicativo.

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1. Criar espaço para conversas emocionais

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Quando se trata de comunicação no trabalho, as conversas informais são mais importantes e mais difíceis do que você pensa. Você pode usar os aplicativos de bate-papo da sua equipe para momentos mais legais e falar sobre coisas não relacionadas ao trabalho em canais designados. Se você trabalha em uma equipe remota, este tipo de comunicação é especialmente importante.

1. Pega uma ferramenta de gestão de projetos online

Colaboração é o coração da boa comunicação em equipe. A boa e má notícia é que existem muitas ferramentas de PM online que o ajudam na comunicação da sua equipa. Você pode usá-las para acompanhar o progresso de suas tarefas para que todos estejam na mesma página. Estas ferramentas ajudam-te a documentar facilmente todo o teu trabalho.

Todos os obstáculos no ciclo de vida do projecto são um potencial para o caos. Uma pesquisa descobriu que quando as organizações se tornam melhores no gerenciamento de projetos, os KPIs aumentam significativamente e a produtividade pode melhorar em mais de 60%.

Em algum momento, você perceberá que não é possível gerenciar tudo com planilhas e isso é quando você começa a usar ferramentas de gerenciamento de projetos. Essas ferramentas o ajudarão a economizar tempo e colaborar efetivamente com sua equipe.

Aqui estão alguns dos muitos benefícios de usar ferramentas de gerenciamento de projetos:

– Planejamento e previsão

– Acompanhamento do progresso

– Acesso constante a todos os aplicativos em tempo real

– Segurança

– Se você não consegue gerenciar seus projetos com planilhas e e-mails, experimente uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Não se esqueça da motivação

Existem empresas que não entendem a importância da motivação dos funcionários.

Segundo a pesquisa mais recente da Gallup sobre este tópico, “State of the American Workplace”

70 por cento dos funcionários carecem de engajamento em algum nível. Estima-se que isso custará aos Estados Unidos um enorme aumento de US$450 bilhões a US$550 bilhões em produtividade perdida por ano.

Pelo contrário, motivar os funcionários pode levar ao aumento da produtividade e permitir que uma organização alcance níveis mais altos de produção.

1. Identificar uma meta comum

Em cada empresa há metas comuns, que podem depender muito do foco do negócio. Identificar e esclarecer objetivos comuns pode vir junto com uma série de benefícios. Afinal, não há nada mais importante para uma equipe do que cada um de seus membros ter uma mentalidade semelhante.

1. Encontrar a missão e a visão

Tirar tempo para explicar os valores e a missão da empresa, seja como parte do treinamento corporativo ou como um lembrete regular para os funcionários. Quando os funcionários estiverem consolidados em seu entendimento dos objetivos da empresa, eles serão capazes de se comunicar uns com os outros de forma mais eficaz para alcançá-los.

Realizar o inventário de suas próprias habilidades de comunicação

Todos os empregadores querem que seus funcionários se comuniquem, mas e quanto às suas próprias habilidades de comunicação? Se você quer servir como um líder modelo, a única maneira de fazê-lo é o auto-desenvolvimento.

1. Perguntas de sk

Não importa que tipo de empresa você dirige, cada funcionário percebe as coisas do seu próprio jeito. Se você perguntar aos seus funcionários como eles querem se comunicar, você pode criar um melhor plano de comunicação para a sua organização. Além disso, seus funcionários vão adorar o fato de você ser atencioso o suficiente para perguntar.

1. Dê toda a sua atenção

Se você está tendo uma conversa com alguém e eles continuam verificando seu telefone ou procurando em outro lugar, você não estará com disposição para continuar se comunicando. Mantenha o foco dos olhos tanto quanto for aceitável e educado e coloque tudo o resto de lado para mostrar à outra pessoa que você está ouvindo atentamente.

1. Tem tempo para ouvir

Há mais do que uma pessoa que precisa de falar numa conversa. Se você é a pessoa que fala o tempo todo, as pessoas vão começar a afinar você e nada do que você disser vai passar. Faça uma pausa às vezes para deixar os outros tocarem o sino. Dessa forma, outros participantes da conversa sentirão que também estão participando ativamente.

1. Esteja ciente de como você está se comunicando

Existe mais para comunicar do que palavras. Preste atenção à sua postura, expressões faciais e linguagem corporal. Descanse seus braços ao invés de cruzá-los sobre seu peito – isto é interpretado como um sinal de defesa. Sorria quando for apropriado, acene com a cabeça enquanto alguém está falando, e estabeleça contato visual.

1. Siga-me por escrito

Ninguém se lembra de tudo o que acontece em uma reunião. Faça algumas pequenas notas sobre a reunião e envie-as por e-mail a quem precisar ser informado.

1. Informar e inspirar

Isso é mais fácil de dizer do que fazer, mas tente inspirar seus funcionários a agir em seus esforços de comunicação. Se você não consegue administrar isso sozinho, você pode contratar um mentor ou um treinador.

1. Faça isso de duas maneiras

Se você der feedback aos seus funcionários, certifique-se de solicitá-lo a eles também. Como mencionado anteriormente, eles podem estar muito assustados para dar feedback honesto, então você pode tornar o sistema anônimo para obter respostas mais honestas.

33. Mantenha-o frente a frente

Aplicações de comunicação da equipe como Chanty são a maneira mais eficiente e rápida de entrar em contato. No entanto, ver seus colegas de trabalho cara a cara melhora a sinceridade e autenticidade em sua comunicação.

1. Não comunique demais

Existe uma linha tênue atrás de enviar uma boa quantidade de e-mails e explodir a caixa de entrada de alguém. Especialmente depois do dia de trabalho, não envie inúmeros e-mails para seus colegas de trabalho, pois isso pode definitivamente esperar até a manhã.

1. Nunca personalize as críticas

Se você está criticando alguém ou está sendo criticado, lembre-se sempre de focar na ação que está sendo feita e não na intenção que alguém tem. Você nunca pode realmente saber o que alguém pretendia fazer antes de ter tomado a ação. Dê e aceite críticas sem envolver emoção sempre que puder.

1. Dê elogios de uma forma ponderada

Se você elogiar uma colega num trabalho bem feito, ela pode ficar se perguntando o que ela fez exatamente como deve ser. Seja específico sobre o seu feedback – se alguém fizer algo bem (ou mal), diga-lhe o que fez especificamente para merecer o seu feedback. Seus funcionários saberão qual direção tomar na próxima vez que fizerem uma tarefa semelhante.

1. Receba sugestões a sério e explique porquê quando não puder

Aceite sempre todas as sugestões que vierem no seu caminho e faça com que seus colegas de trabalho sintam que suas vozes são ouvidas. Contudo, não tenha medo de rejeitar as más, mas invente razões para que sejam rejeitadas.

A construção da equipa é uma grande coisa

Se quiser melhorar a forma como a sua equipa trabalha, deve incorporar alguma forma de construção da equipa. Há muitas atividades de construção de equipes que você pode tentar, dentro ou fora de casa. Você pode ter aulas de culinária, eventos musicais, aprendizagem de línguas, jogos de construção de equipes, viagens a parques de aventura e zoológicos de estimação, e o que mais lhe vier à cabeça. Aqui estão alguns dos nossos métodos favoritos de construção de equipas.

1. Exterior ao escritório

Se ficar dentro de casa por muito tempo, pode ter efeitos psicológicos negativos para todos. Às vezes, você pode fazer uma mudança incrível apenas indo para fora por um pouco. Ao contrário da crença popular, se você estiver fora, isso nem sempre implica que você não está trabalhando. Você pode simplesmente se mudar para um lugar diferente, onde podem trabalhar juntos em um projeto. Por exemplo, nossa reunião de equipe de marketing é sempre em um café próximo – é mais divertido assim.

1. Encontrar um retiro de trabalho

Em vez de trabalhar o tempo todo, você pode levar um ou dois dias para que sua equipe se conheça melhor. Um retiro de trabalho é uma excelente maneira de fazer isso e também não requer um orçamento estonteante, pois você pode visitar lugares tão próximos quanto uma hora de distância do escritório – não é necessário ir para um continente diferente.

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1. Presenciar conferências como uma equipe

Considerar isso como uma dupla vitória – você pode participar de uma conferência e aprender algo E passar algum tempo com sua equipe. Mais uma vez, as conferências não precisam ser caras – você pode encontrar conferências locais que não quebram o banco.

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1. Allow watercooler chat

Muitos empregadores não gostam quando seus empregados falam sobre coisas que não são trabalho no escritório. No entanto, isto não é uma perda de tempo – é uma excelente forma de fomentar uma grande comunicação. Incentive o chat dos funcionários sempre que puder para que os membros da sua equipa possam aprender mais uns sobre os outros e comunicar mais eficazmente.

1. Celebrate as realizações dos seus funcionários

Se alguém fizer um grande trabalho, deve ser reconhecido e premiado. Talvez você não possa dar-lhes um aumento, mas pode dar-lhes algo igualmente precioso – o seu tempo. Tire um tempo do seu dia para mostrar aos seus funcionários que você aprecia o trabalho árduo deles, e certifique-se sempre de fazê-lo publicamente na frente de toda a equipe.

1. Identificar e alcançar funcionários tímidos

Todos nós temos personalidades diferentes e algumas pessoas são tímidas por natureza. Em vez de tentar mudá-las, reconhecer seus traços de caráter e ajudá-las a se expressar mais. Mostrar-lhes interesse genuíno e encorajar os seus comentários e pensamentos para que também eles contribuam para a comunicação no local de trabalho em todas as formas e feitios. Lembre-se que isso pode levar algum tempo, dependendo de sua personalidade.

1. Focalização na cultura da empresa

Esta é outra daquelas coisas que é mais fácil dizer do que fazer. A cultura da empresa é um conjunto de valores em que você acredita, algo que o diferencia não apenas da concorrência, mas de todas as outras empresas por aí. Para nós, a cultura da empresa tem tudo a ver com união e transparência, assim como a abertura na comunicação. Se você tiver tempo, sente-se e documente o que o trabalho significa para você e qual é a filosofia por trás da forma como você trabalha.

1. Encorajar a educação entre departamentos

Não seria ótimo se alguém do marketing pudesse aprender sobre vendas? E alguém do desenvolvimento poderia aprender mais sobre marketing de produtos, por exemplo. Se você deixar seus funcionários aprenderem uns com os outros (e incentivá-los), as pessoas poderão ver porque certas decisões são tomadas e poderão ter uma melhor visão geral da sua empresa, serviço ou produto. Nunca se sabe, o seu representante de vendas também pode tornar-se o próximo membro da sua equipa de marketing.

Pensar fora da caixa quando se trata de espaço de escritório

As pessoas precisam de espaços confortáveis para trabalhar. Se você cercar sua equipe com um ambiente que a deixe desconfortável ou infeliz, você não pode esperar grandes resultados.

Investimento em móveis ergonômicos e uso eficaz do espaço poderia aumentar a produtividade em até 64% – Pesquisa na Nova Zelândia

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1. Reorganizar seu escritório

Você não precisa comprar móveis novos para fazer uma reforma no escritório. Muitos escritórios hoje em dia são instalados da forma tradicional, onde os funcionários são separados por cubículos e paredes. A remoção destes obstáculos é uma boa maneira de começar a reorganizar o seu escritório para melhor comunicação organizacional.

47. Respeite a necessidade de silêncio

Algumas pessoas têm um bom desempenho em ambientes ruidosos, outras precisam de um lugar tranquilo para fazer o seu melhor trabalho. Em qualquer caso, todos nós precisamos de uma sala tranquila quando precisamos ter uma reunião ou um local onde possamos relaxar e descontrair. Tente criar uma sala ou canto separado no seu escritório com silêncio absoluto para que os membros da sua equipa tenham uma escolha quando quiserem ter alguma paz e sossego.

48. Experiência “Hot desking”

Há algo chamado “hot desking” onde ninguém no escritório trabalha na mesma mesa o tempo todo. Dessa forma, as pessoas podem mudar de lugar dependendo da pessoa com quem precisam colaborar durante esse dia. Isto nem sempre é fácil de fazer, mas é uma ótima maneira de fazer com que sua equipe se comunique mais com todos.

1. Utilizar uma única máquina de café

Há uma história famosa de uma empresa que tinha uma única máquina de café para um prédio inteiro que trabalhava junto – e eles alcançaram resultados surpreendentes. Na verdade é simples – ter uma única máquina de café força as pessoas a comunicar mais.

1. A técnica da sala de parede branca

Uma sala de parede branca não é necessariamente uma sala com paredes brancas. É uma sala onde todos podem subir e usar um quadro branco para tentar resolver um problema. Todos de cada equipe devem ter acesso a esta sala para que possam discutir o problema juntos e sugerir soluções para que esses problemas possam ser resolvidos.

Além da comunicação, usamos quadros brancos em nosso escritório para trabalho em equipe e colaboração. Temos um quadro branco para as tarefas – quando uma tarefa é feita, nós o apagamos. No segundo quadro branco, anotamos os detalhes das tarefas quando temos algo que é esmagador e complexo. Dessa forma, um quadro é para fazer tick-out das tarefas, o outro está lá se tivermos uma tarefa realmente complicada que precise de esclarecimento. Pode parecer complicado, mas na verdade é muito simples e é incrivelmente satisfatório ver tarefas terminadas desaparecerem diante dos seus olhos.

Uma dica de bónus: tabelas que se dobram em paredes

Você nunca sabe quantas pessoas você pode precisar para fazer um trabalho. Às vezes, você pode precisar de uma mesa extra para um conjunto extra de mãos e, nestas situações, as mesas dobráveis podem ser de grande ajuda. Elas não ocupam espaço extra e estão lá quando você precisa de algum espaço extra para o seu equipamento.

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Conclusion

Esperamos que você tenha gostado de ler este artigo tanto quanto nós gostamos de escrevê-lo! Esta lista de 50 grandes formas de melhorar a comunicação e colaboração no trabalho é um produto da nossa própria experiência e desejo de melhorar a forma como trabalhamos na Chanty. Esperamos sinceramente que você a considere útil e que possa aplicar pelo menos algumas destas dicas em seu próprio local de trabalho. Se você tiver outras dicas que devemos saber, por favor nos avise nos comentários abaixo! 😉

Este artigo foi originalmente publicado em março de 2017, atualizado em julho de 2020

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