50 sätt att förbättra kommunikationen i teamet på jobbet

”Vi har problem med kommunikationen.”

Det här har du säkert hört miljontals gånger som en ursäkt för många saker. Vare sig det handlar om oavslutade arbeten, anställda som är på dåligt humör, dåligt lagarbete eller något annat så dyker den här meningen upp ganska ofta. Om du tar en titt på vissa undersökningar är dålig kommunikation en av de största orsakerna till problem på jobbet.

Men vad betyder dålig kommunikation egentligen för dig?

När kommunikationen är dålig hålls inte deadlines. Det är svårt att starta projekt. Idéer diskuteras inte ordentligt. Anställda ger inte sitt bästa på jobbet. Konflikter inträffar oftare än inte. Och detta är bara toppen av isberget.

Föreställ dig en situation där sjuksköterskan inte berättar för läkaren vilket ben hon ska operera. Eller en andrepilot som inte berättar för piloten om skadan på en av flygplansmotorerna.

Oavsett om det är överkommunikation eller underkommunikation eller något däremellan påverkar det hur ditt team arbetar. Vi har gjort en hel del forskning och kommit fram till den här massiva listan med 50 sätt att kommunicera bättre med ditt team.

Vi sätter igång – vi hoppas att du hittar åtminstone några tips som du kan använda med ditt team!

Integning av nya medarbetare

När en nyanställd kommer till ditt företag är han eller hon antagligen superglad för att komma igång och starta sin nya roll framgångsrikt. Samtidigt är de dock också ganska stressade. De är nervösa när de ska se sin nya arbetsplats och sitt nya team för första gången någonsin och börja kommunicera med dem.

69 % av de anställda är mer benägna att stanna kvar på ett företag i tre år om de har upplevt en bra onboarding. (Källa)

Vi vet alla hur det känns att vara den nya killen eller tjejen i gruppen, oavsett om det är i skolan, på jobbet eller någon annanstans. Det är spännande att träffa nya människor, men det kan också vara en utmaning att kommunicera. Om du vill göra onboardingprocessen enklare för den nyanställde finns det några sätt.

1. Presentera dem korrekt för sina nya kollegor. Meddela dem offentligt, håll det inte hemligt.
2. Sänd ett e-postmeddelande till alla i företaget och berätta att någon ny börjar. Berätta lite om den nyanställde för ditt team.
3. Giv den nyanställde en namnskylt på sitt skrivbord eller sin dörr. De kommer att känna sig bättre och ditt team kommer lättare att komma ihåg deras namn.
4. Giv dem tillgång till företagets interna kunskap eller dokument. På så sätt kan de vänja sig vid hur ni arbetar och kommunicerar.

Om du vill spara tid för nyanställda, se till att skapa en checklista för inskolning som du kan återanvända senare.

Celebrera mångfalden på arbetsplatsen

Nuförtiden är det inte ovanligt att arbeta i ett team där alla kommer från olika städer, länder eller till och med kontinenter. Faktum är att vårt team på Chanty har några anställda som arbetar hemifrån i olika delar av Europa. Det viktiga att komma ihåg är att olika kulturer har olika sätt att förstå saker och ge feedback.

En projektledare i Boston säger till exempel till en utvecklare i Brasilien att han ska bli klar med något snart. Problemet är att deras uppfattning om ”snart” kan vara mycket annorlunda. Språk och kulturer kan tillskriva olika betydelser till termer som vi alla tar för givna.

Det är också mycket vanligt nuförtiden att ha människor som arbetar med dig men som inte talar ditt språk, så du måste använda ett vanligt språk som engelska.

”Språkbarriärer angavs som en orsak till att 40 procent av de globala virtuella teamen inte var framgångsrika. (Källa)

Hur som helst kan du också förbättra kommunikationen på en arbetsplats med kulturell mångfald.

1. Erbjud språkkurser för att hjälpa de anställda att lära sig att kommunicera bättre med varandra.
2. Använd inte överdrivet mycket idiomatiska uttryck, slang eller professionell jargong när du pratar med personer som inte har sitt modersmål. Håll ditt språk enkelt och lättförståeligt.
3. Be någon som talar båda språken att förklara dina tankar bättre för en person som inte är modersmålstalare.
4. Häng med människor från olika kulturer! Människor från samma land håller ofta ihop – försök att undvika detta och prata med alla på arbetsplatsen.

Användning av psykologi: definiera vem som är vem

Du har antagligen tagit ett av de där konstiga personlighetsquizzen som talar om vilken typ av hamburgare eller typsnitt eller Pulp Fiction-figur du är. Erkänn att det finns en viss tillfredsställelse i att veta att du är mer Vincent Vega än Marsellus Wallace.

En del av dessa tester kan vara fåniga, men anledningen till att vi är intresserade av dem är det inte. Denna kunskap kan hjälpa dig att veta hur du kan arbeta bättre med dina lagkamrater – det är något som är avgörande för att bygga och arbeta i framgångsrika, produktiva team. Det finns några personlighetstester som du kan prova:

• Big Five Personality Test
• Jung Typology Test
• The ”Rorschach” test

Alla medarbetare har en egen identitet. Chefer måste hantera en mängd olika temperament på arbetsplatsen. Så hur kan du dra nytta av att ha olika personligheter i dina team? Skapa rätt blandning av medarbetarnas karaktärer och hjälp dem att interagera på rätt sätt.

1. Skapa team med blandade personligheter. Din arbetsplats blir stabilare och din kommunikation effektivare.
2. Att erkänna att vissa anställda är dominanta och andra mer introverta, men alla kan bidra med något. Därför måste du se till att alla deltar i möten och diskussioner.
3. Erkänn värdet av alla personlighetstyper. Bara för att någon beter sig på ett annat sätt betyder det inte att han eller hon inte kan bidra till din organisation. Om du väljer rätt ledningsstil kan du kombinera olika personligheter på arbetsplatsen.

Olika medarbetare kommer att kräva olika tillvägagångssätt. Du måste informera dig om olika temperamentstyper och hur du kan arbeta effektivt med var och en av dem. På så sätt kommer du som ledare att kommunicera bättre med alla och ditt team kommer att bli mer sammanhängande och framgångsrikt.

Bryt om er själva, feedbacken kommer

Och utan feedbacken är det bästa du kan hoppas på att nå dina mål på måfå. I värsta fall vandrar du planlöst omkring utan att veta om du gjorde något rätt eller fel. Om du vill skapa en effektiv återkopplingsmekanism på jobbet ska du vara uppmärksam på följande:

1. Har en politik med öppna dörrar

Ett av de största problemen som anställda har på arbetsplatsen är att kommunicera med sina chefer och vd:ar. De känner sig obekväma med att ta kontakt, så de undviker kommunikation helt och hållet.

Trygga att införa en politik med öppna dörrar där de anställda kan närma sig dig och ta upp något till din kännedom när de känner för det. Alla vinner på den här situationen.

13. Erbjud en plattform för anonym feedback

Anonymitet kan räcka långt i kommunikationen. Många gånger vill de anställda inte dela med sig av feedback till sina chefer eftersom de inte är säkra på vilka konsekvenser de kan drabbas av om de delar med sig av sina tankar öppet.Låt i stället dina anställda lämna sin åsikt med hjälp av en anonym förslagslåda, antingen på kontoret eller på nätet. Chefen kommer att kunna avgöra om något behöver åtgärdas och medarbetarna kommer att ha en säker plats att ventilera.

Var en mötes sensei

Varför sker improduktiva möten överallt? En av orsakerna är att alla inte vet vad ett möte kostar. Tänk på det här citatet från boken ReWork av Jason Fried och David Heinemeier:

Säg att du ska planera ett möte som varar en timme och att du bjuder in tio personer att delta. Det är faktiskt ett tio timmars möte, inte ett entimmesmöte. Du byter tio timmars produktivitet mot en timmes mötestid.

Hur låter det?

Bildkälla

Å andra sidan kan vi inte försumma det faktum att möten är det främsta sättet att samarbeta – du kan inte bara ge upp möten helt och hållet. Det finns dock några sätt att göra dem effektivare.

1. Har en tydlig agenda för varje möte – vem som talar om vad och när.
2. Sätt en timer och avsluta mötet när den löper ut. Vi håller inte möten längre än 30 minuter, 15 är ännu bättre.
3. Inbjud så få personer som möjligt.
4. Inbjud endast de personer som är relevanta för den fråga som diskuteras.
5. Avslut varje möte med ett tydligt resultat och gör någon ansvarig för att det blir verklighet.
6. Håll regelbundna enskilda samtal vid sidan av möten. På så sätt kommer ledningen att förstå de anställda bättre och vice versa.

Du kan också skaffa ett bra kommunikationsverktyg för ditt team, så att ni kan diskutera planer, tilldela uppgifter och hantera all kommunikation och samarbete från ett och samma ställe. På så sätt kan du effektivt minska antalet möten som du håller.

Hämta några ordentliga kommunikationsverktyg

20. För det första, använd inte bara e-post för att kommunicera.

Kanske älskar du e-post, men du måste verkligen ge en annan kommunikationsmetod ett försök. Anställda tenderar att inte läsa e-post och de missar dem ofta, ignorerar dem eller raderar dem utan att svara.

1. Skaffa en app för teamkommunikation

Vi är mycket intresserade av appar för teamkommunikation – det märks på verktyget som vi håller på att bygga. Vi är inte ensamma – det finns massor av kommunikationsverktyg där ute idag. Anledningen till att de är så populära är att de helt enkelt förbättrar kommunikationen.

Föreställ dig ett scenario där en kollega skickar dig en viktig länk för arbetet. Du försöker komma ihåg var de skickade den och du är fast i timmar. Var det Viber, Messenger, Skype, e-post eller något annat? Och är du ens säker på att det är den kollegan som skickade den eller någon annan?

Vår huvudanledning till att vi använder en app för teamkommunikation är att vi vill ha all vår viktigaste kommunikation samlad på ett och samma ställe. Att hålla reda på e-post och konversationer i olika appar blev snabbt tröttsamt, så vi gick helt enkelt över till att använda en app för arbetet i stället.

Du har inte bara all din kommunikation på ett och samma ställe, utan du kan också enkelt hitta alla dina arbetsfiler. Dessutom har du tillgång till allt, överallt. Slutligen har appar för teamchatt numera många funktioner som kan öka teamets produktivitet. Med Chanty kan du till exempel omvandla meddelanden till uppgifter i appen.

1. Skapa utrymme för känslomässiga konversationer

När det gäller kommunikation på jobbet är informella konversationer viktigare och svårare än du tror. Du kan använda teamets chattappar för stunder med vattenkylare och prata om saker som inte har med arbetet att göra i avsedda kanaler. Om du arbetar i ett team på distans är den här typen av kommunikation särskilt viktig.

1. Hämta ett verktyg för projektledning online

Samarbete är kärnan i god teamkommunikation. De goda och dåliga nyheterna är att det finns massor av PM-verktyg online som hjälper dig med teamkommunikationen. Du kan använda dem för att spåra framstegen för dina uppgifter så att alla är på samma sida. Dessa verktyg hjälper dig att enkelt dokumentera allt ditt arbete.

Varje hinder i projektets livscykel är en potential för kaos. En undersökning visade, att när organisationer blir bättre på projektledning ökar KPI:erna avsevärt och produktiviteten kan förbättras med över 60 procent.

Vid någon tidpunkt kommer du att inse att du inte kan hantera allt med kalkylblad och det är då du börjar använda projektledningsverktyg. Dessa verktyg hjälper dig att spara tid och samarbeta effektivt med ditt team.

Här är några av de många fördelarna med att använda projekthanteringsverktyg:

– Planering och prognos

– Uppföljning av framsteg

– Ständig åtkomst till alla appar i realtid

– Säkerhet

Om du inte kan hantera dina projekt med kalkylblad och e-post, prova ett projekthanteringsverktyg istället.

Glöm inte bort motivationen

Det finns företag som inte förstår hur viktigt det är att motivera sina anställda.

Enligt Gallups senaste undersökning om detta ämne, ”State of the American Workplace”

saknar 70 procent av de anställda engagemang på någon nivå. Det beräknas kosta USA hela 450 till 550 miljarder dollar i förlorad produktivitet per år.

Tvärtom kan motiverande medarbetare leda till ökad produktivitet och göra det möjligt för en organisation att uppnå högre produktionsnivåer.

1. Identifiera ett gemensamt mål

Inom varje företag finns det gemensamma mål, som kan vara starkt beroende av verksamhetens inriktning. Att identifiera och klargöra gemensamma mål kan komma med ett antal fördelar. Det finns trots allt inget viktigare för ett team än att alla dess medlemmar har ett liknande tankesätt.

1. Gör uppdraget och visionen tydlig

Ta dig tid att förklara företagets värderingar och uppdrag, oavsett om det sker som en del av företagsutbildningen eller som en regelbunden påminnelse till de anställda. När medarbetarna är samlade i sin förståelse av företagets mål kommer de att kunna kommunicera mer effektivt med varandra för att nå dem.

Inventera din egen kommunikationsförmåga

Alla arbetsgivare vill att deras anställda ska kommunicera, men hur är det med din egen kommunikationsförmåga? Om du vill fungera som en förebildlig ledare är det enda sättet att göra det självutveckling.

1. Ställ frågor

Oavsett vilken typ av företag du driver uppfattar varje anställd saker och ting på sitt eget sätt. Om du frågar dina anställda hur de vill kommunicera kan du skapa en bättre kommunikationsplan för din organisation. Dessutom kommer dina anställda att älska det faktum att du är omtänksam nog att fråga.

1. Giv din odelade uppmärksamhet

Om du har en konversation med någon och de hela tiden kollar sin telefon eller tittar någon annanstans, kommer du inte att vara på humör att fortsätta kommunicera. Behåll ögonfokus så mycket som det är acceptabelt och artigt och lägg allt annat åt sidan för att visa den andra personen att du lyssnar uppmärksamt.

1. Ta dig tid att lyssna

Det finns fler än en person som behöver prata i ett samtal. Om det är du som talar hela tiden kommer folk att börja stänga av dig och inget du säger kommer att nå fram. Ta en paus ibland för att låta andra komma till tals. På så sätt kommer andra deltagare i samtalet att känna att de också deltar aktivt.

1. Var uppmärksam på hur du kommunicerar

Det finns mer i kommunikation än ord. Var uppmärksam på din hållning, dina ansiktsuttryck och ditt kroppsspråk. Vila armarna i stället för att korsa dem över bröstet – detta tolkas som ett tecken på försvar. Le när det är lämpligt, nicka med huvudet när någon annan pratar och etablera ögonkontakt.

1. Följ upp skriftligt

Ingen kommer ihåg allt som sker på ett möte. Gör några korta anteckningar om mötet och skicka dem i ett e-postmeddelande till den som behöver informeras.

1. Informera och inspirera

Det här är lättare sagt än gjort, men försök att inspirera dina anställda att vidta åtgärder i dina kommunikationsinsatser. Om du inte klarar detta på egen hand kan du anlita en mentor eller en coach.

1. Gör det dubbelriktat

Om du ger feedback till dina anställda, se till att begära det från dem också. Som tidigare nämnts kan de vara för rädda för att ge ärlig feedback, så du kan göra systemet anonymt för att få mer ärliga svar.

33. Håll det ansikte mot ansikte

Appar för teamkommunikation som Chanty är det mest effektiva och snabbaste sättet att komma i kontakt med varandra. Att träffa dina medarbetare ansikte mot ansikte förbättrar dock uppriktigheten och äktheten i din kommunikation.

1. Du ska inte överkommunicera

Det finns en hårfin gräns mellan att skicka en bra mängd e-postmeddelanden och att spränga någons inkorg. Särskilt efter att arbetsdagen är slut, skicka inte otaliga mejl till dina medarbetare eftersom det definitivt kan vänta till morgonen.

1. Personifiera aldrig kritik

Om du kritiserar någon eller om du blir kritiserad, kom alltid ihåg att fokusera på den handling som utförs och inte på den avsikt som någon har. Du kan aldrig riktigt veta vad någon hade för avsikt att göra innan de har utfört handlingen. Ge och acceptera kritik utan att involvera känslor när du kan.

1. Giv komplimanger på ett genomtänkt sätt

Om du ger en kollega en komplimang för ett väl utfört arbete kan det hända att hon undrar vad exakt hon gjorde rätt. Var specifik i din feedback – om någon gör något bra (eller dåligt), berätta vad de specifikt gjorde för att förtjäna din feedback. Dina medarbetare kommer att veta i vilken riktning de ska gå nästa gång de gör en liknande uppgift.

1. Tag förslag på allvar och förklara varför när du inte kan

Ackceptera alltid alla förslag som kommer i din väg och få dina medarbetare att känna att deras röster blir hörda. Var dock inte rädd för att avvisa de dåliga förslagen, men kom med skäl till varför de avvisas.

Teambuilding är en stor sak

Om du vill förbättra hur ditt team arbetar bör du införliva någon form av teambuilding. Det finns massor av teambuildingaktiviteter som du kan prova, både inomhus och utomhus. Ni kan ha matlagningskurser, musikevenemang, språkinlärning, teambuildingspel, utflykter till äventyrsparker och djurparker, och allt annat som faller er in. Här är några av våra favoritmetoder för teambuilding.

1. Gå utanför kontoret

Om man stannar inomhus för länge kan det få negativa psykologiska effekter på alla. Ibland kan man åstadkomma en fantastisk förändring bara genom att gå ut en stund. I motsats till vad många tror innebär det inte alltid att du inte arbetar om du är utomhus. Ni kan bara flytta till en annan plats där ni kan arbeta tillsammans med ett projekt. Vårt marknadsföringsteam möts till exempel alltid på ett café i närheten – det är helt enkelt roligare på det sättet.

1. Planera in en arbetsträff

Istället för att arbeta hela tiden kan du ta en dag eller två för att låta teamet lära känna varandra mer. En arbetsretreat är ett utmärkt sätt att göra detta, och det kräver inte heller en otroligt stor budget, eftersom ni kan besöka platser så nära som en timme från kontoret – det är inte nödvändigt att åka till en annan kontinent.

1. Besök konferenser som team

Se det här som en dubbelvinst – ni får delta i en konferens och lära er något OCH tillbringa lite tid med ert team. Återigen, konferenser behöver inte vara dyra – du kan hitta lokala konferenser som inte kostar mycket.

Image Source

1. Allow watercooler chat

Många arbetsgivare tycker inte om när deras anställda pratar om saker som inte är arbetsrelaterade på kontoret. Detta är dock inget slöseri med tid – det är ett utmärkt sätt att främja bra kommunikation. Uppmuntra anställdas småprat när du kan så att dina lagmedlemmar kan lära sig mer om varandra och kommunicera mer effektivt.

1. Celebrera dina anställdas prestationer

Om någon gör ett bra arbete bör han eller hon erkännas och belönas. Du kanske inte kan ge dem löneförhöjning, men du kan ge dem något som är lika värdefullt – din tid. Ta ledigt från din dag för att visa dina anställda att du uppskattar deras hårda arbete, och se alltid till att göra det offentligt inför hela teamet.

1. Identifiera och nå ut till blyga anställda

Vi har alla olika personligheter och vissa människor är blyga av naturen. Istället för att försöka förändra dem, erkänn deras karaktärsdrag och hjälp dem att uttrycka sig mer. Visa dem genuint intresse och uppmuntra deras kommentarer och tankar så att även de bidrar till kommunikation på arbetsplatsen i alla former. Kom ihåg att detta kan ta ett tag, beroende på deras personlighet.

1. Fokusera på företagskulturen

Det här är ytterligare en av de saker som är lättare sagt än gjort. Företagskulturen är en uppsättning värderingar som ni tror på, något som skiljer er inte bara från konkurrenterna utan från alla andra företag där ute. För oss handlar företagskulturen om samhörighet och öppenhet, liksom öppenhet i kommunikationen. Om ni har tid, sätt er ner och dokumentera vad arbetet betyder för er och vilken filosofi som ligger bakom ert sätt att arbeta.

1. Uppmuntra till utbildning över avdelningsgränserna

Vore det inte fantastiskt om någon från marknadsavdelningen kunde lära sig om försäljning? Och någon från utvecklingsavdelningen kunde lära sig mer om produktmarknadsföring, till exempel. Om du låter dina anställda lära sig av varandra (och uppmuntrar det) kommer människor att kunna se varför vissa beslut fattas och de kan få en bättre överblick över ditt företag, din tjänst eller produkt. Man vet aldrig, din försäljningsrepresentant kanske också blir din nästa medlem i marknadsföringsteamet.

Tänk utanför boxen när det gäller kontorsutrymmen

Människor behöver bekväma utrymmen att arbeta på. Om du omger ditt team med en miljö som gör dem obekväma eller olyckliga kan du inte förvänta dig bra resultat.

Investeringar i ergonomiska möbler och effektiv användning av utrymmet kan öka produktiviteten med upp till 64 % – Forskning i Nya Zeeland

Bildkälla

1. Rör om på kontoret

Du behöver inte köpa nya möbler för att göra en kontorsrenovering. Många kontor i dag är inredda på ett traditionellt sätt där de anställda är åtskilda av bås och väggar. Att ta bort dessa hinder är ett bra sätt att komma igång med att omdisponera kontoret för bättre organisatorisk kommunikation.

47. Respektera behovet av tystnad

Vissa personer presterar bra i bullriga miljöer, andra behöver en tyst plats för att göra sitt bästa arbete. I vilket fall som helst behöver vi alla ett tyst rum när vi behöver ha ett möte eller en plats där vi kan koppla av och slappna av. Försök att skapa ett separat rum eller ett hörn på kontoret med absolut tystnad så att dina teammedlemmar har ett val när de vill få lite lugn och ro.

48. Experiment med ”hot desking”

Det finns något som kallas ”hot desking” där ingen på kontoret arbetar vid samma skrivbord hela tiden. På så sätt kan folk växla runt beroende på vilken person de behöver samarbeta med under dagen. Detta är inte alltid lätt att genomföra, men det är ett bra sätt att få teamet att kommunicera mer med alla.

1. Använd en enda kaffemaskin

Det finns en berömd historia om ett företag som hade en enda kaffemaskin för en hel byggnad som arbetade tillsammans – och de uppnådde fantastiska resultat. Det är faktiskt enkelt – att ha en enda kaffemaskin tvingar människor att kommunicera mer.

1. Tekniken för rum med vita väggar

Ett rum med vita väggar är inte nödvändigtvis ett rum med vita väggar. Det är ett rum där alla kan komma fram och använda en whiteboard för att försöka lösa ett problem. Alla från varje team bör ha tillgång till detta rum så att de kan diskutera problemet tillsammans och föreslå lösningar så att dessa problem kan lösas.

Bortsett från kommunikation använder vi whiteboards på vårt kontor för teamarbete och samarbete. Vi har en whiteboard för uppgifter – när en uppgift är klar raderar vi den. På den andra whiteboarden skriver vi ner uppgiftsdetaljer när vi har något som är överväldigande och komplext. På så sätt är den ena tavlan till för att bocka av uppgifter, och den andra finns där om vi har en riktigt komplicerad uppgift som behöver förtydligas. Det kanske låter komplicerat, men det är faktiskt väldigt enkelt och det är otroligt tillfredsställande att se färdiga uppgifter försvinna framför ögonen på en.

Ett bonustips: bord som kan fällas in i väggar

Du vet aldrig hur många personer du kan behöva för att få ett jobb gjort. Ibland kan du behöva ett extra bord för en extra uppsättning händer och i dessa situationer kan hopfällbara bord vara till stor hjälp. De tar inte extra plats och de finns där när du behöver lite extra utrymme för din utrustning.

Bildkälla

Slutsats

Vi hoppas att du tyckte om att läsa den här artikeln lika mycket som vi tyckte om att skriva den! Den här listan med 50 bra sätt att förbättra kommunikation och samarbete på jobbet är en produkt av vår egen erfarenhet och önskan att förbättra vårt sätt att arbeta på Chanty. Vi hoppas verkligen att du finner den användbar och att du kan tillämpa åtminstone några av dessa tips på din egen arbetsplats. Om du har några andra tips som vi borde känna till, låt oss veta i kommentarerna nedan! 😉

Denna artikel publicerades ursprungligen i mars 2017, uppdaterad i juli 2020

Även publicerad på Medium.