Cum să conduci cu succes întâlnirile CAB

Conducerea cu succes a unei întâlniri Change Advisory Board (CAB) este foarte importantă pentru toate organizațiile. Aceasta asigură faptul că mai multe părți interesate au posibilitatea de a contribui la deciziile organizaționale pentru excelența serviciilor. Există câteva considerente cheie care ar trebui să fie înțelese pentru a avea succes înainte, în timpul și după convocarea unui CAB.

În primul rând, există trei tipuri de CAB și fiecare are un scop preconizat în cadrul procesului de management al schimbării. Scopul general al tuturor CAB-urilor este acela de a consilia managerul de schimbare. Managerul de schimbare sau autoritatea de schimbare care prezidează CAB are aprobarea finală a modificărilor cu avizul CAB.

Cele trei tipuri de OEC sunt:

• OEC de preaprobare
• OEC de urgență
• OEC de post-aprobare

Toate OEC fac parte din procesul de management al schimbării, dar sunt convocate pentru activități diferite. Managerul de schimbare sau autoritatea de schimbare decide dacă este necesar un CAB. Toate CAB sunt opționale, iar autoritatea de schimbare poate lua decizia de schimbare fără consultanță, dar consultanța CAB poate fi foarte valoroasă pentru managerul de schimbare.

Activitățile procesului de gestionare a modificărilor sunt:

1. Începeți/începeți procesul de modificare
2. Înregistrați cererea de modificare sau propunerea de modificare – creați o înregistrare a modificării
3. Categorizați modificarea
4. Prioritizați modificarea
5. Aprobați modificarea pentru gestionarea versiunii (construire și testare)
6. Aprobați modificarea pentru implementare (instalare, instruire, etc.).)
7. Revizuirea post-implementare
8. Închideți procesul de oprire a înregistrării modificărilor

Nerespectarea procesului sau a altor activități cheie poate duce la provocări pentru schimbările din organizația dumneavoastră. Aceste provocări sunt uneori puse, de exemplu, pe seama OEC, a tehnologiei, a guvernanței și a autorității de schimbare. Vina poate fi bine plasată, dar înregistrarea și păstrarea indicatorilor și a factorilor critici de succes legați de activități vă poate ajuta să găsiți constrângerile din procesul dumneavoastră.

Managerul de schimbare lucrează, de asemenea, ca manager de îmbunătățire continuă a serviciilor (CSI). El sau ea notează orice lecție învățată pentru aprobarea continuă a procesului de schimbare și eficacitatea CAB pentru a fi inclusă într-un sistem general de gestionare a cunoștințelor. Practicile de management al schimbării contribuie la succesul CAB cu o înțelegere temeinică a oamenilor, a procesului, a structurii organizaționale, a tehnologiei, a guvernanței și a comunicării.

Întâlnirile CAB de preaprobare

CAB de preaprobare se întâlnește înainte ca o schimbare să fie aprobată pentru managementul versiunii. Participanții la acest CAB ar trebui să ofere perspective cheie legate de schimbare, care includ:

• Perspectiva clientului este foarte importantă și clientul (intern sau extern) sau un reprezentant al acestuia, cum ar fi managerul de servicii sau managerul de relații comerciale, oferă această perspectivă. Fără o înțelegere a nevoilor sau a rezultatelor clientului, proiectul rezultat pe baza schimbării nu poate avea nicio valoare. Dacă proiectul nu are nicio valoare pentru client, atunci este o pierdere de timp, de efort și de bani pentru organizație.
• Perspectiva tehnică ajută la determinarea faptului că dispuneți de capacitățile tehnice necesare, care includ oamenii, capacitatea și infrastructura. Dacă modificarea necesită capacități tehnice și nu le aveți, atunci modificarea nu poate fi aprobată până când nu au fost finalizate alte modificări prealabile.
• Perspectiva financiară contribuie cu informații și perspective despre costul unei schimbări. Acestea pot include orice finanțare necesară, rentabilitatea investiției (ROI), costul total al proprietății (TCO) și valoarea investiției (VOI), toate acestea trebuind să fie cunoscute înainte de a proceda. Fără o finanțare suficientă și o înțelegere cuprinzătoare a altor indicatori financiari, este practic imposibil să se realizeze o schimbare.
• Perspectiva de afaceri, pe care o oferă în general managerul de schimbare, este la fel de importantă ca și perspectiva clientului. La urma urmei, afacerea trebuie să supraviețuiască și să-și servească piețele la cel mai înalt nivel posibil.

Nu este necesar ca un CAB să aprobe o schimbare pentru implementare, ceea ce este de obicei responsabilitatea managerului de schimbare. Managerul de schimbare va decide când trebuie efectuată schimbarea în colaborare cu echipa de lansare și implementare și cu sprijinul echipei de planificare a tranziției și de sprijin, dacă este disponibilă. Următorul pas este crearea unui program viitor al schimbării (FSC), sau a unui calendar al schimbării, și a altor comunicări despre adoptarea schimbării pentru a informa părțile interesate.

Reuniuniunile de urgență ale CAB

O reuniune de urgență a CAB poate fi programată oricând este declarată o urgență operațională. Uneori, în timpul zilei, o reuniune de urgență poate fi organizată pentru a determina un curs de acțiune pentru o problemă operațională eșuată. Situațiile de urgență pot avea loc și în mijlocul nopții, când mai puține persoane sunt disponibile, ceea ce necesită convocarea unui CAB de urgență. Procesul CAB de urgență este, de obicei, definit într-o politică de urgență, dar ar trebui să fie considerat în continuare o parte a procesului de gestionare a schimbărilor. După o situație de urgență, managerul de schimbare ar trebui să efectueze o analiză post-implementare pentru a se asigura că gestionarea riscurilor legate de schimbare s-a făcut în mod corespunzător.

Reuniuniunile CAB post-aprobare

Reuniunile CAB post-aprobare ar trebui să se întâlnească după ce modificarea trece în producție sau pentru a evalua riscul unei modificări aprobate în prealabil sau care a fost procesată în întregime. Unele modificări sunt preaprobate deoarece organizația (managerul de modificări) le-a considerat modificări cu risc scăzut. Deși schimbarea este preaprobată, aceasta trebuie totuși monitorizată pentru a determina dacă necesită mai multă gestionare și pentru a trece prin întregul proces de schimbare. Schimbările preaprobate sunt mai rapide, mai agile și considerate mai puțin birocratice. Reuniunea CAB post-aprobare ar trebui să fie convocată pentru a revizui rezultatele modificărilor preaprobate pentru a evalua nivelul de risc și pentru a stabili dacă modificarea ar trebui să continue să fie preaprobată.

Reuniunile CAB post-aprobare pot fi foarte utile în zilele de punere în funcțiune pentru a ajuta la luarea rapidă a deciziilor pentru schimbările critice. Organizațiile au, de obicei, membri ai CAB la fața locului sau de gardă pentru a ajuta cu riscul organizațional pentru schimbările critice.

În rezumat

Este important să se angajeze puterea CAB în raport cu procesul de management al schimbării și activitățile sale. Fiecare activitate de management al schimbării are un scop cheie pentru a ajuta la gestionarea riscurilor și a cunoștințelor în organizație. CAB-urile pot funcționa la un nivel strategic/executiv, tactic sau operațional într-o organizație. Indiferent de nivel, următoarele orientări pot fi utile pentru desfășurarea cu succes a reuniunilor CAB.

• Stabilește și urmărește procesul de schimbare cu o înțelegere a diferitelor tipuri de CAB.
• Care CAB ar trebui să aibă un obiectiv sau o intenție distinctă. Politicile și nivelul de aprobare, cum ar fi schimbările operaționale, tactice și strategice, ar trebui să fie înțelese.
• Diversitatea unui CAB este importantă în raport cu nevoile clienților dumneavoastră și ale părților interesate. Diferitele părți interesate au perspective diverse (de exemplu, CFO, CIO, managerul de operațiuni, proprietarul serviciului etc.) În mod colectiv, diferitele părți interesate reprezintă valorile organizației ca întreg. Folosiți-le.
• Aprovizionați membrii CAB cu lecturi prealabile necesare pentru conștientizarea schimbării și luarea deciziilor.
• Automatizați sfaturile CAB cu termene limită – întâlniți-vă personal dacă este necesar, folosiți un software de flux de lucru.
• Stabiliți reguli de comportament și alte reguli de conduită ca pentru toate întâlnirile.
• Înțelegeți cadența serviciului și a schimbării organizaționale. Acest lucru ajută la gestionarea actualizărilor de cunoștințe, a comunicării, a constrângerilor și a solicitărilor urgente.
• Înțelegeți impactul în afara schimbării specifice și asupra altor servicii, infrastructuri etc. Baza de date de gestionare a configurației (CMDB) cu capacități de vizualizare a impactului poate ajuta la aceste decizii.
• Notați toate riscurile într-un registru de risc partajat. Acest lucru ajută la coordonarea și colaborarea organizațională pentru excelența serviciilor și planificarea strategică.
• Realizați o analiză post-implementare pentru a determina schimbările eșuate și cele reușite. Acest lucru ajută la crearea unor modele de comportamente de schimbare de succes în organizație.

Reuniunile CAB nu pot avea succes dacă:

• Intenția nu este clară și nu există o ordine de zi. Creați o ordine de zi și distribuiți materiale suplimentare în avans pentru a ajuta la luarea deciziilor.
• Nu sunt planificate. Folosiți cu înțelepciune timpul oamenilor.
• Participă persoanele nepotrivite. Persoanele nepotrivite pot fi perturbatoare și pot deraia agilitatea.
• Au participat prea multe persoane. Ședințele CAB cu prea multe persoane folosesc prea mult timp, iar impactul asupra organizației poate fi semnificativ atunci când oamenii ar trebui să se concentreze pe alte sarcini pentru a sprijini și livra servicii și produse. Găsiți reprezentantul adecvat al grupului funcțional sau al echipei.
• Timpul este gestionat necorespunzător. Acest lucru poate afecta în mod negativ domeniul de aplicare al schimbării, costul și calitatea.
• Există provocări tehnologice. Alegeți tehnologia care permite lucrul în echipă și este ușor de utilizat.
• Există prea multă birocrație. Politica, rolurile și responsabilitățile sunt foarte importante pentru ca OEC să funcționeze eficient și pentru persoanele (solicitanții de modificări) care depun sau nu depun modificări. Mulți oameni au declarat că procesele de schimbare le încetinesc activitatea și dacă echipa de management susține acest lucru, atunci poate fi foarte dificil să se implementeze un proces eficient. Educația și înțelegerea riscurilor reprezintă un bun punct de plecare pentru a contribui la rezolvarea acestei probleme. Procesul, dacă este conceput în mod corespunzător și îmbunătățit continuu, va ajuta, de asemenea, la depășirea acestei probleme.

CAB-urile sunt foarte importante pentru a ajuta organizațiile să adopte o abordare coordonată și colaborativă a gestionării schimbărilor. Evaluați în mod continuu eficiența și eficacitatea CAB-ului dumneavoastră cu ajutorul indicatorilor de succes și a feedback-ului de la participanții la CAB și perfecționați-l după cum este necesar pentru a menține CAB-ul relevant pentru a sprijini procesele operaționale.

Imaginea de copertă de Swetha Kanithi

.