Por Bradley J. Frigon, Esq.
¡Recuerda tan claramente lo orgulloso que estaba cuando recibió la llamada telefónica de su tía May! Te dijo alegremente que acababa de preparar un nuevo testamento y que te había nombrado representante personal. Te sentiste como si te hubieran concedido un gran honor. Después de todo, esto demostrará de una vez por todas al resto de su familia que usted es la persona más responsable para ocuparse de un asunto tan importante.
Ahora que la tía May ha fallecido, algunos de los herederos le llaman y exigen recibir su dinero ahora mismo; o le preguntan si les importaría ir a la casa y recoger el juego de porcelana que la tía May les prometió; o la funeraria llama para decir que quieren que les paguen antes del fin de semana. Empiezas a darte cuenta de que tal vez no deberías haberte «ofrecido» tan rápidamente para este trabajo.
Ni idea
La mayoría de la gente no tiene ni idea de dónde se mete cuando acepta servir. Todo parece muy sencillo al principio, sin embargo, a medida que recibes más preguntas y demandas de los herederos, te das cuenta del tiempo que te llevará este trabajo y de la posible responsabilidad personal. Aun así, tienes que recordar que te ofreciste como voluntario para el trabajo y que le juraste a la tía May que te asegurarías de que se cumplieran sus últimos deseos. En otras palabras, diste tu palabra y ahora tienes que cumplirla.
Deberes principales
Los representantes personales tienen cinco responsabilidades básicas:
- Localizar y tomar el control de los bienes del difunto,
- pagar a los acreedores,
- pagar los impuestos,
- localizar a los herederos y, por último,
- distribuir los bienes y cerrar la herencia.
Si un representante personal no realiza correctamente alguna de estas funciones, puede ser personalmente responsable ante los herederos de cualquier pérdida. Esta responsabilidad personal puede abarcar desde las malas decisiones de inversión y contabilidad, hasta el pago insuficiente de impuestos o el incumplimiento de los términos exactos del testamento. El tema de la responsabilidad personal puede no ser una preocupación primordial cuando el Representante Personal es el único heredero, pero en los patrimonios con herederos potencialmente enfrentados, la responsabilidad personal debe ser una preocupación primordial.
Comenzando
Generalmente, un Representante Personal («RP») no tiene autoridad sobre los bienes del patrimonio hasta que es nombrado por el tribunal. Para obtener la autoridad necesaria, el testamento del difunto debe ser admitido a trámite y el RP debe ser nombrado por el tribunal. Dependiendo de los términos del testamento, el RP puede tener que pagar una fianza. El RP puede ser personalmente responsable ante los herederos por cualquier pérdida de los bienes de la sucesión si no inicia el proceso de sucesión dentro de un tiempo razonable y no toma el control inmediato de los bienes de la sucesión.
En Colorado, hay dos tipos básicos de procedimientos de sucesión: informal y formal. Generalmente, el tipo de procedimiento utilizado será dictado por los términos del testamento y las circunstancias del caso. Si el difunto ordenó que se utilizara un procedimiento testamentario informal, y no hay disputa sobre la autenticidad del testamento, entonces la sucesión puede abrirse informalmente. Si los herederos se pelean o hay alguna disputa con respecto al testamento que se ofrece en la sucesión, entonces, por lo general, la sucesión se administrará en un procedimiento testamentario formal.
La mayoría de las sucesiones en Colorado se legalizan mediante procedimientos informales, que son sencillos, relativamente rápidos y económicos. En un procedimiento testamentario informal, una persona que tiene interés en el patrimonio, generalmente el RP designado en el testamento, solicita el nombramiento como RP al secretario del tribunal en el condado donde el difunto residía o poseía propiedades. El solicitante presenta el testamento ante el tribunal, y declara al tribunal que es toda persona interesada en la sucesión, la fecha de la muerte del difunto, la dirección de la residencia del difunto en el momento de la muerte, y los nombres y direcciones de todas las personas que tienen un interés en la sucesión. Si todo está en orden, el secretario judicial del tribunal abrirá una sucesión, nombrará al RP y emitirá las Cartas Testamentarias, que son las credenciales del RP. El RP debe notificar el nombramiento a todas las partes interesadas y a los acreedores conocidos. A continuación, comienza la administración de la herencia. La asistencia del tribunal no es necesaria, pero está disponible si se necesita.
Los procedimientos testamentarios formales en Colorado son más formales y son largos y costosos. Los procedimientos formales de sucesión comienzan con una persona interesada, que suele ser el RP designado en el testamento, que solicita al tribunal la apertura de una sucesión y la admisión del testamento a la sucesión. Se fija una audiencia sobre la petición ante el tribunal. Tras la notificación a todas las partes interesadas, el tribunal celebra una audiencia y recibe pruebas antes de decidir si el testamento debe ser admitido a trámite. A continuación se nombra al RP y se expiden las Cartas Testamentarias. El tribunal también decidirá qué asuntos posteriores deben presentarse ante el tribunal y cualquier restricción de la autoridad del RP sobre los bienes de la herencia.
Incluso si un testamento se legaliza mediante un procedimiento informal, un posible RP puede optar por un procedimiento formal si cree que habrá disputas sobre la herencia. Un testamento informal siempre puede convertirse en un testamento formal si se produce una disputa que va más allá del alcance de los procedimientos testamentarios informales.
Decisiones a tomar
Aunque está estrictamente obligado por los términos del testamento, el RP se enfrenta a muchas decisiones difíciles. Por ejemplo, si hay impuestos o deudas que pagar y escasea el dinero en efectivo, ¿qué propiedad vende y cómo lo hace? ¿Quién es el responsable de pagar los impuestos o las deudas? ¿Qué deudas e impuestos se pagan primero? ¿Cómo se contabiliza todo el dinero y los bienes vendidos? ¿Cómo se reparten los bienes entre los herederos? Si hay hijos menores de edad y hay que crear un fideicomiso para ellos, ¿cómo se transfieren los bienes al fideicomiso para los hijos menores? ¿Cuándo puede distribuir los bienes a los herederos sin arriesgarse a un déficit de liquidez? ¿Necesita la aprobación del tribunal antes de vender los bienes de la herencia? ¿Necesita la aprobación del tribunal para distribuir los bienes de la herencia a los herederos? La lista de preguntas y posibles problemas puede ser interminable. Por eso es esencial que el RP contrate inmediatamente a un abogado con experiencia en la administración de herencias y testamentos. El abogado debe tener conocimientos en asuntos testamentarios, y también en el impuesto sobre la renta, el impuesto federal sobre el patrimonio, el impuesto sobre el patrimonio de Colorado, los bienes inmuebles y los asuntos comerciales.
Distribución de los bienes
Probablemente la parte más difícil de ser un RP es decidir cuándo y cuánto de los bienes del patrimonio distribuir a los herederos. El RP puede comenzar las distribuciones a los herederos antes de que se cierre la sucesión, y la familia suele insistir en que el RP lo haga. Sin embargo, si no hay suficiente dinero en la sucesión para pagar todas las deudas e impuestos, cualquier déficit probablemente saldrá del propio bolsillo del RP.
La mejor manera de evitar problemas con los herederos es simplemente mantenerlos informados sobre lo que está sucediendo en el proceso de liquidación de la sucesión. Esto significa que el RP debe llamar periódicamente a cada uno de los herederos y darles una actualización. Incluso con una buena comunicación puede haber animosidad entre los herederos. Esta animosidad es especialmente cierta en la distribución de las posesiones personales como joyas, objetos de colección y muebles. Este proceso puede tener una gran carga emocional si hay hijos de dos matrimonios diferentes o malos sentimientos entre los miembros de la familia. Aquí es donde el RP debe consultar con el abogado de la herencia para establecer algunas reglas básicas para los herederos, para asegurarse de que estas situaciones no se conviertan en una disputa a gran escala.
Impuestos y más impuestos
Un RP puede estar obligado a presentar seis o más conjuntos de declaraciones de impuestos para el difunto. En primer lugar, hay que presentar las declaraciones finales de impuestos estatales y federales individuales. El patrimonio debe presentar una declaración de impuestos fiduciarios estatales y federales, junto con los informes correspondientes a los beneficiarios. Además, si el testamento del difunto creó algún fideicomiso, el RP puede ser responsable de presentar las declaraciones de impuestos fiduciarios para los fideicomisos.
Si el valor del patrimonio es cercano a 1.000.000 de dólares, el RP debe presentar una declaración de impuestos federales sobre el patrimonio dentro de los nueve meses siguientes a la fecha de la muerte del difunto. Además, el Estado de Colorado exigirá que se presente una declaración estatal del impuesto sobre el patrimonio en un plazo de nueve meses a partir de la fecha de fallecimiento. Si se presenta una declaración federal del impuesto sobre el patrimonio y, durante la vida del difunto, éste hizo donaciones de bienes por un valor superior a la exclusión anual aplicable, es posible que el RP tenga que presentar declaraciones de impuestos sobre donaciones anteriores del difunto para revelar cualquier donación no declarada. Si el difunto poseía bienes en otro estado, ese estado puede exigir que se presente una declaración adicional del impuesto sobre la herencia o el patrimonio, junto con las correspondientes declaraciones estatales del impuesto sobre la renta. También. Si el difunto poseía bienes reales en otro estado, es posible que los procedimientos de sucesión tengan que iniciarse también en ese estado.
Compensación por sus esfuerzos
Por todos sus esfuerzos y riesgo de responsabilidad personal, es posible que no reciba más que un apretón de manos. El RP tiene derecho a cobrar unos honorarios razonables que pueden oscilar entre. 5% al 3% del valor de la herencia. Sin embargo, los honorarios cobrados serán ingresos imponibles para el RP. Por lo tanto, el hecho de que un RP cobre unos honorarios suele ser una cuestión fiscal. Si los impuestos sobre la renta personal del RP son más altos que los del patrimonio y si el RP es el único heredero, probablemente no tenga sentido que el RP cobre los honorarios. Si el valor del patrimonio es superior a 1.000.000 de dólares y se debe el impuesto federal sobre el patrimonio, probablemente sea mejor que el RP reciba los honorarios. Si se reclaman honorarios, los honorarios del RP están sujetos a la aprobación del tribunal y los honorarios deben ser razonables, basándose en la experiencia del RP, el tamaño de la herencia y la complejidad de los asuntos implicados.
Conclusión
Con todos los problemas a los que un RP debe enfrentarse al liquidar una herencia, la tarea será mucho menos estresante si el RP recuerda algunas reglas básicas. En primer lugar, obtener inmediatamente la ayuda profesional de un abogado con experiencia en la administración de herencias. En segundo lugar, iniciar los trámites rápidamente y tomar posesión de todos los bienes de la herencia. En tercer lugar, no mezcle sus bienes con los de la herencia. Cuarto, mantenga un buen registro de todas las transacciones. Quinto, mantenga informados a los beneficiarios. Sexto, no haga repartos demasiado rápidos, por mucho que los herederos pidan a gritos su dinero. En séptimo lugar, no venda, alquile o preste los bienes de la herencia a usted o a los miembros de su familia. Por último, consulte siempre con su abogado antes de actuar.
Saber que ha seguido los últimos deseos de un ser querido puede ser un proceso satisfactorio y gratificante si se siguen las reglas. Para aquellas personas que deciden hacerlo solas o no reciben un asesoramiento competente, actuar como RP es una invitación al desastre.
Llame ahora al (720) 200-4025 o envíenos un correo electrónico para que nuestros abogados especializados en administración de patrimonios y fideicomisos le asesoren sobre sus obligaciones fiduciarias.