Kombinera två (eller fler) Excel-kalkylblad med varandra

Om du använder Microsoft Excel tar det inte lång tid innan du har många olika arbetsböcker fulla med viktiga kalkylblad. Vad händer när du behöver kombinera dessa flera arbetsböcker tillsammans så att alla ark finns på samma ställe?

Excel kan ibland vara en utmaning eftersom det är så kraftfullt. Du vet att det du vill göra är möjligt, men du kanske inte vet hur du ska åstadkomma det. I den här handledningen visar jag dig flera tekniker som du kan använda för att slå samman Excel-kalkylblad.

När du behöver kombinera flera kalkylblad ska du inte kopiera och klistra in data från varje ark manuellt. Det finns många genvägar som du kan använda för att spara tid när du kombinerar arbetsböcker, och jag ska visa dig vilken som är rätt för varje situation.

Se &Lär dig

Screencasten nedan visar dig hur du kombinerar Excel-ark till en enda konsoliderad arbetsbok. Jag lär dig att använda PowerQuery (även kallad Get & Transform Data) för att samla data från flera arbetsböcker.

Viktigt: De e-postadresser som används i den här handledningen är fiktiva (slumpmässigt genererade) och är inte avsedda att representera några riktiga e-postadresser.

Läs vidare för att se skriftliga instruktioner. Som alltid har Excel flera sätt att utföra den här uppgiften, och hur du arbetar med dina data kommer att avgöra vilket tillvägagångssätt som är bäst.

1. Så här flyttar du & Kopiera ark (enklaste metoden)

Den enklaste metoden för att slå ihop Excel-kalkylblad är att helt enkelt ta hela arket och kopiera det från en arbetsbok till en annan.

För att göra det här börjar du med att öppna båda Excel-arbetsböckerna. Byt sedan till den arbetsbok som du vill kopiera flera blad från.

Nu håller du in Control (eller Command på Mac) på tangentbordet och klickar på alla blad som du vill kopiera till en separat arbetsbok. Du kommer att märka att flikarna kommer att visas som markerade.

Nu är det bara att högerklicka och välja Flytta eller kopiera från menyn.

I popup-fönstret Flytta eller kopiera är det första du vill göra att välja den arbetsbok som du vill flytta arken till. Välj namnet på filen i rullgardinsmenyn ”Till bok”.

Du kan också välja var arken ska placeras i den nya arbetsboken när det gäller ordningen. Menyn Före ark styr var i sekvens i arbetsboken arken ska sättas in. Du kan alltid välja (flytta till slutet) och ändra ordningen på arken senare vid behov.

Slutligt är det valfritt att kryssa i rutan Skapa en kopia, vilket dubblar arken och skapar en separat kopia av dem i den arbetsbok du flyttar arken till. När du trycker på OK ser du att arken vi kopierade finns i den kombinerade arbetsboken.

Detta tillvägagångssätt har några nackdelar. Om du fortsätter att arbeta med två separata filer är de inte ”synkroniserade”. Om du gör ändringar i den ursprungliga arbetsboken som du kopierade arken från, uppdateras de inte automatiskt i den kombinerade arbetsboken.

2. Förbered dig på att använda Get & Transform Data Tools to Combine Sheets

Excel har en otroligt kraftfull uppsättning verktyg som ofta kallas PowerQuery. Från och med Excel 2016 har den här funktionsuppsättningen bytt namn till Get & Transform Data.

Som namnet antyder är detta en uppsättning verktyg som hjälper dig att samla data från andra arbetsböcker och konsolidera dem i en arbetsbok.

Den här funktionen är också exklusiv för Excel för Windows. Du hittar den inte i Mac-versionerna eller i webbläsarutgåvan av Microsofts program.

För att börja: Kontrollera data

Den viktigaste delen av den här processen är att kontrollera dina data innan du börjar kombinera dem. Filerna måste ha samma uppställning för datastrukturen, med samma kolumner. Du kan inte enkelt kombinera ett kalkylblad med fyra kolumner och ett kalkylblad med fem kolumner, eftersom Excel inte vet var data ska placeras.

Ofta kommer du att behöva kombinera kalkylblad när du hämtar data från system. I det fallet är det mycket enklare att se till att systemet som du laddar ner data är konfigurerat för att ladda ner data i samma kolumner varje gång.

Innan jag laddar ner data från en tjänst som Google Analytics ser jag alltid till att jag laddar ner samma rapportformat varje gång. Detta säkerställer att jag enkelt kan arbeta med och kombinera flera kalkylblad tillsammans.

Oavsett om du hämtar data från ett system som Google Analytics, MailChimp eller ett ERP som SAP eller Oracle som driver stora företag, är det bästa sättet att spara tid att se till att du laddar ner data i ett gemensamt format.

Nu när vi har kontrollerat våra data är det dags att dyka ner och lära sig hur man kombinerar Excel-ark.

3. Hur man kombinerar Excel-blad i en mapp full av filer

Ett par gånger har jag haft en mapp full av filer som jag behövde sätta ihop till en enda, konsoliderad fil. När du har dussintals eller till och med hundratals filer är det helt enkelt inte möjligt att öppna dem en efter en för att kombinera dem. Om du lär dig den här tekniken kan du spara dussintals timmar på ett enda projekt.

Det är återigen viktigt att uppgifterna är i samma format. För att komma igång hjälper det att placera alla filer i samma mapp så att Excel enkelt kan bevaka denna mapp för ändringar.

Steg 1. Peka Excel till mappen med filerna

I popup-fönstret vill du ange en sökväg till mappen med dina Excel-arbetsböcker.

Du kan bläddra till den sökvägen eller helt enkelt klistra in sökvägen till mappen med arbetsböckerna.

Steg 2. Bekräfta listan med filer

När du har visat Excel var arbetsböckerna är lagrade öppnas ett nytt fönster som visar listan med filer som du är inställd på att kombinera. Just nu ser du bara metadata om filerna och inte data i dem.

Det här fönstret visar helt enkelt de filer som ska kombineras med vår fråga. Du ser filnamnet, typen och datum för åtkomst och ändring. Om du saknar en fil i den här listan bekräftar du att alla filer finns i mappen och försöker igen.

För att gå vidare till nästa steg klickar du på Redigera.

Steg 3. Bekräfta kombinationen

Med hjälp av nästa meny kan du bekräfta uppgifterna i dina filer. Eftersom vi redan har kontrollerat att data har samma struktur i våra flera filer kan vi helt enkelt klicka på OK i detta steg.

Steg 4. Hur man kombinerar Excel-ark med ett klick

Nu öppnas ett nytt fönster med listan över filer som vi ska kombinera.

I det här skedet ser du fortfarande metadata om filerna och nu själva datan. För att lösa det klickar du på den dubbla nedrullningspilen i det övre högra hörnet av den första kolumnen.

Voila! Nu ser du de faktiska uppgifterna från filerna kombinerade på ett och samma ställe.

Skrolla genom datan för att bekräfta att alla dina rader finns där. Lägg märke till att den enda förändringen från dina ursprungliga data är att filnamnet för varje källfil finns i den första kolumnen.

Steg 5. Stäng och ladda data

Tro det eller ej, vi är i princip klara med att kombinera våra Excel-kalkylblad. Data finns i Query Editor för tillfället, så vi måste ”skicka tillbaka” dem till vanliga Excel så att vi kan arbeta med dem.

Klicka på Close & Load i det övre högra hörnet. Du ser de färdiga uppgifterna i ett vanligt Excel-kalkylblad, redo att granska och arbeta med.

Föreställ dig att du kan använda den här funktionen för att rulla ihop flera filer från olika medlemmar i ditt team. Välj en mapp som ni alla ska lagra filerna i och kombinera dem sedan till en sammanhängande fil med den här funktionen på bara några minuter.

Recap & Fortsätt lära dig

I den här handledningen har du lärt dig flera tekniker för hur du kombinerar Excel-ark. När du har många ark som du måste sammanfoga sparar du tid genom att använda ett av dessa tillvägagångssätt så att du kan återgå till uppgiften!

Kolla in några av de andra handledningarna för att öka dina Excel-kunskaper. Var och en av dessa handledningar lär dig en metod för att utföra uppgifter på kortare tid i Microsoft Excel.

• 
  Microsoft Excel
  Hur man snabbt skapar en faktura i Excel (från en mall)
  Andrew Childress
• 
  Microsoft Excel
  Hur man konverterar… kolumner till rader i Excel med Power Query
  Andrew Childress
• 
  Microsoft Excel
  Hur du kopplar ihop data i Excel-arbetsböcker
  Andrew Childress