Nyckelskillnader mellan ERP-system och redovisningsprogram – Definition och innebörd

En ERP-programvara (Enterprise Resource Planning) är just det. Det är en allomfattande förvaltningsprogramvara som integrerar funktionen för varje komponent i ditt företag. Vilket innebär att alla avdelningar i din organisation kopplas samman på ett sätt som gör att output från en del kan bli input till ett annat system och därmed automatisera många processer i verksamheten som sker regelbundet. Till exempel att dela dagliga försäljningsuppgifter för varje produktlinje med produktions- och inköpsavdelningarna för att fastställa produktionsbehov. I de flesta fall är ERP-redovisningssystemet bara en delkomponent i ett ERP-system. Folio3 Microsoft Dynamics Partner har beskrivit några nyckelordsskillnader i denna guide för erp vs redovisningssystem.

Uppdatering: Om du letar efter ERP vs crm jämförelse, Se denna kompletta guide.

Redovisningsprogram Definition och innebörd

Redovisningsprogram är mer specifik i funktion och natur. Redovisningsinformationssystemet (AIS) hanterar den finansiella aspekten av organisationen och dess processer genom att registrera affärstransaktioner, dvs. fordringar/skulder, journalposter och huvudbok som används för att ta fram nödvändiga finansiella rapporter, t.ex. resultaträkningar och balansräkningar. På grund av detta begränsade fokus kan bokföringsprogrammen inte uppnå samma integrationsnivå som ett ERP-bokföringsprogram.

De flesta bokföringsprogrammen kan ge dig en överblick över ditt företag, men på grund av bristen på integration, som i ett ERP-bokföringsprogram, kan de inte förutse och hjälpa dig att planera för morgondagen. Utan denna datadrivna prognostisering baserar företag därför affärsbeslut främst på antaganden och gissningar för att förutsäga utbud och efterfrågan, vilket kan leda till ett underskott.

Vad är ett ERP-redovisningssystem?

De flesta ERP-produkter som erbjuds i dag har en redovisningsprogramvara som ett instegspaket (kontorspaket), känt som ett ERP-redovisningssystem. När ditt företag växer och ditt behov av att automatisera mer komplexa processer för dataregistrering och rapportering ökar, kan du lägga till fler processpecifika komponenter och därmed omvandla ditt bokföringsprogram till ett ERP.

En typisk bokföringsprogramvara erbjuder till exempel funktioner för ekonomisk förvaltning, planering och budgetering i sitt grundpaket. Men samma låda kan integreras med andra affärsverksamheter som projekt- och leveranskedjehantering, rapportering och analys samt personaladministration. I vissa fall kan även en modul för IT-hantering läggas till. Tänk på att varje modul vanligtvis licensieras separat.

ERP Vs Accounting Software – Major Differences

För att fullt ut visa hur redovisningsprogram och ERP-system skiljer sig åt, finns det ett behov av att titta på erp vs redovisningsprogrammens funktionalitet när det gäller utbudet av tjänster och omfattningen av inverkan. Bokföringsprogram, som framgår av namnet, uppfattar verksamheten i termer av bokföringstransaktioner. Detta innefattar aspekter av verksamheten som löner, fordringar, skulder och provbalans. Några av de vanligaste modulerna som ingår i redovisningsprogram är fakturering, försäljningsorder, inköpsorder, huvudbok, tidsredovisning, utgifter och elektronisk betalning.

Men även om det finns en viss överlappning mellan den grundläggande funktionaliteten hos redovisningsprogram och ett ERP-program, är de två fortfarande olika. ERP-programvara är ett resurshanteringssystem som spårar materiella och immateriella tillgångar, material, personalresurser och finansiella resurser. Även om finansiella uppgifter behandlas av redovisningsprogram, kommer ett ERP-redovisningsprogram att koppla samman de finansiella uppgifterna med begreppet kausalitet, det vill säga ofta ta hänsyn till immateriella tillgångar som påverkar det finansiella resultatet, t.ex. mänskliga arbetstimmar, produktlivscykler, prestationsenheter och kundrelationer.

Bästa ERP-redovisningssystem från Microsoft

Microsoft anses vara marknadsledande inom området för utveckling av ERP-programvara och systemintegration. Detta beror främst på att företaget har utvecklat ett brett utbud av system och delkomponenter som tillgodoser alla affärsbehov. Några av de mest kända ERP-redovisningssystemen som Microsoft erbjuder listas nedan:

ERP-redovisningssystem#1: Microsoft Dynamics 365 Finance & Operation

Microsoft började sin resa inom professionell ERP-redovisningsprogramvara i Dynamics AX redan 2006. Sedan dess har systemet 2016 bytt namn till Microsoft Dynamics 365 for Operations och nådde sedan sin slutdestination Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations 2017. Några av de kärnmoduler som ingår i Dynamics AX är t.ex:

1. General Ledger – funktioner för huvudbok, moms, valuta och anläggningstillgångar
2. Bankförvaltning – tar emot och betalar kontanter
3. Customer Relationship Management (CRM) – kontakt med och underhåll av affärsrelationer (kunder, leverantörer och leads)
4. Accounts Receivable – orderinmatning, frakt och fakturering
5. Accounts Payable – inköpsorder, varor som tas emot i lager
6. Lagerhantering – lagerhantering och värdering såsom dynamics shopify
7. Högsta planering (resurser) – inköps- och produktionsplanering
8. Produktion – varuposter, spårning av tillverkning
9. Produktbyggare – skapande och underhåll av produktlägen
10. Human Resources – information om anställda
11. Project Accounting – skapande och spårning av projekt (främst ur ett redovisningsperspektiv)
12. Basic – datakonfiguration och dataintegrering, till exempel magento dynamics.
13. Administrationsmodul – systemkonfiguration
14. Inköp och inköp
15. Försäljning och marknadsföring
16. Lagra, hantera och tolka data

Inte mycket har förändrats genom åren när det gäller funktionalitet och grundläggande syfte. Tanken var att samla alla separata moduler och komponenter under en komplett produkt. Själva produkten kommer sedan att ha några olika moduler som kan väljas efter behag av inköpsorganisationen. Den andra möjligheten är förstås att köpa hela produkten och alla de klockor och visselpipor som följer med den.

Läs vår detaljerade guide: Vad är dynamics 365?

Att använda denna ERP-redovisningsprogramvara kan mycket väl vara ett av de bättre beslut du fattar för ditt företag.

1. Förena global ekonomi och verksamhet för att möjliggöra snabbt och välinformerat beslutsfattande,
2. Snabbt och effektivt anpassa sig till förändrade marknadskrav och driva snabb affärstillväxt.
3. Förbättra den ekonomiska prestandan till en helt ny nivå genom att du kan stänga bokföringen snabbare, leverera tillförlitlig rapportering, öka lönsamheten med hjälp av business intelligence och säkerställa global efterlevnad.
4. Driv smartare verksamhet när du ger din tillverkning smidighet och effektivitet genom att ansluta och därmed optimera produktionsplanering, schemaläggning, drift och kostnadshantering.
5. Automatisera, effektivisera och modernisera din leveranskedja med enhetlig, avancerad lager- och lagerhantering för att förbättra leverans, materialanskaffning och logistik.

ERP Redovisningssystem#2: Microsoft Dynamics NAV

På många sätt fungerar Dynamics NAV på samma sätt som de många Microsoft Office-verktyg som du kanske redan är bekant med. Dynamics Nav arbetar sömlöst med Outlook, Word och Excel och hjälper dig att utföra vardagliga uppgifter direkt från din inkorg. Du får samma kraftfulla färdigheter över Android-, iOS- och Windows-plattformar för en konsekvent och säker upplevelse på dator, bärbar dator och mobil enhet. Därmed får du saker gjorda där och när du behöver arbeta.

Folio3 erbjuder följande nav-kopplingslösning:

Shopify Navision, Magento Nav, Amazon Navision

Några av nyckelfunktionerna inkluderar:

1. Uppför både ekonomisk förvaltning och redovisning,
2. Hantera kontanter, tillgångar och bankärenden på ett effektivt och säkert sätt,
3. Hantera din tillverkning, verksamhet och försörjningskedjan genom en programvara,
4. Hantera och spåra leverantörer, beställningar, lager och produktion,
5. Förstärk försäljningen och förbättra serviceleveransen,
6. Hantera kontakter, försäljningsmöjligheter, och serviceavtal,
7. Hantera projekt på ett effektivt sätt,
8. Skapa uppskattningar, spåra projekt och hantera kapacitet,
9. Flexibel men snabb implementering på plats eller i molnet, beroende på vilken modell som passar bäst för din verksamhet,
10. Business intelligence med rapportering
11. En helhetssyn på din verksamhet
12. Konkurrera globalt med hjälp av flera olika valutor och språk.

Fördelar med att använda ett ERP vs redovisningsprogram

Den största fördelen med att använda ett ERP-redovisningsprogram jämfört med ett standardredovisningsprogram är hur mycket mer du kan göra med ett ERP. De många olika modulerna som Dynamics 365-produkten omfattar ger dig möjlighet att på ett effektivt sätt strategiskt utforma och hantera din organisation på det sätt du vill.

Läs vår detaljerade guide: ERP-konsult, definition och ansvar

ERP-system, även ERP-redovisningssystem, är en tillgång för alla organisationer. De får ditt företag att fungera på ett jämnt sätt genom att samla in och säkra din information genom automatiserade processer och producera lättförståeliga mönster. Med dessa och många fler kompetenser gör fördelarna med ERP-system i en organisation din dagliga verksamhet och långsiktiga planering effektivare. Nedan följer flera av de viktigaste ERP-fördelarna när du implementerar denna typ av programvara:

1. Fokuserade IT-kostnader
   1. Förena IT-kostnader och förbättra effektiviteten istället för att spendera resurser på flera olika system
2. Total synlighet
   1. En fullständig förståelse av varje kritiska processer i din verksamhet genom att göra data lättillgängliga
3. Avancerad planering och rapportering
   1. Användning av samma ERP-svit på alla avdelningar innebär att din organisation har en enda, enhetligt rapporteringssystem för varje process
4. IQMS ERP
   1. Business Intelligence-funktionalitet gör det möjligt för företag att få en djupare analytisk insikt i sin verksamhet.
5. Helt anpassad
   1. Många ERP-leverantörer erbjuder flera applikationer som kan implementeras tillsammans enligt företagets behov. Förbättrad effektivitet
6. Reducerade IT- och utbildningskostnader, tid och ansträngning
   1. En korrekt implementerad ERP kan avsevärt minska eller eliminera repetitiva manuella processer
7. Kundtjänst
   1. Då kundinformation centraliseras och effektiviseras kommer ditt säljteam att kunna fokusera på att bygga upp och underhålla kundrelationer i stället för att föra kalkylblad.
8. Datasäkerhet och kvalitet
   1. En av de viktigaste fördelarna med ett ERP-system är datasäkerheten. I hjärtat av varje ERP-koncept ligger trots allt data.
   2. Ett enda arkiv för information bidrar till att förbättra noggrannheten, konsistensen och säkerheten för företagets data.
9. Förbättrat samarbete och arbetsflöden
   1. En ERP-plattform effektiviserar processen för att samarbeta med andra genom att ge medarbetarna tillgång till data när och när de behöver det.
10. Standardiserade affärsprocesser
    1. Betrodda processer ger betydande fördelar för företag av alla storlekar.
11. Förbättrad regelefterlevnad
    1. ERP:er underlättar regelefterlevnad genom säkra och validerade data, i kombination med inbyggda rapporter.
12. Förbättrad hantering av försörjningskedjan
    1. En ERP förbättrar försörjningskedjan genom att förkorta ledtiderna, hjälpa till att leverera i tid och många andra fördelar som förbättrar den övergripande verksamheten och framgången för ditt företag.
13. Överlägsen skalbarhet
    1. Att införa ett system som på ett elegant och effektivt sätt kan tillgodose ditt företags tillväxt är av yttersta vikt, och rätt ERP-system gör det enkelt.

Slutsats

Oavsett om du utökar din kundbas, går in på nya marknader, rullar ut nya processer, avdelningar eller produkter eller på annat sätt växer ditt företag, är det bekvämt att lägga till ny funktionalitet till en ERP-plattform med rätt programvaruleverantör. Även om även de mest avancerade redovisningsprogrammen låter dig simulera hur ett ERP fungerar, gör ett riktigt ERP-redovisningsprogram mycket mer. Integrerad hantering av varje aspekt av verksamheten enligt hur den ska hanteras är effektivare. Ofta slutar det med att företag som använder redovisningsprogram som ett ERP-program anpassar sin administration och ledarstil till programvaran snarare än tvärtom. Om du kan är det därför alltid en bättre idé att välja en ERP-redovisningsprogramvara som Dynamics 365.

Dela gärna din värdefulla feedback och glöm inte att dela med dig av erp vs redovisningssystem guide.