Definition: Planering är den grundläggande ledningsfunktionen som innebär att man i förväg bestämmer vad som ska göras, när det ska göras, hur det ska göras och vem som ska göra det. Det är en intellektuell process som fastställer en organisations mål och utvecklar olika handlingsalternativ genom vilka organisationen kan uppnå dessa mål. Den anger exakt hur ett specifikt mål ska uppnås.
Planering är inget annat än att tänka innan handlingen äger rum. Den hjälper oss att ta en titt in i framtiden och i förväg bestämma hur vi ska hantera de situationer som vi kommer att stöta på i framtiden. Det innebär logiskt tänkande och rationellt beslutsfattande.
Planeringens kännetecken
- Ledningsfunktion: Planering är en första och viktigaste ledningsfunktion som utgör grunden för andra ledningsfunktioner, dvs. organisering, bemanning, styrning och kontroll, eftersom de utförs inom ramen för de planer som görs.
- Målinriktad: Planering är en funktion som är inriktad på att uppnå mål: Den fokuserar på att definiera organisationens mål, identifiera alternativa handlingsalternativ och besluta om lämplig handlingsplan som ska genomföras för att nå målen.
- Genomgripande: Den är genomgripande i den bemärkelsen att den finns i alla segment och krävs på alla nivåer i organisationen. Även om planeringens omfattning varierar på olika nivåer och avdelningar.
- Kontinuerlig process: Planer görs för en viss tidsperiod, till exempel för en månad, ett kvartal, ett år och så vidare. När den perioden är över upprättas nya planer med hänsyn till organisationens nuvarande och framtida krav och förutsättningar. Därför är det en fortlöpande process, eftersom planerna utformas, genomförs och följs av en ny plan.
- Intellektuell process: Det är en mental övning eftersom det handlar om att använda sinnet för att tänka, prognostisera, föreställa sig intelligent och förnya sig osv.
- Futuristiskt: I planeringsprocessen tar vi en smygtitt på framtiden. Den omfattar att se in i framtiden, att analysera och förutsäga den så att organisationen kan möta framtida utmaningar på ett effektivt sätt.
- Beslutsfattande: Denna process innebär att se in i framtiden, att analysera och förutsäga den så att organisationen kan möta framtida utmaningar på ett effektivt sätt: Beslut fattas när det gäller valet av alternativa handlingsalternativ som kan vidtas för att nå målet. Det alternativ som väljs bör vara det bästa av alla, med minst antal negativa och högst antal positiva resultat.
Planering handlar om att sätta upp mål, målsättningar och formulera en plan för att uppnå dem. Aktiviteten hjälper cheferna att analysera det nuvarande läget för att identifiera sätt att uppnå den önskade positionen i framtiden. Det är både organisationens behov och chefernas ansvar.
Planeringens betydelse
- Det hjälper cheferna att förbättra framtida prestationer, genom att fastställa mål och välja en handlingslinje, till förmån för organisationen.
- Det minimerar risk och osäkerhet, genom att blicka framåt i tiden.
- Det underlättar samordningen av aktiviteter. På så sätt minskas överlappningar mellan verksamheter och improduktivt arbete elimineras.
- Det anges i förväg vad som bör göras i framtiden, så det ger en riktning för handling.
- Den avslöjar och identifierar framtida möjligheter och hot.
- Den fastställer standarder för kontroll. Den jämför den faktiska prestationen med standardprestationen och ansträngningar görs för att korrigera densamma.
Planering förekommer i alla typer av organisationer, hushåll, sektorer, ekonomier osv. Vi behöver planera eftersom framtiden är mycket osäker och ingen kan förutsäga framtiden med hundraprocentig noggrannhet, eftersom förutsättningarna kan förändras när som helst. Därför är planering ett grundläggande krav för alla organisationer för överlevnad, tillväxt och framgång.
Steg som ingår i planering
Med hjälp av planeringsprocessen får en organisation inte bara insikter om framtiden, utan den hjälper också organisationen att forma sin framtid. En effektiv planering förutsätter att planen är enkel, dvs. planen bör vara tydligt formulerad och lätt att förstå, för om planen är alltför komplicerad kommer den att skapa kaos bland organisationens medlemmar. Vidare bör planen uppfylla alla organisationens krav.