Cómo escribir una gran firma de correo electrónico [+ ejemplos profesionales]

El oficinista medio envía 40 correos electrónicos al día. Eso son 40 oportunidades para promocionarte a ti mismo y a tu negocio en esos correos individuales que envías, cada día.

Mucha gente trata sus firmas de correo electrónico como una idea de último momento, lo que hace que se pierda una verdadera oportunidad. Esas firmas son una oportunidad para dejar claro quién es usted, facilitar que la gente se ponga en contacto con usted y dar a la gente un lugar al que acudir para obtener más información, ya sea sobre usted, sobre su negocio o sobre algo en lo que está trabajando.

Así que, si sólo pone su nombre y uno o dos puntos de información de contacto en su firma, no está aprovechando al máximo la oportunidad de conectar y comprometerse con las personas a las que envía correos electrónicos. (Aunque tampoco hay que exagerar. Llenar tu firma de enlaces e información es simplemente spam y autopromoción).

¿Qué debería ir en tu firma? Gran parte de esto dependerá de las preferencias personales, de la marca y la cultura de su organización, e incluso del sector en el que se encuentre. Sin embargo, aquí hay algunas sugerencias para crear la suya propia:

Nombre y apellidos

Al igual que en la correspondencia por correo postal, hay que incluir siempre el nombre para que el destinatario del mensaje sepa de quién procede. Esto se manifiesta en la firma del correo electrónico, a menudo como la primera línea de texto.

Información de afiliación (como el cargo y el departamento)

Cerca de su nombre debe estar la información de su afiliación. Sus afiliaciones podrían incluir su título de trabajo, su empresa u organización, y/o incluso su departamento. Por supuesto, tu nombre debería ser un atractivo propio a medida que construyes una relación con el destinatario, pero proporcionar esta información proporciona más contexto sobre la conversación y tu papel en ella. Además, afiliarse a una organización más grande le da más credibilidad, especialmente si se trata de una organización reconocible. Esto le ayuda a captar la atención de sus lectores para que se tomen en serio su mensaje.

Información de contacto secundaria

La información de contacto secundaria también es importante, para que el destinatario sepa cómo puede ponerse en contacto con usted. La información secundaria puede incluir el teléfono, el fax o cualquier otro método de comunicación que desee destacar. En situaciones en las que no quieras soltar tu línea directa, podrías aprovechar esta oportunidad para promocionar tu sitio web personal, una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación sin inundarte de contactos si no quieres.

Iconos del perfil social

Tu presencia en las redes sociales es una parte importante de tu marca personal porque te ayuda a ganar seguidores en tu espacio y muestra a la gente lo que te importa. Se puede saber mucho de una persona por lo que publica y por cómo se retrata.

Por eso es una gran idea incluir enlaces a tus páginas de redes sociales en tu firma de correo electrónico. No sólo refuerza tu marca personal, sino que también ayuda a la gente a encontrar nuevas formas de ponerse en contacto contigo y seguirte.

¿Y aún mejor? Puede ayudar a dirigir el tráfico a tu contenido en línea si estás publicando enlaces a ese contenido en las redes sociales. Así que si incluyes iconos sociales en tu firma, asegúrate de mantener tus perfiles sociales actualizados y llenos de contenido interesante y relevante. (En otras palabras, si no has tuiteado en seis meses, puede que quieras dejar Twitter fuera.)

¿Por qué usar iconos de redes sociales en lugar de simples enlaces de texto? Porque los iconos son más fácilmente reconocibles para la gente que hojea tu firma, y destacan sobre el resto del texto. Según una investigación de NeoMam Studios, los elementos visuales mostrados en color aumentan la disposición de una persona a leer el resto del contenido en un 80%. Es una gran ventaja. Además, los iconos ahorran mucho espacio en un lugar en el que puede haber mucha información.

Incluso si tienes presencia en muchas redes sociales, intenta limitar el número de iconos a cinco o seis. Céntrate en las cuentas más importantes para el crecimiento de tu negocio o la construcción de tu marca personal.

Si incluyes muchos iconos de redes sociales, al menos intenta reducir el resto del contenido si es posible para que tu diseño no esté demasiado cargado. Echa un vistazo al siguiente ejemplo, realizado con el generador de firmas de correo electrónico de HubSpot.

Llamada a la acción

Una de las cosas más inteligentes que puedes hacer en tu firma de correo electrónico es incluir una llamada a la acción. Las mejores llamadas a la acción de la firma de correo electrónico son sencillas, actualizadas, no insinuantes y acordes con el estilo de tu correo electrónico, lo que hace que parezcan más un post script y menos un argumento de venta. Elige un CTA que se alinee con uno de tus objetivos de negocio actuales, y actualízalo cuando esos objetivos cambien.

Ejemplo

Aquí tienes un gran ejemplo de la antigua Social Media Manager de HubSpot, Chelsea Hunersen. Ella cambia su CTA de texto dependiendo de sus objetivos actuales de medios sociales. Hace unos meses, lo utilizó para llevar a la gente a la cuenta de Twitter de HubSpot.

Una vez que creó un canal único de Slack para los profesionales del marketing entrante, cambió el CTA de su firma de correo electrónico para dirigir a la gente allí, en su lugar.

Los enlaces a los vídeos pueden ser especialmente notables porque en algunos clientes de correo electrónico como Gmail, la miniatura de un vídeo se mostrará debajo de su firma. Aquí tienes un ejemplo de nuestra propia Emily MacIntyre:

Los enlaces de reserva

Si te encuentras enviando correos electrónicos a colegas y clientes que quieren reservar reuniones contigo, facilítales la tarea incluyendo un enlace para reservar tu calendario justo en tu firma de correo electrónico. Aquí hay un ejemplo de nuestro propio Bryan Lowry, a continuación.

Ejemplo

Hay muchas herramientas por ahí que ayudarán a la gente a reservar citas. Bryan del ejemplo anterior utiliza el enlace de reserva personalizado compartible de HubSpot. Si eres cliente de HubSpot Sales, puedes compartir tu enlace de reunión personalizado con cualquier persona con la que quieras reservar una reunión y dejarle elegir entre tus horarios disponibles. Si quieres, puedes hacer que el CRM de HubSpot cree automáticamente un nuevo registro de contacto para cualquier persona que reserve una reunión si aún no existe uno.

Si no eres cliente de HubSpot, una gran herramienta de reuniones es Calendly, que es gratuita para Basic y te permite integrar tu calendario de Google u Office 365. Si buscas una alternativa a Calendly, YouCanBook.me es otra herramienta de reservas que sale por 7 dólares por calendario al mes.

Descargo de responsabilidad del sector o requisitos legales

Algunos sectores como el legal, el financiero y el de los seguros tienen directrices específicas sobre el uso y la etiqueta del correo electrónico para proteger la transmisión de información privada. Por esta razón, es posible que quieras investigar qué regulaciones tiene tu industria e incluir un descargo de responsabilidad en tu firma sobre las transmisiones de correo electrónico. Mail-Signatures ofrece varios ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico, entre los que se incluye éste:

«El contenido de este correo electrónico es confidencial y está destinado únicamente al destinatario especificado en el mensaje. Está estrictamente prohibido compartir cualquier parte de este mensaje con terceros, sin un consentimiento por escrito del remitente. Si ha recibido este mensaje por error, por favor, responda a este mensaje y siga con su eliminación, para que podamos asegurarnos de que dicho error no se produzca en el futuro.»

Foto o Logotipo

Una imagen es una gran opción para animar su firma de correo electrónico. Si quieres darle un toque personal para que los destinatarios que no conoces puedan asociar tu nombre con tu cara, considera usar una foto profesional en tu firma. Alternativamente, puedes utilizar el logotipo de la empresa para añadir más conciencia de marca al correo electrónico.

Pronombres

Aunque no es tan común en las firmas de correo electrónico y ciertamente no es obligatorio, añadir tus pronombres preferidos a tu firma es útil, especialmente cuando envías correos electrónicos a personas que nunca has conocido. También elimina la ambigüedad si tienes un nombre que se percibe como de género neutro.

Ahora que conoces los elementos que debes incluir, ¿qué aspecto tiene una gran firma de correo electrónico? Aquí hay algunos consejos para crear firmas que sean útiles y profesionales, incluyendo algunos grandes ejemplos. También puedes utilizar el generador de firmas de correo electrónico gratuito de HubSpot para crear tu propia plantilla de firma de correo electrónico profesional y añadirla fácilmente a tu cliente de correo electrónico.

Enfatice su nombre, afiliación e información de contacto secundaria.

Como puede adivinar, su nombre va primero. Sin embargo, a continuación de su nombre debe figurar su afiliación y dónde pueden contactar con usted.

Su afiliación puede ser su puesto de trabajo, su empresa, su escuela o una organización similar que considere importante para sus destinatarios. Su nombre debería ser eventualmente su propio atractivo, por supuesto, pero el uso de una marca más popular -e incluso su logotipo- garantiza que usted atraiga la atención de sus lectores y que éstos tomen su mensaje en serio.

La información de contacto secundaria también es importante. Es posible que no quiera endosar su número de teléfono personal, pero podría aprovechar esta oportunidad para promocionar su sitio web personal, una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación sin inundarse con un alcance que no desea.

Ejemplo

Aquí tiene un ejemplo de firma de correo electrónico que acierta en las tres cosas descritas anteriormente de forma excelente. El nombre y el apellido de Kevin van acompañados de su afiliación a la Universidad de Connecticut. También promociona su sitio web personal para que sus destinatarios tengan otra salida para ver su trabajo y ponerse en contacto con él para obtener más información.

¿Quieres crear una firma como la siguiente? Utiliza el generador de firmas de correo electrónico de HubSpot.

Mantén los colores simples y consistentes.

La marca es más efectiva cuando es consistente – y eso incluye tu firma de correo electrónico. Añadir color a su firma de correo electrónico es un toque agradable que le ayudará a destacarse del resto de su correo electrónico. Pero si decides utilizar colores, asegúrate de limitarte a uno o dos, además del texto oscuro.

Ejemplo

Utiliza sutiles reflejos que coincidan con tu logotipo o marca, como hace Brittany Hodak en su firma de correo electrónico, a continuación. Fíjate en que los iconos de sus redes sociales tienen el mismo tono azul que el logotipo de ZinePak.

Usa la jerarquía de diseño.

El buen diseño consiste en presentar tu información de una manera fácilmente digerible. Dado que su firma de correo electrónico es probablemente más una lista de información que una historia convincente, querrá utilizar la jerarquía para dirigir los ojos de los lectores a lo que deben leer primero.

Ejemplo

Escala su nombre a una fuente más grande para que atraiga la mayor atención, como lo haría en un currículum. A continuación, escoge la información para ponerla en negrita y colorearla en función de su importancia, de modo que puedas guiar los ojos de la gente de forma lógica a través del diseño, como en el ejemplo siguiente.

Image Credit: Envato

Haz que los enlaces sean rastreables.

Así que pones unos cuantos enlaces en tu firma de correo electrónico, incluyendo tu CTA y tus iconos de redes sociales. Pero, ¿hay alguien que realmente haga clic en ellos?

Para saber si los enlaces de tu firma están realmente atrayendo clics y teniendo un impacto, querrás hacer que esos enlaces sean rastreables – al igual que lo harías con cualquier otro enlace en tus correos electrónicos.

Sigue estas instrucciones para hacer fácilmente un enlace de seguimiento que te ayude a atribuir el tráfico a tu sitio web a tu firma de correo electrónico. De vez en cuando, puede cambiar el formato de su firma o la redacción dentro de su firma para ver lo que conduce a la mayoría de los clics.

Utilizar separadores de espacio.

Aunque nunca quiere atascar su firma de correo electrónico para demasiada información, hay maneras de encajar una gran cantidad de texto en un área compacta como esta sin comprometer el diseño.

Esto es útil para dividir diferentes tipos de información, como su nombre e información de contacto, su logotipo, cualquier llamada a la acción que tenga, o incluso un descargo de responsabilidad.

Ejemplo

Usar separadores de espacio dentro de su diseño, como en el ejemplo de abajo, es una gran manera de hacer esto. También puede utilizar separadores de glifos, que es el símbolo de barra vertical (es decir, |.)

Image Credit:Venngage

Incluya un prefijo internacional en su número de contacto.

Si trabaja con personas de todo el mundo, no olvide el prefijo del código de su país cuando indique su número de teléfono de contacto. Mucha gente lo pasa por alto si no está acostumbrada a marcar prefijos internacionales, pero es muy útil para tus colegas y clientes internacionales tenerlo ahí. Aquí tienes una lista de códigos de país por si no conoces el tuyo.

Ejemplo

Aquí tienes un ejemplo de Kit Smith, ex de Brandwatch, una empresa que tiene oficinas tanto en Estados Unidos como en Europa y trabaja con clientes internacionales. Tener el código de país de Estados Unidos en el suyo ayuda a facilitar que la gente de otros países se ponga en contacto con él por teléfono.

Haz que tu diseño sea apto para móviles.

Según Litmus, el iMobile de Apple representó el 46% de todas las aperturas de correos electrónicos en junio de 2018. No solo eso, sino que los usuarios móviles revisan su correo electrónico tres veces más a menudo que los usuarios no móviles.

Cuantas más personas lean el correo electrónico en dispositivos móviles, más querrás tener en cuenta a los usuarios móviles cuando escribas correos electrónicos, incluida tu firma de correo electrónico.

Una forma importante de hacer que tu firma de correo electrónico sea amigable con los móviles es hacer que el diseño de tu firma sea fácil de leer y se pueda hacer clic para los usuarios móviles. Aquí es donde la escala se vuelve realmente importante. Asegúrate de que el texto sea lo suficientemente grande para que se pueda leer en pantallas de móviles pequeñas, y que tus enlaces y botones sean lo suficientemente grandes -y estén lo suficientemente espaciados- para que la gente pueda pulsarlos con sus dedos.

Ejemplo

Mira el ejemplo de abajo, y fíjate en la cantidad de espacio que hay entre los diferentes elementos en los que se puede hacer clic, como los iconos de las redes sociales. Estos son ideales para pulsar con el dedo en una pantalla móvil para que los usuarios no toquen accidentalmente el icono de Facebook cuando querían ir a Twitter.

Image Credit: Canva

Por último, como con cualquier parte de un correo electrónico, asegúrate de que tu firma se ve tan bien como crees probándola con varios clientes de correo electrónico. Microsoft Outlook no reconoce las imágenes de fondo, por ejemplo, así que evita usarlas. Otros clientes de correo electrónico no cargan las imágenes por defecto en absoluto.

Armado con estas mejores prácticas de firma de correo electrónico, puede crear su propia firma que se alinea con su marca y aporta a sus correos electrónicos un toque extra de profesionalidad.