I forlængelse af San Francisco vil Californien snart udvide de fleste arbejdsgiveres forpligtelse til at sørge for pausetid og et sted, hvor man kan udtrække modermælk, betydeligt. Den nye lov, der netop er trådt i kraft af guvernør Newsom den 10. oktober 2019, træder i kraft den 1. januar 2020. Hvad skal arbejdsgivere i Californien vide om deres nye forpligtelser?
Føderale, statslige og lokale myndigheder involverer sig
Som vi diskuterede sidste år, har et af de mere populære offentlige politiske spørgsmål på det seneste været en arbejdsgivers forpligtelse til at imødekomme ansatte, der ammer eller udtrykker modermælk. Den føderale regering, stater og lokale jurisdiktioner har været stadig mere aktive på denne front i de seneste år.
På føderalt plan fastsætter Fair Labor Standards Act (FLSA), at en ammende mor i op til et år efter et barns fødsel skal have en “rimelig pause” for at udtrykke mælk “hver gang en sådan ansat har behov for at udtrykke mælk”. Disse pauser kan være ulønnede. Du skal også sørge for et privat sted til mælkeudtagning, bortset fra et badeværelse, som er afskærmet for indblik og fri for indtrængen. Endvidere vedtog Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) i 2015 officielt den holdning, at amning er beskyttet af Pregnancy Discrimination Act (PDA). Hvis der ikke gives tid til at udtrække brystmælk, kan det derfor ikke kun resultere i overtrædelser af FLSA, men også i en retssag om forskelsbehandling i henhold til PDA.
I mellemtiden har Californien siden 2002 haft en generel lov om “ammeindretning”, som kræver, at arbejdsgiverne sørger for rimelig pausetid og et sted, hvor medarbejderne kan udtrække brystmælk.
Flere lokale jurisdiktioner har taget tingene et skridt videre og vedtaget deres egne politikker på arbejdspladsen på dette område. For eksempel underskrev San Franciscos afdøde borgmester Lee i 2017 en bekendtgørelse om amning på arbejdspladsen (Lactation in the Workplace Ordinance). Denne bekendtgørelse trådte i kraft den 1. januar 2018 og kræver, at virksomheder skal give de ansatte pauser og et udpeget sted til amning. Derudover skal arbejdsgivere i San Francisco også gennemføre politikker, der informerer medarbejderne om deres ret til en tilpasning i forbindelse med amning. Forordningen kræver også, at nybyggede eller renoverede bygninger, der er udpeget til visse formål, skal indeholde amningsrum, og ændrer San Franciscos bygningslovgivning for at specificere de tekniske specifikationer for amningsrum.
Nu har Californien taget tingene et betydeligt skridt videre og sluttet sig til San Francisco ved at vedtage en detaljeret liste over krav, som arbejdsgivere skal overvåge, når det drejer sig om tilpasninger til amning. Guvernør Brown havde nedlagt veto mod en meget lignende lovgivning så sent som sidste år. Men ved at underskrive lovforslag 142 fra senatet (som blev fremsat af senator Scott Weiner) har guvernør Newsom sikret, at flere væsentlige ændringer af den eksisterende statslovgivning snart vil træde i kraft. Her er et resumé af de forestående krav.
Pausetid “hver gang” er nødvendig
Den nuværende lov fastsætter, at en arbejdsgiver skal give en rimelig mængde pausetid for at give de ansatte mulighed for at udtrække modermælk. Pausen skal så vidt muligt løbe samtidig med den pausetid, som den ansatte allerede har fået tildelt. En sådan pausetid, der ikke løber samtidig med den tilladte hviletid i henhold til gældende lov, er ulønnet.
SB 142 præciserer, at pausen skal gives “hver gang den pågældende medarbejder har behov for at udtrække mælk”.
Væsentlig udvidelse af kravene til amningsrum
I henhold til gældende lov skal arbejdsgiverne gøre en rimelig indsats for at give medarbejderne mulighed for at benytte et rum eller et sted, bortset fra et badeværelse, i umiddelbar nærhed af medarbejderens arbejdsområde, så medarbejderen kan udtrække brystmælk i enrum. SB 142 indfører imidlertid nogle væsentlige nye krav i forbindelse med amningsrum.
Først gentager den nye lov, at et amningsrum ikke må være et badeværelse og skal være i umiddelbar nærhed af medarbejderens arbejdsområde. Der tilføjes et krav om, at rummet skal være afskærmet for indblik og fri for indtrængen, mens den ansatte ammer.
For det andet fastsætter den nye lov, at et ammerum skal:
- Være sikkert, rent og fri for farlige materialer, som defineret;
- Indeholde en overflade til at placere en brystpumpe og personlige genstande;
- Indeholde et sted at sidde; og
- Have adgang til elektricitet eller alternative anordninger, herunder, men ikke begrænset til, forlængerledninger eller opladningsstationer, der er nødvendige for at betjene en elektrisk eller batteridrevet brystpumpe.
For det tredje fastsætter SB 142, at en arbejdsgiver skal give adgang til en håndvask med rindende vand og et køleskab, der er egnet til opbevaring af mælk (eller en anden køleanordning) i umiddelbar nærhed af den ansattes arbejdsplads.
For det fjerde fastsætter den nye lov, at hvis et rum til flere formål anvendes til amning blandt andre anvendelser, skal anvendelsen af rummet til amning have forrang for de andre anvendelser, men kun i den tid, det anvendes til amning.
Udtagelser og tilpasninger
SB 142 indeholder en række tilpasninger for visse arbejdsgivere.
For det første kan en arbejdsgiver i en bygning med flere lejere eller et arbejdssted med flere arbejdsgivere overholde loven ved at stille et rum til rådighed, der deles af flere arbejdsgivere i bygningen eller på arbejdsstedet, hvis arbejdsgiveren ikke kan stille et sted til rådighed til amning i arbejdsgiverens eget arbejdsområde.
For det andet skal arbejdsgivere eller hovedentreprenører, der koordinerer et arbejdssted med flere arbejdsgivere, enten stille ammefaciliteter til rådighed eller stille et sikkert sted til rådighed for underleverandørarbejdsgivere, så de kan stille ammefaciliteter til rådighed på arbejdsstedet inden for to arbejdsdage efter skriftlig anmodning fra en underleverandørarbejdsgiver med en ansat, der anmoder om en facilitet.
For det tredje kan en arbejdsgiver overholde lovens krav ved at udpege et ammefacilitet, der er midlertidigt på grund af driftsmæssige, økonomiske eller pladsmæssige begrænsninger. Disse midlertidige rum må ikke være et badeværelse og skal ligge i umiddelbar nærhed af medarbejderens arbejdsområde, være afskærmet for udsyn, være fri for indtrængen, mens medarbejderen afgiver mælk, og på anden måde opfylde lovens krav
Endeligt kan en arbejdsgiver med færre end 50 ansatte etablere en undtagelse fra ethvert af kravene til amningsrum, hvis den kan påvise, at det ville medføre en uforholdsmæssig stor byrde, når det tages i betragtning i forhold til størrelsen, de økonomiske ressourcer, arten eller strukturen af arbejdsgiverens virksomhed.
Højere indsats for manglende overholdelse
I henhold til den nuværende Labour Code Section 226.7 skal en arbejdsgiver, der undlader at give et måltid eller en hvile- eller restitutionsperiode som krævet i henhold til loven, betale medarbejderen en ekstra timeløn til medarbejderens normale lønsats for hver arbejdsdag, hvor pausen ikke er givet.
SB 142 hæver indsatsen for undladelse af at give plads til amning ved at specificere, at nægtelse af rimelig pausetid eller passende plads til at udtrække modermælk skal betragtes som en overtrædelse af afsnit 226.7. Påståede overtrædelser af måltids- og hvileperioder er et yndet mål for PAGA-sager, så det forventes, at arbejdsgiverne også vil begynde at se PAGA-sager om spørgsmål vedrørende ammeindretning.
Dertil kommer, at arbejdsdirektøren kan pålægge en civil bøde på 100 USD for hver dag, hvor den ansatte nægtes pausetid eller tilstrækkelig plads til at udtrykke mælk. SB 142 gør det desuden ulovligt for en arbejdsgiver at diskriminere eller udøve repressalier mod en ansat for at udøve sine rettigheder i henhold til loven om ammeindretning.
Mandated Employer Lactation Policy
SB 142 kræver også, at arbejdsgivere udarbejder og gennemfører en politik vedrørende tilpasninger i forbindelse med amning, der omfatter:
- En erklæring om en medarbejders ret til at anmode om ammeindretning;
- Den proces, hvormed medarbejderen fremsætter anmodningen;
- En arbejdsgivers forpligtelse til at reagere på anmodningen; og
- En erklæring om en medarbejders ret til at indgive en klage til arbejdstilsynet for enhver overtrædelse af loven.
SB 142 præciserer, at arbejdsgiveren skal medtage ammepolitikken i en medarbejderhåndbog eller et sæt politikker, som arbejdsgiveren stiller til rådighed for medarbejderne, og udlevere politikken til nye medarbejdere ved ansættelsen og når en medarbejder henvender sig om eller anmoder om forældreorlov. Hvis arbejdsgiveren ikke kan tilbyde pausetid eller et sted, der er i overensstemmelse med politikken, skal arbejdsgiveren desuden give et skriftligt svar til den ansatte.
Næste skridt
SB 142 træder i kraft den 1. januar 2020. Inden denne dato bør du omhyggeligt gennemgå dine procedurer for at yde ammeindretning i overensstemmelse med kravene i den nye lov. I bør især udvikle og implementere en politik for amning, som skal indgå i medarbejderhåndbøger eller andre politikker, og fastlægge en metode til distribution til nyansatte og medarbejdere, der spørger om forældreorlov. For nogle arbejdsgivere kan denne nye lov kræve, at der foretages fysiske ændringer på arbejdspladsen for at overholde de nye krav. For yderligere oplysninger om denne nye lov bedes du kontakte din Fisher Phillips-advokat eller en af advokaterne på et af vores fem kontorer i Californien.