In navolging van San Francisco zal Californië binnenkort de verplichting van de meeste werkgevers om te voorzien in pauzetijd en een locatie om moedermelk af te kolven, aanzienlijk uitbreiden. De nieuwe wet, die net op 10 oktober 2019 door gouverneur Newsom in werking is getreden, zal op 1 januari 2020 van kracht worden. Wat moeten Californische werkgevers weten over hun nieuwe verplichtingen?
Federale, staats- en lokale overheden raken betrokken
Zoals we vorig jaar bespraken, is een van de populairdere openbare beleidskwesties van de laatste tijd de verplichting van een werkgever om werknemers tegemoet te komen die borstvoeding geven of moedermelk afkolven. De federale overheid, staten en lokale jurisdicties zijn de laatste jaren steeds actiever geweest op dit front.
Op federaal niveau bepaalt de Fair Labor Standards Act (FLSA) dat een borstvoedende moeder tot een jaar na de geboorte van een kind een “redelijke pauze” moet krijgen om melk af te kolven “elke keer dat een dergelijke werknemer de behoefte heeft om de melk af te kolven.” Deze pauzes mogen onbetaald zijn. U moet ook zorgen voor een privéplek voor het afkolven van de melk, anders dan een badkamer, die is afgeschermd van het zicht en vrij is van indringers. Verder heeft de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) in 2015 officieel het standpunt ingenomen dat borstvoeding wordt beschermd door de Pregnancy Discrimination Act (PDA). Dienovereenkomstig zou het niet toestaan van tijd om moedermelk af te kolven niet alleen kunnen leiden tot FLSA-overtredingen, maar ook tot een rechtszaak wegens discriminatie op grond van de PDA.
Ondertussen heeft Californië sinds 2002 een algemene “lactatieaccommodatie”-wet in de boeken, die werkgevers verplicht om redelijke pauzetijd en een locatie voor werknemers te bieden om moedermelk af te kolven.
Verscheidene lokale jurisdicties zijn een stap verder gegaan en hebben hun eigen werkplekbeleid op dit gebied aangenomen. Zo heeft wijlen burgemeester Lee van San Francisco in 2017 de Lactation in the Workplace Ordinance ondertekend. Die verordening is op 1 januari 2018 in werking getreden en verplicht bedrijven om werknemers pauzes en een aangewezen plek voor lactatie te bieden. Daarnaast moeten werkgevers in San Francisco ook beleid implementeren dat werknemers op de hoogte stelt van hun recht op een accommodatie voor lactatie. De verordening vereist ook dat nieuw gebouwde of gerenoveerde gebouwen die zijn aangewezen voor bepaalde toepassingen, lactatieruimten bevatten, en wijzigt de bouwcode van San Francisco om technische specificaties van lactatieruimten te specificeren.
Nu, Californië heeft de dingen een belangrijke stap verder genomen en zich aangesloten bij San Francisco door een gedetailleerde lijst van vereisten vast te stellen waarop werkgevers moeten toezien als het gaat om lactatie-accommodatie. Gouverneur Brown had vorig jaar nog zijn veto uitgesproken over vergelijkbare wetgeving. Maar door de ondertekening van Senate Bill 142 (ingediend door senator Scott Weiner), heeft gouverneur Newsom ervoor gezorgd dat een aantal belangrijke wijzigingen in de bestaande staatswet spoedig van kracht zullen worden. Hier is een samenvatting van de op handen zijnde vereisten.
Break Time “Each Time” Needed
De huidige wet bepaalt dat een werkgever een redelijke hoeveelheid pauzetijd moet bieden om werknemers in staat te stellen moedermelk af te kolven. De pauzetijd moet, indien mogelijk, samenvallen met de pauzetijd die reeds aan de werknemer is toegekend. Dergelijke pauzetijd die niet samenvalt met toegestane rusttijd onder de bestaande wetgeving is onbetaald.
SB 142 specificeert dat de pauzetijd moet worden verstrekt “elke keer dat de werknemer de behoefte heeft om melk af te kolven.”
Significante uitbreiding van Lactation Room Requirements
Onder de huidige staatswet zijn werkgevers verplicht om redelijke inspanningen te leveren om werknemers te voorzien van het gebruik van een kamer of locatie anders dan een badkamer in de nabijheid van de werkplek van de werknemer, voor de werknemer om moedermelk af te kolven in privé. SB 142 bevat echter een aantal belangrijke nieuwe eisen met betrekking tot lactatieruimten.
Ten eerste herhaalt de nieuwe wet dat een lactatieruimte geen badkamer mag zijn en zich in de nabijheid van de werkplek van de werknemer moet bevinden. Het voegt de eis toe dat de kamer moet worden afgeschermd van het zicht en vrij van indringing terwijl de werknemer lactatie geeft.
Ten tweede bepaalt de nieuwe wet dat een lactatieruimte moet:
- Veilig, schoon en vrij van gevaarlijke materialen zijn, zoals gedefinieerd;
- Een oppervlak bevatten om een borstkolf en persoonlijke items te plaatsen;
- Een plaats bevatten om te zitten; en
- Toegang hebben tot elektriciteit of alternatieve apparaten, inclusief, maar niet beperkt tot, verlengsnoeren of oplaadstations die nodig zijn om een elektrische of batterij-aangedreven borstkolf te bedienen.
Derde, SB 142 bepaalt dat een werkgever toegang moet verschaffen tot een gootsteen met stromend water en een koelkast die geschikt is voor het bewaren van melk (of een ander koelapparaat) in de nabijheid van de werkplek van de werknemer.
Vierde, de nieuwe wet bepaalt dat, wanneer een multifunctionele ruimte wordt gebruikt voor lactatie naast ander gebruik, het gebruik van de ruimte voor lactatie voorrang heeft op het andere gebruik, maar alleen voor de tijd dat het wordt gebruikt voor lactatiedoeleinden.
Uitzonderingen en aanpassingen
SB 142 maakt een aantal aanpassingen voor bepaalde werkgevers.
Ten eerste kan een werkgever in een gebouw met meerdere huurders of een werkplek met meerdere werkgevers aan de wet voldoen door een ruimte te bieden die wordt gedeeld door meerdere werkgevers binnen het gebouw of de werkplek, als de werkgever geen lactatieplaats binnen de eigen werkruimte van de werkgever kan bieden.
Ten tweede moeten werkgevers of algemene aannemers die een bouwplaats met meerdere werkgevers coördineren, op schriftelijk verzoek van een werkgever van een onderaannemer met een werknemer die om een lactatiekundige accommodatie verzoekt, binnen twee werkdagen lactatiekundige accommodatie verschaffen of een veilige en beveiligde locatie verschaffen voor werkgevers van onderaannemers om lactatiekundige accommodatie op de bouwplaats te verschaffen.
Ten derde kan een werkgever aan de vereisten van de wet voldoen door een lactatiekundige locatie aan te wijzen die tijdelijk is als gevolg van operationele, financiële of ruimtelijke beperkingen. Deze tijdelijke ruimten mogen geen badkamer zijn en moeten zich in de nabijheid van de werkplek van de werknemer bevinden, afgeschermd zijn van het zicht, vrij zijn van indringing terwijl de werknemer melk aan het afkolven is, en anderszins voldoen aan de vereisten van de wet
Ten slotte kan een werkgever met minder dan 50 werknemers een vrijstelling van een van de vereisten voor lactatieruimten vaststellen als hij kan aantonen dat dit een onbehoorlijke situatie zou opleveren wanneer deze wordt beschouwd in relatie tot de omvang, financiële middelen, aard of structuur van het bedrijf van de werkgever.
Het verhogen van de inzet voor niet-naleving
Op grond van de bestaande Labor Code Section 226.7, is een werkgever die nalaat een maaltijd of rust- of herstelperiode te verstrekken zoals wettelijk vereist, verplicht om de werknemer een extra uur loon te betalen tegen het reguliere loon van de werknemer voor elke werkdag dat de pauze niet wordt verstrekt.
SB 142 verhoogt de inzet voor het niet verstrekken van lactatie-accommodatie door te specificeren dat het ontzeggen van redelijke pauzetijd of adequate ruimte om moedermelk af te kolven zal worden beschouwd als een schending van Sectie 226.7. Vermeende schendingen van maaltijd- en rusttijden zijn een favoriet doelwit van PAGA-rechtszaken, dus het is te verwachten dat werkgevers ook PAGA-rechtszaken zullen beginnen te zien over kwesties van lactatie-accommodatie.
Bovendien kan de Labor Commissioner een civielrechtelijke boete opleggen van $ 100 voor elke dag dat de werknemer geen pauze krijgt of onvoldoende ruimte om melk af te kolven. Bovendien maakt SB 142 het onwettig voor een werkgever om te discrimineren of represailles te nemen tegen een werknemer voor het uitoefenen van hun rechten op grond van de wet op de lactatie-accommodatie.
Mandated Employer Lactation Policy
SB 142 vereist ook dat werkgevers een beleid inzake lactatie-accommodatie ontwikkelen en uitvoeren dat omvat:
- Een verklaring over het recht van een werknemer om lactatie-accommodatie aan te vragen;
- Het proces waarmee de werknemer het verzoek indient;
- Een verplichting van de werkgever om op het verzoek te reageren;en
- Een verklaring over het recht van een werknemer om een klacht in te dienen bij de Labor Commissioner voor een overtreding van de wet.
SB 142 specificeert dat de werkgever het lactatiebeleid moet opnemen in een werknemershandboek of een reeks beleidsregels die de werkgever aan werknemers ter beschikking stelt, en het beleid moet verspreiden onder nieuwe werknemers bij indiensttreding en wanneer een werknemer een vraag stelt over of verzoekt om ouderschapsverlof. Bovendien, als de werkgever geen pauzetijd of een locatie kan bieden die voldoet aan het beleid, is de werkgever verplicht om een schriftelijk antwoord aan de werknemer te geven.
Next Steps
SB 142 treedt in werking op 1 januari 2020. Vóór die datum moet u uw procedures voor het verstrekken van lactatie-accommodatie zorgvuldig herzien in overeenstemming met de vereisten van de nieuwe wet. In het bijzonder moet u een lactatiebeleid ontwikkelen en implementeren voor opname in werknemershandboeken of ander beleid, en een methode vaststellen voor verspreiding onder nieuwe werknemers en werknemers die vragen stellen over ouderschapsverlof. Voor sommige werkgevers kan deze nieuwe wet betekenen dat er fysieke veranderingen op de werkplek moeten worden aangebracht om aan de nieuwe eisen te voldoen. Voor meer informatie over deze nieuwe wet kunt u contact opnemen met uw Fisher Phillips-advocaat, of met een van de advocaten in een van onze vijf Californische kantoren.