Med San Francisco som förebild kommer Kalifornien snart att utvidga skyldigheten för de flesta arbetsgivare att tillhandahålla rasttid och en plats för att ta ut bröstmjölk. Den nya lagen, som just undertecknades av guvernör Newsom den 10 oktober 2019, kommer att träda i kraft den 1 januari 2020. Vad behöver arbetsgivare i Kalifornien veta om sina nya skyldigheter?
Federala, statliga och lokala myndigheter engagerar sig
Som vi diskuterade förra året har en av de mer populära offentliga policyfrågorna på senare tid varit arbetsgivarens skyldighet att ta hänsyn till anställda som ammar eller uttrycker bröstmjölk. Den federala regeringen, delstaterna och de lokala myndigheterna har varit alltmer aktiva på den här fronten under de senaste åren.
På federal nivå föreskriver Fair Labor Standards Act (FLSA) att en ammande mamma i upp till ett år efter ett barns födelse måste ges en ”rimlig rasttid” för att ta ut mjölk ”varje gång en sådan anställd har behov av att ta ut mjölk”. Dessa raster kan vara obetalda. Du måste också tillhandahålla en privat plats för att ta ut mjölk, förutom ett badrum, som är avskärmad från insyn och fri från intrång. Vidare antog Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) 2015 officiellt ståndpunkten att amning skyddas av Pregnancy Discrimination Act (PDA). Följaktligen kan underlåtenhet att ge tid för att uttrycka bröstmjölk resultera inte bara i FLSA-överträdelser, utan också i en diskrimineringsstämning enligt PDA.
I Kalifornien har det sedan 2002 funnits en allmän lag om ”anpassning vid amning” som kräver att arbetsgivarna tillhandahåller rimlig rasttid och en plats där de anställda kan ta ut bröstmjölk.
Flera lokala myndigheter har tagit saker och ting ett steg längre och antagit egna arbetsplatspolicyer på detta område. Till exempel undertecknade San Franciscos avlidne borgmästare Lee 2017 förordningen om amning på arbetsplatsen (Lactation in the Workplace Ordinance). Den förordningen trädde i kraft den 1 januari 2018 och kräver att företag ska erbjuda anställda pauser och en utsedd plats för amning. Dessutom måste arbetsgivare i San Francisco också införa policyer som informerar de anställda om deras rätt till anpassning för amning. Förordningen kräver också att nybyggda eller renoverade byggnader som är avsedda för vissa användningsområden ska innehålla amningsrum och ändrar San Franciscos byggregler för att specificera de tekniska specifikationerna för amningsrum.
Nu har Kalifornien tagit saker och ting ett betydande steg längre och anslutit sig till San Francisco genom att anta en detaljerad lista över krav som arbetsgivare måste övervaka när det gäller anpassningar för amning. Guvernör Brown lade in sitt veto mot en mycket liknande lagstiftning så sent som förra året. Men genom att underteckna senatens lagförslag 142 (som lades fram av senator Scott Weiner) har guvernör Newsom sett till att flera viktiga ändringar av den befintliga lagen i delstaten snart kommer att träda i kraft. Här är en sammanfattning av de kommande kraven.
Paustid ”varje gång” behövs
I den nuvarande lagen föreskrivs att en arbetsgivare måste tillhandahålla en rimlig mängd rasttid för att anställda ska kunna ta ut bröstmjölk. Rasttiden ska om möjligt löpa samtidigt med den rasttid som arbetstagaren redan har fått. Sådan rasttid som inte löper samtidigt med tillåten vilotid enligt gällande lag är obetald.
SB 142 specificerar att rasttiden ska tillhandahållas ”varje gång en sådan anställd har behov av att ta ut mjölk”.
Signifikant utvidgning av kraven på amningsrum
Enligt gällande lag i delstaten är arbetsgivare skyldiga att göra rimliga ansträngningar för att ge anställda möjlighet att använda ett rum eller en plats, förutom ett badrum, i omedelbar anslutning till den anställdes arbetsområde, för att den anställde ska kunna ta ut bröstmjölk i avskildhet. SB 142 innehåller dock några viktiga nya krav på amningsrum.
För det första upprepar den nya lagen att ett amningsrum inte får vara ett badrum och att det ska ligga i nära anslutning till den anställdes arbetsområde. Den lägger till kravet att rummet ska vara skyddat från insyn och fritt från intrång när arbetstagaren ammar.
För det andra föreskriver den nya lagen att ett amningsrum måste:
- vara säkert, rent och fritt från farliga material, enligt definitionen;
- inneha en yta för att placera en bröstpump och personliga föremål;
- inneha en plats att sitta på;
- ha tillgång till elektricitet eller alternativa anordningar, inklusive men inte begränsat till förlängningskablar eller laddningsstationer som behövs för att driva en elektrisk eller batteridriven bröstpump.
För det tredje föreskriver SB 142 att en arbetsgivare ska ge tillgång till ett handfat med rinnande vatten och ett kylskåp som lämpar sig för förvaring av mjölk (eller en annan kylanordning) i nära anslutning till den anställdes arbetsplats.
För det fjärde föreskriver den nya lagen att om ett rum med flera användningsområden används för amning bland andra användningsområden, ska användningen av rummet för amning ha företräde framför de andra användningsområdena, men endast under den tid som det används för amningsändamål.
Utantag och anpassningar
SB 142 gör ett antal anpassningar för vissa arbetsgivare.
För det första kan en arbetsgivare i en byggnad med flera hyresgäster eller på en arbetsplats med flera arbetsgivare uppfylla lagen genom att tillhandahålla ett utrymme som delas av flera arbetsgivare i byggnaden eller på arbetsplatsen, om arbetsgivaren inte kan tillhandahålla en amningslokal i arbetsgivarens eget arbetsrum.
För det andra ska arbetsgivare eller generalentreprenörer som samordnar en arbetsplats med flera arbetsgivare antingen tillhandahålla amningsutrymmen eller tillhandahålla en säker och trygg plats för underleverantörsarbetsgivare att tillhandahålla amningsutrymmen på arbetsplatsen, inom två arbetsdagar, på skriftlig begäran av en underleverantörsarbetsgivare som har en anställd som begär ett anpassningsutrymme.
För det tredje kan en arbetsgivare uppfylla lagens krav genom att utse en amningslokal som är tillfällig på grund av begränsningar i fråga om drift, ekonomi eller utrymme. Dessa tillfälliga utrymmen får inte vara ett badrum och ska ligga i nära anslutning till den anställdes arbetsområde, vara avskärmade från insyn, fria från intrång när den anställde tar ut mjölk och på annat sätt uppfylla lagens krav
För det sista kan en arbetsgivare med färre än 50 anställda fastställa ett undantag från något av kraven på amningsrum om arbetsgivaren kan visa att det skulle medföra en otillbörlig svårighet om man ser till storleken, de ekonomiska resurserna, arten eller strukturen hos arbetsgivarens verksamhet.
Högre insatser vid bristande efterlevnad
Enligt nuvarande avsnitt 226.7 i arbetsrättslagen måste en arbetsgivare som underlåter att tillhandahålla en måltids-, vilo- eller återhämtningsperiod i enlighet med lagens krav betala arbetstagaren en extra timmes lön till arbetstagarens ordinarie lönesats för varje arbetsdag som pausen inte tillhandahålls.
SB 142 höjer insatserna för underlåtenhet att tillhandahålla anpassningar för amning genom att specificera att förnekande av rimlig rasttid eller lämpligt utrymme för att uttrycka bröstmjölk ska anses vara en överträdelse av avsnitt 226.7. Påstådda överträdelser av måltids- och viloperioder är ett populärt mål för PAGA-stämningar, så man kan förvänta sig att arbetsgivarna också kommer att få se PAGA-stämningar om frågor som rör anpassning till amning.
Det är dessutom möjligt för arbetsmarknadsministern att utdöma ett civilrättsligt straff på 100 dollar för varje dag som arbetstagaren förvägras rasttid eller tillräckligt utrymme för att uttrycka mjölk. Dessutom gör SB 142 det olagligt för en arbetsgivare att diskriminera eller vidta repressalier mot en anställd som utövar sina rättigheter enligt lagen om anpassning vid amning.
Mandated Employer Lactation Policy
SB 142 kräver också att arbetsgivare utarbetar och tillämpar en policy om amningsanpassning som omfattar följande:
- Ett uttalande om en arbetstagares rätt att begära amningsanpassning;
- Processen genom vilken arbetstagaren gör sin begäran;
- Arbetsgivarens skyldighet att besvara begäran; och
- Ett uttalande om en arbetstagares rätt att lämna in ett klagomål till arbetsmarknadsministern för varje brott mot lagen.
SB 142 specificerar att arbetsgivaren ska inkludera laktationspolicyn i en handbok för anställda eller en uppsättning policyer som arbetsgivaren gör tillgängliga för de anställda, och dela ut policyn till nya anställda vid anställning och när en anställd gör en förfrågan om eller begär föräldraledighet. Om arbetsgivaren inte kan tillhandahålla rasttid eller en plats som är förenlig med policyn är arbetsgivaren dessutom skyldig att ge ett skriftligt svar till den anställde.
Nästa steg
SB 142 träder i kraft den 1 januari 2020. Före det datumet bör du noggrant se över dina rutiner för att tillhandahålla amningsanpassning i enlighet med kraven i den nya lagen. I synnerhet bör ni utarbeta och genomföra en policy för amning som ska ingå i personalhandböcker eller andra policyer och fastställa en metod för distribution till nyanställda och anställda som frågar om föräldraledighet. För vissa arbetsgivare kan den nya lagen kräva fysiska förändringar på arbetsplatsen för att uppfylla de nya kraven. För mer information om denna nya lag, vänligen kontakta din Fisher Phillips advokat, eller någon av advokaterna på något av våra fem kontor i Kalifornien.