Byggeudbud er den proces, hvorved en hovedentreprenør (og nogle gange en arkitekt) udvælges til at arbejde på et byggeprojekt. I nogle tilfælde er det eneste, der betyder noget i byggeudbudsprocessen, at præsentere den laveste pris for ejeren; i andre tilfælde er entreprenørens kvalifikationer lige så vigtige – hvis ikke vigtigere – end at have det laveste beløb i dollar. Hvis man ved, hvordan man byder på byggeopgaver, kan det gøre forskellen mellem succes og konkurs for en byggeentreprenør. Hvis en entreprenør ikke ved, hvordan han/hun skal byde på byggeopgaver, har han/hun ingen chance for at få overskud.
Skabelon til byggetilbud eller tilbudsark
En skabelon til byggetilbud eller tilbudsark er det krævede dokument, som byggefirmaer præsenterer deres formelle tilbud på i deres forsøg på at vinde et projekt. I den traditionelle metode til udvælgelse af en entreprenør ansættes et arkitektfirma af ejeren af ejendommen til at udvikle et design for bygningen eller projektet. Når dette design er færdigt og godkendt af bygherren, sender arkitekten derefter designet ud i udbud. Selv om arkitekten måske ønsker at kende flere oplysninger om en entreprenør end blot deres pris, er prisen den primære årsag til valget af de fleste primære entreprenører. I nogle tilfælde er tilbuddet det eneste, der præsenteres, og det laveste tilbud får projektet.
Typer af tilbudsforslag
To almindelige tilbudsmetoder til at afgive tilbud på kommercielle byggeopgaver er design-build-forslaget og forslaget med en byggeleder på risiko (Construction Manager at-risk (CM at-risk)). Design-build-metoden kombinerer arkitekten og entreprenøren som et samlet team, der ikke kun præsenterer en pris for at bygge projektet, men også omkostningerne ved det arkitektoniske design. Med andre ord indeholder tilbuddet en altomfattende pris for omkostningerne til design og konstruktion. Tilhængere af design-build-metoden mener, at denne metode er mere effektiv og fører til lavere omkostninger end ved en traditionel tilbudsstruktur.
I henhold til “construction manager at-risk”-metoden arbejder entreprenøren og arkitekten separat, men entreprenøren er involveret i processen fra begyndelsen og fungerer som kontaktperson for bygherren i kontakten med arkitekten. CM at-risk-tilbud er ikke blinde, hvilket betyder, at bygherren kan vælge den entreprenør, som han eller hun mener er bedst egnet til at håndtere projektet. Entreprenørens bud kommer i form af en garanteret maksimumspris, som angiver, at omkostningerne til prækonstruktionsydelser og selve byggeprocessen ikke vil overstige et bestemt beløb.
Online Construction Bid Systems
Internettet har ændret mange aspekter af byggebranchen betydeligt, herunder udbudsprocessen. Traditionelt skulle virksomheder, der afgav tilbud på et projekt, sende store mængder papirarbejde til en potentiel kunde til overvejelse. I dag kan byggetilbud oprettes og indsendes online, så tilbudsprocessen afsluttes med et enkelt klik med musen.
Der findes onlinedatabaser, der gør det muligt at se, downloade og udskrive konstruktionstegninger for at færdiggøre et tilbudsavis. For at få adgang til en database skal byggefirmaer registrere sig og udfylde alle ansøgningskrav. For et givent projekt deles alle de oplysninger, der er relevante for budgivningen, mellem alle deltagende entreprenører, og meddelelser om forfaldsdatoer og ændringer sendes via e-mail.
Onlineudbudsdatabasesystemer giver støtte til:
- Valg af passende indkøbs- og kontraktstrategier samt udpegning af en passende hovedansvarlig i kontrakterne
- Udarbejdelse af udbudsmateriale og kontrakter baseret på standardformularer
- Valg af entreprenører og konsulenter med dokumenterede resultater
- Effektiv forvaltning af kontrakter, herunder klausulkommentarer, eksempelbreve og tjeklister
- Opretholdelse af et effektivt resultatstyringssystem gennem overvågning og rapportering
- Løsning af kontraktmæssige krav og tvister
Brug af software til vurdering af byggeudbud
Software til vurdering af byggeudbud anvendes almindeligvis af hovedentreprenører til omkostningsvurdering og budgettering, når de udarbejder et tilbud på et nyt projekt. Denne software blev introduceret for over to årtier siden og har haft en stor indflydelse på branchen ved at gøre engang vanskelige aspekter af processen meget hurtigere og mere effektiv. Men den måske største fordel ved estimeringssoftware er den måde, hvorpå den automatiserer jobkalkulationen. Softwaren leveres typisk med en database med byggeomkostninger, der opdateres månedligt via abonnement. Bygherrerne kan også føre deres egen database til jobkalkulation, så softwaren mere præcist afspejler lokale omkostninger og prisudsving på markedet.
Det gør estimatorens arbejde lettere at have materiale- og lønomkostningerne ved hånden. Kalkulatorer kan også bruge softwaren til at definere et job med materialer og arbejdstimer. Softwaren tager denne definition og beregner jobomkostningerne ud fra en database over arbejds- og materialeomkostninger. Kalkulatoren skal blot vælge et job, som han eller hun har defineret i databasen, hvorefter softwaren klarer resten. Dette minimerer risikoen for, at en procedure eller et materiale ved et uheld udelades af ligningen.
En anden fordel ved estimeringssoftware er, at det giver bygherren mulighed for at se på de endelige jobomkostninger og sammenligne dem med det oprindelige bud. Tilbuddene kan derefter gennemgås for at se, hvordan de kan gøres mere præcise. Estimatøren kan beslutte at ændre definitionen af et bestemt job i softwaredatabasen og kræve mindre af et materiale eller færre arbejdstimer.
Byggeudbudssoftware er ikke alt for dyrt, og de fleste programmer ligger i et prisinterval på mellem 60 og 250 dollars, afhængigt af softwarens muligheder. De fleste byggeudbudsprogrammer er designet til at fungere i Microsofts Excel-program, mens andre er selvstændige programmer.