Erfolgreiche CAB-Sitzungen

Die Durchführung einer erfolgreichen Sitzung des Change Advisory Board (CAB) ist für alle Organisationen sehr wichtig. Sie stellt sicher, dass mehrere Interessengruppen die Möglichkeit haben, zu organisatorischen Entscheidungen für einen hervorragenden Service beizutragen. Es gibt einige wichtige Überlegungen, die vor, während und nach der Einberufung eines CAB beachtet werden sollten, um erfolgreich zu sein.

Erstens gibt es drei Arten von CABs, und jede hat einen bestimmten Zweck innerhalb des Änderungsmanagementprozesses. Der allgemeine Zweck aller CABs besteht darin, den Change Manager zu beraten. Der Change Manager oder die Change Authority, der/die den Vorsitz im CAB innehat, hat die endgültige Zustimmung zu den Änderungen mit Beratung durch das CAB.

Die drei CAB-Typen sind:

• Pre-approval CAB
• Emergency CAB
• Post-approval CAB

Alle CABs sind Teil des Änderungsmanagementprozesses, werden aber für unterschiedliche Aktivitäten einberufen. Der Änderungsmanager oder die Änderungsbehörde entscheidet, ob ein CAB erforderlich ist. Alle CABs sind fakultativ und die Änderungsbehörde kann die Änderungsentscheidung ohne Beratung treffen, aber die Beratung des CABs kann für den Änderungsmanager sehr wertvoll sein.

Die Aktivitäten des Änderungsmanagementprozesses sind:

1. Start/Beginn des Änderungsprozesses
2. Änderungsanfrage oder Änderungsvorschlag protokollieren – Änderungsdatensatz erstellen
3. Änderung kategorisieren
4. Änderung priorisieren
5. Änderung für das Release Management (Build und Test) freigeben
6. Änderung für die Bereitstellung (Installation, Schulung usw.) freigeben)
7. Prüfung nach der Implementierung
8. Schließen des Änderungsdatensatzes, um den Prozess zu stoppen

Wenn der Prozess oder andere wichtige Aktivitäten nicht eingehalten werden, kann dies zu Problemen bei Änderungen in Ihrem Unternehmen führen. Diese Herausforderungen werden manchmal z. B. dem CAB, der Technologie, der Governance und der Änderungsbehörde angelastet. Die Schuld kann gut platziert sein, aber das Aufzeichnen und Festhalten von Kennzahlen und kritischen Erfolgsfaktoren im Zusammenhang mit den Aktivitäten kann Ihnen helfen, die Einschränkungen in Ihrem Prozess zu finden.

Der Change Manager arbeitet auch als Manager für die kontinuierliche Serviceverbesserung (CSI). Er oder sie notiert alle Lektionen, die für die kontinuierliche Genehmigung des Veränderungsprozesses und die Wirksamkeit des CAB gelernt wurden, um sie in ein umfassendes Wissensmanagementsystem aufzunehmen. Change-Management-Praktiken tragen zum Erfolg des CAB bei, indem sie ein gründliches Verständnis von Menschen, Prozessen, Organisationsstruktur, Technologie, Governance und Kommunikation vermitteln.

CAB-Sitzungen vor der Genehmigung

Das CAB vor der Genehmigung trifft sich, bevor eine Änderung für das Release-Management genehmigt wird. Die Teilnehmer dieses CAB sollten die wichtigsten Perspektiven in Bezug auf die Änderung einbringen, darunter:

• Die Kundenperspektive ist sehr wichtig, und der Kunde (intern oder extern) oder ein Vertreter des Kunden, z. B. der Service Manager oder der Business Relationship Manager, liefert diese Perspektive. Ohne ein Verständnis der Kundenbedürfnisse oder -ergebnisse kann das auf der Veränderung basierende Projekt keinen Wert haben. Wenn das Projekt für den Kunden keinen Wert hat, dann ist es für die Organisation eine Verschwendung von Zeit, Mühe und Geld.
• Die technische Perspektive hilft dabei, festzustellen, ob Sie über die erforderlichen technischen Fähigkeiten verfügen, wozu Menschen, Kapazitäten und Infrastruktur gehören. Wenn die Änderung technische Fähigkeiten erfordert und Sie diese nicht haben, kann die Änderung nicht genehmigt werden, bevor nicht andere vorausgesetzte Änderungen abgeschlossen sind.
• Die finanzielle Perspektive liefert Informationen und Erkenntnisse über die Kosten einer Veränderung. Dazu gehören die erforderliche Finanzierung, die Kapitalrendite (ROI), die Gesamtbetriebskosten (TCO) und der Wert der Investition (VOI), die alle bekannt sein sollten, bevor man fortfährt. Ohne eine ausreichende Finanzierung und ein umfassendes Verständnis anderer finanzieller Kennziffern ist es praktisch unmöglich, eine Veränderung zu vollziehen.
• Die Unternehmensperspektive, die der Change Manager im Allgemeinen einnimmt, ist ebenso wichtig wie die Kundenperspektive. Schließlich muss das Unternehmen überleben und seine Märkte auf dem höchstmöglichen Niveau bedienen.

Ein CAB ist nicht verpflichtet, eine Änderung für die Einführung zu genehmigen, dafür ist in der Regel der Änderungsmanager zuständig. Der Change Manager entscheidet in Zusammenarbeit mit dem Release- und Deployment-Team und mit Unterstützung des Transition-Planning- und Support-Teams, falls vorhanden, wann die Änderung durchgeführt werden soll. Der nächste Schritt ist die Erstellung eines zukünftigen Zeitplans für die Änderung (FSC) oder eines Änderungskalenders und anderer Mitteilungen über die Einführung der Änderung, um die Beteiligten zu informieren.

Notfall-CAB-Sitzungen

Eine Notfall-CAB-Sitzung kann jederzeit anberaumt werden, wenn ein betrieblicher Notfall ausgerufen wird. Manchmal kann eine Notfallsitzung tagsüber abgehalten werden, um die Vorgehensweise bei einem fehlgeschlagenen operativen Problem zu bestimmen. Notfälle können auch mitten in der Nacht eintreten, wenn weniger Personen verfügbar sind und eine Notfall-KBS einberufen werden muss. Der Prozess der Notfall-KBS ist in der Regel in einer Notfallrichtlinie festgelegt, sollte aber dennoch als Teil des Änderungsmanagementprozesses betrachtet werden. Nach einem Notfall sollte der Change Manager eine Überprüfung nach der Implementierung durchführen, um sicherzustellen, dass das Management des Änderungsrisikos ordnungsgemäß erfolgt ist.

Treffen der CABs nach der Genehmigung

Die CABs nach der Genehmigung sollten sich treffen, nachdem die Änderung in die Produktion übergegangen ist oder um das Risiko einer vorab genehmigten oder vollständig durchgeführten Änderung zu bewerten. Einige Änderungen werden vorab genehmigt, weil die Organisation (Änderungsmanager) sie als Änderungen mit geringem Risiko eingestuft hat. Auch wenn die Änderung vorab genehmigt wurde, sollte sie dennoch überwacht werden, um festzustellen, ob sie mehr Verwaltung erfordert und den gesamten Änderungsprozess durchlaufen muss. Vorab genehmigte Änderungen sind schneller und agiler und gelten als weniger bürokratisch. Die CAB-Sitzung nach der Genehmigung sollte einberufen werden, um die Ergebnisse der vorab genehmigten Änderungen zu überprüfen, um das Risikoniveau zu beurteilen und zu entscheiden, ob die Änderung weiterhin vorab genehmigt werden sollte.

CABs nach der Genehmigung können am Tag der Inbetriebnahme sehr hilfreich sein, um bei kritischen Änderungen eine schnelle Entscheidungsfindung zu ermöglichen. In der Regel haben Unternehmen CAB-Mitglieder vor Ort oder auf Abruf, um bei kritischen Änderungen das organisatorische Risiko zu minimieren.

Zusammenfassung

Es ist wichtig, die Macht des CAB in Bezug auf den Änderungsmanagementprozess und seine Aktivitäten zu nutzen. Jede Änderungsmanagementaktivität dient einem wichtigen Zweck, um das Risiko- und Wissensmanagement in der Organisation zu unterstützen. CABs können auf strategischer/leitender, taktischer oder operativer Ebene in einer Organisation tätig sein. Unabhängig von der Ebene können die folgenden Richtlinien hilfreich sein, um erfolgreiche CAB-Sitzungen durchzuführen.

• Einführen und Befolgen des Veränderungsprozesses mit einem Verständnis für die verschiedenen Arten von CABs.
• Jedes CAB sollte einen eindeutigen Schwerpunkt oder Zweck haben. Die Richtlinien und die Genehmigungsstufe, wie z. B. operative, taktische und strategische Änderungen, sollten bekannt sein.
• Die Vielfalt eines CAB ist wichtig im Hinblick auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden und der Beteiligten. Verschiedene Stakeholder haben unterschiedliche Sichtweisen (z.B. CFO, CIO, Operations Manager, Service Owner, usw.) Gemeinsam repräsentieren die verschiedenen Stakeholder die Werte der Organisation als Ganzes. Machen Sie sich diese zunutze.
• Bieten Sie den CAB-Mitgliedern die für die Bewusstseinsbildung für Veränderungen und für Entscheidungen erforderliche Vorarbeit an.
• Automatisieren Sie die CAB-Beratung mit Fristen – treffen Sie sich bei Bedarf persönlich, verwenden Sie Workflow-Software.
• Legen Sie Verhaltens- und andere Verhaltensregeln wie für alle Besprechungen fest.
• Verstehen Sie die Kadenz von Service- und Organisationsänderungen. Dies hilft bei der Verwaltung von Wissensaktualisierungen, Kommunikation, Einschränkungen und dringenden Anfragen.
• Verstehen der Auswirkungen außerhalb der spezifischen Änderung und auf andere Dienste, Infrastruktur usw. Eine Konfigurationsmanagement-Datenbank (CMDB) mit Funktionen zur Visualisierung der Auswirkungen kann bei diesen Entscheidungen helfen.
• Notieren Sie alle Risiken in einem gemeinsamen Risikoregister. Dies hilft bei der organisatorischen Koordinierung und Zusammenarbeit im Hinblick auf hervorragende Dienstleistungen und strategische Planung.
• Durchführen einer Überprüfung nach der Implementierung, um gescheiterte und erfolgreiche Änderungen zu ermitteln. Dies trägt dazu bei, Muster für erfolgreiches Änderungsverhalten in der Organisation zu schaffen.

CAB-Sitzungen können nicht erfolgreich sein, wenn:

• Die Absicht ist nicht klar und es gibt keine Tagesordnung. Erstellen Sie eine Tagesordnung und verteilen Sie im Voraus zusätzliche Materialien, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.
• Sitzungen werden nicht geplant. Setzen Sie die Zeit der Teilnehmer sinnvoll ein.
• Die falschen Leute nehmen teil. Die falschen Leute können störend sein und die Agilität beeinträchtigen.
• Es nehmen zu viele Leute teil. CAB-Sitzungen mit zu vielen Teilnehmern nehmen zu viel Zeit in Anspruch, und die Auswirkungen auf die Organisation können erheblich sein, wenn sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben zur Unterstützung und Bereitstellung von Dienstleistungen und Produkten konzentrieren sollten. Finden Sie einen geeigneten Vertreter der Funktionsgruppe oder des Teams.
• Die Zeit wird nicht richtig verwaltet. Dies kann sich negativ auf den Umfang, die Kosten und die Qualität von Änderungen auswirken.
• Es gibt technologische Herausforderungen. Wählen Sie eine Technologie, die Teamarbeit ermöglicht und einfach zu benutzen ist.
• Es gibt zu viel Bürokratie. Richtlinien, Rollen und Zuständigkeiten sind sehr wichtig, damit die KBS effektiv arbeiten können, und für die Personen (Änderungsantragsteller), die Änderungen einreichen oder nicht einreichen. Viele Menschen haben angegeben, dass Änderungsprozesse ihre Arbeit verlangsamen, und wenn das Managementteam dies unterstützt, kann es sehr schwierig sein, einen effektiven Prozess umzusetzen. Aufklärung und Risikobewusstsein sind ein guter Ausgangspunkt, um dieses Problem zu lösen. Wenn der Prozess angemessen gestaltet und kontinuierlich verbessert wird, kann er auch zur Überwindung dieses Problems beitragen.

CABs sind sehr wichtig, um Organisationen dabei zu helfen, einen koordinierten und kooperativen Ansatz zur Bewältigung von Veränderungen zu verfolgen. Bewerten Sie kontinuierlich die Effizienz und Effektivität Ihres CAB anhand von Erfolgskennzahlen und Rückmeldungen der CAB-Teilnehmer und entwickeln Sie es bei Bedarf weiter, um die Relevanz des CAB für die Unterstützung betrieblicher Prozesse aufrechtzuerhalten.

Cover Image by Swetha Kanithi