Kombinieren von zwei (oder mehr) Excel-Arbeitsblättern

Wenn Sie Microsoft Excel verwenden, dauert es nicht lange, bis Sie viele verschiedene Arbeitsmappen mit wichtigen Arbeitsblättern haben. Was passiert, wenn Sie diese Arbeitsmappen miteinander kombinieren müssen, damit sich alle Blätter am selben Ort befinden?

Excel kann manchmal eine Herausforderung sein, weil es so leistungsstark ist. Sie wissen, dass das, was Sie tun möchten, möglich ist, aber Sie wissen vielleicht nicht, wie Sie es erreichen können. In diesem Lernprogramm zeige ich Ihnen verschiedene Techniken, mit denen Sie Excel-Tabellenblätter zusammenführen können.

Wenn Sie mehrere Tabellenblätter zusammenführen müssen, sollten Sie die Daten nicht von Hand kopieren und einfügen. Es gibt viele Abkürzungen, die Sie verwenden können, um beim Kombinieren von Arbeitsmappen Zeit zu sparen, und ich zeige Ihnen, welche für jede Situation die richtige ist.

Zuschauen & Lernen

Der folgende Screencast zeigt Ihnen, wie Sie Excel-Blätter in einer einzigen konsolidierten Arbeitsmappe kombinieren. Ich zeige Ihnen, wie Sie PowerQuery (auch Get & Transform Data genannt) verwenden, um Daten aus mehreren Arbeitsmappen zusammenzuführen.

Wichtig: Die in diesem Tutorial verwendeten E-Mail-Adressen sind fiktiv (zufällig generiert) und sollen keine realen E-Mail-Adressen darstellen.

Lesen Sie weiter, um schriftliche Anweisungen zu sehen. Wie immer gibt es in Excel mehrere Möglichkeiten, diese Aufgabe zu bewältigen, und die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Daten arbeiten, ist ausschlaggebend dafür, welcher Ansatz der beste ist.

1. Verschieben & Kopieren von Blättern (einfachste Methode)

Die einfachste Methode zum Zusammenführen von Excel-Tabellenblättern besteht darin, einfach das gesamte Blatt zu nehmen und es von einer Arbeitsmappe in eine andere zu kopieren.

Um dies zu tun, öffnen Sie zunächst beide Excel-Arbeitsmappen. Wechseln Sie dann zu der Arbeitsmappe, aus der Sie mehrere Blätter kopieren möchten.

Halten Sie nun die Strg-Taste (bzw. Befehlstaste auf dem Mac) auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie auf alle Blätter, die Sie in eine separate Arbeitsmappe kopieren möchten. Sie werden feststellen, dass die Registerkarten dabei hervorgehoben werden.

Klicken Sie nun einfach mit der rechten Maustaste und wählen Sie Verschieben oder Kopieren aus dem Menü.

Im Pop-up-Fenster „Verschieben oder Kopieren“ wählen Sie als Erstes die Arbeitsmappe aus, in die Sie die Blätter verschieben möchten. Wählen Sie den Namen der Datei aus der Dropdown-Liste „Nach Buch“.

Auch können Sie wählen, wo die Blätter in der neuen Arbeitsmappe in Bezug auf die Reihenfolge angeordnet werden. Das Menü „Vor dem Blatt“ steuert, an welcher Stelle der Arbeitsmappe die Blätter in der Reihenfolge eingefügt werden. Sie können jederzeit die Option (an das Ende verschieben) wählen und die Reihenfolge der Blätter später nach Bedarf ändern.

Schließlich ist es optional, das Kästchen Kopie erstellen anzukreuzen, wodurch die Blätter dupliziert und eine separate Kopie davon in der Arbeitsmappe erstellt wird, in die Sie die Blätter verschieben. Sobald Sie auf OK klicken, sehen Sie, dass die kopierten Blätter in der kombinierten Arbeitsmappe sind.

Dieser Ansatz hat ein paar Nachteile. Wenn Sie weiterhin mit zwei getrennten Dateien arbeiten, sind diese nicht „synchron“. Wenn Sie Änderungen an der ursprünglichen Arbeitsmappe vornehmen, aus der Sie die Blätter kopiert haben, werden diese nicht automatisch in der kombinierten Arbeitsmappe aktualisiert.

2. Vorbereiten auf die Verwendung von Get & Transform Data Tools zum Kombinieren von Blättern

Excel verfügt über eine unglaublich leistungsstarke Reihe von Tools, die oft als PowerQuery bezeichnet werden. Beginnend mit Excel 2016 wurde dieser Funktionssatz in Get & Transform Data umbenannt.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um eine Reihe von Tools, die Ihnen dabei helfen, Daten aus anderen Arbeitsmappen zusammenzuziehen und in einer Arbeitsmappe zu konsolidieren.

Auch diese Funktion gibt es nur in Excel für Windows. Sie finden sie nicht in den Mac-Versionen oder in der Webbrowser-Edition von Microsofts App.

Bevor Sie beginnen: Überprüfen Sie die Daten

Der wichtigste Teil dieses Prozesses ist die Überprüfung Ihrer Daten, bevor Sie mit der Kombination beginnen. Die Dateien müssen den gleichen Aufbau der Datenstruktur und die gleichen Spalten haben. Sie können nicht einfach eine vierspaltige und eine fünfspaltige Kalkulationstabelle kombinieren, da Excel nicht weiß, wo es die Daten platzieren soll.

Oftmals müssen Sie Arbeitsblätter kombinieren, wenn Sie Daten aus Systemen herunterladen. In diesem Fall ist es viel einfacher, dafür zu sorgen, dass das System, von dem Sie Daten herunterladen, so konfiguriert ist, dass die Daten jedes Mal in denselben Spalten heruntergeladen werden.

Bevor ich Daten von einem Dienst wie Google Analytics herunterlade, stelle ich immer sicher, dass ich jedes Mal dasselbe Berichtsformat herunterlade. Dadurch wird sichergestellt, dass ich problemlos mit mehreren Tabellenkalkulationen arbeiten und sie miteinander kombinieren kann.

Ob Sie nun Daten von einem System wie Google Analytics, MailChimp oder einem ERP-System wie SAP oder Oracle abrufen, das große Unternehmen versorgt, die beste Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Daten in einem gemeinsamen Format herunterladen.

Nachdem wir nun unsere Daten überprüft haben, ist es an der Zeit zu lernen, wie man Excel-Tabellen kombiniert.

3. wie man Excel-Blätter in einer Mappe voller Dateien kombiniert

Ein paar Mal hatte ich eine Mappe voller Dateien, die ich in einer einzigen, konsolidierten Datei zusammenfassen musste. Wenn man Dutzende oder gar Hunderte von Dateien hat, ist es einfach nicht möglich, sie einzeln zu öffnen, um sie zu kombinieren. Wenn Sie diese Technik erlernen, können Sie bei einem einzigen Projekt Dutzende von Stunden einsparen.

Auch hier ist es wichtig, dass die Daten das gleiche Format haben. Für den Anfang ist es hilfreich, alle Dateien in denselben Ordner zu legen, damit Excel diesen Ordner leicht auf Änderungen überwachen kann.

Schritt 1. Zeigen Sie Excel auf den Ordner mit den Dateien

Im Pop-up-Fenster müssen Sie einen Pfad zu dem Ordner angeben, in dem sich Ihre Excel-Arbeitsmappen befinden.

Sie können zu diesem Pfad navigieren oder einfach den Pfad zu dem Ordner mit Ihren Arbeitsmappen einfügen.

Schritt 2. Bestätigen Sie die Dateiliste

Nachdem Sie Excel gezeigt haben, wo die Arbeitsmappen gespeichert sind, wird ein neues Fenster mit der Liste der Dateien angezeigt, die Sie zusammenführen möchten. Im Moment sehen Sie nur die Metadaten zu den Dateien und nicht die Daten darin.

Dieses Fenster zeigt einfach die Dateien an, die mit unserer Abfrage kombiniert werden sollen. Sie sehen den Dateinamen, den Typ und das Zugriffs- und Änderungsdatum. Wenn Sie eine Datei in dieser Liste vermissen, vergewissern Sie sich, dass sich alle Dateien im Ordner befinden, und wiederholen Sie den Vorgang.

Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klicken Sie auf Bearbeiten.

Schritt 3. Bestätigen Sie die Kombination

Das nächste Menü hilft, die Daten in Ihren Dateien zu bestätigen. Da wir bereits überprüft haben, dass die Daten in unseren mehreren Dateien die gleiche Struktur haben, können wir bei diesem Schritt einfach auf OK klicken.

Schritt 4. Kombinieren von Excel-Blättern mit einem Klick

Jetzt öffnet sich ein neues Fenster mit der Liste der Dateien, die wir kombinieren wollen.

In diesem Stadium sehen Sie immer noch Metadaten zu den Dateien und jetzt die Daten selbst. Klicken Sie dazu auf den doppelten Dropdown-Pfeil in der oberen rechten Ecke der ersten Spalte.

Voila! Jetzt sehen Sie die tatsächlichen Daten aus den Dateien an einem Ort kombiniert.

Blättern Sie durch die Daten, um zu überprüfen, ob alle Ihre Zeilen vorhanden sind. Beachten Sie, dass die einzige Änderung gegenüber den Originaldaten darin besteht, dass der Dateiname jeder Quelldatei in der ersten Spalte steht.

Schritt 5. Schließen und Laden der Daten

Ob Sie es glauben oder nicht, wir sind mit der Kombination unserer Excel-Tabellen im Grunde fertig. Die Daten befinden sich jetzt im Abfrage-Editor, also müssen wir sie an das normale Excel „zurückschicken“, damit wir mit ihnen arbeiten können.

Klicken Sie auf Schließen & Laden in der oberen rechten Ecke. Sie sehen die fertigen Daten in einem regulären Excel-Arbeitsblatt, bereit zum Überprüfen und Arbeiten.

Stellen Sie sich vor, Sie verwenden diese Funktion, um mehrere Dateien von verschiedenen Mitgliedern Ihres Teams zusammenzuführen. Wählen Sie einen Ordner, in dem Sie die Dateien speichern, und fassen Sie sie mit dieser Funktion in wenigen Minuten zu einer zusammenhängenden Datei zusammen.

Recap & Keep Learning

In diesem Lernprogramm haben Sie verschiedene Techniken zum Kombinieren von Excel-Blättern kennen gelernt. Wenn Sie viele Tabellenblätter zusammenfügen müssen, sparen Sie mit einer dieser Methoden Zeit, so dass Sie sich wieder der eigentlichen Aufgabe widmen können!

Schauen Sie sich einige der anderen Tutorials an, um Ihre Excel-Kenntnisse zu vertiefen. In jedem dieser Tutorials lernen Sie eine Methode kennen, um Aufgaben in Microsoft Excel in kürzerer Zeit zu erledigen.

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